HØRINGSNOTAT- ENDRINGER I REGELVERKET FOR FORETAKSREGISTERET, REGNSKAPSREGISTERET OG ENHETSREGISTERET

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Nærings- og handelsdepartementet

Status: Ferdigbehandlet

Høringsfrist: 01.02.2006

November 2005

Snr: 200501294

GJENNOMFØRING AV RÅDSDIREKTIV 2003/58/EF AV 15. JULI 2003 SOM ENDRER RÅDSDIREKTIV 68/151/EØF OM KRAV OM OFFENTLIGHET FOR VISSE SELSKAPSFORMER (FØRSTE SELSKAPSRETTSDIREKTIV) OG ENKELTE ANDRE ENDRINGER

HØRINGSFRIST: 1. februar 2006

Høringsnotatet redegjør for forslag til endringer i regelverket for Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret som følge av rådsdirektiv 2003/58/EF av 15. juli 2003. Direktivet endrer rådsdirektiv 68/151/EØF om krav til offentlighet for visse selskapsformer (første selskapsrettsdirektiv).

I tillegg redegjøres for enkelte andre endringsforslag for å effektivisere registreringen, bla i regelverket for Enhetsregisteret, i forhold til bruk av elektronisk kommunikasjon.

Første selskapsrettsdirektiv, rådsdirektiv 68/151/EØF, stiller krav om offentliggjøring av sentrale selskapsopplysninger for å beskytte tredjemenn og selskapsdeltakere. Opplysninger om selskapskapitalens størrelse, årsregnskap, stiftelsesdokumenter, og vedtekter skal registreres i et offentlig register og kunngjøres offentlig. Første selskapsrettsdirektiv er gjennomført fortrinnsvis ved lov 21. juni 1985 nr 78 om registrering av foretak og opprettelsen av Foretaksregisteret. Årsregnskapet mv registreres i Regnskapsregisteret.

Endringsdirektivet, rådsdirektiv 2003/58/EF) moderniserer første selskapsrettsdirektiv i tråd med den teknologiske utviklingen, og innebærer bl.a. at registrering av selskapsopplysninger, offentliggjøring og avgivelse av informasjon fra Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret skal kunne skje elektronisk. Dette er i hovedsak oppfylt ved Brønnøysundregistrenes elektroniske tjenester.

Hovedinnholdet i høringsnotatet er:

  • DDet er behov for enkelte oppdateringer i regelverk og praksis mht elektronisk avgivelse fra registrene. Rett til elektronisk kommunikasjon er en fordel for alle og bør gå klart frem av regelverket. Rett til elektronisk avgivelse av selskapsopplysninger tas inn i forskriftene til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, for Regnskapsregisteret er dette allerede ivaretatt. Videre inntas rett til elektronisk bekreftelse fra registeret på elektroniske kopier inn i forskriftene for Regnskapsregisteret, Foretaksregisteret og Enhetsregisteret.
  • Rett til frivillig registrering og kunngjøring av selskapsopplysninger oversatt til ethvert av Fellesskapets offisielle språk etableres i foretaksregisterloven i samsvar med direktivets krav. Velger selskapet å kunngjøre slik oversettelse, så er det ansvarlig overfor tredjemann ved manglende språklig samsvar med de obligatoriske norskregistrerte opplysninger og frivillig kunngjorte oversettelser. Registerets kontrollansvar omfatter kun de norskregistrerte opplysningene.
  • I samsvar med direktivets krav, skal plikten for de næringsdrivende til å oppgi dokumentopplysninger gjelde for de aktuelle dokumenter uavhengig av hvilket medium disse finnes på, og på eventuelle hjemmesider.
  • Opplisting av hvilke dokumenter dokumentopplysningsplikten omfatter i foretaksregisterloven endres i samsvar med tilsvarende bestemmelse i enhetsregisterlov.
  • Direktivet åpner for at det offentlige kan pålegge elektronisk innrapportering. Det forelås en forskriftshjemmel om dette i foretaksregisterloven og enhetsregisterloven. Det er ikke aktuelt å benytte hjemmelen før tidligst i 2008. Eventuell forskrift vil bli sendt på separat høring.
  • For øvrig foreslår vi en forskriftshjemmel om forenklede underskriftskrav i foretaksregisterloven og enhetsregisterloven for elektronisk innrapportering av endringer i foretaket/enhetens adresse og kontaktinformasjon. Vi foreslår også å oppheve kravet til bekreftelse av gjenparter i foretaksregisterloven § 4-4.

Bakgrunnen for de foreslåtte endringer er det vedtatte endringsdirektivet. For øvrig ønsker vi å harmonisere foretaksregisterloven og enhetsregisterloven best mulig mht elektronisk kommunikasjon, derfor foreslås også enkelte endringer i Enhetsregisterets regelverk på disse områdene.

2.1 Endringsdirektivet

EØS-komiteen besluttet i avgjørelse nr 56/2004 av 23. april 2004 å endre EØS-avtalen vedlegg XXII ved innlemmelse av Europaparlaments- og rådsdirektiv 2003/58/EF om endring av rådsdirektiv 68/151/EØF (første selskapsrettsdirektiv) med hensyn til offentlighet vedrørende visse selskapsformer. Stortinget samtykket i St prp nr 76 (2003-2004).

Endringsdirektivet er et resultat av EUs arbeid med å forenkle regelverket i det indre marked (SLIM). Formålet er å forenkle og effektivisere innsending av og tilgang til opplysninger om selskaper. Det tar videre sikte på å forenkle formalitetene knyttet til offentlig innsyn som selskapene pålegges. Formålet skal nås gjennom bruk av elektronisk kommunikasjon.

