Bedriftsdemokratinemndas protokoll 5/2013

Protokoll 5/2013 – møte i Bedriftsdemokratinemnda 20. juni 2013

Følgende saker ble behandlet:

1. Sak BDN 13/1337 Deloitte AS
2. Sak BDN 13/1375 Coca Cola AS
3. Sak BDN 13/1603 Nofima AS
4. Sak BDN 12/1608 Bertel O. Steen

Følgende deltok i møtet:

• Gudmund Knudsen
• Liv Synnøve Taraldsrud
• Espen Johannessen
• Halvor E. Sigurdsen
• Elisabeth Lea Strøm
• Gro Granden
• Kartrine Hellum-Lilleengen

Tonje Forså Aas og Bodil Stueflaten møtte fra sekretariatet.

Møtet varte fra klokken 1000 – 1300.

1. Sak BDN13/1337 Deloitte AS

I brev 15. april 2013 søker valgstyret i Deloitte AS om å gjennomføre det kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i Deloitte AS som elektroniske valg.

Det er opplyst at Deloitte AS driver med revisjonsvirksomhet, konsulentvirksomhet og annen virksomhet som naturlig hører sammen med slik virksomhet. Selskapet har 832 ansatte, eksklusiv partnere.

Det er videre opplyst at styret i Deloitte AS består av 11 representanter hvorav 4 velges av og blant de ansatte.

Begrunnelsen for å søke om å gjennomføre valget av ansatterepresentanter elektronisk opplyses å være å øke valgdeltakelsen fra de ansatte samt å eliminere papirmengden av miljøhensyn.

Søknaden støttes av daglig leder i selskapet. Valgstyret består av tre representanter for de ansatte i selskapet og en representant fra ledelsen.

 

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom selskapet og de tre ansatterepresentantene i valgstyret om søknaden og godkjenner at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Deloitte AS gjennomføres som elektroniske valg.

Nemnda forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Nemnda forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til normalordningen for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k :

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styret Deloitte AS.” 

2. Sak BDN 13/1375 Coca Cola AS

I brev 14. mai 2013 søker Coca-Cola Enterprises Norge AS (CCEN) om å gjennomføre kommende valg av ansatterepresentanter til styret i Coca-Cola Enterprises Norge AS som elektroniske valg.

Det fremgår av søknaden at CCEN er en del av foretaksgruppen Coca-Cola Enetrprises (CCE). CCENs hovedkontor ligger på Lørenskog, men selskapet har regionkontorer og avdelinger på en rekke steder i Norge. Totalt antall ansatte er for tiden ca 850.

Bakgrunnen for søknaden er å effektivisere valgordningen og sikre høyest mulig oppslutning rundt valgene av ansatterepresentanter. Elektroniske valg opplyses å bidra til økt tilgjengelighet for alle ansatte uavhengig av arbeidssted og hvorvidt arbeidet inngår i skiftordninger eller ikke.

Det er videre opplyst at selskaper i CCE-konsernet utenfor Norge har hatt positive erfaringer med bruk av elektroniske valg, herunder valg av ansatterepresentanter. Det er opplyst at samtlige ansatte har god erfaring med bruk av e-post og andre elektroniske ressurser, og at valget kan gjøres enkelt tilgjengelig for alle ansatte. Den daglige kommunikasjonen mellom ansatte og kommunikasjonen mellom selskapet og de ansatte, er i stor grad basert på digitale løsninger, inkludert e-postkommunikasjon, intranett og håndholdt utstyr. Samtlige ansatte i CCEN har tilgang til selskapets datasystem via datamaskiner besørget av selskapet, iPad eller felles datamaskiner der alle ansatte har tilgang. Det fremgår av søknaden at CCENs ansatte benytter dette utstyret aktivt til blant annet nedlastinger av lønnsslipper, tilgang til informasjon fra HR-avdelingen etc. Det er opplyst at valgene skal gjennomføres i samsvar med reglene i personopplysningsloven og representasjonsforskriften.

Søknaden støttes av lokale fagforeninger  (NNN, Negotia og Lederne).

