Rundskriv V-1N/2002

Publisert under: Regjeringen Bondevik II

Utgjevar: Kultur- og kirkedepartementet

Budsjettrundskriv for 2003 / Statlege verksemder under KKD (09.01.2002)

Til
statlege verksemder under Kultur- og kyrkjedepartementet
( utanom: verksemder under Kyrkjeavdelingen)

Nr.

Vår ref

Dato

V-1N/2002

2002/4416 AØ/Ø EAn

09.01.2002

Budsjettrundskriv for 2003

Innleiing

Generelt

Budsjettrundskrivet gir retningslinjer for dei statlege verksemdenes arbeid med budsjettframlegget for 2003, både når det gjeld innhald og utforming.

Budsjettrundskrivet er eit viktig ledd i departementets arbeid med å betre budsjett- systemet og kommunikasjonen med dei statlege verksemdene. Det er ei prioritert oppgåve for departementet å tilpasse dei statlege verksemdenes budsjettprosess mest mogleg til departementets eige arbeid med statsbudsjettet, både når det gjeld prosedyrar og krav til innhald.

Arbeidet med mål- og resultatstyringa innanfor dei ulike forvaltningssektorane skal vidareførast på same måte som tidlegare. Dei opplysningane som departementet ber om i dette rundskrivet, er eit viktig grunnlag for det vidare arbeidet i departementet med dette.

Eit resultatorientert styringssystem føreset ein tett kontakt mellom departementet og dei statlege verksemdene. Verksemdene må derfor utarbeide budsjettframlegg som er utforma slik at det gir departementet det nødvendige grunnlaget for å kunne gjennomføre ein budsjettprosess som ivaretek omsynet til betre resultatstyring.

Disposisjonen av budsjettframlegget skal følgje den disposisjonen som er omtalt i dette rundskrivet, jf. pkt. 2 Budsjettframlegget for 2003.

Frist

Fristen for innsending av samla budsjettframlegg for 2003 til Kultur- og kirkedepartementet er 1. mars 2002.

Budsjettframlegget for 2003 må sendast inn i 5 eksemplar. Budsjettframlegget må også sendast inn på diskett med opplysing om kva for tekstbehandlingssystem som er nytta.

Budsjettframlegget for 2003

Kultur- og kyrkjedepartementet mottek årleg ei stor mengd budsjettframlegg som er av varierande omfang. For departementet er det viktig at budsjettframlegget er kortfatte og poengtert, der følgjande går klårt fram innleiingsvis:

  • nye tiltak med behov for auka midlar
  • behov for budsjettauke for å vidareføre eksisterande verksemd
  • spesielle tilhøve som krev ekstraordinære eingongsmidlar.

Budsjettframlegget for 2003 skal innehalde følgjande:

  • mål for verksemda
  • omtale av bemanning og eventuelle organisatoriske stillingsframlegg
  • budsjettframlegg med talbudsjett for 2002.

Verksemder som forvalter tilskottsordningar må også innarbeide omtale av dei aktuelle tilskottsordningane i budsjettframlegget.

Departementet har utarbeidd eit elektronisk skjema (excel-regneark), jf. vedlagte kopi av skjemaet " Budsjett 2003, rekneskap 2001 m.m. – statlege verksemder under Kultur- og kyrkjedepartementet". På side 8 i skjemaet er det opplyst kor på Internett skjemaet kan hentast opp og ei kort orientering om utfyllingen av skjemaet. Det ferdig utfylte skjemaet skal sendast til følgjande e-postadresse: postmottak@kkd.dep.no

Utskrift av det ferdig utfylte skjemaet må óg leggjast ved budsjettframlegget for 2003.

Mål for verksemda

Dei statlege verksemdene må gi ein omtale av dei overordna måla og resultatmåla for verksemda i budsjettframlegget for 2003.

Verksemdenes forslag til formulering av resultatmål i budsjettframlegget for 2003 vil utgjere eit viktig grunnlag for departementets formulering av mål i budsjett- proposisjonen for 2003.

Departementet viser i denne samanhengen også til tildelingsbrevet for 2002, der det er gjort greie for dei måla verksemda skal arbeide etter i 2002.

Departementet vil på denne bakgrunnen be om at verksemdene i budsjettframlegget for 2003 innarbeider både forslag til overordna mål, jf. pkt. 2.1.1, og resultatmål for 2003, jf. pkt. 2.1.2.

Overordna mål for verksemda i 2003 og dei nærmaste åra

Departementet legg til grunn at dei statlege verksemdene har utarbeidd overordna mål som ikkje vil variere mykje frå år til år. Det overordna målet skal formulerast mest mogleg dekkjande for den samla aktiviteten i verksemda, og vere i samsvar med dei rammene som er trekte opp for verksemda i lover, vedtekter, sentrale styringsdokument o.l.