Kravene skal være oppfylt innen 1. januar 2007 og innebærer i hovedtrekk at:

  • selskaper skal kunne innlevere pliktige dokumenter og opplysninger elektronisk til registrene, og interesserte parter skal kunne få kopi av slike opplysninger og dokumenter i elektronisk form
  • alle dokumenter og opplysninger som sendes inn i papirform skal konverteres til elektronisk form
  • tilgangen til selskapsopplysninger på tvers av landegrensene skal bedres ved å tillate frivillig registrering og offentliggjøring av dokumenter og opplysninger også på andre språk enn norsk. Godtroende tredjemenn kan vise til offentliggjorte oversettelser
  • krav om offentliggjøring av registrerte opplysninger kan oppfylles ved elektronisk offentliggjøring. Plikter og rettigheter overfor tredjemenn vil som hovedregel fastsettes på grunnlag av denne offentliggjøringen.
  • opplysningsplikter hjemlet i første selskapsrettsdirektiv skal fremgå av alle forretningsdokumenter, uansett hvilket medium som benyttes. Disse opplysningene skal også fremgå på selskapets eventuelle hjemmesider

I tillegg åpner direktivet for at medlemsstatene kan pålegge selskaper å inngi registreringspliktige dokumenter og opplysninger elektronisk.

Norsk regelverk i dag

Registrering og kunngjøring av selskapsopplysninger er regulert i lov 21. juni 1985 nr 78 om registrering av foretak (foretaksregisterloven). Registrering av årsregnskap og andre regnskapsopplysninger er regulert i lov 17. juli 1998 nr 56 om årsregnskap (regnskapsloven). Utfyllende bestemmelser er gitt i forskrift 18. desember 1987 nr 984 om registrering av foretak (foretaksregisterforskriften) og i forskrift av 16. desember 1998 nr. 1234 om innsending av årsregnskap m.v. til Regnskapsregisteret og rett til innsyn i årsregnskap m.v. (regnskapsregisterforskriften). Enhetsregisterets virksomhet er regulert i lov 3. juni 1994 nr 15 om Enhetsregisteret (enhetsregisterloven) og i forskrift om registrering av juridiske personer m.m i Enhetsregisteret 9. februar 1995 nr 114 (enhetsregisterforskriften).

Alle næringsdrivende foretak, med begrenset så vel som ubegrenset ansvar, plikter å registrere seg i Foretaksregisteret. Det samme gjelder enkeltpersonforetak som driver handel med dertil innkjøpte varer eller som har mer enn fem fast ansatte i hovedstilling. Andre enkeltpersonforetak kan registrere seg på frivillig basis.

Enheter som har regnskapsplikt etter regnskapsloven skal hvert år sende inn årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning til Regnskapsregisteret.

I det følgende vil både innsendningspliktige etter regnskapsloven og registreringspliktige etter foretaksregisterloven bli omtalt som registreringspliktige.

I eRegelprosjektet (2001) ble alt regelverk gjennomgått for å fjerne hindre for elektronisk kommunikasjon. På denne bakgrunn kan vi ikke se at det i dagen regelverk eksisterer rettslige hindringer for elektronisk innrapportering.

Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret tilbyr i dag nettbasert registrering til de fleste foretak. Ettersom ordning for elektronisk signatur foreløpig ikke er på plass, må de som benytter nettbasert registrering fortsatt sende inn utskrift på papir for å overholde underskriftskrav for meldinger i foretaksregisterlovens § 4-3. Dette er i praksis til hinder for en fullelektronisk registrering.

Det offentlige har i dag ikke hjemmel for å pålegge elektronisk innsendelse.

Krav til registrene om elektronisk lagring går kun utrykkelig frem av foretaksregisterforskriften, men ved samtlige registre blir alle innsendte selskapsopplysninger lagret elektronisk.

Rett til å få elektroniske kopi går bare frem av regnskapsforskriften. Enhetsregisteret og Foretaksregisteret avgir ikke elektroniske kopier enkeltvis. En rekke selskapsopplysninger er imidlertid tilgjengelig elektronisk på registrenes nettsider, dette er i hovedsak kunngjøringer og nøkkelopplysninger i Enhetsregisteret mv.

Rett til på forespørsel å få en elektronisk bekreftet kopi er ikke regulert.

Det er i dag ingen rett til frivillig å få registrert og kunngjort oversatte selskapsopplysninger. Det er heller ikke åpnet for dette i praksis.

Næringsdrivendes dokumentopplysningsplikt er regulert i foretaksregisterloven § 10-2. Foretak er pliktige til å oppgi navn og organisasjonsnummer, eventuelt MVA, på brev, kunngjøringer og andre dokumenter. For aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper stilles det krav til å oppgi mer omfattende opplysninger. Manglende etterlevelse av plikten er sanksjonert med tvangsmulkt.

2.3 Berørte registre

Forslagene i høringsnotatet berører Regnskapsregisteret, Foretaksregisteret og Enhetsregisteret. Registrene er del av Brønnøysundregistrene.

Informasjon fra registrene offentliggjøres elektronisk på Internett. Kunngjøring av selskapsrelaterte opplysninger skjer gjennom Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon, i samsvar med foretaksregisterloven § 6-2.

Regnskapsregisteret (opprettet i 1981, underlagt Finansdepartementet/Kredittilsynet) mottar årsregnskapene fra innsendingspliktige etter regn­skapsloven og gjør dem tilgjengelige for allmennheten. Informasjonen fra registeret blir brukt av kredittopplysningsinstitusjoner, banker og næringsdrivende som ønsker regnskapsinformasjon. Rundt 160 000 norske selskaper er pliktige til å sende inn sine årsregnskaper. De siste fire årene har det vært mulig å sende inn regnskaper elektronisk, og i 2004 var innsendingen lagt til Altinn, se for øvrig om Altinn nedenfor.

