10 Lagring og sletting
10.1 EØS-rett
I endringene til fjerde hvitvaskingsdirektiv er det stilt krav om at opplysningene i registrene over reelle rettighetshavere skal være tilgjengelig på nasjonalt og europeisk nivå i minst fem år og maksimalt ti år etter at en juridisk enhet er strøket fra registeret, se revidert fjerde hvitvaskingsdirektiv artikkel 30 nr. 10 tredje ledd og artikkel 31 nr. 9 fjerde ledd. For øvrig gir ikke direktivet særskilte regler om lagring av opplysninger.
10.2 FATFs anbefalinger
I «interpretive note» til FATF-anbefaling 24 punkt 10 er det stilt krav til lagring av opplysninger om reelle rettighetshavere. Hvem som skal pålegges en plikt til lagring, er avhengig av hvilken av løsningene som velges for å få tilgang til opplysninger om reelle rettighetshavere, se omtalen referert i punkt 4.3. I alle tilfeller stilles det krav om lagring av opplysninger i minst fem år etter at et foretak opphørte, ble strøket fra registeret eller opphørte å være kunde av en rapporteringspliktig.
10.3 Utvalgets forslag
Utvalget foreslår, under henvisning til FATFs anbefalinger, at den enkelte juridiske enhet må lagre opplysninger om reelle rettighetshavere inntil fem år etter at fysiske personer har opphørt å være reelle rettighetshavere. Ved utløpet av femårsperioden skal opplysningene slettes.
Utvalget har ikke foreslått særskilte regler om lagring av opplysningene i registeret over reelle rettighetshavere.
10.4 Høringsinstansenes syn
Tax Justice Network, Norsk Journalistlag, Norsk Presseforbund og Norsk Redaktørforening («Presseforeningene») og Norsk Øko-Forum (NØF) mener den foreslåtte lagringstiden på fem år er for kort. Presseforeningene foreslår at slettereglene fjernes helt fra lovutkastet, mens NØF foreslår lagringstid på 10 år. NØF viser til foreldelsesreglene for alvorlige økonomiske lovbrudd og endringsfristene for skatte- og tollmyndighetene.
10.5 Departementets vurderinger
10.5.1 Lagring av opplysninger utenfor registeret
Departementet foreslår at registreringspliktige skal lagre opplysninger og vurderinger om reelle rettighetshavere i ti år etter at den fysiske personen opphørte å være reell rettighetshaver, se lovforslaget § 7 første ledd. Departementet foreslår videre en hovedregel om at opplysninger skal lagres i ti år etter at en juridisk enhet er opphørt å eksistere, men med hjemmel til å gi nærmere regler i forskrift.
Departementets forslag bygger som et utgangspunkt på «interpretive note» til FATF-anbefaling 24 punkt 10. Som omtalt i punkt 10.2, stiller denne krav om at opplysningene skal lagres i minst fem år etter at den reelle rettighetshavere opphørte å være reell rettighetshaver. Dette vil være opplysninger som allerede er innhentet av den juridiske enheten, og departementet antar derfor at det vil være lite byrdefullt å oppbevare disse opplysningene også i en periode etter at opplysningene ikke lenger er aktuelle.
Departementet har vurdert personvernkonsekvensene av slik lagring og anser lagringen som nødvendig også av hensyn til potensiell forfølgning av straffbare forhold i Norge. Videre er det av betydning at skatte- og tollmyndighetene har en endelig endringsfrist på ti år. Departementet viser til høringsuttalelsene gjengitt ovenfor, selv om disse saklig sett gjelder utvalgets forslag om sletting av opplysninger fra registeret. Det er også av betydning at opplysningene i utgangspunktet bygger på lite sensitive opplysninger. På denne bakgrunn anser departementet et krav om ti års lagringstid for å være forholdsmessig, sett opp mot formålet med regelverket.
Departementet antar at det vil være hensiktsmessig med lagring av opplysninger om reelle rettighetshavere også etter at den registreringspliktige har opphørt å eksistere, eksempelvis som følge av konkurs. På bakgrunn av varierende regulering av hvilke plikter det er til videre lagring og oppbevaring av selskapers og andre juridiske personers dokumentasjon, foreslår departementet at dette bør reguleres nærmere i forskrift, se lovforslaget § 7 annet ledd. Departementet viser til at situasjonen eksempelvis vil være ulik i tilfeller der et selskap slås konkurs og der det skjer en frivillig oppløsning.
10.5.2 Lagring av opplysninger som er registrert i registeret over reelle rettighetshavere
Departementet foreslår at det stilles et minstekrav om lagring av opplysninger i registeret i ti år etter at den registreringspliktige har opphørt. Departementet viser til skatte- og avgiftsmyndighetenes endringsadgang samt foreldelsesfristen for en rekke økonomiske forbrytelser. Dette er også fremhevet i høringen. For øvrig foreslår ikke departementet særlige regler om lagring og sletting av opplysningene i registeret. Slike regler er heller ikke gitt for registre som i dag hører inn under Brønnøysundregistrene. Departementet bemerker at opplysningene ikke nødvendigvis vil måtte være tilgjengelige på ubestemt tid. Dette kan det gis nærmere regler om med hjemmel i lovforslaget § 11 om tilgang til og avgivelse av opplysningene i registeret. Departementet bemerker at direktivets minstekrav er at opplysningene er tilgjengelige i minst fem år og maksimalt ti år på europeisk nivå. Det nasjonale handlingsrommet er videre, og det kan derfor gis regler om at opplysningene skal være tilgjengelige for offentlige myndigheter og også andre på ubestemt tid.