M-1/2000 - Statsbudsjettet 2001 - budsjettrundskriv. Retningslinjer for utforming av budsjettforslag fra fylkesmannen, kap 1102

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Landbruksdepartementet

R-793 (15.01.2000)

Rundskriv
M-1/2000
R-793

Saksnr. 2000/00321 AØ

15. februar 2000

Til

fylkesmennene

 
         

Oversikt over arbeidsoppgaver innenfor resultatområdene

Resultatindikatorer

Statsbudsjettet 2001 - budsjettrundskriv. Retningslinjer for utforming av budsjettforslag fra fylkesmannen, kap 1102

Innledning

Landbruksdepartementet gir med dette rundskrivet generelle retningslinjer for budsjettforslaget for 2001 fra fylkesmannen, kap 1102. Frist for innsending av budsjettforslaget er 10. mars 2000.

Norsk landbruk har viktige oppgaver som matprodusent og produsent av fellesgoder. Landbruket skal i tråd med samfunnets behov, jf. St.meld. nr. 19 (1999-2000) Om norsk landbruk og matproduksjon:

  • produsere helsemessig trygg mat av høy kvalitet med bakgrunn i forbrukernes preferanser,
  • produsere andre varer og tjenester med utgangspunkt i næringens samlede ressurser,
  • produsere fellesgoder som livskraftige bygder, et brett spekter av miljø- og kulturgoder, og en langsiktig matforsyning.

Det vises også til St.prp. nr. 1 (1999-2000), St.meld. nr. 40 (1996-97), St.meld. nr. 17 (1998-99), og St.prp. nr. 75 (1998-99). Landbruksadministrasjonen skal arbeide for at mat- og landbrukspolitikken blir gjennomført på en effektiv måte.

Departementet legger vekt på å videreføre hensynet til miljø og sikre forbrukerene trygge matvarer gjennom en sunn produksjon. Grunnlaget for arbeidet må bygge på fagkompetanse i tilsyns- og forskningsvirksomheter underlagt Landbruksdepartementet. LD vil prioritere forskning og utviklingsarbeid rettet mot mat, helse og miljø i landbruket.

Mål- og resultatstyring er et sentralt virkemiddel for å sikre effektiv ressursbruk og høy måloppnåelse i forvaltningen. Dette styringsprinsippet innebærer at departementet overfor fylkesmannen fastsetter overordnede mål og resultatmål samtidig som fylkesmannen har frihet til å avgjøre hvordan man skal nå målene. Vi viser ellers til kravene i økonomireglementet for staten av 26.01.96 og Funksjonelle krav til økonomiforvaltninga i staten av 24.10.96, der krav til mål- og resultatstyring er formalisert og konkretisert.

En viktig konsekvens av målstyringsprinsippet, og som blir ytterligere understreket i økonomiregelverket, er at kravene til virksomhetene har økt når det gjelder å dokumentere resultat, og å vise hvilken effekt de ulike ordningene og virkemidlene har hatt. I tillegg er det viktig å få til bedre kopling mellom mål og resultat og kostnadene med å nå disse.

Når det gjelder krav til rapportering av resultat knyttet til overordnede mål og strategier, samt resultatmål ut fra de indikatorene som blir benyttet, vises det til St.prp.nr. 1 (1999-2000) og tildelingsbrevet 2000. Behovet for bedre resultatdokumentasjon fra underliggende virksomheter har vært sterkt understreket i budsjettrundskrivene de siste årene. Det vil bli lagt stor vekt på å følge opp dette arbeidet og bedre systemene for resultatdokumentasjon i arbeidet med budsjettet for 2001 og i oppfølgingen av økonomireglementet.

For departementet er budsjettrundskrivet et viktig styringsdokument som får fram grunnlagsmateriale til budsjettbehandlingen i departementet og som sikrer at virksomhetene får den samme informasjonen med hensyn til viktige styringssignal.

Budsjettforslaget, med klare målformuleringer og strategier som er godt utviklet, er viktig bidrag til styringsdialogen mellom departementet og fylkesmannen.

