Høring - prøveordning med elektronisk kommunikasjon og endring i forskrift om postforkynning

Status: Ferdigbehandlet

Høringsfrist: 15.09.2011

Vår ref.: 201104681/MKJ

HØRING: FORSLAG TIL NY FORSKRIFT OM PRØVEORDNING MED
ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON MED DOMSTOLENE OG FORSLAG OM
ENDRINGER I FORSKRIFT OM POSTFORKYNNING

1. Innledning

Justisdepartementet sender på høring forslag til ny forskrift om prøveordning med

elektronisk kommunikasjon med domstolene, samt forslag til endringer i forskrift 11.

oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning (postforkynningsforskriften) for å tilpasse

denne forskriften til prøveordningen.

Vi ber om høringsuttalelser innen 15. september 2011. Uttalelser bes sendt per

post til Justis- og politidepartementet, Sivilavdelingen, Postboks 8005 Dep., 0030 Oslo.

Vi ber høringsinstansene vurdere om forslaget bør forelegges underliggende etater

eller andre som ikke står på adressatlisten.

2. Bakgrunn og rettslig grunnlag

Forslaget til forskrift om elektronisk kommunikasjon med domstolene gjelder for sivile

saker og behandling av salærkrav. Dagens kommunikasjon med innsending av

dokumenter i slike saker er fullt ut papirbasert. Bakgrunnen for forslaget er primært

det tidsmessige og økonomiske gevinstpotensialet som er forbundet med en overgang

til elektronisk kommunikasjon. Innføringen av elektronisk kommunikasjon vil også

kunne bidra til å heve sikkerheten ved dokumentutveksling ved at omfanget av usikret

e-postutveksling reduseres.

Domstolloven § 197a gir hjemmel for å gi forskrifter om elektronisk kommunikasjon til

og fra domstolene:

”Kongen kan ved forskrift bestemme at kommunikasjon med domstolene som etter

loven skal skje skriftlig, også kan skje elektronisk.

Kongen kan ved forskrift gjøre unntak fra lovbestemte krav til skriftlig kommunikasjon

med domstolene når kommunikasjonen skjer elektronisk.

Kongen kan ved forskrift gi nærmere regler om elektronisk kommunikasjon med

domstolene, herunder regler om signering, autentisering, integritet og konfidensialitet

og regler som stiller krav til produkter, tjenester og standarder som er nødvendige for

slik kommunikasjon.”

Domstolloven § 197a ble vedtatt ved lov 25. april 2003 nr. 24 om endringer i

rettergangslovgivningen mv. (elektronisk kommunikasjon med domstolene mv.) og ble

satt i kraft 28. oktober 2005. Forarbeidene til loven er Ot.prp. nr. 8 (2002-2003) og Innst.

O. nr. 57 (2002-2003).

Domstolloven § 197a ble vedtatt som et ledd i tilretteleggingen for elektronisk

kommunikasjon med domstolene. Regelen fjerner de rettslige hindringene for

elektronisk kommunikasjon og har til hensikt å sikre teknologinøytralitet i den

skriftlige kommunikasjonen med domstolene. Den nærmere reguleringen av

elektronisk kommunikasjon forutsettes gitt i forskrifts form.

I forarbeidene til tvisteloven foreslo Tvistemålsutvalget en regel i sitt lovforslag

§ 16-3 om at advokater må sende prosesskriv elektronisk (NOU:32). I Ot.prp. nr. 51

(2004-2005) fulgte ikke Justisdepartementet opp forslaget til pliktig elektronisk

innsending av dokumenter for advokater. Departementet ønsket isteden å følge opp

ønskene fra flere høringsinstanser om først å legge til rette for et prøveprosjekt.

Fra Ot.prp. nr. 51 (2004-2005) s. 229 hitsettes:

”Departementet er i utgangspunktet enig med Advokatforeningen, Oslo tingrett og

Asker og Bærum tingrett i at det kan være hensiktsmessig å iverksette et prøveprosjekt

for elektronisk samhandling mv. Et slikt prøveprosjekt bør klarlegge hvilke krav som

bør stilles overfor advokater og domstoler for å sikre at de vil operere med

brukervennlige, betryggende og driftssikre løsninger. Prøveprosjektet kan også omfatte

elektronisk undertegning og forkynning av rettsavgjørelser mv., samt bruk av

elektronisk rettsbok. Det bør imidlertid være en målsetting at et elektronisk

saksbehandlingssystem gir så store fordeler at advokater tar i bruk systemet uten et

lovfestet påbud om dette. Prøveprosjektet må også ha som mål at selvprosederende

parter lett skal kunne dra nytte av systemet. Departementet vil vurdere i samråd med

Domstoladministrasjonen et mulig pilotprosjekt og hvordan en mest hensiktsmessig

kan innføre elektronisk samhandling mellom advokater og domstoler.”

Domstoladministrasjonen har etter vedtakelsen av tvisteloven gjennomført en

mulighetsstudie for elektronisk samhandling mellom domstol og aktører i sivile saker

og en forstudie for elektronisk behandling av salærkrav. Arbeidet med å realisere

løsningene innenfor disse to områdene er planlagt testet ut i et prøveprosjekt i et utvalg

domstoler med oppstart høsten 2011.

I prøveprosjektet er den elektroniske kommunikasjonen begrenset til å gjelde

dokumentutveksling i sivile saker samt inngivelse av salærkrav. Både med tanke på

utviklingen av de tekniske løsningene og av hensyn til den praktiske gjennomføringen

av prosjektet er det viktig ikke å favne for bredt i prøveperioden. Samtidig er det

avgjørende at antall saker og bredden innenfor den enkelte sakstype gir et godt

erfaringsgrunnlag ift. utprøvingen av elektronisk kommunikasjon.

En forutsetning for gjennomføringen av prøveprosjektet er at det blir vedtatt en forskrift

om elektronisk kommunikasjon i medhold av domstolloven § 197a. Forskriften om

prøveordning med elektronisk kommunikasjon vil regulere den elektroniske

kommunikasjonen med domstolene i prøveperioden. Etter prøveperiodens utløp vil

formodentlig forskriften erstattes av en permanent forskrift på området. De erfaringene

man gjør seg i løpet av prøveprosjektet vil utgjøre et viktig grunnlag for den videre

reguleringen av elektronisk kommunikasjon med domstolene.

