Presisering av dokumentasjonskrav for folkehøyskolene

HØRINGSUTKAST

PRESISERING AV DOKUMENTASJONSKRAV FOR FOLKEHØYSKOLENE

Utdannings- og forskningsdepartementet vil med dette rundskrivet presisere noen av de dokumentasjonskrav som følger av forskrift til lov 6. desember 2002 nr. 72 om folkehøyskoler (folkehøyskoleloven), jf. § 12.

Det understrekes at rundskrivet ikke gir en utfyllende redegjørelse for alle de dokumentasjonskrav som ligger i forskriften. Rundskrivet regulerer dokumentasjonskrav for elever på langkurs som rapporteres som dobbelttellende, jf. § 8, og skolenes kortkursvirksomhet, jf. §§ 2, 4 og 12.

Skoler som ikke kan fremlegge tilfredsstillende dokumentasjon for rapportert aktivitet, må være forberedt på at rapporteringer kan bli underkjent, at tilskuddsgrunnlaget kan bli redusert, og at for mye utbetalt tilskudd kan bli krevd tilbakebetalt, jf. forskriftens § 17.

1. ELEVER SOM TELLER DOBBELT VED BEREGNING AV TILSKUDD

Forskriftens § 8 lyder:

Elev på langkurs som på grunn av redusert funksjonsevne er avhengig av støtte og hjelp i den totale pedagogiske situasjonen regnes som to elever. Skolen skal ha dokumentasjon for at eleven har en redusert funksjonsevne som utløser et særskilt tilretteleggingsbehov ved folkehøyskolen. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for eventuell kontroll. De økte ressursene skal brukes til ulike tiltak for den/dem det gjelder, og det skal foreligge dokumentasjon for bruken.

Maksimalt 50 prosent av elevene på et kurs kan telle dobbelt.

For enkeltelever som tas opp på spesielle vilkår gjennom avtaler med kommuner eller trygdeetat, må en eventuell dobbelttelling oppgis til kommune eller trygdeetat som en del av finansieringsgrunnlaget.

Av forskriftsbestemmelsen framgår at redusert funksjonsevne i seg selv ikke utløser dobbelttelling. Eleven må i tillegg ha behov for ekstra oppfølging fra skolens side for at eleven skal regnes som to elever i skolens rapportering.

Dette innebærer at skolene må innhente dokumentasjon som gir informasjon om at eleven har redusert funksjonsevne som gjør at eleven har et særskilt tilretteleggingsbehov som elev på folkehøyskole. Dokumentasjonen må være utarbeidet av pedagogisk, sosial eller medisinsk instans utenfor skolen, og den må foreligge før skolen rapporterer eleven som dobbelttellende.

For enkeltelever som tas opp på spesielle vilkår gjennom avtaler med kommuner eller trygdeetat, jf. forskriftens 3. ledd, forutsetter departementet at skolen har skriftlig dokumentasjon på at bestemmelsen er ivaretatt. Med ”skriftlig dokumentasjon” menes her fortrinnsvis kopi av brev til kommune eller trygdeetat.

2. SYSTEM FOR REGISTRERING AV KORTKURS

Forskriftens § 12, lyder:

Skolen er ansvarlig for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov om folkehøyskoler, forskrift og tilskuddsbrev. Alle forhold som danner grunnlag for eller påvirker skolens tilskudd, skal dokumenteres.

Skolen er ansvarlig for at det finnes tilfredsstillende system for registrering av kurs, og at alle kurs er i samsvar med rammer for kursordning, jf. § 4. Skolene plikter å ha et tilfredsstillende administrativt system for registrering av elevenes frammøte og fravær, og å holde registreringen à jour.

På langkurs skal fravær skal registreres i dager og enkelttimer. For deltidselever registreres fravær kun i timer. Frammøte skal attesteres av ansvarlig undervisningspersonale (faglærer) og rektor.

Kortkurs skal dokumenteres i form av frammøtelister som er underskrevet av kursleder eller lærer, og som for hvert kurs viser kursdatoer, kurstimer, kursdeltakers frammøte og fravær, navn, fødselsdato og adresse.

Dokumentasjon skal være tilgjengelig for skolens revisor, departementet og Riksrevisjonen, og oppbevares på skolen i minst 10 år.

Forskriften regulerer både kortkursvirksomheten og langkursvirksomheten. Departementet vil her presisere de krav som stilles til skolenes dokumentasjonssystem for kortkursvirksomheten.

Skolenes systemer for dokumentasjon for kortkurs skal være av en slik art at det enkelt kan underlegges kontroll. Skolenes system skal i tillegg til kravene i § 12 inneholde dokumentasjon på kunngjøring av kursene og kursplan, jf. forskriftens § 2, samt oversikt over skolens rapportering til SSB, jf. § 7.