For å oppfylle politiske mål, må en møte stramme budsjettrammer med omprioriteringer og nytenkning. Departementet ønsker særlig at fylkesmannen forklarer hvordan endringer i omgivelsene slår ut i endret vektlegging og omprioritering internt i virksomheten.

Budsjettforslaget fra fylkesmannen kap 1102

Budsjettforslaget fra fylkesmannen skal inneholde 1. Mål og strategier, 2. Rapport for 1999 og 3. Budsjettforslag for 2001, inkl. resultatmål. Budsjettforslaget skal ha et omfang på høyst 15 sider (rapporter o.l. som beskriver og dokumenterer diverse tiltak kan om ønskelig legges ved).

Mål og strategier

1.1 Tilstandsbeskrivelse

Avsnittet skal gi en kort fremstilling/analyse av tilstanden for landbruket og bygdene i fylket med utgangspunkt 1* målene som er nedfelt i St.meld. nr. 19 (1999-2000), St.meld. nr. 17 (1998-1999), St.prp. nr. 8 (1992-93), St.prp. nr. 1 (1999-2000), St.prp. nr. 75 (1998-99) og tildelingsbrev kap 1102 og kap 15 10 for 2000.

I denne framstillingen skal avdelingen også beskrive hva slags effekter ulike tiltak har hatt (resultatanalyse). Dette inkluderer også å se på årsaker til avvik fra forventet resultat.

1.2 Fylkesmannens rolle i samfunnet

Avsnittet skal gi en kort presentasjon av virksomheten der det primære er å gi et bilde av oppgavene og rollen til virksomheten i samfunnet.

1.3 Fremtidig behov for tjenester hos fylkesmannen

Fylkesmannen skal i hovedtrekk få fram hvordan en ser for seg behovet for virksomhetens tjenester vil utvikle seg de nærmeste årene og hvilke konsekvenser dette bør få med hensyn til vektlegging av mål og satsingsområder.

1.4 Mål

Fylkesmannen skal her gjøre rede for sine overordnede mål/hovedmål, kap 1102. Målene skal være forankret i tilstandsbeskrivelsen, jf. pkt. 1. 1. 1 utformingen av målene må en legge vekt på samfunnseffekten virksomheten har. Når det gjelder resultatmål for 2001 viser vi til omtalen under pkt. 3.2.

1.5 Strategier

Fylkesmannen skal legge frem de strategiene som er lagt til grunn for virksomheten. Strategiene skal ha en klar forankring i fylkesmannen sine mål, samtidig som de tar utgangspunkt i realistiske ressursrammer.

Det er viktig at strategiene synliggjøre hvorledes fylkesmannen har tenkt å komme fra nåtilstand (jf. fremstillingen av tilstanden under pkt. 1. 1) til den tilstanden fram i tid som man ønsker seg (jf. målsettingene under pkt. 1.3 og 1.4).

Landbruksdepartementet vil også be om at det blir utarbeidet strategier på områder med behov for endring, jf. fremtidige behov for avdelingen sine tjenester under pkt. 1.3. Departementet ber videre om at embetet legger fram strategier for følgende områder: kompetanseutvikling effektivisering og kvalitetssikring, fylkesmannens utviklingsrolle etter overføring av ressurser og oppgaver til ND, oppfølging av kommunene og samhandling og samarbeid.

1.5.1 Kompetanseutvikling

Vi vil be om at fylkesmannen synliggjøre hvorledes utfordringene knyttet til kompetanseutvikling generelt blir håndtert. Kompetansehevingsprosjekt rettet mot kommunene er fortsatt svært viktig og må prioriteres. Fylkesmannen må dessuten synliggjøre strategier for videreutvikling av kompetanse knyttet til internasjonale forhold. Videre må det synliggjøres hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke kommuneledelsen sin interesse for deltakelse på embetets opplæringstiltak og utformingen av disse.

Det skal utarbeides en opplæringsplan for 2000 med utgangspunkt i erfaringer fra tidligere arbeid med kompetanseutvikling. Planen skal inneholde en overordnet beskrivelse av tema, tiltak, formål med tiltakene, målgruppe og finansiering, og legges ved budsjettforslaget for 2001. Fylkesmannen bør integrere opplæringsplanen i sin virksomhetsplan.

