Høring - forslag til endring av bokføringsregelverket

Vi viser til Finansdepartementets brev av 8. juni 2009 vedrørende høring av delrapport III.

Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) Al innledningsvis bemerke at det generelt har vært lite fokus på personvern i forbindelse med bokføringsregelverket. Da dette regelverket innebærer behandling av en rekke personopplysninger, ville det være naturlig åta for seg slike problemstillinger ved lovrevisjonen. Flere av endringsfor-slagene omhandler krav til dokumentasjon og omfanget av innhenting av opplysninger.

I henhold til utredningsinstruksen skal det foretas en konsekvensutredning av "antatte vesentlige konsekvenser av den beslutning som foreslås truffet". Dette innebærer at det skal skje en utredning av personvernkonsekvenser dersom disse er å anse som vesentlige, jf. også veileder for vurdering av personvernkonsekvenser. Også andre tilfeller enn der det er snakk om behandling av sensitive personopplysninger, kan være vesentlig. Spesielt personopplysninger av økonomisk art har vært oppfattet som viktige til tross for at de ikke er å anse som sensitive etter personopplysningsloven § 2 nr. 8.

Vi registrerer at noen av endringsforslagene, av hensyn til et forenklet regelverk, reduserer omfanget av dokumentasjonsinnsamlingen. Generelt kan likevel endringer i reglene om dokumentasjon av bokførte opplysninger, sikring av slike opplysninger og sikkerhetskopiering, få konsekvenser for personvernet som bør utredes. Det er viktig at behandling av personopplysninger kun skjer der det finnes nødvendig for det angitte formål å identifisere seg. I andre tilfeller bør det foreligge tilbud om anonyme løsninger, jf. St.meld. nr. 17(2006-2007), tiltak 8.2. Til tross for at noen av forslagene ikke innebærer realitetsendringer i forhold til dagens ordning, men kan regnes som en omstrukturering og kodifisering, vil det være naturlig å utrede personvern-konsekvensene, da dette i liten grad er blitt gjort tidligere.

Som Finansdepartementet er kjent med, har Datatilsynet ved flere anledninger tatt opp utfordringer knyttet til praktisering av personopplysningslovens regler som sletting av personopplysninger sammenholdt med bokføringsregelverkets lagringsplikter. Finansdepartementet har signalisert at disse problemstillingene ville bli diskutert i delrapport III som nå er på høring. Vi kan imidlertid ikke se at rapporten inneholder den bebudede diskusjonen av personvernutfordringer knyttet til lagringsplikter i bokføringsregelverket, og oppfatter dette som en ikke ubetydelig svakhet ved utredningen.

Videre vil spørsmålet om innføring av personaljournal få direkte konsekvenser for den ansattes personvern. Personvernrisikoen kan sies å være relativt lav ved registrering av slike trivielle personopplysninger, men ved behandling av personopplysninger må nødvendigheten av tiltaket alltid vurderes. FAD mener det her kan stilles spørsmålstegn ved effekten av tiltaket. Bokføringsstandardstyret uttaler, uten å omtale personvernkonsekvensene videre, at ulempene et slikt registreringssystem medfører, er begrenset. Før en slik konklusjon kan trekkes, må personvernkonsekvensene utredes og vurderes.
 

 

fad.pdf