Foretaksregisteret (opprettet i 1988, underlagt Nærings- og handelsdepartementet) har ansvar for registrering av alle norske og utenlandske foretak som driver næringsvirksomhet i Norge, med unntak av en del enkeltpersonsforetak. Registeret skal sikre rettsvern og oversikt, og er en viktig kilde for alle som trenger korrekte opplysninger om aktørene i norsk næringsliv. Ved utgangen av 2004 var det registrert i overkant av 333 000 foretak i Foretaksregisteret. Andelen aksjeselskap av registrerte foretak utgjorde 47 prosent per 31. desember 2004.

Enhetsregisteret (opprettet i 1995, nå underlagt Nærings- og handelsdepartementet) inneholder grunndata om alle enheter/juridiske personer som har registreringsplikt i arbeidsgiverregisteret, merverdiavgiftsmantallet, Foretaksregisteret, skattemanntallet for etterskuddspliktige skatteytere, Stiftelsesregisteret og i Statistisk Sentralbyrås bedrifts- og foretaksregister, i tillegg til de som registrerer seg frivillig for å få organisasjonsnummer. Tilveksten til Enhetsregisteret har vært høy de siste årene. Det ser ut som om viktigheten av organisasjonsnummeret som identifikator blir mer og mer innarbeidet både i det offentlige og i det private.

Altinn er en innrapporteringsløsning og portal for offentlige tjenester til næringslivet. Brønnøysundregistrene har forvaltningsansvaret for Altinn (www.altinn.no) . Nærings- og handelsdepartementet har det overordnede ansvar. Målsettingen for arbeidet med elektronisk tjenester rettet mot næringslivet er å sikre samordnede tjenester, tempo i utviklingen og at utviklingen samsvarer med næringslivets behov. Portalen har hatt stor tilstrømning av brukere. Brønnøysundregistrene tilbyr i dag elektronisk innsendelse av årsregnskapet gjennom Altinn. Tjenesten nettbasert registrering til Foretaksregisteret og Enhetsregisteret skal etter planen tilgjengeliggjøres fra Altinn fra sommeren 2006.

3.1 Innledning

Her redegjøres for direktivets krav og forslag til gjennomføring i norsk rett.

Det er tatt utgangspunkt i direktivet slik det foreligger i engelsk offisiell oversettelse, men det er sitert fra den norske uoffisielle oversettelsen, jf. vedlegg 2 til St.prp. nr. 76 (2003-2004). Norsk offisiell oversettelse ventes å foreligge ved årsskiftet 2005/2006.

Virkeområdet til endringsdirektivet og første selskapsrettsdirektiv omfatter bare selskaper med begrenset ansvar. Første selskapsrettsdirektiv er gjennomført bl.a. ved opprettelsen av Foretaksregisteret. Registeret registrerer og kunngjør selskapsopplysninger for selskaper med begrenset så vel som ubegrenset ansvar, og for enkeltpersonforetak. Foretaksregisteret tilbyr i dag nettbasert registrering til de fleste foretak. Vi vil videreføre dette som en ordning som er til fordel både for det offentlige og brukerne.

Vi foreslår å gi selskaper med begrenset ansvar en lovfestet rett til frivillig registrering og kunngjøring av oversatte selskapsopplysninger. Det kan være aktuelt fra et senere tidspunkt å utvide tilbudet til i praksis også å gjelde andre organisasjonsformer. Dagens dokumentopplysningsplikt er for øvrig ikke begrenset til selskaper med begrenset ansvar, og endringsforslaget der foreslås gjort gjeldende for alle foretak, som i dag.

3.2 Næringsdrivendes rett til elektronisk innsendelse

Av direktivet artikkel 3 nr. 2 annet ledd går det frem at medlemsstatene

skal sørge for at selskapene og andre personer og organer som er pliktige til å gi melding eller medvirke til dette, kan inngi alle dokumenter og opplysninger som skal offentliggjøres i henhold til artikkel 2, elektronisk senest 1. januar 2007”.

I forbindelse med eRegelprosjektet (2001) ble alt regelverk gjennomgått for å rydde opp i lov- og forskriftsbestemmelser som var til hinder for elektronisk kommunikasjon, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000-2001). På denne bakgrunn kan vi ikke se at det i dagens regelverk eksisterer noen rettslige hindringer for elektronisk innsendelse til Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret.

I praksis tilbys nettbasert registrering til de fleste foretak. Så lenge ordning for elektronisk signatur ikke er på plass, innebærer underskriftskravene i foretaksregisterloven at de som benytter nettbasert registrering må sende inn underskrevet papirutskrift. En signeringsløsning vil være tilgjengelig ved hjelp av den nye offentlige sikkerhetsportalen i løpet av 2006.

3.3 Pålegg om elektronisk innrapportering

Det fremgår av direktivet artikkel 3 nr. 2 annet ledd at medlemsstatene kan

pålegge alle selskaper eller visse kategorier av selskaper å inngi alle eller visse typer av slike dokumenter og opplysninger elektronisk”.

Fra det offentliges side vil en adgang til å pålegge elektronisk innsendelse av dokumenter og opplysninger være ressursbesparende og bidra til å effektivisere registreringen. Det vil også være til brukernes fordel bl.a. i forhold til saksbehandlingstid. Et stort flertall av de næringsdrivende har i dag tilgang til PC og Internett. På den annen side vil innføring av tvungen elektronisk innsendelse kunne innebære en merbelastning for de næringsdrivende som ikke har enkel tilgang til elektronisk kommunikasjon. Det vil kunne delvis avhjelpes ved overgangsordninger.

