Vedlegg (PDF)

Rapport om regnskap og tilsyn 1992 for avløserlag

Innledning

Rundskrivet med vedlegg av samlerapport fra gjennomført tilsyn med avløserlag som hadde arbeidsgiveransvar for avløsere i 1992, er sendt alle fylkesmenn, landbrukskontor og avløserlag til orientering . Vedlegget vil bl.a. gi mulighet for sammenligning mellom ulike lag.

Departementet vil i denne sammenheng benytte anledningen til å bemerke at utviklingen i lagene er god, og at det er klar fremgang på flere områder i forhold til forrige år.

Rundskrivet med vedlegg skal legges frem for styret i avløserlaget. Laget plikter å gi en kopi til revisor.

Samlerapporten med regnskapstall for 1992 omfatter 142 avløserlag med arbeidsgiveransvar for avløsere. Rapporten presenterer tall for hvert enkelt lag samt fylkes- og landsoversikt. Pr. dato er ca. 170 lag registrert med arbeidsgiveransvar. Avløserlagene som var med på tilsynet, administrerte ca. 3.640 avløserårsverk i 1992. Tallet framkom­mer ved å dividere antall registrerte timer avløsning på 1750 (timer pr. årsverk). I en del kommuner er sannsynligvis avløserlaget en av kommunens største arbeidsgivere.

I rundskrivet er betegnelsen «regnskapsrapport» benyttet synonymt med tilsynsrapport (jfr. rundskriv om tilsyn M-98/92).

Forhold å bemerke

(berører både fylkesmennene/Iandbrukskontorene og lagene)

• Resultat avløsning bør være i balanse (dvs. 0), og er en viktig indikator på at korrekte påslag er benyttet. “Resultat avløsning” bør ikke bli større enn 1 % av totale avløserutgifter (indikatoren for hvert lag er angitt i vedlegget).

Bestemmelsene om hvordan et overskudd for avløsning skal behandles vil i nytt rundskriv om tilsyn, bli skjerpet. Ved førstkommende tilsyn må fylkesmennene gi dette punktet høy prioritet.

• Medlemskontingenter spesielt

Under overskriften «positivt resultat avløsning» i revisjonsrapporten til et avløserlag, er følgende sitat hentet:

"I påslagsprosenten er tatt med medlemskontingent med 1%. Pr. 31.12. er derfor kr. 32.842 overført fra konto lønn og påslag (til-konto 3750 medlemskontingent).”

Denne løsningen er totalt uakseptabel. Revisor har heller ikke stilt spørsmålstegn ved denne transaksjonen! Påslag som beskrevet ovenfor er inkludert i det beløp som søkes refundert som avløserutgift for medlemmene og skal fremkomme under avløsningsdelen i tilsynsrapporten. Slikt påslag som gir positivt resultat avløsning (påvirker 1 % regelen), skal behandles iht. rundskriv M-98/92 punkt 13. Dvs, positivt resultat avløsning skal ved disponering av årsresultatet overføres bundet egenkapital.

• Flere avløserlag har ikke skilt ut (fra avløsningsdelen) inntekter for «andre oppdrag» på tilhørende konto 3120, og i tilsynsrapporten fremkommer derfor negativt resultat for andre oppdrag. Dette påvirker selvfølgelig 1 %-regelen. En har registrert markert bedring fra regnskapsåret 1991, men fortsatt må praksis her forbedres.
• Fortsatt rapporteres det i en del tilfelle om manglende timelister eller manglende un­derskrifter på disse. Timelister representerer en av grunnsteinene i refusjonsordning­ene, og de skal føres og underskrives av avløser og bonden. En begrunnelse som kan være verdt å ta med seg, er bl.a. at avløserordningene bygger på et system der en refunderer dokumenterte utgifter til avløsning. Ordningene regnes derfor ikke som produksjonsdrivende og handelsvridende, og er i GATT-sammenheng plassert i “grønn boks”, dvs, blant stønadsordninger som det ikke er lagt reduksjonsforpliktelser på.