1.5.2 Effektivisering og kvalitetssikring

Oppfølgingen av gjennomgangen av arbeidsoppgavene i fylkesmannens landbruksavdeling er omtalt i St.prp. nr. 1 (1999-2000) og tildelingsbrevet fra Landbruksdepartementet for 2000. Departementet ber om at fylkesmannen gir en grundig redegjørelse for hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke effektiviseringen av arbeidet under kap 1102, f.eks omprioriteringer, videreutvikling av organisasjonen osv. Fylkesmannen må regne ut årlig potensial for effektivisering i pst. av tallet på årsverk i avdelingen. Omtalen må også synliggjøre hvilke strategier fylkesmannen har for å sikre kvaliteten på sine tjenester.

1.5.3 Fylkesmannens utviklingsrolle etter overføring av ressurser til SND

Fylkesmannen skal gi en beskrivelse av strategiene for å beholde utviklingskraften i embetet etter overføringen av ressurser og oppgaver til SND. I denne sammenhengen er det viktig at fylkesmannen utvikler en bevisst strategi for samarbeid med SND og fylkeskommunen.

1.5.4 Veiledning og oppfølging av kommunene

Vi ber om at fylkesmannen kort gjør rede for hvordan det arbeides for å følge opp kommunene, herunder aktiviteten i forhold til det politiske nivået m.h.t. å vise hva landbruket representerer både av verdiskapning, sysselsetting og skatteinngang. I sammenheng med dette ber vi om at fylkesmannen synliggjør hvilke rutiner som er utviklet/blir benyttet m.h.t. kontroll/tilsyn for å sikre at kommunene ivaretar sine funksjoner som selvstendig landbruksmyndighet. Embetet bør utvikle en samlet strategi for oppfølging av kommunene, der alle styringsvirkemidler ses i sammenheng, i arbeidet for å skape forståelse i kommunene for landbrukets betydning i distrikts- og miljøpolitikken. Det er viktig at kontakten i forhold til kommunene rettes inn mot både politisk og administrativ ledelse. Kommunene er fylkesmannens viktigste målgruppe og virkemidlene er informasjon, rådgiving og tilsyn/kontroll. Dette må prege arbeidsmåter og prioritering av innsatsen hos fylkesmannen, og det er viktig at en internt i embetet kan dra nytte av kompetansen avdelingene i mellom. Landbruksdepartementet vil understreke viktigheten av at oppfølgingen av kommunene fortsatt har høy fokus i fylkesmannsembetene, og foregår gjennom en systematisk, formålsretta og likeverdig dialog.

1.5.5 Samhandling og samarbeid innad i embetet

En av målsettingene med integreringen av de tidligere fylkeslandbrukskontorene i fylkesmannsembetene var hensynet til faglige og administrative samordningsgevinster, jf. tildelingsbrevet fra AAD kap 2, Tverrgående utfordringer. Vi vil be om at fylkesmannen synliggjør hvilke metoder/rutiner som blir benyttet i embetet for å fremme en slik samordning/samhandling innad i fylkesmannsembetet og i forhold til andre eksterne aktører, feks. når det gjelder plansaker og høringsuttalelser.

2.Rapport 1999

For budsjett året 1999 skal fylkesmannen rapportere på, jf. St.prp. nr. 1 (1998-99), tildelingsbrev 1999):
Ressursbruk på resultatområdene
Vi ber om at ressursinnsatsen innenfor de 4 resultatområdene og 14 delresultatområdene (se vedlegg 1) blir fylt inn i tabell 1 (vedlegg 3). De 4 resultatområdene har fått tildelt numrene 21-24 i systemet med gjennomgående resultatområder i embetene, mens delresultatområdene har nummerering under disse igjen. Oppfølging av kommunene er et tverrgående delresultatområde, og kan derfor ikke utgjøre en selvstendig delsum i det totale regnskapet/budsjettet. Tall for oppfølging av kommunene skal kun fremkomme til høyre i tabellene som delsummer av tall for de andre delresultatområdene. Vi ber om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som er gått med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene.

