Høring - utkast til forskrift om innsyn i aksjeeierbok og aksjeeierregister

Bakgrunn

Gjeldende forskrift er fastsatt av Handelsdepartementet 4. november 1976. Forskriften var hjemlet i aksjeloven fra 1976 og lov 6. juli 1957 nr. 5 om kommandittaksjeselskaper.

Gjeldende forskrift er videreført i overgangsbestemmelser i aksjeloven og allmennaksjeloven, jf. asl. § 21-2 nr.24 og asal. §21-2 nr. 22 der det står:

”Forskrifter gitt i medhold av lov 4 juni 1976 nr 59 om aksjeselskaper gjelder også etter at loven her har trådt i kraft.” Bestemmelsene i de nye aksjelovene har ikke endret departementets tolkning av forskriften . Forskriften foreslås opphevet og erstattet med en ny forskrift hjemlet i lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper og lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper.

Departementet mener det er et behov for en ny forskrift. Forskriften er gammel og bør moderniseres. Forskriften er også lite tilgjengelig fordi den er hjemlet i en overgangsbestemmelse til de nye aksjelovene. En mer tilgjengelig forskrift vil ivareta lovgivers intensjon om mest mulig offentlighet om eierforholdene i aksjeselskapene.

Forslaget innebærer en modernisering uten store materielle endringer i forhold til gjeldende forskrift. Utkastet er utformet med utgangspunkt i at det i dag er to aksjelover i stedet for en, og at aksjeeieroversikter føres på en annen måte i dag.

Gjeldende rett

Bestemmelsene i aksjeloven og allmennaksjeloven

Utgangspunktet er at ethvert aksjeselskap og allmennaksjeselskap skal føre en oversikt over sine aksjeeiere.

I aksjeloven er dette hjemlet i § 4-5. Etter første ledd plikter styret uten opphold etter stiftelsen å opprette en aksjeeierbok. I annet ledd og tredje ledd er det stilt krav til hvilke opplysninger som skal stå i aksjeeierboken.

I allmennaksjeloven § 4-4 er det stilt krav til at styret uten opphold oppretter et aksjeeierregister i et verdipapirregister i medhold av lov 5. juli 2002 nr. 64 om registrering av finansielle instrumenter (Verdipapirregisterloven). I § 4-4 annet ledd er det krav til hvilken informasjon som skal registreres i aksjeeierregisteret.

Begge aksjelovene gir enhver rett til innsyn i henholdsvis aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, jf. asl. § 4-6 og asal § 4-5. Det følger videre av bestemmelsene at Nærings- og handelsdepartementet er gitt fullmakt til å gi bestemmelser om innsynsretten. Det er denne fullmakten departementet nå benytter seg av.

Forskriften fra 1976

Forskriften fra 1976 består av fire paragrafer. Den skiller ikke mellom aksjeselskap og allmennaksjeselskap og bruker begrepet aksjebok.

I § 1 angis aksjebokens tilgjengelighet. Den skal være tilgjengelig for enhver på selskapets kontor eller forretningssted i kontortiden. I annet ledd er det en bestemmelse som krever at aksjebøker ført elektronisk holdes tilgjengelig ved utskrift, og at denne ikke er eldre enn tre måneder. På grunn av den teknologiske utvikling siden 1976 vil vi foreslå endringer i forhold til denne bestemmelsen.

§ 2 regulerer vederlaget selskapet kan kreve for en utskrift samt krav til saksbehandlingstid. Den stadfester at tillitsvalgte har krav på å få en utskrift fra aksjeboken vederlagsfritt. Andre har rett til en utskrift mot å betale de faktiske kostnader.

§ 3 regulerer aksjebokens tilgjengelighet på generalforsamling. Det kreves blant annet at en elektronisk utgave ikke er eldre enn ti dager, og at en oppdatert liste med endringer skal legges frem sammen med utskriften.

§ 4 er en ikrafttredelsesbestemmelse.

Forslag til ny forskrift

3.1 Generelt

Utkast til forskrift består av 7 paragrafer fordelt på to kapitler. Departementet foreslår egne bestemmelser for aksjeselskap og allmennaksjeselskap. Det er fundamentale forskjeller mellom hvordan oversikt over aksjeeiere føres i disse to selskapsformene, og egne kapitler gir etter vår oppfatning en bedre oversikt.

Bestemmelser om tilgjengelighet på selskapets kontor, innsynsrett i aksjeeierboken og tilgjengelighet på generalforsamling foreslås videreført. Spørsmålet om innsynsrett i aksjeeierregisteret til allmennaksjeselskap er vurdert i forhold til reglene om innsynsrett etter verdipapirregisterloven. Problemstillingen er drøftet i eget punkt nedenfor.

Vi foreslår ikrafttredelse med virkning fra 1. januar 2004.