Mål/anbefalinger basert bI.a. på tilsynet

• Det viktigste for avløserlagene er hvor godt lagene fungerer: dvs, at laget drives økonomisk godt, gir god service overfor medlemmene og utvikler en god personalpoli­tikk med tanke på avløserne. Avløserlagene må enkelt sagt gjøre en så god jobb at medlemmene fortsatt ønsker de tjenester avløserlagene kan tilby. Dette gjelder ikke minst lag uten arbeidsgiveransvar. For å oppnå dette er det meget viktig at styrene i avløserlagene fungerer godt.

Styrenes engasjement viser seg imidlertid ofte å være for dårlig. Departementet oppfordrer derfor avløserutvalgene til å fokusere på styrenes funksjon på ulike kurs.

• Regnskapsrapportene som ligger til grunn for vedlagt samlerapport, er et avgjørende hjelpemiddel for god økonomistyring i laget. Regnskapsrapporten presenterer blant annet resultat for de ulike virksomhetene i laget (administrasjon, avløsning, andre oppdrag og finans). Rapporten anbefales derfor skrevet ut jevnlig til bruk på lagets styremøter.
• Finansresultatet er av stor betydning, og i denne sammenheng er overvåkning av saldo på det enkelte medlems reskontrokonto i laget viktig. Det er her avgjørende at laget har gode rutiner for oppfølging og innbetaling fra medlemmene dersom medlemmenes reskontokonti blir negative (skyld til laget). En annen situasjon hvor det er viktig med slike rutiner er hvis et medlem får betalingsproblemer. Flere revisjonsrapporter påpeker nettopp svakheter angående oppfølging av saldo på medlemmenes reskontri.

Spesielt oppmerksomme må lagene være mht. den kraftige rentenedgangen i markedet. Har ditt lag sett nærmere på dette, og truffet nødvendige tiltak?

Mange lag må sannsynligvis vurdere bruk av medlemskontingent eller mer populært kalt serviceavgift (jfr. rundskriv om tilsyn M-98/92, side 3, punkt 14).

• Mindre avløserlag anbefales å vurdere kjøp av edb-tjenestene hos lag som har dataut­styr. Ved kjøp av slike tjenester kan det være en fordel å inkludere f.eks. opplæring av daglig leder. Dette er særlig viktig for avløserlag som vurderer å ta på seg arbeidsgi­veransvar for avløserne.
• Samarbeid mellom avløserlag er kostnadsbesparende (f.eks~ samarbeid om lønns- og regnskapssystem). Samarbeid gir også trygghet ved sykdom eller ferieavvikling for daglig leder.
• Arbeidskapitalen bør være minimum 500 kr. pr. årsverk for lagets medlemmer (se kolonnen helt til høyre på samlerapporten). I årets rapport er også arbeidskapital pr. årsverk for forrige år oppgitt. En har dermed mulighet for å se på utviklingen, og utviklingen er tilnærmet entydig positiv.

Nye lag som er med i rapporten, kan identifiseres ved at arbeidskapital pr. årsverk for 1991 ikke er oppgitt.

I gjennomsnitt for alle lag har arbeidskapital pr. årsverk hatt følgende utvikling:

Revisjon

Kravene om at revisjonsberetningen skal inneholde opplysning om størrelsen på lagets resultat og vedlegges en revisjonsprotokoll, er fulgt opp langt bedre i 1992. Fylkesmennene har imidlertid hatt ulik praksis mht. å sende en kopi til departementet. For kommende tilsyn ber en om at «revisjonsprotokollene» vedlegges materialet som sendes departementet.

Flere avløserlag har også for 1992 sendt inn regnskapsrapporter, hvor angitt resultat var forskjellig fra resultat angitt i revisjonsberetningene. Departementet ber derfor lagene og revisor om at slike forhold unngås ved tilsynet for 1993. Årsaken til slike avvik synes i de fleste tilfelle å være at laget har benyttet kontoer utenfor godkjent kontoplan.

Overfor revisor vil en særskilt henlede oppmerksomheten til det andre punktet under hovedoverskriften «forhold å bemerke» vedrørende medlemskontingenter.