Kompetansen til å gi forskrift etter domstolloven § 197a er gitt til Kongen, men det tas

sikte på delegering av forskriftskompetansen til departementet.

I medhold av tvangsfullbyrdelsesloven § 2-13, jf. domstolloven § 197a er det vedtatt

forskrift om elektronisk kommunikasjon med namsmannen i saker om

tvangsfullbyrdelse og i saker for forliksrådet. I disse sakene skal dokumenter sendes

inn pr. e-post, mens forslaget i denne høringen bygger på en portalløsning på internett

hvor dokumenter leveres inn og gjøres tilgjengelig for de aktuelle brukerne. Løsningen

skal prøves ut i utvalgte domstoler i førsteinstans og andreinstans. Under

utprøvingsprosjektet skal det skje en løpende vurdering av funksjonaliteten i

aktørportalen, av saksbehandlingssystemet Lovisa og av hvordan elektronisk

samhandling påvirker rutinene i domstolene. De erfaringene som gjøres under

utprøvingsprosjektet skal evalueres, og inngå i en sluttrapport. Rapporten skal også

inneholde forslag til innføring av en permanent og landsdekkende ordning.

2. Økonomiske og administrative konsekvenser

2.1 Virkninger av elektronisk utveksling av dokumenter i sivile saker

Det er i dag ingen elektronisk samhandling mellom domstolene og advokater. Normalt

sendes prosesskriv, forkynning, meddelelse om frister mv. som brev i posten. I

unntakstilfeller sendes saksrelaterte dokumenter som vedlegg til usikret e-post.

Domstolenes elektroniske saksbehandlingssystem Lovisa er ikke tilrettelagt for å motta

og arkivere elektroniske dokumenter fra advokater. Disse dokumentene skrives ut og

sendes i posten til advokatene. Lovisa har toveis elektronisk utveksling av dokumenter

mv. med enkelte offentlige virksomheter og registre.

Det avsluttes om lag 16.000 sivile saker årlig i domstolene. Domstolene bruker en ikke

ubetydelig del av sin totale tid til registrering, saksforberedelse og beramming for

denne typen saker. Det forutsettes at det er innenfor disse områdene det vil skje en

generell effektivisering ved innføring av elektronisk samhandling.

Vi forventer at elektronisk utveksling av dokumenter vil gi gevinster for både advokater

og domstolene. Dette gjelder kvantitative gevinster som redusert ressursbehov og

besparelser i enkelte driftsutgifter som porto, kopiering, blanketter mv. Mulige

kvalitative virkninger kan blant annet være redusert søketid etter informasjon, kortere

saksbehandlingstid, standardisering av prosesser, lik saksbehandling, endringer i

intern organisering og arbeidsoppgaver mv.

Effekten av elektronisk samhandling vil være avhengig av i hvilken grad løsningene blir

anvendt av advokatene, og organiseringen av arbeidsoppgavene i domstolene.

Mulighetene til å realisere gevinster i domstolene vil også være avhengig av

domstolens størrelse.

2.2 Virkninger av elektronisk innlevering av salærkrav i sivile- og straffesaker

Advokater, sakkyndige og tolker utarbeider salærkrav på blankett GA 3024B, fastsatt av

Justisdepartementet. Salær honoreres i tre segmenter; etter stykkpris, utvidelse av

stykkpris eller etter medgått tid. Salærkrav sendes normalt i posten til domstolen, eller

leveres ved oppmøte i domstolen. Salærkravet saksbehandles manuelt i domstolen, før

det videresendes i posten til domstolenes sentrale fakturamottak for regnskapsføring

og utbetaling.

Informasjonskravet i blankett GA 3024B for innsendelse av salærkrav er omfattende.

Avhengig av hvilken type sak det gjelder, er det ulike opplysninger som føres inn i

oppgaven, og oppgavens innhold/omfang vil variere i størrelse. Det antas at elektronisk

innsendelse av salærkrav kan gi besparelser for de salærberettigede, særlig når det

gjelder tidsbruken.

Det leveres og saksbehandles om lag 60 000 salærkrav årlig i domstolene. Det antas å

være potensial for betydelige reduksjoner i aktiv og passiv saksbehandlingstid i

domstolen ved en elektronisk løsning. I tillegg kommer mer kvalitative effekter som

bedret service, standardisering av salærkrav og lik saksbehandling av salærkrav, mer

effektive kontroller av salærkrav, raskere utbetalinger mv. Det er i dag ingen kobling

mellom saksstatistikk i domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa, og utbetalte

salærkrav i de ulike sakskategoriene. En elektronisk løsning vil gi bedre

statistikkgrunnlag med kobling mellom utbetalinger og saksstatistikk.

2.3 Utgiftene ved innføring og drift

Prosjektet antas å ville ha en positiv gevinst- og nyttevirkning, selv om totalkostnaden

ved en endelig innføring av systemet for elektronisk samhandling (heretter kalt

ELSAM) vil være omfattende.

Investeringskostnadene ved ELSAM vil blant annet omfatte utvikling av selve

aktørportalen med elektroniske skjema mv. for advokatene. Det må gjøres tilpasninger i

Lovisa, eksempelvis tilgjengeliggjøring av data til aktørportalen og mottak av

elektroniske dokumenter fra advokater. Implementeringskostnader til ny hardware

(servere, PCer, skjermer, mv.), installasjon, systemintegrasjon og opplæring.

Driftskostnader må påregnes til lisenser, systemvedlikehold, support mv.

Investeringskostnadene knyttet til første versjon av ELSAM er estimert til 11.000.000,-

kroner. Dette er dekket innenfor Domstoladministrasjonens budsjett.

3. Merknader til forskriftsutkastene

3.1 Merknader til utkastet til forskrift om prøveordning med elektronisk

kommunikasjon med domstolene

Til § 1 Formål

Forskriften gir regler for en prøveordning med elektronisk kommunikasjon med

domstolene i sivile saker samt elektronisk behandling av salærkrav.

Forskriften skal legge til rette for en sikker, enkel og effektiv elektronisk

kommunikasjon mellom domstolen og brukerne.

Til § 2 Saklig virkeområde

Den elektroniske kommunikasjonen er begrenset til å gjelde de alminnelige domstoler.