Vi vil på sikt vurdere å innføre regler som pålegger næringsdrivende elektronisk innsendelse av pliktige selskapsopplysninger, og fremmer derfor forslag om en forskriftshjemmel i foretaksregisterloven § 4-1 nytt fjerde ledd. Ved registrering og ved endringsmeldinger til bl.a. Enhetsregisteret og Foretaksregisteret skal samordnet registermelding benyttes. For å få sammenheng i regelverket fremmer vi tilsvarende forskriftshjemmel i enhetsregisterloven § 12 nytt tredje ledd. Pålegg om elektronisk innrapportering vil i første rekke være aktuelt for enheter som også er registreringspliktige i Foretaksregisteret. Avhengig av enhetenes bruk av elektronisk innrapportering, kan det på sikt være aktuelt å la pålegget omfatte andre enheter i Enhetsregisteret.

Forskriftshjemlene gjøres generelle. Ved innføring av pålegg om elektronisk innrapportering vil det bl.a. bli foretatt en nærmere vurdering av hvilke typer foretak som skal omfattes. Tidspunktet for innføringen av et slikt pålegg og hvem som skal omfattes vil avhenge av hvor stor økningen i bruken av elektronisk innrapportering blir fremover. Det er ikke aktuelt å innføre slike pålegg før i 2008. Stimuleringstiltak vil bli vurdert tatt i bruk først. Forskriftsreguleringene vil bli sendt på ordinær høring.

3.4 Elektronisk lagring i registrene

Direktivet artikkel 3 nr. 2 fjerde ledd gir regler om elektronisk lagring. Etter denne bestemmelsen skal innsendingspliktige dokumenter og opplysninger, uansett om de er inngitt på papir eller elektronisk, oppbevares,

”i saksmappen eller innføres i registeret elektronisk”

Av direktivet går det frem at f.o.m. 1. januar 2007 skal alle dokumenter og opplysninger inngitt på papir konverteres til elektronisk form. Både ved Foretaksregisteret, Enhetsregisteret og Regnskapsregisteret blir alle dokumenter og opplysninger i dag lagret elektronisk. Papirdokumenter blir skannet og lagt i elektroniske databaser, elektronisk innrapporterte dokumenter legges direkte inn. Vi anser direktivets krav for å være klart oppfylt i praksis.

For Foretaksregisteret fremkommer plikten til elektronisk lagring uttrykkelig av foretaksregisterforskriften § 11. Den slår fast at

innkomne meldinger med vedlegg mikrofilmes eller lagres på elektronisk medium i journalnummerrekkefølge”.

Vi foreslår at første del av bestemmelsen som omhandler mikrofilm fjernes, da dette ikke lenger er aktuelt.

For Enhetsregisteret og Regnskapsregisteret fremkommer plikten til arkivering i hhv enhetsregisterforskriften § 24 og regnskapsregisterforskriften § 1-3. Bestemmelsene angir ikke eksplisitt plikt til elektronisk lagring, men de innebærer ingen rettslige hindre for slik lagring. Alle dokumenter og opplysninger blir i praksis lagret elektronisk både i Enhetsregisteret og Regnskapsregisteret. Vi ser derfor ikke behov for å regulere plikten til elektronisk lagring i disse registrene.

3.5 Elektronisk avgivelse fra registrene

Elektronisk kopi

Direktivets artikkel 3 nr. 3 annet ledd angir at kopier skal

”kunne fås fra registeret på papir eller elektronisk etter søkerens valg”.

Regnskapsregisterforskriften § 3-1 omhandler i dag elektroniske kopier, og det er derfor ikke behov for endringer her.

Enhetsregisteret og Foretaksregisteret avgir ikke elektroniske kopier enkeltvis. Plikten til elektronisk avgivelse er ikke regulert i regelverket for Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. En rekke selskapsopplysninger er imidlertid tilgjengelig elektronisk gjennom registrenes nettsider, dette er i hovedsak kunngjøringer og nøkkelopplysninger i Enhetsregisteret mv.

For å gjennomføre direktivets krav er det nødvendig med en endring av forskriftene.

Etter foretaksregisterforskriften § 12 første ledd avgis registrerte opplysninger i dag skriftlig og muntlig. Bestemmelsen foreslås endret slik at retten til å få elektroniske kopier går klart frem. Videre foreslås inntatt at det også er anledning til å få kopi av skannede dokumenter.

Enhetsregisterloven § 22 er vedtatt endret med virkning fra 1. januar 2006, se endringslov 18. februar 2005 nr. 10. Etter lovendringen vil lovens § 22 andre ledd første punktum lyde slik:

Enhver har rett til å få tilgang til og utskrift av opplysninger registrert i Enhetsregisteret.

Vi foreslår at det inntas at det også er anledning til å få elektroniske kopier av de elektronisk lagrede dokumentene.

Kostnader ved å få en elektronisk kopi eller en papir kopi skal ikke overstige administrasjonskostnadene, jf direktivets artikkel 3 nr 3.

Det går for øvrig frem av direktivets artikkel 3 nr 3 at medlemstatene kan bestemme at dokumenter som er inngitt på papir senest 31. desember 2006, ikke skal fås elektronisk dersom det er gått et visst tidsrom mellom den dato da de ble inngitt og dato for inngivelse av søknad til registeret. Dette tidsrom kan ikke være kortere enn ti år.

Vi foreslår at retten til å få elektronisk kopi av lagrede dokumenter avgrenses til dokumenter som er sendt inn etter 1. januar 1997. Dokumenter før denne tid er lagret på mikrofilm.

Elektronisk bekreftelse

Etter direktivet artikkel 3 nr. 3 siste ledd skal det benyttes i det minste én avansert elektronisk signatur dersom det foretas bekreftelse ved avgivelse av elektroniske dokumentkopier. I den uoffisielle norske oversettelsen er det her en feil da det i denne heter ”ved hjelp av minst en elektronisk signatur”. Dette vil bli rettet opp i den offisielle norske oversettelsen.

Definisjon på en avansert elektronisk signatur går frem i lov 15. juni 2001 nr 81 om elektronisk signatur § 3 nr 2.

