Høring - Hjemmel for å pålegge offentlige oppgavegivere å benytte elektronisk meldeform ved innlevering av oppgaver til folkeregisteret — høring av lovforslag

Høringsinstanser

Hjemmel for å pålegge offentlige oppgavegivere å benytte elektronisk meldeform ved innlevering av oppgaver til folkeregisteret – høring av lovforslag

Finansdepartementet sender på høring forslag om endring av lov om folkeregistrering av 16. januar 1970 nr. 1, slik at offentlige oppgavegivere kan pålegges å benytte elektronisk meldeform ved innlevering av oppgaver til folkeregisteret. Vi viser til vedlagte høringsnotat for en nærmere redegjørelse for forslaget.

Vi ber om at den enkelte høringsinstans vurderer oversendelse av høringsbrevet til berørte underinstanser, medlemsorganisasjoner mv.

Finansdepartementet ber om eventuelle merknader til forslaget innen 17. mars 2006.

Med hilsen

1. Innledning
Finansdepartementet foreslår i dette høringsnotatet å endre lov om folkeregistrering av 16. januar 1970 nr. 1 (folkeregisterloven), slik at det gis hjemmel til i forskrift å pålegge offentlige oppgavegivere å gi meldinger til folkeregisteret i elektronisk form.

Nedenfor gjøres det i punkt 2 rede for bakgrunnen for forslaget. I punkt 3 og 4 gis det en nærmere redegjørelse for departementets vurderinger og forslag, samt forslag til ny lovtekst.

2. Bakgrunn for forslaget
Folkeregisteret mottar store mengder opplysninger fra offentlige myndigheter og institusjoner om fødsel, dødsfall, vigsel, separasjon, skilsmisse osv. som skal registreres i Det sentrale folkeregister. Eksempler på offentlige oppgavegivere er jordmor eller fødselslege ansatt ved offentlige helseinstitusjoner, lensmann, vigsler, fylkesmann, domstoler og trygdeetaten, jf. forskrift om folkeregistrering av 4. mars 1994 nr. 161 (folkeregisterforskriften) §§ 6 og 7 og forskrift 25. oktober 1982 nr. 1524 om melding av fødsler, erkjennelse av farskap og melding om valg av navn (fødselsforskriften) § 1.

Ifølge folkeregisterloven § 12 kan folkeregisteret eller Sentralkontoret for folkeregistrering pålegge offentlige myndigheter uten hinder av lovbestemt taushetsplikt å gi de meldinger og opplysninger som er nødvendige for folkeregistreringen. Bestemmelsen angir ikke i hvilken form opplysningene skal gis.

I dag er innrapportering av opplysninger til folkeregisteret i stor utstrekning papirbasert. Skattedirektoratet har i brev til Finansdepartementet 11. januar 2005 foreslått en endring av folkeregisterloven, slik at offentlige oppgavegivere kan pålegges å levere oppgaver i elektronisk form. Innføring av elektronisk meldeform vil ifølge Skattedirektoratet føre til en forenkling av arbeidet med folkeregistermeldingene både for oppgavegiver og folkeregisteret. Bruk av elektronisk meldeform vil også øke kvaliteten på folkeregisteret.

3. Departementets vurderinger og forslag
3.1. Fordeler ved å benytte elektronisk meldeform
Den teknologiske utviklingen har ført til at oppgavegivere i mange tilfeller har opplysningene tilgjengelig i maskinlesbar form i sine saksbehandlingssystemer. Forholdene ligger derfor i større grad enn tidligere til rette for at innleveringen av opplysninger til folkeregisteret kan skje elektronisk.

Finansdepartementet legger til grunn at innføring av elektronisk meldeform vil forenkle og effektivisere arbeidet med folkeregistermeldingene både for oppgavegiver og folkeregisteret. Oppgavegiver slipper å skrive meldingene ut på papir, signere og sende dem fra seg pr. post. Folkeregisteret slipper på sin side manuelt mottak og registrering av meldingene. For folkeregisteret vil dette frigjøre ressurser som kan brukes til andre formål, eksempelvis kontroll av at oppføringene i folkeregisteret er korrekte.

Elektronisk meldeform vil også bidra til å heve kvaliteten på folkeregisteret ved at problemer med feilskrift og feilregistrering reduseres. Folkeregisteret vil i tillegg bli hurtigere oppdatert som følge av at tiden som i dag går med til postgang, samt utfylling og registrering av papirskjemaer, faller bort. Rask og korrekt oppdatering av Det sentrale folkeregisteret er viktig fordi opplysninger fra folkeregisteret benyttes på mange områder innen offentlig forvaltning. Folkeregisteropplysninger benyttes også av personer og private institusjoner.

Finansdepartementet foreslår på denne bakgrunn en endring av folkeregisterloven, slik at departementet gis adgang til i forskrift å pålegge offentlige oppgavegivere å levere meldinger til folkeregisteret i elektronisk form.