Foruten framsettelse av salærkrav som kan inngis elektronisk både i straffesaker og i

sivile saker, er prøveprosjektet begrenset til å omfatte dokumentutveksling og

kommunikasjon i sivile saker.

Til § 3 Stedlig virkeområde

Elektronisk kommunikasjon vil bli utprøvd i et begrenset antall domstoler. De

domstoler som nevnes i bestemmelsens første ledd omfattes av prøveordningens

innledende fase (fase I). I fase II utvides forsøksprosjektet til også å omfatte de

domstoler som nevnes i annet ledd.

Det er lagt til Domstoladministrasjonen å beslutte tidspunkt for oppstart, utvidelse og

avslutning. Disse tidspunktene er ikke fastsatt på forhånd idet de vil avhenge av

utvikling av tekniske løsninger og de erfaringer man gjør seg underveis i

prøveprosjektet.

Ankeinstansene som omfattes av prøveprosjektet kan gjennomføre elektronisk

kommunikasjon ved ankebehandlingen av sivile saker som har vært undergitt

elektronisk behandling i tingretten.

En salærberettiget som skal framsette salærkrav mot det offentlige overfor en domstol

som omfattes av forskriften, kan fremsette kravet elektronisk uavhengig av om den sak

kravet refererer seg til har vært undergitt elektronisk behandling.

Til § 4 Registrerte brukere

Bestemmelsen regulerer hvem som kan være brukere av nettportalen, og følgelig hvem

som kan kommunisere elektronisk med domstolen. Den enkelte bruker får tilgang til

nettportalen ved å fylle ut et elektronisk registreringsskjema, hvor vedkommende blant

annet må opplyse hva slags rolle han har.

Ved utfylling av det elektroniske registreringsskjemaet godtar brukeren vilkårene for

bruk av nettportalen. Vilkårene for bruk skal være tilgjengelige på internettsiden hvor

registreringen skjer.

Ved registrering i nettportalen forplikter brukeren seg dessuten til så langt det er mulig

å kommunisere elektronisk med domstolene. Dagens lovverk gir ikke hjemmel for å

pålegge brukerne en plikt til elektronisk kommunikasjon med domstolene. Når dette

tas inn som et vilkår for bruk av nettportalen, vil imidlertid den enkelte bruker som

registrerer seg påta seg plikten på avtalegrunnlag. Plikten til elektronisk

kommunikasjon, gjelder så lenge man er registrert som bruker, men bortfaller dersom

vedkommende ikke lenger ønsker å være registrert bruker av nettportalen.

En advokat som opptrer som prosessfullmektig i en sivil sak kan registrere seg som

bruker av nettportalen, jf. § 4 første ledd bokstav a. Registrering etter dette alternativet

gjelder for alle saker og domstoler som omfattes av forskriften. Dette innebærer at

advokaten må akseptere at domstolen benytter elektronisk kommunikasjon overfor

ham i saker hvor han ikke selv allerede har benyttet elektronisk kommunikasjon, blant

annet slik at stevning i en ny sivil sak kan forkynnes elektronisk for ham. Registrering

etter dette alternativet innebærer også at vedkommende kan inngi salærkrav

elektronisk i alle saker som omfattes av forskriften.

En salærberettiget som skal framsette salærkrav mot det offentlige overfor en domstol

som omfattes av forskriften kan dessuten registrere seg som bruker i nettportalen, jf. §

4 første ledd bokstav b. Bestemmelsen gjelder både straffesaker og sivile saker.

Bestemmelsen omfatter dessuten både advokater, sakkyndige, tolker og andre aktører

som kan ha krav på salær fra det offentlige. Når brukeren først er registrert, kan

vedkommende inngi salærkrav elektronisk i alle saker som omfattes av forskriften.

Etter § 4 første ledd bokstav c. kan også rettsoppnevnte sakkyndige, meddommer, tolk

eller annen som har rolle i en sivil sak registrere seg som bruker. Dette innebærer at

aktøren får tilgang til de elektroniske dokumentene i saken.

Også selvprosederende parter i sivile saker kan registrere seg som brukere i

nettportalen, jf. § 4 første ledd bokstav d. Vedtakelsen av tvisteloven har medført at

antallet selvprosederende parter har økt. Etter hvert kan også elektronisk

kommunikasjon med domstolen bli aktuelt på andre områder hvor andelen

selvprosederende parter er stor, for eksempel innen jordskifte. På denne bakgrunn har

man funnet det prinsipielt riktig å inkludere også selvprosederende parter. I tillegg

ønsker man å prøve ut nettportalløsningen også i forhold til ikke-profesjonelle parter.

Når det gjelder rettsoppnevnte sakkyndige mv. etter § 4 første ledd bokstav c og

selvprosederende parter etter § 4 første ledd bokstav d, foreslår departementet at

registreringen bare skal gjelde for den enkelte sak registreringen gjelder. Bakgrunnen

for dette er at slike aktører normalt vil være involvert i et lite antall saker, og det vil

derfor være risiko for feil og forsømmelser dersom domstolen skulle bruke elektronisk

kommunikasjon i en ny sak hvor aktøren selv ikke allerede har brukt elektronisk

kommunikasjon. En selvprosederende part kan ønske å kommunisere elektronisk med

domstolen i en sak, men dette betyr ikke nødvendigvis at domstolen bør ha anledning

til eksempelvis å forkynne stevning i en ny sak elektronisk for ham.

Det er etter departementets oppfatning ikke hensiktsmessig å forskriftsfeste en absolutt

plikt til bruk av elektronisk kommunikasjon nå. Man har derfor tatt inn forbeholdet ”så

langt det er mulig” i forskriften § 4 annet ledd annet punktum. Formuleringen

innebærer blant annet at brukeren ikke er forpliktet til å bruke elektronisk

kommunikasjon med retten dersom det er upraktisk å få digitalisert de dokumentene

som skal sendes inn, eksempelvis vedlegg til et prosesskriv.

Et annet argument mot å gjøre plikten til elektronisk kommunikasjon absolutt, er

forholdet mellom brukeren og vedkommendes klient. En del klienter kan av ulike

grunner tenkes å ha motforestillinger mot at kommunikasjonen med domstolen skjer

elektronisk. Det vil være brukerens ansvar å avklare om klienten aksepterer elektronisk

kommunikasjon. I de tilfellene hvor klienten ikke samtykker i at prosessfullmektigen

kommuniserer elektronisk med domstolen vil prosessfullmektigen være fritatt for

plikten etter forskriftens § 4 annet ledd annet punktum.