Vi foreslår å innta rett til elektronisk bekreftelse av elektroniske kopier i foretaksregisterforskriften § 12, enhetsregisterloven § 22 og regnskapsregisterforskriften § 3‑1.

I utkast til lovtekster har vi ikke benyttet betegnelsen ”avansert elektronisk signatur”. Vi foreslår i stedet en formulering der det stilles innholdsmessige krav til den elektroniske bekreftelsen; et krav som samsvarer med innholdet i en avansert elektronisk signatur. Den elektroniske bekreftelsen må nærmere bestemt være egnet til å autentisere avsender og dokumentets innhold. Det skal da være mulig å identifisere avsender, og dataintegriteten skal sikres. Dette er i tråd med de formuleringer i lovtekst som ble valgt i eRegel prosjektet, jf Ot prp nr 108 (2000-2001).

3.6 Registrering og kunngjøring av oversatte selskapsopplysninger

Etter direktivets artikkel 3a nr 1 skal dokumenter og opplysninger som offentliggjøres etter artikkel 2 opprettes og inngis på norsk. Etter direktivets artikkel 3a nr 2 skal det i tillegg til den nevnte obligatoriske offentliggjøringen på norsk, tillates at dokumenter og opplysninger nevnt i artikkel 2 offentliggjøres frivillig etter krav fra et selskap i samsvar med artikkel 3 på et hvilket som helst av Fellesskapets offisielle språk. Etter artikkel 3a nr 3 kan det for øvrig tillates frivillig offenliggjøring på ethvert annet språk. Det kan innføres krav om at oversettelsen av dokumenter og opplysninger som frivillig kunngjøres etter artikkel 3a nr. 2 og 3 skal være bekreftet. Det går for øvrig frem av artikkel 3a nr. 2 tredje ledd at medlemsstatene skal treffe nødvendige tiltak for å lette tredjemanns tilgang til oversettelser som er offentliggjort frivillig.

Etter norsk regelverk i dag er det ikke mulig å registrere selskapsopplysninger på andre språk enn norsk. Oversatte versjoner av registrerte opplysninger, som f.eks årsregnskap på engelsk, har blitt tillatt lagt på foretakenes mappe i registreret. Slike oversettelser har imidlertid ikke vært registrert formelt og heller ikke kunngjort.

I samsvar med direktivets krav foreslår vi at det tas inn en rett til frivillig registrering og kunngjøring av oversettelser til alle Fellesskapets språk i en ny § 6-3 i foretaksregisterloven.

Virkningen ifht tredjemann av at det er offentliggjort slike oversettelser er regulert i direktivets artikkel 3a nr 4. Bestemmelsen beskytter utenforstående tredjemann (T) ved manglende samsvar mellom oversettelsene og de norskregistrerte opplysningene, og lyder som følger:

I tilfelle av manglende samsvar mellom dokumenter og opplysninger offentliggjort på registerets offisielle språk og oversettelsen som er offentliggjort frivillig, kan sistnevnte ikke påberopes overfor tredjemann. Tredjemann kan derimot påberope seg oversettelser som er offentliggjort frivillig, med mindre selskapet godtgjør at tredjemann kjente til den versjonen som er gjenstand for obligatorisk offentliggjøring.

Bestemmelsen innebærer at T skal kunne stole på det han/hun leser og T skal kunne legge til grunn de norskregistrerte opplysningene som er offentliggjort. T som kun kjenner den offentliggjorte oversettelsen skal likevel kunne påberope seg denne. Selskapet har bevisbyrden for å godtgjøre at T eventuelt kjente til de norskregistrerte opplysningene. Vi foreslår at dette tas inn i foretaksregisterloven i ny § 6-3 annet ledd.

Vi understreker for øvrig at Foretaksregisteret kontroll er begrenset til de norske dokumentene som innkommer til registrering, jf foretaksregisterloven § 5-1. Registrering og kunngjøring av oversettelser ytes som en service til selskap som ønsker dette. Selskapet vil altså ha ansvaret for at innholdet i oversettelsene er i samsvar med de norskregistrerte opplysninger til enhver tid.

Registrering

Oversettelser som ønskes offentliggjort skal føres inn på vanlig måte i registeret. Delvise oversettelser vil ikke bli godtatt. Det innebærer at for eksempel oversatte enkeltbestemmelser i vedtektene eller deler av årsregnskapet ikke kan registreres.

Det offentlige vil ikke stille krav om at oversettelsene er bekreftet av autorisert translatør, selv om direktivet åpner for dette. Det er i foretakets egeninteresse å ha korrekte oversettelser fordi de har ansvaret, og selskapet må selv vurdere om det vil bære kostnadene forbundet med autorisert translatør.

Kunngjøring

Direktivet gir ikke konkret anvisning på hvordan offentliggjøring av oversettelser skal gjennomføres.

Vi foreslår at offentliggjøring av oversettelser foretas samtidig med den obligatoriske kunngjøringen av de norskregistrerte opplysninger. Det vil gi best oversikt om opplysningene offentliggjøres samtidig. Dette innebærer at oversettelsen må sendes inn i tilknytning til den obligatoriske førstegangsmeldingen, eller til endringsmeldinger.

I kunngjøringsteksten vil det gå frem opplysning om at det foreligger en oversettelse, og hvilket språk oversettelsen foreligger på. Opplysning om dette vil fremgå på engelsk i tillegg til norsk. Registeret sørger for at øvrig standardtekst i kunngjøringen foreligger på engelsk i tillegg til norsk.

Dersom det senere blir behov for å fastesette nærmere forskrifter om fremgangsmåte mv ved registrering og kunngjøring av oversettelser, kan dette gjøres med hjemmel i foretaksregisterloven § 1-1 tredje ledd siste punktum.

