Oppsummeringsbrev 19.06.1998

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Kommunal- og regionaldepartementet

KOSTRA

Oppsummering av spørsmål etter nettverksmøter i april/ mai/ juni

Til: KOSTRA-kommunene
Fra : Prosjektledelsen
Dato: 19.6.98

Innledende kommentar:

Forklaringer til arter og funksjoner er lagt ut i en oppdatert/justert versjon i uke 25 på ODIN. Nedenstående presiseringer er inkludert i de oppdaterte versjonene.

Det presiseres at de oppdaterte versjonene med definisjoner for hhv. funksjons- og artsinndeling erstatter bilagene 2.2 og 3.1 til forsøksforskriftene og sidene 44-51 og 51-57 i veilednings- og opplæringsmateriale for nye kommuner, rapport 1997.

Presiseringer vedrørende funksjonsinndeling:

  • Utgifter til regionråd: Det foreslås at det vurderes i den enkelte kommunen hvilke funksjoner som regionrådet ivaretar/engasjerer seg i. Dersom regionrådet i hovedsak er et lobby-organ for kommunale folkevalgte, eller hvis regionrådet engasjerer seg i et bredt spekter av saker (næringsutvikling, arealplanlegging, samferdsel osv.) foreslås utgiftene plassert på funksjon 100 Politisk styring og kontrollorganer, dersom funksjonen til regionrådet primært er å fremme næringsutvikling i regionen foreslås utgiftene plassert på funksjon 325 Tilrettelegging og bistand for næringslivet.
  • Funksjon 180 (Diverse fellesutgifter) skal ikke brukes til fordeling av utgifter, jf. justert veiledning til funksjonsinndeling.
  • Fordeling av lønn: Kommunaldepartementet har opprettet en arbeidsgruppe for regnskap i KOSTRA. Arbeidsgruppen har foreslått fordeling av lønnsutgifter som hovedprinsippet til erstatning av prinsippet om belastning av lønn på hovedfunksjon. Vi viser til referat fra gruppens møte 27.5.98 som ligger på Odin.
  • Asylmottak og andre tjenester: Vertsfunksjoner for fylkeskommune eller stat: Enkelte kommuner driver fylkeskommunale tiltak (f.eks. asylmottak, barneverns-, rusmisbrukerinstitusjoner eller psykiatriske institusjoner) etter avtale med fylkeskommune/stat. I tilfeller der den fylkeskommunale tjenesten utgjør en mindre del av en kommunal tjeneste (f.eks. en sykestue i tilknytning til et kommunalt sykehjem) føres bruttoutgiftene på den aktuelle kommunale funksjonen, mens refusjonen fra fylkeskommunen inntektsføres på samme funksjon (art 730). Dersom kommunen driver større institusjoner - som ikke naturlig hører hjemme i det kommunale ansvarsområdet føres disse på funksjon 285 Asylmottak og andre tjenester. Dermed kan en sikre at produktivitets- og prioriteringstall på de øvrige funksjonene blir sammenlignbare med andre kommuner.
  • Funksjon 190 Interne serviceenheter: Denne funksjonen er opprettet for å gi mulighet for samlet føring av regnskapet for forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsavdelinger som betjener flere funksjoner. Dette betyr at bruttoregnskapet (lønns-, vare-/tjeneste-, overførings- og finansutgiftsarter) vil vises på funksjon 190, mens brukerfunksjonene blir belastet med sin andel (f.eks. kjøp av vaktmestertjenester, vedlikeholdstjenester osv.). I og med at funksjon 190 inngår i rapporteringen til Statistisk Sentralbyrå, vil dette sikre at kommunens regnskap etter en nasjonaløkonomisk gruppering (arter) viser fullstendige lønnskostnader osv. Funksjon 190 skal rapporteres i KOSTRA.
  • Fyllplass der enn annen kommune leverer avfall: Kompensasjon fra renovasjonsselskapet/kommunen føres på 357 Avfallshåndtering og art 620 dersom det er utenfor avgiftsområdet.
  • Momskompensasjon/momsrefusjon føres på funksjon 840 Statlig rammetilskudd og øvrige generelle statstilskudd (art 700) i driftsregnskapet.