Til § 5 Portalmedhjelper

Denne bestemmelsen åpner for at visse brukere kan benytte portalmedhjelpere. Det er

de profesjonelle brukerne som har en slik anledning, jf. henvisningen til § 4 første ledd

bokstav a og b. Ordningen omfatter brukere som er registrert i egenskap av

prosessfullmektiger i sivile saker eller salærberettigede, i praksis vil dette først og

fremst være advokater. Disse brukerne vil kunne ha et større antall saker og

dokumenter hvor det kommuniseres elektronisk, og vil derfor kunne ha behov for å

delegere oppgaver.

Som portalmedhjelper kan brukeren benytte medarbeidere ved samme kontor. I

praksis vil det være andre advokater, advokatfullmektiger, advokatassistenter eller

sekretærer som har denne rollen. Ved å kreve at portalmedhjelperen arbeider ved

samme kontor som brukeren, sikrer man at brukeren kan kontrollere

portalmedhjelperens arbeid.

Portalmedhjelperen skal kunne utføre praktiske saksbehandlingsoppgaver i

nettportalen på vegne av brukeren. Alle disposisjoner som foretas av

portalmedhjelperen skjer på vegne av brukeren, og brukeren hefter for alle

disposisjoner og handlinger portalmedhjelperen foretar. Det er den registrerte

brukeren som skal beslutte prosesshandlinger og øvrige disposisjoner som skal foretas,

portalmedhjelperen skal kun bistå i den praktiske databehandlingen.

Den registrerte brukeren skal kunne regulere en portalmedhjelpers tilganger og

rettigheter i nettportalen. Den registrerte brukeren må aktivt knytte en

portalmedhjelper til en bestemt sak for at portalmedhjelperen skal få tilgang til saken.

Portalmedhjelperen kan dessuten gis en generell vikarrolle for den registerte brukeren,

noe som kan være praktisk dersom brukeren er fraværende.

Til § 6 Nettportal for elektronisk innlevering og mottak av dokumenter

All elektronisk kommunikasjon som omfattes av prøveprosjektet foregår gjennom en

nettportal. Registrerte brukere og portalmedhjelpere gis tilgang til tjenestene i portalen

ved pålogging på domstolenes internettsider (domstol.no). All dokumentoversendelse

fra brukerne til domstolen formidles via portalen, som igjen overfører dokumentene til

domstolenes saksbehandlingssystemer for arkivering og behandling.

Saksinformasjon, dokumentliste og saksdokumenter i verserende saker skal være

tilgjengelig for brukeren på portalen.

Portalen vil være en formidlingstjeneste som legger til rette for signering og innlevering

av dokumenter, men saksdokumenter vil ikke lagres i portalen utover det som er

nødvendig for å ferdigstille en innsending.

Arkivførte dokumenter knyttet til saken gjøres tilgjengelig via portalen for brukere som

har en rolle i saken, eksempelvis som prosessfullmektig. De arkivførte dokumentene

gjøres tilgjengelig fra domstolenes saksbehandlingssystem og lagres ikke i portalen.

Portalen skal ha høy grad av oppetid og tilgjengelighet. I perioder hvor

saksbehandlingssystemene er utilgjengelig på grunn av vedlikehold eller andre forhold

vil saksinformasjon og dokumenter ikke være tilgjengelig i portalen. Portalen skal

likevel være tilgjengelig for å kunne levere dokumenter, avbryte frister med videre.

Til § 7 Elektronisk innlevering av dokumenter til retten

Alle saksdokument og vedlegg i sivile saker kan oversendes elektronisk via

nettportalen.

Salærkrav kan leveres elektronisk til domstolen i både straffesaker og sivile saker. Både

advokater, sakkyndige, tolker og andre aktører som kan ha krav på salær fra det

offentlige ihht. salærforskriften av 3. desember 1997 nr. 1441. Salærkravet inngis

elektronisk ved utfylling av det elektroniske skjemaet som er tilgjengelig på

nettportalen. Skjemaet er en elektronisk versjon av salærskjemaet fastsatt av

Justisdepartementet.

Til § 8 Bekreftelse på at dokumentet er mottatt

Ved elektronisk innlevering av dokumenter i nettportalen skal avsenderen motta en

bekreftelse på at dokumentet er mottatt. Mottatt melding tjener som bevis for at

dokumentet er oversendt og manglende melding gir foranledning til å undersøke

nærmere hvorvidt dokumentet faktisk er mottatt.

Til § 9 Fristavbrudd

Etter § 9 er tidspunktet for innlevering i portalen avgjørende for når en prosessuell frist

er avbrutt.

Ihht. domstolloven § 146 annet ledd, siste punktum avbrytes fristen ved elektronisk

kommunikasjon ved avsendelse til riktig “elektronisk adresse”. Det er ikke noen

definisjon av begrepet “elektronisk adresse” i bestemmelsen eller i forarbeidene

(Ot.prp. nr 8 (2002-2003)). I prøveprosjektet om elektronisk kommunikasjon med

domstolene foregår kommunikasjonen via en nettportal. Departementet legger til grunn

at en nettportal faller inn under begrepet “elektronisk adresse”. Det vises til FOR 2004-

06-25 nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen

(eForvaltningsforskriften) § 3 første ledd bokstav b hvor det heter at “Med elektronisk

adresse menes for eksempel en adresse til et nettsted, en e-postadresse, et nummer til

en SMS-tjeneste eller lignende.” Departementet antar den den samme definisjonen kan

brukes for domstolsloven § 146. Nettportalen etter prøveforskriften her er et

“nettsted… eller lignende”.

Fristavbrytelse skjer når dokumentet er sendt i nettportalen. I praksis skjer altså dette i

det man ferdigstiller arbeidet med dokumentet og foretar endelig innlevering i portalen.

Ved mottakelsen av dokumentet i portalen sendes det automatisk en bekreftelse til

avsender om at dokumentet er mottatt, jf. § 8.