3.7 Dokumentopplysningsplikt for næringsdrivende

Det fremgår av direktivet artikkel 4 tredje ledd og fortalens tiende ledd at dokumentopplysningsplikten utvides til å gjelde for brev og bestillingsblanketter uavhengig av hvilket medium de forefinnes på og for hjemmesider. Kravet innebærer at obligatoriske opplysninger om selskapet nå også skal fremkomme i bl.a. e-post , i tillegg til foretakets hjemmesider.

Dagens dokumentopplysningsplikt i foretaksregisterloven og enhetsregisterloven bygger på selskapsrettsdirektivene. Etter foretaksregisterloven § 10-2 første ledd innebærer plikten at foretakene skal oppgi navn og organisasjonsnummer, og evt betegnelsen MVA på brev, kunngjøringer og andre dokumenter. Etter foretaksregisterloven 10-2 annet ledd skal ytterligere tilleggsopplysninger tas med for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Manglende etterlevelse av plikten er sanksjonert med tvangsmulkt.

Vi foreslår at dokumentopplysningsplikten i foretaksregisterloven § 10- 2 første og annet ledd gjøres teknologinøytral i samsvar med direktivets krav. Bestemmelsen er endret ved lov 18. februar 2005 nr. 10, og endringsforslagene tar utgangspunkt i § 10-2 etter lovendringen 1. juli 2005. Også enhetsregisterloven § 23 bør i denne sammenhengen endres. Denne bestemmelsen ble endret ved lov 18. februar 2005 nr. 10, og endringsforslaget tar utgangspunkt i § 23 etter lovendringen som trådte i kraft 1. juli 2005.

Foretaksregisterloven og enhetsregisterloven har i dag for øvrig ulike formuleringer av hvilke dokumenter dokumentopplysningsplikten omfatter. Foretaksregisterloven benytter ”brev, kunngjøringer og andre dokumenter” mens enhetsregisterloven har utrykket ”brev og forretningsdokumenter”. I Ot prp nr 80 (2003-2004) Om lov om endringer i lov 3. juni 1994 om endringer i enhetsregisteret, lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak og enkelte andre lover, ble det vurdert å endre oppramsingen av hvilke dokumenter dokumentopplysningsplikten skulle omfatte slik at formuleringene i foretaksregisterlov og enhetsregisterlov ble sammenfallende. I høringsnotat forut for Ot prp nr 80, ble formuleringen ”brev og forretningsdokumenter” foreslått i foretaksregisterloven.

Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen uttalte i sitt høringssvar (inntatt i Ot prp nr 80 på side 31) at:

«Vi er positive til at reglene i de to lover harmoniseres noe, likevel slik at det stilles krav til mer omfattende opplysninger i aksjeselskapers brev og forretningsdokumenter. Vi er imidlertid fortsatt noe usikre på hvilke dokumenter som ligger i avgrensningen « brev og forretningsdokumenter », typisk om forskjellige typer reklamemateriell og kundepleieprodukter omfattes. Dette kan være alt fra informasjon/salgsargumenter som er utformet nærmest som et brev og til fargerike produktomtaler (brosjyrer)»

Næringslivets Hovedorganisasjon uttalte på samme side at:

«Forslaget om hvilke opplysninger som skal angis, er ment å være en klargjøring av regelverket. NHO støtter at regelverket klargjøres, men stiller spørsmålstegn ved om kravet om at opplysningene skal fremkomme på alle «forretningsdokumenter» (i tillegg til brev) går for langt i forhold til formuleringene som finnes i direktivene dokumentopplysningskravene bygger på. I selskapsrettsdirektivet heter det at opplysninger skal fremgå av « letters and order forms». «Order forms» fremstår som snevrere enn det noe uklare, altomfattende begrepet «forretningsdokumenter».”

Næringslivets Hovedorganisasjon foreslo uttrykket «brev og ordredokumenter» i stedet.

Departementet gikk i Ot prp nr 80 ikke inn for en endring i foretaksregisterloven, men varslet at man ville komme tilbake til spørsmålet i forbindelse med oppfølgingen av endringsdirektivet til første selskapsrettsdirektiv.

Formuleringen i foretaksregisterloven ”brev, kunngjøringer og andre dokumenter” og formuleringen ”brev og forretningsdokumenter” i enhetsregisterloven har ikke noe entydig innhold. I første selskapsrettsdirektiv (68/151/EØF) og i endringsdirektivet (2003/58/EF) benyttes det noe mer presise utrykket ”letters and order forms”, på norsk oversatt til ”brev og bestillingsblanketter”. I den danske oversettelsen er utrykket oversatt til ”breve og bestillingssedler”. I det danske forslag til gjennomføring av endringsdirektivet benyttes for øvrig utrykket ”breve og forretningspapirer”.

Departementet foreslår at dokumentopplysningsplikten i foretaksregisterloven § 10-2 endres slik at den omfatter ”brev og forretningsdokumenter”. Dette er i tråd med den løsning som er valgt i enhetsregisterloven. Vi antar at behovet for dokumentopplysninger vil være størst der foretaket påtar seg forpliktelser i ulike typer bestillingsdokumenter, pakksedler, ordrebekreftelser mv. Vi antar også at det er behov for dokumentopplysninger på fakturadokumenter mv. Formuleringen ”brev og forretningsdokumenter” vil dekke alle disse dokumenttypene og vil være dekkende for direktivets krav.

Vi foreslår for øvrig å stryke foretaksregisterloven § 10-2 annet ledd annet punktum om at den ”tegnede og innbetalte kapital” skal angis, da dette er en løsning som kun var mulig etter den gamle aksjeloven 4. juni 1976 nr. 59 § 2-9 tredje ledd annet punktum, jf. Ot.prp. nr. 73 (1991-1992) s. 15.