  • Kommunale utgifter til førtidspensjonering/kommunalt tillegg til ordinære pensjonsutgifter: To alternativer er aktuelle: Enten knyttes utgiftene til de funksjonene som arbeidstakerne tidligere har vært knyttet til (f.eks. funksjon 201 for utgifter til førtidspensjonering av førskolelærere), alternativt plasseres disse utgiftene på en fellesfunksjon - funksjon 180. Problemstillingen vil bli drøftet i KRDs regnskapsgruppe.
  • Funksjon 300 Fysisk tilrettelegging og planlegging. Bebyggelsesplaner skal, iht. Plan- og bygningsloven behandles av kommunens faste utvalg for plan- og byggesaker - de forutsetter altså en politisk behandling. Utgifter til bebyggelsesplaner føres derfor - på samme måte som reguleringsplaner og arealdel til kommuneplan - på funksjon 120. Presisering Utgifter knyttet til utarbeidelse av arealplaner (arealdel i kommuneplan, reguleringsplaner) inngår derfor i funksjon 120 (forberedelse av planer for politisk behandling).
  • Flerbrukslokaler: Ved bruk av lokaler til flere funksjoner (f.eks. bibliotek, kulturkontor eller sosialkontor i administrasjonsbygget) fordeles lokalutgiftene (ev. husleie, energi, kommunale avgifter, vaktmester, renhold) andelsvis mellom de ulike funksjonene (120 Administrasjon, 370 Bibliotek, 385 Andre kulturaktiviteter, 242 Sosial rådgivning og veiledning osv.).
    (Fordelingsmåte: Kommunene oppfordres til å unngå å bruke interne overføringer - 290/790 - i størst mulig grad. For de aktuelle utgiftene bør det vurderes å foreta fordeling mellom de aktuelle funksjonene umiddelbart, alternativt ved oppsamling og en samlet korreksjonspostering. Disse framgangsmåtene bør brukes i mange sammenhenger der kommunene i dag nytter sjablongmessige interne overføringer.)
  • Funksjonskontoplanen gjelder for både drifts- og kapitalregnskapet.
    Eks.: Investeringer/nybygging av skole og avskrivninger på skolebygg: Føres på funksjon 222 Skolelokaler og skyss i kapitalregnskapet. Dersom kommunen kjøper tjenesten vil art 230 Byggetjenester nybygg være aktuell, alternativt - dersom kommunen bygger selv - blir artene Lønn nybygg/nyanlegg 070 og Materialer til nybygg 250. Avskrivninger føres på funksjon 222 i driftsregnskapet på art 590 Avskrivninger. Utgifter til nybygg som omfatter flere funksjoner må fordeles mellom de respektive funksjonene. Tilsvarende gjelder for avskrivninger i driftsregnskapet i senere år.
  • Kalkulatoriske renter: Hovedprinsippet i KOSTRA er at kalkulatoriske renter ikke skal rapporteres, kun kalkulatoriske avskrivninger skal innkluderes. I kommunenes internregnskap kan det benyttes kalkulatoriske renter dersom dette er ønskelig fra kommunens side. Det avvik som på denne måte oppstår mellom interntregnskap og rapportering må kommunen på forespørsel kunne forklare. Det er derfor viktig at man dokumenterer hvilken metode som er brukt og hva avviket består i. Alternative løsninger: 1) Dummy funksjon Kalkulatoriske kostnader føres på ansvar/tjeneste i henhold til kommunenes behov; men kompleteres eller lenkes til en dummy-funksjon i KOSTRA. 2) Nulling av kalkulatoriske kostnader ved kreditering av kostnadsart direkte på funksjon. Kalkulatoriske kostnader føres på ansvar/tjeneste/funksjon. Belastning på funksjon nulles ut via en beregningskonto. Se forøvrig veilederen, rapport 1997 del 3.5.).
  • Konsesjonskraftinntekter, konsesjonskraftinntekter som kan benyttes fritt til dekning av kommunale utgifter føres på funksjon 320 Kommunal næringsvirksomhet og art 870.
  • Hjemfallsinntekter, det økonomiske vederlaget kommunen får når et vannfall og/eller reguleringsanlegg hjemmfaller til staten føres på funksjon 320 Kommunal næringsvirksomhet og art 870.
  • Konsesjonsavgifter som er bundet til næringsformål føres under funksjon 325 Tilrettelegging og bistand for næringslivet og art 890 Overføringer fra andre.
  • Overføring av tilskudd til private barnehager føres på riktig funksjon 201, 211 eventuelt 221. Statstilskudd art 470 og kommunalt tilskudd på art 370.