Transportrisikoen for at skriftet ikke kommer fram til portalen vil påhvile avsenderen,

med mindre denne innen nærmere angitte frister gjentar rettergangsskrittet, jf. dstl. §

146 tredje ledd. Ved elektronisk kommunikasjon gjelder det egne frister for avsenderen

til å gjenta en mislykket oversendelse, jf. dstl. § 146 tredje ledd, siste punktum.

Muligheten for å avhjelpe manglende fristavbrytelse i de tilfeller oversendelsen

mislykkes, antas å få liten praktisk betydning ved elektronisk kommunikasjon med

domstolene. Gjennom kvitteringsordningen for bekreftelse av mottak av dokumenter i

portalen, vil avsenderen umiddelbart kunne konstatere om oversendelsen er mottatt –

og eventuelt foreta en ny oversendelse, enten elektronisk eller per post, innen fristens

utløp.

For øvrig bemerkes at de øvrige regler for frister, for eksempel beregningen av disse

og oppreisning for fristforsømmelse, også vil gjelde ved bruk av elektronisk

kommunikasjon.

Til § 10 Elektronisk kommunikasjon fra retten til brukeren

I § 10 er det åpnet for at all kommunikasjon og dokumentoversendelse fra retten til

godkjente brukere av nettportalen kan foregå elektronisk. Både forkynnelser og

meddelelser kan skje i elektronisk form.

I forarbeidene til domstolloven § 197 a er det uttrykkelig uttalt at denne bestemmelsen

åpner for at det kan gis forskrifter om elektronisk forkynnelse og meddelelse etter

domstolloven § 163 a (postforkynnelse), § 179 (underhåndsforkynnelse) og § 186

(andre meddelelser), jf. Ot.prp. nr. 8 (2002-2003) punkt 5.7.

I denne prøveforskriften legges det opp til at det er reglene om postforkynning som

følges, jf. dstl. § 163 a. for forkynnelser.

Alle brukere som inngår i prøveprosjektet har ifm. med registrering etter forskriftens

§ 4 samtykket til elektronisk samhandling. Det har i denne forbindelse blitt særskilt

informert om innholdet i den elektroniske samhandlingen, og brukerne har eksplisitt

godkjent elektronisk forkynnelse. Advokatbrukeren har i utgangspunktet samtykket til

å kommunisere elektronisk i alle sivile saker vedkommende har for de domstoler som

omfattes av prøveprosjektet. Selvprosederende parter må samtykke til elektronisk

samhandling i den enkelte sak.

Å åpne for at det dokument som skal forkynnes gjøres tilgjengelig for registrerte

brukere i en nettportal hvor vedkommende har tilgang til ”sine” verserende saker, gir

større grad av sikkerhet for at dokumentet ikke kommer på avveie enn hva tilfellet er

ved tradisjonell postforsendelse. Ved elektronisk forkynnelse vil det være sikret

notoritet omkring tidspunktet for tilgjengeliggjøringen i portalen, tidspunktet for

oversendelsen av varselet og tidspunktet for åpningen av det aktuelle dokument.

Ihht. dstl. § 160 må det dokument som skal forkynnes foreligge skriftlig, være

underskrevet og datert. Kravet til at dokumentet må være undertegnet innebærer ikke

at underskriften må fremgå av den avskriften adressaten mottar. Så lenge en

rettsavgjørelse foreligger i underskrevet form i domstolen, er det ikke et vilkår at

underskriften fremgår av den bekreftede avskriften av avgjørelsen.

Ihht dstl. § 162 må alle eksemplarer av det dokument som skal forkynnes være utstyrt

med en bevitnelse fra offentlig tjenestemann om at den er riktig. I praksis gjøres dette i

dag ved at saksbehandler bekrefter riktigheten ved å stemple og signere det

angjeldende dokument.

Regelen er utformet i en tid da mangfoldiggjøringen av et dokument fordret avskrift, og

kravet til bevitnelse må forstås på denne bakgrunn. Regelen er ikke videre praktisk

med dagens kopimuligheter. Til tross for lovens ordlyd er det i dag utbredt å forkynne

kopier uten en slik bevitnelse.

Domstolloven § 162 gjelder ikke ved elektronisk forkynnelse, forskriftens § 10, tredje

ledd, jf domstolloven § 197a annet ledd.

Ved slik elektronisk forkynning en baserer seg på her, vil sikkerheten for at det

dokument som forkynnes er en kopi av originaldokumentet, være ivaretatt ved at

forkynningen foregår nettopp ved å gi brukeren tilgang til den elektroniske

dokumentliste hvor det endelige/originale dokumentet er lagret. Når dokumentet er

ferdigstilt, underskrevet og utskrift tatt til papirarkivet, overføres dokumentet til denne

dokumentlista hvor det er låst for ytterligere redigering. Ved å gi brukeren direkte

tilgang til det angjeldende dokument anses sikkerheten for dokumentets riktighet

betryggende ivaretatt.

De regler som i dag gjelder ved ferie, sykdom og annet fravær vil gjelde tilsvarende ved

bruk av elektronisk forkynning.

Til § 11 Varsel om nye dokumenter

Brukeren skal motta varsel når et dokument forkynnes og når et dokument det er

forbundet frister med, tilgjengeliggjøres i nettportalen. Varsel sendes bl.a. ved

forkynnelse av stevning med pålegg om tilsvar, innkalling til rettsmøter og forkynning

av rettsavgjørelser. Selv om et dokument ikke krever forkynnelse, sendes det ut varsel

ved tilgjengeliggjøringen av prosesskriv og brev fra retten i de tilfeller det er knyttet

frister til oversendelsen. Dokumenter som kun oversendes til orientering og uten frister

for kommentarer, varsles ikke særskilt.

Varsel om alle nye dokumenter i saker vil lett medføre at brukeren ”drukner” i varsler

om nye innkomne dokumenter. Ved å forbeholde varslene til tilgjengeliggjøringen av

de dokument av særlig betydning, antas varslene å utgjøre et mer håndterbart omfang

og bedre fylle sin funksjon som en særskilt oppfordring om å gjøre seg kjent med

innholdet i det angjeldende dokument.

En bruker har en generell forpliktelse til å holde seg oppdatert om endringer i portalen.

Det utsendte varselet vil fungere som en ekstra påminnelse og en direkte oppfordring

til å gjøre seg kjent med innholdet i et nytt tilgjengeliggjort dokument.