4 Enkelte andre endringer

4.1 Forenkling av underskriftskrav

Brønnøysundregistrene har overfor departementet tatt opp behovet for å foreta en forenkling av underskriftskravene ved elektronisk innsendelse av adresse og kontaktdata for foretak til Foretaksregisteret og Enhetsregisteret. Bakgrunnen er et ønske om å harmonisere regelverket for Foretaksregisteret og Enhetsregisteret, og å forenkle den elektroniske innsendelsen.

Foretaket/enheten er i dag forpliktet til å melde endringer i registrerte data snarest mulig til Foretaksregisteret/Enhetsregisteret, jf. foretaksregisterloven § 4-1 annet ledd og enhetsregisterloven § 15 første ledd.

Mange elektroniske tjenester på nett benytter skjema der adresse- og kontaktdata er utfylt på forhånd. Adressedata omfatter postadresse og forretningsadresse, mens kontaktdata omfatter telefonnummer, telefaksnummer, mobiltelefonnummer, e-postadresse og hjemmeside. Det er en fordel for alle at slike opplysninger er oppdaterte. I dag gjør underskriftskravene i registerlovgivningen det tungvint å rette feil i disse opplysningene som oppdages ved forhåndsutfylte skjema. Melding til Foretaksregisteret må være underskrevet av enten samtlige meldepliktige eller signaturberettiget, jf. endringslov 18. februar 2005 nr. 10. Melding til Enhetsregisteret skal underskrives av daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson, jf. enhetsregisterloven § 8. Dersom enheten også er registrert i Foretaksregisteret, kommer underskriftskravene i foretaksregisterloven til alternativ anvendelse.

På bakgrunn av erfaringer med elektroniske tjenester og gjenbruk av grunndata fra registrene, særlig i Altinn, ser vi et behov for å vurdere enklere underskriftskrav for endringer av adresse om foretak/enheter. Forenklede underskriftskrav vil bare være aktuelt for mindre endringer som ikke utløser krav om vedtektsendring. For forretningsadresser vil f.eks flytting av forretningskontor til en annen kommune utløse krav om vedtektsendring/selskapsavtaleendring. Forenklede underskriftkrav vil derfor bare gjelde for adresseendring innen samme kommune.

Vi foreslår forskriftshjemmel der departementet kan gjøre unntak fra underskriftskravene ved elektronisk innsendelse av selskapets adresse og for endring av opplysninger om telefonnummer, telefaksnummer, og andre elektroniske adresser i foretaksregisterloven § 4-3 nytt annet ledd og i enhetsregisterloven § 8 nytt tredje ledd tredje punktum.

4.2 Øvrige endringer

I foretaksregisterloven § 1-1 fjerde ledd går det i dag utrykkelig frem at krav

i eller i medhold av loven her om underskrift eller om at klage, underretning eller liknende skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon”.

For å harmonisere Enhetsregisteret og Foretaksregisterets regelverk foreslår departementet at det inntas en tilsvarende bestemmelse i enhetsregisterloven § 3.

Etter foretaksregisterloven § 6-2 siste ledd går det frem at registerføreren

skal kunngjøre opplysninger som nevnt i rådsdirektiv 68/151/EØF gjennom Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon med en gang de er registrert”.

Det er her hensiktsmessig å vise til endringene gjort ved europaparlaments- og rådsdirektiv 2003/58/EF og vi foreslår derfor endringer i foretaksregisterloven § 6-2 femte ledd.

Foretaksregisterloven § 4-4 lister for øvrig opp hvilke vedlegg som skal følge melding etter foretaksregisterloven § 4-1. Dokumentasjonen skal sendes inn i bekreftede gjenparter.

Kravet til bekreftelse av gjenparter er en formforskrift som skal sikre at det innsendte dokument er rett kopi av originaldokumentet. Kravet innebærer ikke noen innholdsmessig bekreftelse. Kravet antas først og fremst tradisjonelt begrunnet. Ved Foretaksregisteret og Enhetsregisteret håndheves manglende bekreftelse på gjenparter i dag ikke som selvstendig nektingsgrunn. Kravet kan komplisere den elektronisk innsendelsen.

Vi foreslår å oppheve kravet til bekreftelse av gjenparter i foretaksregisterloven § 4-4.

5 Administrative og økonomiske konsekvenser

En gjennomføring av direktivet vil medføre behov for endringer i deler av de tekniske løsningene ved Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret, bl.a. må løsninger for elektroniske signaturer komme på plass.

Direktivforslaget om å tillate registrering og kunngjøring av oversettelser vil kunne medføre flere dokumenter til registrering. Dette vil kunne føre til en mindre økning i arbeidsoppgavene for Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret. Det er svært usikkert hvor mye retten til å få registrert/kunngjort opplysninger på andre språk vil bli benyttet. Vi antar at økningen i de administrative kostnadene vil bli små.

For de næringsdrivende vil det ikke være kostnader av betydning forbundet med å gjennomføre opplysningsplikter fastsatt i direktivet. Det er ikke tale om å skaffe til veie nye opplysninger, men kun å oppgi tidligere gitte opplysninger på nye medier. En del foretak har allerede i dag de aktuelle opplysningene på sine internettsider.

For øvrig vil det være store fordeler ved en fullverdig elektronisk kommunikasjon både for det offentlige og de næringsdrivende.

6 Utkast til lov og forskriftstekst

Foretaksregisterloven:

I lov av 21. juni 1985 nr 78 om registrering av foretak (foretaksregistreringsloven) gjøres følgende endringer:

§ 4-1 nytt fjerde ledd skal lyde:

Departementet kan i forskrift gi regler som pålegger de registreringspliktige elektronisk innsendelse av meldinger til registeret.

§ 4-3 nytt annet ledd skal lyde:

Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra underskriftskravene i første ledd for melding om adresseendring og for endring av opplysninger om telefonnummer, telefaksnummer, og andre elektroniske adresser.