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om søknaden og godkjenner at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Coca-Cola Enterprises Norge AS gjennomføres som elektroniske valg.

Nemnda forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Nemnda forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til normalordningen for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k :

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styret Coca-Cola Enterprises Norge AS.”

3. Sak BDN 13/1603 Nofima AS

Nofima AS søker i brev 2. mai 2013 om forkortet funksjonstid for ansattevalgte medlemmer i bedriftsforsamlingen i Nofima AS. Bakgrunnen for søknaden er at det er inngått avtale om å ikke lenger ha bedriftsforsamling.

Nofima AS har 416 ansatte, hvorav 287 fagorganiserte. Selskapet hadde tidligere en konsernordning, men denne bortfalt da samtlige datterselskaper ble fusjonert inn i Nofima AS i 2011.

Det er enighet mellom selskapet og de ansatte om å avvikle bedriftsforsamlingen og i stedet gi de ansatte økt representasjon i selskapets styre. De ansattevalgte representantene i bedriftsforsamlingen har funksjonstid ut 2014, men vil etter avtalen fratre fra det tidspunktet bedrifsforsamlingen oppløses i juni 2013.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er bred enighet mellom ledelsen og lokale fagforeninger om ordningen det søkes om.

Nemnda godkjenner søknaden.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k :

”I medhold av allmennaksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 5, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda at funksjonstiden for ansatterepresentanter i bedriftsforsamlingen i Nofima AS forkortes, slik at deres funksjonstid opphører ved avvikling av bedriftsforsamlingen.”

4. Sak BDN 12/1608 Bertel O. Steen

Bertel O. Steen AS søker i brev 25. april 2013 om etablering av en konsernordning som innebærer at ansatte i Bertel O. Steen AS og datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare til styret i Bertel O. Steen AS.

Søknaden er begrunnet med at de ansatte er konsernets viktigste ressurs, og at deres medvirkning er en forutsetning for å kunne utvikle og drive konsernet.

Det fremgår av søknaden at Bertel O. Steen AS er morselskap i et konsern med en rekke datterselskaper innen ”Bil og eiendomsvirksomhet” lokalisert på mange ulike steder i Norge.

Det ble gjennomført en fisjon i konsernet med virkning fra 1. januar 2013. Det er opplyst at konsernet også før fisjonen, i over 20 år, har praktisert en liknende styreordning som den det søkes om, med gode erfaringer.

Søknaden støttes av lokale fagforeninger. I tre av selskapene hvor det ikke er lokale fagforeninger støttes søknaden av andre lokalt valgte representanter for de ansatte.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom ledelsen og lokale fagforeninger om søknaden og godkjenner søknaden om konsernordning.

Nemnda har merket seg at valget skal foregå i valgkretser. Det forutsettes at samtlige ansatte har stemmerett og er valgbare, og at de to valgkretsene samlet omfatter samtlige ansatte i konsernet.

Nemnda legger til grunn at de ansatte allerede har gjennomført valg av ansatterepresentanter til styret i Bertel O. Steen i 2013  i samsvar med den konsernordningen det er søkt om.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k :

”I medhold av aksjeloven §§ 6-5 og representasjonsforskriften § 6 godkjenner Bedriftsdemokratinemnda følgende ordning for Bertel O. Steen AS:

I

De ansatte i Bertel O. Steen AS og datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg til styret i Bertel O. Steen AS.

II

Etablerer eller overtar Bertel O. Steen AS nye selskaper i Norge forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den felles representasjonsordningen.

III

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes en ny søknad til Bedriftsdemokratinemnda.

V

For øvrig gjelder aksjelovens bestemmelser om rett til representasjon og representasjonsforskriftens regler om gjennomføring av valg.

VI

Godkjenningen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6.”

 

5. Møter i Bedriftsdemokratinemnda høsten 2013

• Onsdag 28. august 2013 klokken 0900 (arbeidsutvalget)
• Onsdag 25. september 2013 klokken 0900 (AU)
• Onsdag 30. oktober 2013 klokken 0900 (AU)
• Torsdag 5. desember 2013 klokken 1000 (samlet nemnd)