Departementet registrerer på grunnlag av mottatte rapporter at lagene har stor nytte av de merknadene som gis av revisor. Dette mht. f.eks. administrative rutiner i laget, skatte- og avgiftsmessige forhold m.v..

Krav som avløserlagene må følge opp overfor programleverandører

• Ved kjøring av lønn skal systemene automatisk styre arbeidsgiveravgift og feriepenger for avløsning, daglig leder og for andre oppdrag mot aktuelle arbeidskonti (eks. arbeidsgiveravgift for daglig leder styres til konto 5460). Avløserlaget skal ikke kunne endre dette selv. Dette skal være gjennomført for regnskapsåret 1993 (jfr. M-98/92 punkt 11).

Nevnte krav er innført bl.a. som følge av at lagene har behov for til «enhver tid» åkunne skrive ut en tilsynsrapport, hvor korrekt resultat mht. drift, avløsning og andre oppdrag fremkommer. Jfr, her også at overskuddsindikatoren (resultat avløsning i forhold til totale utgifter til avløsning) blir korrekt gjennom året.

Departementet vil be om en skriftlig tilbakemelding fra de ulike programleverandørene med en orientering om hvordan og når dette er gjennomført. Det bes samtidig om tilsvarende orientering mht. hvordan kravene i punkt 14 i rundskriv M-98/92 er løst.

• Det er i mottatte tilsynsrapporter registrert flere avvik mellom «diverse tilsynspunkt» i tilsynsrapporten og rapport over avløsning. Dette gjelder antall timer og refusjon ferie/fritid eller refusjon sykdom. Denne feilen er spesielt registrert for lag som benytter Adonis-programvare. Sannsynligvis skyldes avvik vedrørende refusjon bruk av feil bilagsart (jfr. nr. 95, 96 og 97) når det foretas utbetaling av refusjon til bonden. Korrekt bilagsart i slike tilfelle er nr. 6. Slike feil vil også medføre at bondens kontoutskrift blir feil mht. mottatte refusjonsmidler (jfr. kontoutskriften benyttes som regnskapsbilag!).

For å unngå slike feilføringer når nevnte bilagsarter benyttes ved punching av et bilag som ønskes debitert bondens konto, foreslås lagd en meldingsboks med en advarsel som kommer opp på skjermen.

Årsaken til at avvik er avdekket er at rapport over avløsning henter data fra medlem­menes reskontri, mens tilsynsrapporten henter data fra hovedbokskonti. Denne fremgangsmåten er korrekt, og departementet vil be om tilbakemelding fra øvrige leverandører om dette prinsippet følges.

Departementet vurderer å fjerne kravet om å produsere rapport over avløsning. I stedet for denne rapporten vurderes opplysninger om refusjon hentet fra medlemmenes reskontri tatt inn i tilsynsrapporten under diverse tilsynspunkt. Dette kommer i tillegg til den informasjon en finner i tilsynsrapporten i dag. Kommentarer til dette mottas med takk.

• I tilsynsrapportene bør inntekter og positivt resultat fremkomme som positive tall (og motsatt). Videre bør informasjon om antall medlemmer, årsverk, m.v. presenteres først i rapportene. En ber om at alle følger opp dette.

Frister

Avløserlagenes frist for innsending av rapporter til fylkesmennene, ble overholdt bedre enn foregående år. En minner imidlertid her om fylkesmennenes mulighet til å holde tilbake utbetaling av administrasjonstilskudd inntil nødvendige rapporter er mottatt.

Fylkesmennene må også nevnes. Mange har brukt lang tid på å gjennomføre tilsynet og å rapportere til departementet.

For å etablere en nyttig tilsynsordning og tilbakemelding til bl.a. lagene, er det vesentlig at slik tilbakemelding kommer forholdsvis raskt. En oppfordrer derfor alle til å gjøre sitt til at raskere tilbakemelding kan gis fra tilsynet for 1993.

Med hilsen

Saksbehandler: Førstekonsulent Freddy Strømmen



Ønsker du å bestille, send oss en mail eller fax.
Du kan også bestille pr. telefon.
E-post: postmottak@lmd.dep.no
Telf: 22 24 91 61
Faxnr: 22 24 95 55