Informasjonsflyten fra den enkelte borger til folkeregisteret er begrenset til enkeltstående flyttemeldinger mv. Det er nå mulig å levere flyttemelding elektronisk, men det er ikke aktuelt å pålegge den enkelte borger å levere meldinger til folkeregisteret i elektronisk form. Det kan ikke kreves at alle skal ha tilgang til nødvendig teknologi for å avgi meldinger elektronisk.

3.2. Nærmere om adgangen til å gi pålegg om elektronisk meldeform
Finansdepartementet foreslår at hjemmelen til å gi forskrift om at offentlige oppgavegivere skal gi folkeregistermeldinger i elektronisk form plasseres i folkeregisterloven § 12 som nytt annet ledd.

Folkeregisterloven § 12 fastsetter at folkeregistermyndighetene kan kreve fra ”offentlige myndigheter” meldinger og opplysninger som er nødvendige for folkeregistreringen.

Adgangen til å gi pålegg om elektronisk meldeform vil da gjelde overfor de samme offentlige myndigheter som kan pålegges oppgaveplikt etter folkeregisterloven § 12. Forslaget til nytt annet ledd vil kun regulere adgangen til å bestemme hvorvidt opplysningene skal gis i elektronisk form.

Finansdepartementet anser at det ikke vil være hensiktsmessig å gi et generelt pålegg om å benytte elektronisk innrapportering til folkeregisteret for alle offentlige oppgavegivere. Oppgavegivere har ulike forutsetninger for å levere oppgaver elektronisk, og nytteverdien ved å gå over til elektronisk meldeform vil avhenge av antallet meldinger som den enkelte oppgavepliktige avgir. I de tilfeller overgang til elektronisk meldeform vil innebære uforholdsmessig store kostnader i forhold til nytteverdien, bør det fortsatt være adgang til å gi meldinger til folkeregisteret i papirform.

Fødselsmeldingen til folkeregisteret er den meldingstypen som det er mest aktuelt å pålegge de oppgavepliktige å gi i elektronisk form. Folkeregisteret mottar og behandler årlig mellom 55 000 og 60 000 fødselsmeldinger. De aller fleste av disse kommer fra jordmødre eller fødselsleger ansatt ved offentlige helseforetak.

Skattedirektoratet står, sammen med Helse- og omsorgsdepartementet, Sosial- og helsedirektoratet, Den norske jordmorforening og flere regionale helseforetak, bak et ønske om at sykehusene skal innføre elektronisk meldingssystem. Direktoratet har i den forbindelse innledet et samarbeid med helsesektoren for å iverksette elektronisk fødselsmelding fra sykehusene til folkeregisteret.

Etter hvert vil det bli behov for å vurdere om det også skal gis pålegg om at andre meldinger fra offentlige myndigheter skal gis elektronisk, blant annet meldinger om dødsfall, vigsel, separasjon og skilsmisse.

Før det gis forskrift med pålegg om elektronisk meldeform for den enkelte oppgavegiver, må utkast til forskriftbestemmelser sendes på høring. Finansdepartementet legger til grunn at det på hvert enkelt område hvor det planlegges å gi pålegg om tvungen elektronisk meldeform, skal utarbeides en realistisk tidsplan for innføring av ordningen.

Innføring av elektronisk meldeform vil medføre at oppgavepliktige bygger opp eller benytter seg av eksisterende databaser med personopplysninger. Personopplysningslovens krav til behandling av personopplysninger, herunder reglene om melde- og konsesjonsplikt, må ligge til grunn for all innhenting og bearbeiding av opplysninger i forbindelse med elektronisk rapportering til folkeregisteret.

3.3. Økonomiske og administrativekonsekvenser
Overgang fra papirbasert til elektronisk meldeform vil kreve økonomiske investeringer og tekniske tilpasninger hos oppgavegiverne. En del oppgavegivere har allerede eller vil i nær fremtid få opplysningene tilgjengelig i sine elektroniske saksbehandlingssystemer. Overgangen til elektronisk meldeform vil bli mindre byrdefull i disse tilfellene. Når elektronisk meldeform er etablert, vil det medføre tids- og arbeidsbesparelser både for de meldepliktige og for folkeregistrene. De økonomiske og administrative konsekvensene må imidlertid vurderes konkret i hvert tilfelle i forbindelse med fastsetting av forskrift som pålegger elektronisk meldeform.

4. Forslag til lovtekst
Finansdepartementet foreslår at folkeregisterloven § 12 nytt annet ledd gis følgende ordlyd:

”Departementet kan i forskrift bestemme at offentlige myndigheter skal gi opplysninger til bruk for folkeregistreringen i elektronisk form.”

Endringen trer i kraft straks.