Varselet skal sendes til den elektroniske adresse brukeren har oppgitt til formålet.

Med elektronisk adresse menes for eksempel en adresse til et nettsted, en epostadresse,

et nummer til en SMS-tjeneste eller lignende. Det legges her til grunn den

definisjon som er gitt i forskrift av 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon

med og i forvaltningen § 3 første ledd bokstav b.

Til § 12 Krav til elektronisk signatur

Første ledd bestemmer at elektronisk signering på nettportalen erstatter fysisk

underskrift ved innsending av dokumenter i nettportalen. Dette er nødvendig for at

nettportalen skal fungere effektivt som kommunikasjonsmiddel med domstolen, og er

en forutsetning for at elektronisk kommunikasjon etter den foreslåtte modellen skal

fungere.

Bestemmelsens andre ledd gir regler om signeringsordningen. Forskriftsutkastet

legger opp til at nettportalen i første omgang skal baseres på en egenutviklet

signeringsordning.

Det er vurdert å stille tilsvarende krav til elektronisk signatur som i forskrift 21.

november 2005 nr. 1296 om frivillige selvdeklarasjonsordninger. På det tidspunkt hvor

pilotløsningen utvikles, har felles infrastruktur for bruk av elektronisk ID (eID) i

offentlig sektor (ID-porten) ennå ikke funksjoner for elektronisk signatur. Et krav om at

portalløsningen skal bygge på en løsning som oppfyller kravene i forskrift om frivillige

selvdeklarasjonsordninger, vil derfor innebære en betydelig utsettelse av

prøveprosjektet. Forslaget til signaturordning i forskriften bygger derfor ikke på denne

ordningen.

E-signaturloven § 6 fastsetter at kvalifiserte elektroniske signaturer under gitte

forutsetninger skal ha samme rettsvirkning som signaturer på papir. Loven stiller ikke

krav til at en må bruke kvalifisert elektronisk signatur for at en elektronisk signatur kan

få rettsvirkninger. Utviklingen av domstolens portalløsning legger opp til en løsning for

elektronisk signatur som gir tilstrekkelig sikkerhet til å gi rettsvirkning for

oversendelse av elektroniske dokumenter til domstolene.

Dette sikres for det første ved at autentisering mot portalen gjøres med

autentiseringsmekanismer som tilfredsstiller kravene i forskrift om frivillige

selvdeklarasjonsordninger for nivå ”person-høyt”, jf. den nevnte forskriften § 3. For det

andre skal portalen loggføre hvem som signerer dokumentet og tidspunkt for

signaturen. For det tredje skal dokumentet ved hjelp av mekanismer for

integritetsbeskyttelse sikres mot senere endringer.

Slik forskriften er formulert, kan eID gjennom ID-portalen tas i bruk uten

regelendringer når denne ordningen blir tilgjengelig.

Det fremgår avslutningsvis av bestemmelsens at nettportalen skal sikre at det i ettertid

ikke er mulig å benekte at dokumentet er sendt, såkalt ikke-benekting.

Til § 13 Informasjonssikkerhet

Forskriftens § 13 gir bestemmelser om informasjonssikkerhet i nettportalløsningen.

Bestemmelsen pålegger Domstoladministrasjonen plikt til gjennom planmessig og

systematisk arbeid å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til

konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Personopplysningsloven med forskrift gjelder ikke for saker som behandles eller

avgjøres i medhold av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven

og tvangsfullbyrdelsesloven mv.), jfr. personopplysningsforskriften § 1-3.

Rettspleielovene stiller ikke krav til informasjonssikkerhet utover

taushetspliktbestemmelsene, og det er derfor nødvendig å stille mer konkrete krav til

hvordan informasjonssikkerhet skal ivaretas ved etablering og drift av domstolenes

portalløsning. Bestemmelsene i personopplysningsforskriftens kapittel 2 stiller krav til

konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet for elektronisk behandling av

personopplysninger og gir en tilfredsstillende og hensiktsmessig løsning, og gjøres

derfor gjeldende for portalløsningen. Forskriftens § 2-2, om Datatilsynets adgang til å gi

pålegg, gjøres imidlertid ikke gjeldende.

Det følger av bestemmelsens andre ledd at kommunikasjonen mellom domstolen og de

registrerte brukerne skal sikres med tilfredsstillende innloggingssystem og

betryggende metoder for autentisering og ikke-benekting.

Til § 14 Arkivering av elektroniske dokumenter og signaturer

I bestemmelsens første ledd fastsettes det at dokumenter domstolen mottar elektronisk

skal arkiveres i samsvar med domstolenes alminnelige arkivrutiner. Prøveordningen

med elektronisk kommunikasjon innebærer ikke at det etableres et nytt system for

elektronisk arkivering. Sakens dokumenter skal være tilgjengelig på nettportalen, men

dette erstattet ikke domstolens alminnelige arkivrutiner.

Bestemmelsens andre ledd gir en regel om arkivering av elektronisk signatur. Som

beskrevet i merknadene til § 12 vil portalløsningen ikke benytte avanserte elektroniske

signaturer før dette er implementert i felles infrastruktur for bruk av elektronisk ID

(eID) i offentlig sektor (ID-porten). Forskriftens krav til arkivering av elektroniske

signaturer i § 14 annet ledd vil derfor ikke komme til anvendelse før dette er tilgjengelig

og implementert i portalen.

3.2 Merknader til endringer i forskrift om postforkynning

Postforkynnelse etter domstolloven § 163 a og forskrift om postforkynning av 11.

oktober 1985 nr. 1810 innebærer at den forkynnende myndighet sender det aktuelle

dokument direkte til adressaten via posten. Postforkynnelse skjer som hovedregel ved

at dokumentet sendes i vanlig post vedlagt et skjema for kvittering fra mottakeren

(mottakskvittering). Retur av mottakskvittering er en betingelse for postforkynningens

gyldighet. Svarkvitteringen skal bekrefte at mottakeren rent faktisk har mottatt

dokumentet og således gi notoritet for at forkynnelsen har skjedd.

I de tilfeller det dokument som skal forkynnes sendes rekommandert til adressaten,

vedlegges ikke mottakskvittering da notoriteten for mottaket her ivaretas ved at

postkontoret registrerer hvorvidt adressaten henter brevet eller ikke.