Presiseringer vedrørende artene

  • Føring av lønn vedlikehold og kapitalregnskapet:
    Lønn til kommunalt vedlikeholdspersonell føres på art 070 "Lønn vedlikehold" i driftsregnskapet. All lønn nybygg/nyanlegg føres på art 070 "Lønn vedlikehold/nybygg og nyanlegg" i kapitalregnskapet. På disse artene føres alle lønnsutgifter (inkl. vikar, overtid, tillegg m.m.), men ikke trygd og pensjon (jf. nedenfor).
    Dersom man har lønn til andre formål som inngår i kommunelovens definisjon av kapitalformål kan andre lønnsposter nyttes. Dette kan eksempelvis være aktuelt i tilfeller der prosjekteringsutgifter utført av kommunalt personell tas inn i byggeregnskapet.
  • Trygd og pensjon på lønnsutgifter som er ført på art 070 føres på de ordinære trygd- og pensjonsartene (hhv. 090 og 099). Statistisk Sentralbyrå vil anslå sum lønn/sosiale utgifter til vedlikehold/nybygg og nyanlegg ved prosentvise påslag på direkte lønnsutgifter som er ført på 070.
  • Reise- og oppholdsutgifter: Oppgavepliktige reise- og oppholdsutgifter føres på art 160, Ikke oppgavepliktige reiseutgifter på art 170. Oppholdsutgifter/hotellregninger som ikke er oppgavepliktige føres på 150 (kurs/opplæring) eller 120 (annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester).
  • Opplæring som leverandøren står for i forbindelse med ny programvare føres på art 150 Opplæring, kurs dersom kommunen betaler for det.
  • Tillegg for tilhenger, utstyr og skogsveier føres på art 170 Transport, men dersom det er tale om oppgavepliktige godtgjørelser for bruk av tilhenger osv. hører det hjemme under art 160.
  • Utgifter til programvare EDB føres på art 200 Inventar og utstyr.
  • På artene 200 (Inventar/utstyr), 210 (Transportmidler) og 220 (Maskiner): På alle disse artene føres både kjøp, leie/operasjonell leasing og finansiell leasing. Dette betyr at det ikke skilles mellom leie/operasjonell leasing og finansiell leasing, og at det ikke kreves aktivering og fordeling av rente- og avdragsutgifter for finansiell leasing. (Som en følge av dette tas operasjonell leasing av transportmidler - f.eks. langtidsleie av biler til hjemmesykepleien - ut av art 170. Korttidsleie - det vil si leiebil for enkeltreiser - blir imidlertid stående på art 170.)
  • På art 230 Vedlikehold, byggetjenester, nybygg føres de samlede utgifter for kjøp av vedlikeholds- og byggetjenester. Det kreves ingen oppsplitting av entreprenørfakturaer på eksempelvis arbeid og materialer.
  • Art 260 blir utvidet og omfatter Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester. I dette inngår ekstern kjøp av vaktmestertjenester, og kjøp av vaktmestertjenester fra kommunal vaktmestersentral som er regnskapsmessig plasser på funksjon 190.
  • Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon fra aksjeselskap (f.eks. renovasjonsordning, transporttjeneste for eldre m.m.): Føres på art 370 Til andre/avtaler med private.
  • Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon fra interkommunale selskap/bedrifter, f.eks. PPT, vannverk, renovasjonsordninger m.m., føres på art 350 Til andre kommuner/kommunale institusjoner. Obs: Utgiftene skal også fordeles på de rette funksjonene, for PPT eksempelvis på funksjonene skole, barnehage, voksenopplæring og eventuelt spesialskoler.
  • Interne overføringer (290/790): KOSTRA forutsetter at interne overføringer bare nyttes i tilfeller der det er tale om et reelt kjøp/bytte av varer eller tjenester mellom funksjoner.

