Digitalisering i offentlig sektor

 

Hva er digitalisering?

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive, og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Digitalisering forutsetter i de fleste tilfeller omstilling, og omstilling innebærer i de fleste tilfeller digitalisering. Sånn sett kan man godt si at digitalisering er omstilling, selv om det fortsatt finnes både IKT-prosjekter uten organisasjonsutvikling, og organisasjonsutvikling uten digitalisering. På sitt beste kan digitalisering – forstått som det å introdusere ny teknologi i en organisasjon – være en katalysator for forenkling av kompliserte regelverk og fornying av gammel og tungvinn forvaltningspraksis.

I utgangspunktet er digitalisering en samlebetegnelse for overgangen fra analoge, mekaniske og papirbaserte løsninger, prosesser og systemer, til elektroniske og digitale løsninger. Begrepet digitalisering rommer derfor  også etablering av nye IT-systemer som opprettholder rutiner som utføres manuelt, selv om noen av de største besparelsene ved digitalisering ofte kommer når rutiner ikke bare blir digitale, men også kan automatiseres. Slik begrepet blir brukt i dag, omfatter det dessuten også oppgradering av gamle og utdaterte løsninger, selv om gamle IT-systemer strengt tatt allerede er digitale.

Digitalisering i offentlig sektor

Å digitalisere kan være lønnsomt og hensiktsmessig for virksomheten selv, iallfall så lenge de digitale løsningene faktisk bidrar til raskere, og gjerne også mer korrekt, saksbehandling. Digitaliseringsarbeidet kan imidlertid få enda større effekt dersom det også kan bidra til å forenkle kontakten mellom virksomheter og innbyggere.

Et sentralt utgangspunkt for digitaliseringen av offentlig sektor i Norge er at innbyggerne i stor grad er digitale. Videre vet vi at innbyggerne forventer at det offentlige tilbyr gode digitale tjenester. Alt ligger således til rette for digitalisering, og spørsmålet er derfor ikke om vi skal digitalisere forvaltningen, men hvor fort vi skal digitalisere, og hva vi skal digitalisere når.

Eksempler på digitaliseringsprosjekter

Det er gjennomført en lang rekke digitaliseringsprosjekter i stat og kommune de siste årene. Dette er noen få, viktige eksempler:

• A-ordningen ble innført 1. januar 2015. Frem til ordningen ble innført måtte virksomheter sende fem forskjellige skjema, til tre ulike etater, om lønn, pensjon og andre ytelser. Nå er denne rapporteringen samlet i én månedlig, elektronisk melding. Dette gjør at gründere, bedriftseiere og ansatte kan bruke mer tid på verdiskaping, og mindre til på utfylling av skjemaer, mens de offentlige virksomhetene får ferskere og mer korrekte opplysninger.
• I slutten av 2014 lanserte Difi en ny, felles løsning for digital postkasse til innbyggere. Denne løsningen reduserer forvaltningens kostnader i forbindelse med administrasjon og postgang, leverer brev raskere, og gir innbyggeren et sikkert arkiv for all sin kontakt med det offentlige.
• Fra 1. juli 2015 ble tollforskriften endret slik at alle meldepliktige skip sender anløps- og avgangsmelding til Tollvesenet elektronisk gjennom nettjenesten SafeSeaNet. Løsningen erstatter en rekke ulike papirskjemaer, reduserer tiden som går med på å sende opplysninger frem og tilbake, og øker kvaliteten på de opplysningene forvaltningen har. Beregninger viser at løsningen kan spare 140 årsverk samlet sett.

Samordning og sektoransvar

Ansvaret for digitaliseringsarbeidet følger det tradisjonelle prinsippet om at hvert departement har ansvar for sin sektor. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har imidlertid en samordningsrolle. Samordningsrollen innebærer blant annet at KMD skal identifisere sektorovergripende utfordringer, og å initiere, koordinere og følge opp tverrgående tiltak. Teknologi- og samfunnsutviklingen gjør det nødvendig å koordinere IKT-utviklingen på tvers av fag- og ansvarsområder. Et viktig tiltak for å koordinere IKT-utviklingen er å utvikle noen fellesløsninger, også kalt felleskomponentene.

Felleskomponenter

Felleskomponentene legger til rette for gode tjenester på tvers av virksomheter i offentlig sektor. Nasjonale felleskomponenter gir brukerne en enklere hverdag, blant annet vet at de får én felles innloggingsløsning til offentlige digitale tjenester. Altinn og ID-porten er to nasjonale felleskomponenter. Andre nasjonale felleskomponenter er registrene med informasjon om personer (Folkeregisteret), eiendom (Matrikkelen) og virksomheter (Enhetsregisteret). Sikker digital postkasse og Kontakt- og reservasjonsregisteret er de to nyeste nasjonale felleskomponentene. Den digitale postkassen vil bli hovedkanalen for digital post fra forvaltningen til innbyggerne. Dette vil gjøre det mulig for forvaltningen å sende vedtak og andre viktige henvendelser digitalt.