Forenklingskonferansen 2015

Vi skal fange tidstyver i forvaltningen – forenkling for bedriftene

Takk for invitasjonen.

Vi har startet et omfattende arbeid for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor. Når verden rundt oss er i endring, må også offentlig sektor endre seg. Derfor må vi skape en kultur for endring.

Forventningene til hva det offentlige skal levere øker også raskere enn ressursene. Vi kan ikke løse alt med mer penger og flere ansatte. Vi må jobbe smartere.

Vi har en god offentlig sektor i Norge. Men Gjørv kommisjonen og andre utredninger viser utfordringer. Og vi kan bli bedre.

Målet er:
-      Økt brukerorientering i offentlig sektor, hvor vi skaper en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv
-      Økt gjennomføringskraft i forvaltningen

Å modernisere offentlig sektor handler ikke om å flytte bokser, men å skape en kultur for kontinuerlig fornyelse.

Derfor har vi iverksatt en rekke tiltak:
-      Program for bedre styring og ledelse i staten

  • Færre og tydeligere prioriteringer
  • Økt lederkompetanse på utvalgte områder – bl.a. IKT
  • Ny lederplakat

-      Økt digitalisering

-      Forenkling av lover og regler

-      Og ikke minst arbeidet med å kartlegge og fjerne tidstyver

Veien til unødig og tidkrevende byråkrati er brolagt med gode intensjoner.
Rutiner, rapporteringskrav, prosedyrer og regelverk er alle innført med gode hensikter. Betyr ikke at de er nyttige til evig tid. 

Utdaterte rapporteringer må ikke fortsette av gammel vane.
Ny teknologi må kunne endre arbeidsmåten vår og gjøre livet enklere for medarbeidere og brukere. Lover, regler og forskrifter er ikke skrevet i stein. De kan skrives enklere eller kanskje de kan tas vekk.

Mange har spurt: Hva er en tidstyv?
Kan være utdatert eller uhensiktsmessig regelverk.
- Kan handle om tungvinte prosedyrer.
- Eller problemer med IT-systemer.

Felles for tidstyvene er at de stjeler tid fra dyktige medarbeidere. Det blir mindre tid til å løse viktige oppgaver for innbyggere og næringsliv.

Derfor har både medarbeidere, ledere, innbyggere og næringsliv en felles interesse av at vi fjerner tidstyver.

Arbeidet gir resultater:

-      Betyr noe for private virksomheter når en av KMDs underliggende etater, Statsbygg, som en oppfølging av tidstyvarbeidet reduserte antallet kravdokumenter til leverandørene sine fra 76 til 10.

Effektiviseringen frigjør tid i Statsbygg til viktigere oppgaver.

-      Betyr noe når arbeidsgiver slipper å rapportere lønns- og ansettelsesforhold på fem forskjellige skjemaer til tre etater, men slipper med én felles månedlig elektronisk melding. 

Sparer arbeidsgiverne for 600 millioner kroner hvert år.

-      Betyr noe for kystflåten at Fiskeridirektoratet har erstattet papirdagbøker og sms-meldinger med en Kystfiske-app for digital innmelding.

-      Og betyr noe for samfunnets bruk av midler når kommunene og Husbanken digitaliserer bostøttebehandlingen.

Enklere og bedre for brukerne, søke digitalt. Og kommunene sparer om lag 50 000 timer i året

Å brukerorientere offentlig sektor tar tid. Det er ikke ett enkelttiltak, men summen av små og store tiltak som skaper en kultur for fornyelse. Derfor satte regjeringen tidstyvarbeidet på dagsorden da vi tiltrådte.
Mange etater har arbeidet med å forenkle og effektivisere tjenestene sine og gjøre hverdagen enklere for brukerne - også før vi kom til makten.

Men vårt tidstyvprosjekt har løftet forenklingsarbeidet, det bidrar til en systematisering og til nye arbeidsformer.

I 2014 ba vi de statlige etatene om å identifisere tidstyver.
Den som gjenkjenner en tidstyv skal melde fra.
De som formelt kan gjøre noe, får problemet til vurdering og behandling.

Registrert over 1.700 tidstyver i en offentlig database.
Følges opp av de ansvarlige departementene.
Behandlingen av de enkelte tidstyvene kan dere følge via hjemmesidene til Direktoratet for forvaltning og IKTs (Difi).

I tillegg er det identifisert mange interne tidstyver: Tidstyver som etatene selv kan gjøre noe med.

I år skal etatene identifisere brukerrettede tidstyver, som stjeler tid fra innbyggere, næringsliv og frivillige organisasjoner.

Til nå meldt inn nærmere 450 tidstyver som rammer brukerne direkte.