Flere alternativer er blitt foreslått:

  1. Fordeling foretas direkte ved postering av innkommen faktura
  2. Fordeling foretas periodisk ved kredittering av opprinnelig belastet konto og debitering (på samme art!) av sluttbrukeren
  3. Funksjon 190 kan brukes for samlet føring og fordeling av utgifter til felles serviceenheter.

I tilfeller der kommunen - internt - ønsker å fordele utgifter mellom ulike tjenestesteder med utgangspunkt i en annen nøkkel enn den som skal fremkomme i KOSTRA-rapporteringen er det mulig å bruke en dummy-funksjon for å unngå å blåse opp bruttoregnskapet. Dette vil være spesielt aktuell for interne fordelingstransaksjoner mellom tjenestesteder på samme funksjon.

Eksempel:

Dersom barnehage A i to uker har hatt en barnegruppe fra barnehage B (og barnehage A skal ha godtgjørelse for dette), bør en unngå å foreta en intern overføring mellom de to barnehagene som blåser opp bruttobudsjettet på funksjon 201 Førskole.

Dette kan unngås ved at den interne overføringen mellom de to barnehagene debiteres/kreditteres på en funksjon 000 (dummy som ikke inngår i KOSTRA-rapporteringen).

  • Art 490 Reserverte tilleggsbevilgninger: Denne arten vil ikke opptre i KOSTRA-rapporteringen, i og med at det ikke foretas regnskapsmessige posteringer på denne arten. Dette betyr også at kommunene stilles fritt i hvor budsjetterte reserveposter plasseres. Det er således full anledning til eksempelvis å budsjettere avsetninger for lønnsoppgjør på en lønnspost.
  • Refusjon for fødselspenger føres på art 710.
  • Renter på formidlingslån føres som renteinntekter på art 900.
  • Kommunale bedrifter/særbedrifter: Forsøksforskriftenes § 1 presiserer at Forskriftene (...) ikke gjelder for kommunale bedrifter med særskilt regnskap og interkommunale sammenslutningers budsjetter og regnskaper. For kommunale bedrifter og vertskommuner for interkommunale tiltak ville det kunne være formålstjenelig å bruke samme artskontoplan som den som innføres for de øvrige kommunale virksomhetene.

På bakgrunn av Ot-prp. Nr. 53 1997-98 om kommunale foretak og interkommunale selskaper skal det foretas justeringer i gjeldende budsjett- og regnskapsforskrifter slik at kommunale bedrifter/særbedrifter kan tilpasses den nye foretaksmodellen. For interkommunal selskaper vil det trolig også bli utarbeidet egne forskrifter. Forholdet vil bli særskilt vurdert ved fastsettelse av slike forskrifter.

Tilsvarende gjelder for regnskapet for kirkelig fellesråd, der dette føres av kommunen.

KRD tilskriver KUF/SSB angående bruk av KOSTRA-arter i regnskap for kirkelig fellesråd.