Fylkesmannen skal gi en kortfattet resultatbeskrivelse knyttet opp mot de ulike resultatområdene i tabell 1. Rapporteringen skal gjøres i forhold til de resultatmålene som er utviklet i det enkelte embete, jfr. pkt. 3.2. Resultatbeskrivelsen skal synliggjøre hvilke effekter aktiviteten har gitt direkte og indirekte (spesielt ringvirkninger av BU-midler). En skal videre tydeliggjøre hvorledes resultatet er i forhold til planlagt aktivitet for 1999 og hva som eventuelt er årsaken(e) til at man ikke nådde de målene som ble satt. Budsjetterte utgifter/inntekter og faktiske utgifter/inntekter føres inn i tabell 2, vedlegg 3.

Prioriterte oppgaver 1999, jf tildelingsbrevet fra Landbruksdepartementet

  • kommunene som landbruksmyndighet
  • samfunns- og arealplanlegging
  • verneplaner
  • skogbruk
  • kunnskapsbasert næringsutvikling
  • kvinneretta tiltak og likestilling
  • ungdomsretta tiltak og rekruttering
  • rovviltarbeidet -økologisk landbruk
  • kommunikasjon og samhandling om landbruk og miljø
  • Tverrgående oppgaver, jf. tildelingsbrevet fra AAD kap 2
  • Resultatindikatorer- vedlegg 2

Rapporteringsdelen skal ha fokus på resultater av aktiviteten til fylkesmannen i 1999.

3. Budsjettforslag 2001

Budsjettforslaget skal på vanlig måte omfatte alle utgifter og inntekter som kommer til kontant utbetaling eller innbetaling i budsjettåret, og forslaget skal bygge på forventet prisnivå 12001. Forventet prisstigning 12001 og lønnsoppgjøret 2000 vil bli innarbeidet av departementet. Budsjettforslaget for 2001 må være innenfor tildelt ressursramme for 2000, eventuelt justert i forhold til endringer som følger av endringer i ekstern finansiering.

Landbruksdepartementet vil be om at fylkesmannen fyller inn landbruksavdelingen sine reviderte ressursanslag for 2000 og budsjettforslaget for 2001 i tabell I og 2 (vedlegg 3). Vi ber dessuten om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som vil gå med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene.

Inntekter
Fylkesmannen må budsjettere alle inntekter så realistisk som mulig, og inntektene må i nødvendig grad sees i sammenheng med nivået på utgifter som er knyttet til disse. Reduserte inntekter vil føre til en tilsvarende reduksjon på utgiftssiden. Dersom en venter at inntektene vil gå ned, er det derfor viktig at virksomheten vurderer nærmere hvorledes en kan kompensere for inntektsbortfallet.

Landbruksdepartementet ber fylkesmannen gjøre en grundig gjennomgang av tiltak som kan gi økning i inntektene. Dette er viktig med hensyn til budsjettbalansen for Landbruksdepartementet totalt og med tanke på å finne fram til ordninger som gir virksomheten økt økonomisk handlefrihet. I denne sammenheng skal virksomheten vurdere i hvilken grad den kan:

  • ta betalt for/øke prisen for tjenester og andre produkt som den leverer
  • legge gebyr på/øke gebyret på andre oppgaver som virksomheten utforer
  • øke omfanget av oppdragsvirksomhet i forhold til omfanget av slik virksomhet i dag

Forslag om økte utgifter mot økte inntekter må fremmes som egen sak innen 24. mars 2000.

Post 04 Oppdragsinntekter og refusjoner
Vi viser til tildelingsbrevet for 2000 og brev av 28.11.97 og 22.07.98 angående retningslinjer for regnskapsføring av oppdragsinntekter og refusjoner, herunder teknisk planlegging. Departementet legger til grunn at fylkesmannen følger retningslinjene for regnskapsføring av de tekniske planleggingstjenestene.