Mange tidstyver er av interesse for dere i næringslivet, blant annet dem som handler om plan- og byggesaker og om offentlige anskaffelser

Men ikke alle som er meldt inn er "ekte" tidstyver.
Det som noen oppfatter som en tidstyv, kan være viktig for andre som åpenhet i forvaltningen eller personvern.

Alle forslag til tidstyver skal imidlertid vurderes seriøst, og departementene og etatene skal begrunne hvorfor de eventuelt ikke prioriterer å følge opp noen av tidstyvene

Endringsarbeid er krevende. Mange oppfatter det som å komme i tillegg til den vanlige jobben. Virksomheter og pådrivere i virksomhetene får ikke alltid den oppmerksomheten de fortjener. Derfor deler vi også ut dusører til virksomheter som har gjort en ekstraordinær innsats. 

Et eksempel er utlendingsforvaltningen.
I januar i år fikk UDI, PU og UNE tidstyv-dusør for et felles prosjekt som har redusert saksbehandlingstiden fra seks til to måneder.
I tillegg er 500 mottaksplasser frigjort

Statsbygg har fått oppmerksomhet

Fylkesmannen i Oppland likeså.

Prosjektet viser at det er nødvendig å samarbeide, og at det kan hentes ut store gevinster.

Men:
Vi må bli mye bedre på samordning.
Prosjektet har vist at flere tidstyver berører mer enn ett departement.

Samordning og koordinering

I det store materialet på rundt 1700 tidstyver handler flere om samme sak eller problemstilling.

KMD og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) analyserer de innmeldte tidstyvene, og foreslår hvilke grupper som bør vies særskilt oppmerksomhet

Så gir vi stafettpinnen videre til de aktuelle departementene.

Noen tidstyver er meldt inn av mange etater, eller de berører mange etater.

Eksempler er:

  • Offentlighetsloven (Justisdepartementet)
  • Offentlig elektronisk postjournal - OEP (KMD)
  • Offentlige anskaffelser (Nærings- og fiskeridepartementet)
  • Felles IT-systemer (KMD)

Regelverket for offentlige innkjøp viktig for næringslivet.
Det offentlige kjøper inn for rundt 400 milliarder kroner årlig.
De fleste innkjøp gjennomføres ved anbudskonkurranser.

Tilbudet kan ikke endres etter at fristen har gått ut.
Dårlige kontrakter og feilslåtte bestillinger av varer og tjenester koster både det offentlige og næringslivet dyrt.

De særnorske reglene gjelder offentlige kontrakter under 1,55 millioner kroner for varer og tjenester.

Vi ønsker at så mange som mulig forstår og kan delta i konkurranser om offentlige kontrakter.  Fra 1. juli har vi gjennomført flere forenklinger av regelverket etter råd fra Forenklingsutvalget. Dette vil statssekretær Hiim komme tilbake til.

Frem mot våren 2016 jobber Nærings- og fiskeridepartementet videre med Forenklingsutvalgets øvrige forslag og tidstyvene etatene har spilt inn.

I dag gjennomfører hver enkelt statlig virksomhet anskaffelser, fra stort til smått. Krever tid og ressurser. Kompliserte regler og prosedyrer for å foreta innkjøp er også en gjenganger blant innmeldte tidstyver fra etatene. Dette er en problemstilling som vi nå jobber med, og hvor det vil komme forbedringer.

Til nå har vi jobbet med tidstyver i staten -
i regjeringen, i etatene og i direktorater og virksomheter.
Men kommunene er tettere på innbyggerne. Har derfor tatt et initiativ overfor kommunesektoren og invitert til samarbeid slik at vi kan lære av hverandre. Mange kommuner allerede i gang med sitt eget tidstyvarbeid
Sammen med KS vil vi blant annet utarbeide en veiledning i kommunal tidstyvjakt, og den skal være ferdig våren 2016

Noen trodde kanskje at tidstyvarbeidet var ett prosjekt av mange andre. En ivrig statsråd som skal synligjøre ambisjoner.

Men til alle som trodde at tidstyvarbeidet er avsluttet, har jeg gitt en klar beskjed: Jakten på tidstyver er ikke et prosjekt, men en arbeidsform.

Skal vi lykkes med å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, må vi skape en kultur for kontinuerlig fornyelse.
Å identifisere og fjerne tidstyver er en del av dette.

Noen av dere kjenner kanskje begrepet total kvalitetsledelse.

Der blir noen ganger det japanske ordet kaizen brukt for å beskrive grunnholdningen om en varig forandring til det bedre, enten det er tjenester, produkter eller systemer.
Kaizen innebærer en offensiv holdning.
Alt kan forbedres og endres.
Problemer er kilde til kunnskap.
Slik ønsker vi at medarbeidere i forvaltningen skal tenke.

Tusen takk for oppmerksomheten!