Resultatmål for 2003

Forslag til dei resultatmåla som verksemda tek sikte på å nå i 2003 må formulerast så konkret som råd. Som for 2002 er det tenleg at resultatmåla blir avgrensa til verksemdas hovudarbeidsområde.

Det er viktig at resultatmåla blir formulerte slik at det i ettertid er mogleg å måle om ein har nådd dei resultata som vart sette for verksemda, t.d. ved hjelp av data for ressursbruk, produkt/produksjonar, kvalitet, service m.v.

I tilknyting til resultatmåla må det utarbeidast resultatindikatorar som kan angi graden av måloppnåing.

Resultatmål innanfor vedteken budsjettramme for 2002

Det budsjettet som er vedteke av Stortinget for 2002 dannar utgangspunktet for verksemdenes arbeid med 2003-budsjettet. Resultatmåla for 2003 må derfor basere seg på dette. Ambisjonsnivået i kvart enkelt resultatmål må ikkje setjast høgare enn den faktiske ressurstilgangen. Verksemdene må derfor gjere greie for kva for resultatmål som kan gjennomførast med dei budsjettrammene ein i dag har til disposisjon.

Departementet legg til grunn at dei statlege verksemdene gjennom omdisponering og effektivisering av noverande ressursar, kan frigjere ressursar til nye tiltak/satsingsområde i 2003 og at dette også kan nedfellast i verksemdas formulering av resultatmål for 2003.

Resultatmål som krev budsjettauke

Verksemdene må gjere særskilt greie for resultatmål som krev auka budsjettrammer i 2003-budsjettet. Ein må grunngi kvifor resultatmålet krev nye ressursar, og oppgi kor stort behovet for auka ressursar er.

Resultatmål som krev nye ressursar, vil i mange tilfelle henge saman med nye tiltak. Resultatmål og nye tiltak må derfor koplast nært saman i budsjettframlegget og nye tiltak skal omtalast spesielt, jf. pkt. 2.3.2.

Omtale av bemanning og organisatoriske stillingsframlegg

Verksemdene må leggje ved liste over alle fast tilsette med spesifikasjon av lønnstrinn og lønnsbeløp i 2003. Lønnsutgiftene skal førast opp på grunnlag av dei regulativsatsane som gjeld etter hovedtariff-forhandlingane for 2001.

Verksemdene må omtale den samla bemanningssituasjonen og om det leggjast opp til auke/reduksjon i antall årsverk i 2003. Dersom det blir fremma forslag om tiltak som det trengst nye årverk for å få gjennomført, må slike årsverk omtalast særskilt. Det må framgå av omtalen kva den enkelte stillingen skal nyttast til.

Dersom det blir gjort framlegg om omgjering/oppretting av stilling på leiarnivå, som inneber organisatoriske endringar, må det i tillegg til omtale av framlegget også utarbeidast organisasjonskart (eige vedlegg) som viser organiseringa av verksemda inklusive dei nye stillingane.

Budsjettframlegg med talbudsjett for 2003

Omtale av hovudlinjene i budsjettforslaget

Verksemdene må som innleiing til omtalen av framlegget til talbudsjett for 2003, presentere eit samandrag av budsjettframlegget der det kort blir gjort greie for korleis verksemdene vil realisere resultatmåla (jf. pkt. 2.1.2) innanfor noverande budsjett-rammer, kva for resultatmål som krev nye ressursar, hovudlinjene i framlegget og endringar i forhold til 2002.

Krav til omtale av nye tiltak

Verksemdene må leggje vekt på å gjere greie for korleis planlagte endringar og nye tiltak i 2003 vil endre ressursbehovet i høve til 2002-budsjettet.

Dei ulike forslaga til endringar og nye tiltak må omtalast særskilt og innehalde ein kort omtale av tiltaket der ein gjer greie for behovet for og målet med tiltaket, og om tiltaket kan gjennomførast ved omdisponering/effektivisering innanfor eksisterande ressursar. Ved behov for nye ressursar må det gjerast greie for kva gjennomføringa av tiltaket totalt vil koste (lønns- og driftsutgifter, utgifter til investeringar, nye stillingar) både i 2003 og 2004.

Dersom verksemda planlegg endringar/nye tiltak som treng nye ressursar i 2003, skal desse førast opp med kostnadsoverslag i eiga oppstilling i prioritert rekkefølgje.

I tilknytning til omtalen av budsjettforslaget for 2003 skal det også givast ein omtale av verksemdas planar for 2004-2005. Omtalen må utarbeidast på same måten som omtalen av budsjettframlegget for 2003, men omtalen skal vere kortfatta.