Til endringene i §§ 4 og 5

Departementet foreslår her at det åpnes for at både prosessfullmektiger og

selvprosederende parter som har samtykket til elektronisk samhandling etter forskrift

om elektronisk kommunikasjon med domstolene § 4 kan motta forkynninger i

elektronisk form.

Ved tilgjengeliggjøringen av dokumentet i nettportalen følger det ikke vedlagt en

mottakskvittering som må returneres for forkynningens gyldighet. Ved åpningen av

dokumentet i nettportalen går det imidlertid automatisk en melding til domstolen.

Denne meldingen erstatter fysisk oversendelse av en mottakskvittering, og notoriteten

for mottaket av dokumentet anses ved dette sikret.

Det er en absolutt forutsetning for postforkynningens gyldighet at retten mottar varsel

om at det dokument som er gjort tilgjengelig i nettportalen er åpnet.

Til § 7

I henhold til postforkynningsforskriften § 7 første ledd fastsettes

forkynningstidspunktet til 5 dager fra den dag brevet postlegges eller elektronisk

melding er avsendt til riktig elektronisk adresse. Sistnevnte alternativ ble inntatt ved

forskrift om elektronisk kommunikasjon i saker om tvangsfullbyrdelse og i saker for

forliksrådet av 25. juni 2010 nr. 978.

Tillegget i forskriften § 7 første og annet ledd er inntatt for å tilpasse regelen til de

tekniske løsningene kommunikasjonen med domstolen baserer seg på, og innebærer

ingen realitetsendring ift gjeldende fristberegningsregler.

Også ved elektronisk postforkynning vil brukeren motta et varsel om at det er

tilgjengeliggjort et dokument til forkynnelse i nettportalen. Dette varselet sendes den

elektroniske adresse (for eksempel en e-postadresse eller et mobiltelefonnummer)

brukeren har valgt som varslingskanal.

Med hilsen

Anne K. Herse

ekspedisjonssjef

Martin Kjellsen

seniorrådgiver

Vedlegg 2

Forskrift om prøveordning med elektronisk kommunikasjon med domstolene

Fastsatt av Justis- og politidepartementet med hjemmel i lov 13. august 1915 nr. 5

om domstolene § 197 a, jf. delegeringsvedtak.

§ 1.

Formål

Forskriften skal etablere en prøveordning som skal legge til rette for sikker og

effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med de alminnelige domstolene og bidra

til at advokater og andre aktører kan kommunisere med domstolene på en enkel måte.

§ 2.

Saklig virkeområde

Forskriften fastsetter prøveordning for elektronisk kommunikasjon

a) mellom de alminnelige domstolene og prosessfullmektiger,

selvprosederende parter og andre aktører i sivile saker

b) ved krav om salær fra det offentlige fremsatt overfor de alminnelige

domstolene.

§ 3.

Stedlig virkeområde

Prøveordningens fase I omfatter Sunnmøre tingrett, Sør-Trøndelag tingrett og

Frostating lagmannsrett for så vidt gjelder ankebehandling over avgjørelser truffet av

Sunnmøre tingrett og Sør-Trøndelag tingrett i saker som har blitt behandlet

elektronisk. Alle salærkrav til Frostating lagmannsrett kan sendes inn elektronisk.

Prøveordningens fase II omfatter i tillegg Oslo tingrett, Fredrikstad tingrett og

Borgarting lagmannsrett for så vidt gjelder ankebehandling over avgjørelser truffet av

Oslo tingrett og Fredrikstad tingrett i saker som har blitt behandlet elektronisk. Alle

salærkrav til Borgarting lagmannsrett kan sendes inn elektronisk.

Domstoladministrasjonen beslutter når prøveordningens fase I og II skal starte

og når prøveordningen skal opphøre.

§ 4.

Hvem som kan kommunisere elektronisk

For å kunne sende inn dokumenter elektronisk, skal bruker være registrert i nettportalen, jf. §

6. Som bruker kan følgende registrere seg:

a) advokater som opptrer som prosessfullmektig i sivile saker

b)

salærberettiget som skal framsette krav om salær etter forskrift 3. desember 1997 nr.

1441 om salær fra det offentlige til advokater m.v.

Side 2

c) rettsoppnevnt sakkyndig, meddommer, tolk eller andre for en bestemt sivil sak

vedkommende opptrer i,

d) selvprosederende part for en bestemt sivil sak vedkommende fører

Registrering som bruker skjer ved utfylling av et elektronisk skjema utformet av

Domstoladministrasjonen. Ved utfylling av skjemaet aksepterer bruker vilkårene for

tilgang til og bruk av nettportalen, herunder at skriftlig kommunikasjon med retten så

langt mulig og så langt klienten samtykker skal skje elektronisk. Plikten til elektronisk

kommunikasjon gjelder så lenge vedkommende er registrert som bruker av

nettportalen.

§ 5.

Portalmedhjelper

Registrert bruker etter § 4 første ledd bokstav a og b kan utpeke en eller flere

medarbeidere ved samme kontor som portalmedhjelper.

Portalmedhjelper kan på vegne av registrert bruker utføre det praktiske

databehandlingsarbeidet på nettportalen.

Registrert bruker hefter for alle disposisjoner portalmedhjelper foretar.

Registrert bruker kan begrense portalmedhjelpers rettigheter i nettportalen.

§ 6.

Nettportal for elektronisk innlevering og mottak av dokumenter

Domstoladministrasjonen skal etablere og drive nettportalen for kommunikasjon

mellom domstolen og registrert bruker. Nettportalen skal være tilgjengelig for

registrert bruker og portalmedhjelper ved pålogging på domstolenes internettsider.

Gjennom nettportalen skal bruker kunne signere og levere inn dokumenter og

motta dokumenter, forkynnelser og andre meddelelser fra retten. Saksinformasjon,

dokumentliste og saksdokumenter i verserende saker skal være tilgjengelige for bruker

på nettportalen.

§ 7.

Elektronisk innlevering av dokumenter til retten

Bruker kan sende inn elektronisk i portalen

a) ethvert dokument som skal sendes retten i sivil sak, herunder prosesskriv,

stevning, tilsvar, begjæring, ankeerklæring, sluttinnlegg, sakkyndig erklæring,

rapport og vedlegg til disse

b) arbeidsoppgave etter forskrift 3. desember 1997 nr. 1441 om salær fra det

offentlige til advokater m.v. § 5 og andre dokumenter som skal sendes retten i

tilknytning til salærkravet, herunder senere merknader, redegjørelse og vedlegg

til disse

Arbeidsoppgave skal leveres på nettportalen på elektronisk skjema fastsatt av

Justis- og politidepartementet.

