Jnr. 98/12110 D 006.1. HGS/BM 14.07.1999
Rundskriv G- - 61/99 6

Om journalføring og registrering i kompis kif

§ 1

Instruksen gjelder kriminalomsorg i frihet sin journalføring i Kompis-kif og manuelle journaler i forbindelse med gjennomføringen av tilsyn, samfunnstjeneste og personundersøkelser. Instruksen gjelder også, så langt den passer, for sosialtjeneste i anstalt og øvrig registrering av opplysninger i Kompis-kif.

§ 2

Kontorsjefen er ansvarlig for at journalen føres i tråd med denne instruksen.

§ 3

Kriminalomsorg i frihet står for gjennomføringen av strafferettslige tiltak. En kronologisk hendelsesjournal er en forutsetning for en forsvarlig gjennomføring av de strafferettslige tiltakene. Formålet med journalen er å beskrive den konkrete gjennomføringen av friomsorgens oppgaver, slik at man har en skriftlig oversikt over handlinger som friomsorgen har foretatt og avtaler de har inngått. I tillegg skal den sikre at andre saksbehandlere effektivt kan sette seg inn i saken når dette er nødvendig.

§ 4

Kriminalomsorg i frihet skal gjøre klienten kjent med retten til innsyn i journalen, og øvrige opplysninger i Kompis-kif, etter personregisterloven § 7 første og andre ledd.

§ 5

Kriminalomsorg i frihet skal benytte journalen i Kompis-kif. Hvis det unntaksvis er nødvendig å opprette en manuell journal skal hvert ark i journalen være nummerert og inneholde klientens navn, fødselsnummer, tilsynsnummer og dato. Hver gang noen noterer i journalen skal det gå tydelig fram når det er skrevet (dag/mnd/år) og hvem som har skrevet notat. Manuelle registreringer skal overføres Kompis-kif så snart som mulig. De manuelle registreringer skal deretter makuleres. Dobbel journalføring skal ikke forekomme.

Klienten skal omtales med fullt navn, etternavn, initialer eller som "klient".

§ 6

Journalen skal føres på en slik måte at klienten eller dennes fullmektig til enhver tid kan få innsyn i den. Opplysningen må være fullstendige og korrekte. All kontakt med klienten skal føres inn, inkludert telefonsamtaler og opplysninger om eventuelle brutte avtaler. Mottatte eller utsendte brev samt dokumenter skal føres inn i sakens

dokumentliste. Når det gis personopplysninger som skal være unntatt fra den alminnelige innsynsrett, skal det tydelig anmerkes at disse opplysningene skal unntas etter personregisterloven § 7 (sml forvaltningsloven §§ 18 eller 19).

§ 7

Det må alltid fremgå av journalen hvem som er kilden for opplysninger som blir gitt. Navngitte personer har rett til innsyn i det som angår dem selv i journalen.

§ 8

I den grad det er behov for å føre inn vurderinger i journalen skal det gå tydelig fram hvem sin vurdering dette er.

§ 9

Journalen skal skrives fortløpende og skal så langt mulig være a jour før saksbehandler forlater arbeidsstedet for dagen. Når saken er sluttført skal saksbehandler gi en kort oppsummering av gjennomføringen.

§ 10

Journalen skal behandles på en slik måte at den ikke kan leses av uvedkommende. Dette gjelder både skjermbildet og utskrift av journalen. Når utskrift av journalen ikke er i bruk skal den oppbevares nedlåst i et sentralt arkiv ved kontoret.

§ 11

Det som ovenfor fremkommer om journalen gjelder tilsvarende, så langt det passer, for andre rapporter med klientopplysninger, f. eks. timelistene i samfunnstjenestesaker. Det presiseres at klientens innsynsrett også omfatter rapporter med klientopplysninger.

§ 12

I øvrige merknadsfelter/fritekstfelter i Kompis-kif skal det kun skrives opplysninger som har til formål å forenkle saksbehandlingen. Opplysninger som har betydning for avgjørelser i saken skal ikke skrives i merknadsfelt/fritekstfelt. Klienten har innsynsrett også i disse felt.

§ 13

Denne instruks trer i kraft straks og avløser rundskriv G 115/95 om journalføring.

Erik Lund-Isaksen e.f.
ekspedisjonssjef

Jan-Erik Sandlie
underdirektør