§ 4-4 første ledd bokstav a-c skal lyde:

Som vedlegg til melding etter § 4-1 skal følge:

a) Gjenpart av stiftelsesdokument og utskrift av protokollen fra generalforsamlinger som viser meldte opplysninger i aksjeselskap, allmennaksjeselskap, annet selskap med begrenset ansvar, forening og annen innretning; selskapsavtalen for ansvarlig selskap, kommandittselskap og europeisk økonomisk foretaksgruppe, selskapsavtalen for interkommunalt selskap, for stiftelser stiftelsesdokumentet eller den disposisjonen som ellers danner grunnlaget for stiftelsen, og gjenpart av vedtak om opprettelse av regionalt helseforetak og helseforetak.

b) Gjenpart av stiftelsesdokumentet og protokoll fra senere foretaksmøter som viser meldte opplysninger i statsforetak,

c)Utskrift av protokoll som viser valg av styremedlemmer, observatører og revisor.

§ 6-2 femte ledd skal lyde:

Registerføreren skal kunngjøre opplysninger som nevnt i rådsdirektiv 68/151/EØF med endringer ved rådsdirektiv 2003/58/EF gjennom Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon med en gang de er registrert

§ 6-3 (ny) skal lyde: Oversatte selskapsopplysninger og -dokumenter

Aksjeselskap og allmennaksjeselskap har rett til å få registrert og kunngjort selskapsopplysninger og dokumenter på ethvert av Fellesskapets offisielle språk.

I tilfelle av manglende samsvar mellom dokumenter og opplysninger offentliggjort på registerets offisielle språk og oversettelser som er kunngjort frivillig, kan sistnevnte ikke påberopes overfor tredjemann. Tredjemann kan påberope seg oversettelser som er offentliggjort frivillig, med mindre selskapet godtgjør at tredjemann kjente til den versjonen som er gjenstand for obligatorisk offentliggjøring.

§ 10-2 første ledd første punktum:

Et foretaks hjemmesider på Internett og brev ogforretningsdokumenter, uavhengig av hvilket medium de forefinnes på, skal inneholde foretakets organisasjonsnummer og foretaksnavn .

§ 10-2 annet ledd første punktum:

Et aksjeselskaps og et allmennaksjeselskaps hjemmesider på Internett og brev og forretningsdokumenteruavhengig av hvilket medium de forefinnes på, skal i tillegg angi det register der selskapet er registrert, organisasjonsform, hovedkontor og eventuelt at selskapet er under avvikling .

§ 10-2 annet ledd første punktum foreslås strøket.

Foretaksregisterforskriften:

I forskrift 18. desember 1987 nr 984 om registrering av foretak (foretaksregistreringsforskriften) gjøres følgende endringer.

§ 11 første punktum:

Alle innkomne meldinger med vedlegg lagres på elektronisk medium i journalnummerrekkefølge .

§ 12 første ledd:

Opplysninger som er registrert i Foretaksregisteret avgis skriftlig i form av firmaattest , kopi av mikrofilmede og skannede dokumenter eller ved utsendelse av andre typer attester og utskrifter. Opplysninger fra Foretaksregisteret avgis også elektronisk, muntlig over telefon eller ved personlig fremmøte .

§ 12 nytt tredje ledd:

Papirkopier skal bekreftes å være ”rett kopi”, med mindre rekvirenten gir avkall på bekreftelsen. Utsendelse av elektroniske dokumenter skal skje ved hjelp av en metode for å autentiserer avsender og dokumentets innhold, dersom rekvirenten ber om det.

Enhetsregisterloven:

I lov av 3. juni 1994 nr 15 om enhetsregisteret gjøres følgende endringer:

§ 3 nytt tredje ledd:

Krav i eller i medhold av loven her om underskrift eller om at klage, underretning eller liknende skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon.

§ 8 nytt tredje ledd annet punktum skal lyde:

Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra underskriftskravene i første ledd for melding om adresseendring og for endring av opplysninger om telefonnummer, telefaksnummer, og andre elektroniske adresser.

§ 12 nytt tredje ledd:

Departementet kan i forskrift gi regler som pålegger de registreringspliktige elektronisk innsendelse av meldinger til registeret.

§ 22 annet ledd første punktum:

Enhver har rett til å få tilgang til og utskrift av opplysninger som nevnt i § 5 og § 6 annet ledd, og elektronisk kopi av dokumenter registrert i Enhetsregisteret.

§ 22 nytt tredje ledd:

Papirkopier skal bekreftes å være ”rett kopi”, med mindre rekvirenten gir avkall på bekreftelsen. Utsendelse av elektroniske dokumenter skal skje ved hjelp av en metode for å autentiserer avsender og dokumentets innhold, dersom rekvirenten ber om det.

§ 23 første punktum:

En registreringsenhets hjemmesider på Internett, brev og forretningsdokumenter uavhengig av hvilket medium de forefinnes på, skal inneholde registreringsenhetens organisasjonsnummer og foretaksnavn.

Enhetsregisterforskriften:

I forskrift 9. februar 1995 nr 114 om registrering av juridiske personer m.m gjøres følgende endringer.

§ 24 annet ledd strykes.

Regnskapsregisterforskriften:

I forskrift av 16. desember 1998 nr. 1234 om innsending av årsregnskap m.v. til Regnskapsregisteret og rett til innsyn i årsregnskap m.v. gjøres følgende endring:

§ 3-1 nytt tredje ledd:

Papirkopier skal bekreftes å være ”rett kopi”, med mindre rekvirenten gir avkall på bekreftelsen. Utsendelse av elektroniske dokumenter skal skje ved hjelp av en metode for å autentiserer avsender og dokumentets innhold, dersom rekvirenten ber om det.