Utarbeiding av talbudsjettet for 2003

Følgjande tabeller i det elektroniske skjemaet, jf. vedlagte kopi av skjemaet "Budsjett 2003, rekneskap 2001 m.m. - statlege verksemder under Kultur- og kyrkjedepartementet" skal fyllast ut:

-

tabell 1:

Administrasjon

-

tabell 2:

Lønnsutgifter i pst. av samla driftsutgifter under post 01

-

tabell 3:

Budsjettframlegg for 2003 - utgifter

-

tabell 4:

Spesifikasjon av leigeareal og husleigeutgifter

-

tabell 5:

Budsjettframlegg for 2003 - inntekter

-

tabell 6:

Tilsegnsfullmakt i 2003 (fyllast bare ut av Utsmykkingsfondet for offentlege bygg)

-

tabell 7:

Oppsummering av budsjettframlegget for 2003 - tiltak som krev auka løyving

-

tabell 8:

Ulike aktiviteter m.m. i 2000 og 2001 (fyllast bare ut av verksemder under Kulturavdelingen)

Alle beløp som blir førte opp i talbudsjettet for 2003 skal kommenterast/grunngivast nærmare.

Verksemder som forvalter tilskottsordningar må også føre opp beløp for dei aktuelle tilskuddsordningane i tabell 3.

Statlege verksemder betaler husleige både i statlege bygg og i bygg som er leigd av privat utleigar. I tabell 4 skal derfor alle leigeavtalar førast opp uavhengig av om avtalen er/vil bli inngått med privat eller statleg utleigar.

Talbudsjettet for 2003 skal utarbeidast etter statens kontoplan, jf. tabell 3 og tabell 5. Talbudsjettet skal førast opp med tre kolonner:

-

rekneskap 2001

-

løyving 2002

-

framlegg 2003

Alle kronebeløp skal rundast av til nærmaste tusen kroner, også rekneskapstal.

Budsjettframlegget for 2003 må byggje på ein detaljert disposisjonsplan for
2002-budsjettet.

Utgifter

Lønnsutgiftene for 2003 under underpost 01-1 Lønn og godtgjering og underpost 21-12 Lønn og godtgjering, oppdrag, skal budsjetterast ut frå lønnsnivået pr 1.1.2002. Ved budsjetteringa skal ein nytte det som i lønnstabellen heiter "nettolønn", dvs. den lønna ein får når pensjonsinnskottet til Statens pensjonskasse ikkje er rekna med, jf. del II, pkt. 10.4 i Veileder i statlig budsjettarbeid, utarbeidt av Finansdepartementet.

Endring i lønnsutgiftene i 2003 ved planlagt auke/reduksjon i talet på årsverk skal førast opp i eigen rubrikk. Trygdeutgiftene førast opp med 14,1 pst. av summen under 01.11-17 og 01.19.

Dei øvrige driftsutgiftene under underpost 01-2 Varer og tenester skal utarbeidast i 2002-kroner.

Framlegget under post 21 Særskilte driftsutgifter/Store utstillingar må byggje på eit realistisk overslag over det omfanget verksemda reknar med at oppdragsaktiviteten vil få i 2003. Overslaget må sjåast i samanheng med dei oppdragsinntektene ein ventar å få under inntektskapitlet, jf. inntektspost 02.

Kommentarane til post 45 Større nyinnkjøp og vedlikehald må omtale:

-

disponering av løyvinga i 2001 og eventuell overført ubrukt løyving frå 2000

-

planlagt disponering i 2002

-

behov for 2003

Inntekter
Aktuelle inntektspostar må fyllast ut, også rekneskapstal for 2001, og kommenterast. Oppdragsinntektene under inntektspost 02 må byggje på eit realistisk overslag over det omfanget verksemda reknar med at oppdragsaktiviteten vil få i 2003.

Dei verksemdene som har andre inntekter enn oppdragsinntekter (sal, utleige o.l.) må også omtale desse.

Tilsegnsfullmakter (gjeld bare utsmykkingsfondet for offentlege bygg)
Tilsegnsfullmakter fastsett det maksimumsbeløp som ein til kvar tid kan ha ståande som tilsegn utan dekning i løyving. Når ein ber om fullmakt for ein ny termin, må ein derfor i tillegg til behovet for nye tilsegner i 2003 også rekne med kor mykje av tidlegare tilsegner som ikkje vil vere utbetalt pr. 1.1.2003. For nærmare omtale viser vi til del I, pkt. 8.2 i Veileder i statlig budsjettarbeid, utarbeidt av Finansdepartementet.

Behovet for tilsegnsfullmakt må begrunnast nærmare. Departementet treng informasjon om korleis behovet er rekna ut. Tabell 6 Tilsegnsfullmakt i 2003, jf. vedlagte kopi av det elektroniske reknearket, derfor fyllast ut.

Med helsing

Henning Gorholt e.f. ekspedisjonssjef

Einar Andersen seniorrådgjevar

Vedlegg:

Skjema: Budsjett 2003, rekneskap 2001 m.m. Statlege verksemder under Kultur- og kirkedepartementet