Side 3

Retten kan i den enkelte sak pålegge bruker å ettersende papirkopi av

dokumenter som er innsendt elektronisk.

§ 8.

Bekreftelse på at dokument er mottatt

Nettportalen skal bekrefte at dokument er mottatt. Bekreftelsen skal inneholde

saksnummer, dato og tidspunktet for mottakelsen.

§ 9.

Fristavbrudd

Skal en prosesshandling foretas innen en frist, avbrytes fristen når

prosesshandlingen er sendt elektronisk i portalen.

§ 10.

Elektronisk kommunikasjon fra retten til brukeren

Retten kan sende alle dokumenter elektronisk til registrert bruker av

nettportalen. Retten kan både gi forkynnelser og meddelelser i elektronisk form.

For elektronisk forkynnelse gjelder forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om

postforkynning §§ 4 tredje ledd, 5 annet ledd, 7 og 8.

Ved elektronisk forkynnelse gjelder ikke domstolloven § 162.

§ 11.

Varsel om nye dokumenter

Bruker skal motta varsel til den elektroniske adressen bruker har oppgitt, når et

dokument forkynnes og når et dokument det er forbundet frister med,

tilgjengeliggjøres i nettportalen.

Nettportalen skal gi bruker god oversikt over nye innkomne dokumenter og

løpende frister i sine verserende saker.

§ 12.

Krav til elektronisk signatur

Kreves det med hjemmel i lov underskrift på dokumenter som skal innleveres

elektronisk, er signering på domstolenes nettportal likestilt med underskrift.

Nettportalen skal sikre tilstrekkelig notoritet for signaturen på det innleverte

dokument ved integritetsbeskyttelse, sporbarhet og at det i ettertid ikke er mulig å

benekte at dokumentet er sendt.

§ 13.

Informasjonssikkerhet

Domstoladministrasjonen skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge

for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for konfidensialitet, integritet og

tilgjengelighet. Bestemmelsene om informasjonssikkerhet i

personopplysningsforskriften § 2-1 og §§ 2-3 til 2-16 gjelder tilsvarende.

Side 4

Elektronisk kommunikasjon mellom domstolen og registrert bruker skal sikres

med tilfredsstillende innloggingssystem og betryggende metode for autentisering av

kommunikasjonspartene. Det skal etableres metoder for å sikre at det i ettertid ikke er

mulig å benekte at dokumentet er sendt.

§ 14.

Arkivering av elektroniske dokumenter og signaturer

Dokumenter som leveres inn elektronisk i portalen, arkiveres i samsvar med

domstolenes alminnelige arkivrutiner.

For arkivering av avansert elektronisk signatur gjelder forskrift 25. juni 2004 nr.

988 om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen § 26 tilsvarende.

§ 15.

Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft straks.

Forskrift om endringer i forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om

postforkynning

I forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning gjøres følgende endringer:

§ 4 nytt annet tredje skal lyde:

De alminnelige domstolene kan forkynne alle dokumenter i sivile saker i

elektronisk form overfor prosessfullmektiger og selvprosederende parter som er

godkjent som brukere etter forskrift (dato og nr.) om elektronisk kommunikasjon med

domstolene i sivile saker og elektronisk behandling av salærkrav § 4. Forkynningen

gjennomføres elektronisk uten mottakskvittering i dokuments form. Meldingen som

automatisk genereres til domstolen når bruker åpner dokument i nettportalen, erstatter

fysisk mottakskvittering.

§ 5 annet ledd skal lyde (endringer i kursiv):

At postforkynning ikke har nådd fram inkluderer de tilfellene hvor

mottakskvittering ikke returneres innen rimelig tid, eller hvor et rekommandert brev

kommer i retur uavhentet

eller retten ikke mottar varsel om at dokument som er gjort

tilgjengelig i nettportalen, er åpnet, jf. § 4, tredje ledd siste punktum.

Side 5

§ 7 første og annet ledd skal lyde (endringer i kursiv):

Forkynningstidspunktet skal fastsettes til 5 dager fra den dag brevet postlegges

eller elektronisk melding er avsendt til riktig elektronisk adresse. Ved postforkynning

av forliksklage med pålegg om tilsvar skal forkynningstidspunktet fastsettes til ti dager

fra den dag brevet postlegges.

Ved elektronisk forkynning etter forskrift (dato og nr.) om

elektronisk kommunikasjon med domstolene i sivile saker og elektronisk behandling av

salærkrav, fastsettes forkynningstidspunktet til fem dager fra dagen dokumentet er

tilgjengelig for bruker i nettportalen og varsel etter den forskriftens § 11 er sendt riktig

elektronisk adresse.

Denne dato gjelder som forkynningstidspunkt selv om brevet eller den

elektroniske meldingen kommer fram

eller dokumentet tilgjengeliggjøres i nettportalen

på et tidligere tidspunkt.

Hvis særlige grunner foreligger, kan en tidligere eller senere

dato fastsettes.

Liste over høringsinstanser

Høyesterett

Lagmannsrettene

Utvalgte tingretter:

Aust-Telemark tingrett

Drammen tingrett

Fosen tingrett

Fredrikstad tingrett

Hardanger tingrett

Kristiansand tingrett

Oslo tingrett

Rana tingrett

Sunnmøre tingrett

Sør-Trøndelag tingrett

Trygderetten

Fylkesmennene

Barne- og likestillings- og inkluderingsdepartementet

Fornyings –administrasjons- og kirkedepartementet

Finansdepartementet

Domstoladministrasjonen

Datatilsynet

Difi

Forbrukerombudet

Regjeringsadvokaten

Statens sivilrettsforvaltning

Universitetet i Oslo, Rettsmedisinsk institutt

Advokatforeningen

Dommerforeningen

Forsvarergruppen av 1977

Juristforbundet

Juristenes rettshjelperforening

Legeforeningen

Norsk psykiatrisk forening

Psykologforeningen

Tolkeforbundet

Til toppen