3.1 Prioriteringer og satsningsområder for b udsjettåret 2001

3.1.1 Prioriteringer innenfor uendret budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen legge fram og grunngi hvilke oppgaver og virksomhetsområder som vil bli styrket og redusert innenfor et uendret driftsbudsjett (post 01) i forhold til tildelingen for 2000. En bør legge opp til en særskilt omtale av viktige satsningsområder. Departementet vil be om at omprioriteringene blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor. I tabellen må det også gå fram hvor stor effektiviseringsgevinst en legger til grunn 12001. Beløpet skal oppgis i mill kr med I desimal.
Mill. kr.

 

Oppgaver

Virksomhetsområde

Økning/reduksjon

1. Økt ressursbehov

(Spesifisert)

(Spesifisert)

+

11. Redusert ressursbehov

(Spesifisert)

(Spesifisert)

 

III. Effektivisering

 

-

Uendra driftsbudsjett

0

3.1.2 Prioriteringer innenfor en redusert budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen komme med forslag om reduksjoner som samlet utgjør 3 pst i forhold til tildelingen for 2000. En ber om at de oppgavene som får redusert ressursbruk blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor.

(mill kr)

 

Oppgaver

Virksomhetsområde

Reduksjon

Redusert ressursbruk

(Spesifisert)

(Spesifisert)

 

Redusert driftsbudsjett

(3 pst)

3.1.3 Stillinger med mer

Det enkelte fagdepartement har ansvaret for størrelsen på bemanningen i underliggende virksomheter. Antall årsverk pr. 1. mars skal legges til grunn for opplysninger om bemanninga i hver virksomhet i St.prp. nr. 1, og vil bli benyttet av Landbruksdepartementet som ledd i budsjettarbeidet og styringa av virksomheten. Forslag om å opprette nye organisatoriske stillinger knytta til en ny organisatorisk enhet/avdeling med Sjef på høyt nivå, vil fremdeles bli administrativt vurdert inder Finansdepartementet, og må sendes departementet inne 24. mars 2000.

3.2 Resultatmål

Ordningen med at fylkesmannen selv utvikler hensiktsmessige resultatmål for hvert rapporteringsområde blir videreført også for budsjettforslaget for 2001. Resultatmålene skal synliggjøres i budsjettforslaget. I dette arbeidet må fylkesmannen legge vekt på å finne fram til resultatmål som viser effektene av fylkesmannens ulike aktiviteter/tiltak, Fylkesmannen må selv utarbeide opplegg for resultatdokumentasjon i forhold til egne resultatmål som det skal rapporteres på for 2001 og senere år.

Gjennomgangen av fylkesmennenes budsjettforslag for 1999 viser fortsatt noe varierende kvalitet på konsept og innhold når det gjelder resultatmål for virksomhetene Konkretisering og mest mulig tallfesting av resultatkravene er nødvendig dersom fylkesmennenes innsats og måloppnåelse skal kunne vurderes, og slik være et tjenlig styringsredskap.

Praktiske spørsmål

Budsjettforslaget med de foreskrevne vedlegg bes oversendt Landbruksdepartementet ved Administrasjons- og økonomiavdelingen innen 10.03.2000. Forsendelsen skal inneholde: budsjettforslag med rapport for 1999 i 4 eksemplarer opplærings‑/kompetanseplan i ett eksemplar utfylte tabeller i elektronisk form sendt pr mail til Heidi Mathea Henriksen, LD. Budsjettrundskrivet m/vedlegg er lagt ut på IDUN.

Eventuelle spørsmål i tilknytning til rundskrivet kan rettes til Seksjon for plan, forskning og ytre forvaltning ved Heidi Mathea Henriksen tlf 22 24 9166, Wenche Østrem tlf 22 24 91 21 (eller Arne Mengshoel tlf 22 24 9141).

Vi gjør oppmerksom på at fylkesmannens budsjettforslag er et offentlig dokument, og at det på oppfordring blir sendt Stortinget. St.prp. nr. I er Regjeringens budsjettforslag. Departementet tillater ikke at virksomhetene uoppfordret går direkte til Stortinget med budsjettsaker.

Med hilsen

Frøydis Vold (e.f)
eksp. sjef

 
 

Wenche Østrem
avdelingsdirektør