Behovet for ny forskrift

Det er særlig to hensyn som taler for en ny forskrift. For det første er gjeldende forskrift 25 år gammel, og det er behov for en modernisering av forskriften. For det annet er forskriften lite tilgjengelig ved at den viser til aksjeloven fra 1976. Det kan lede publikum til å tro at den ikke er hjemlet i de nye aksjelovene. Det at forskriften er hjemlet i lovenes overgangsbestemmelser og ikke direkte i lovbestemmelsene om offentlighet, bidrar også til uklarhet. En ny forskrift hjemlet direkte i aksjelovens § 4-6 og allmennaksjelovens §4-5 vil gjøre forskriften lettere tilgjengelig for publikum.

Spesielle merknader knyttet til innsyn i aksjeeierregisteret til allmennaksjeselskap

Det kan spørres om det er unødvendig med bestemmelser om innsyn i aksjeeierregisteret til allmennaksjeselskap, da det også er bestemmelser om innsyn etter verdipapirregistreringsloven. Allmennaksjelovens § 4-4 pålegger allmennaksjeselskap å registrere aksjeeierregisteret i et verdipapirregister regulert i henhold til verdipapirregisterloven. Verdipapirregisterloven § 8-2 nr. 4 og nr. 5 gir enhver innsynsrett i/om opplysninger i et verdipapirregister. Det innebærer i praksis at enhver som ønsker det allerede har mulighet for innsyn i aksjeeierregistre til allmennaksjeselskap. Begrunnelsen for bestemmelsen er lovgivers ønske om offentlighet i offentlige godkjente registre. Departementet har derfor vurdert om det er nødvendig med en egen bestemmelse om rett til innsyn i aksjeeierregisteret i forskriften.

Alle selskap som er registrert i VPS (Verdipapirsentralen – eneste verdipapirregister i Norge) må knytte seg opp til VPS via en kontofører. De fleste store bankene tilbyr kontoførertjenesten. Det er kontofører som autoriserer selskapene overfor VPS. Innsyn i aksjeeierregistre gjøres ved at enhver kan rette en forespørsel om innsyn til kontoføreren for det enkelte selskap, som mot vederlag kjører ut en oversikt fra selskapets aksjeeierregister. Vi har fått opplyst at en utskrift fra aksjeeierregisteret koster fra 500 til 30 000 kroner per utskrift, avhengig av antall aksjeeiere i selskapet.

Selskapene som er registrert i VPS kan velge mellom å abonnere på en tjeneste som gir dem direkte tilgang til aksjeeierregisteret i VPS eller å forholde seg til VPS gjennom kontoføreren.

Det finnes flere typer abonnement å velge mellom. Abonnementet som gir selskapene full tilgang til aksjeeierregisteret heter ”aktivt foretak”. Den gir selskapet mulighet for å hente utskrift fra aksjeeierregisteret ubegrenset antall ganger. Prisen for abonnementet fastsettes ut fra antall aksjeeiere i selskapet. Fra VPS har vi fått opplyst at prisen begynner på 280 kroner pr. måned for selskap med mindre enn 100 aksjeeiere. Prisen øker gradvis for selskap med flere aksjeeiere. For selskap med mellom 1000 – 2000 aksjeeiere er prisen 774 kroner pr. måned. For selskap med 40 000 - 100 000 aksjeeiere er prisen 6 983 kroner pr. måned.

Vurderingen er om forskriften skal regulere spørsmålet om innsyn i aksjeeierregisteret eller om innsyn utelukkende skal reguleres gjennom bestemmelsene i verdipapirregisterloven. At reglene om innsyn samles på ett sted, kan hevdes å bidra til et enklere regelverk. Allmennaksjeselskapene vil også slippe å forholde seg til innsynsbegjæringer, som kan medføre mindre administrative belastninger.

På den annen side vil verdipapirregisterlovens system pålegge den som ber om innsyn forholdsvis store kostnader. Innsyn i et større allmennaksjeselskap vil kunne koste så mye at barrieren for å kreve innsyn sannsynligvis vil bli forbeholdt de med store ressurser. Dette må vurderes i forhold til at et allmennaksjeselskap uten store kostnader kan etablere et abonnement hos VPS, der et ubegrenset antall utskrifter fra aksjeeierregisteret kan hentes ut. Spørsmålet om innsyn må også sees i forhold til at allmennaksjeselskap i hovedsak er store selskaper med offentlig interesse der lovgiver har villet bidra til åpenhet og innsyn via reglene i allmennaksjeloven. Allmennaksjeselskapene vil også ha finansiell styrke til å bære kostnadene som offentlighet i aksjeeierregisteret medfører. Vi har også lagt vekt på at gjeldende forskrift allerede har bestemmelser som gir innsyn i aksjeeierregisteret, og at disse går lenger enn bestemmelsene i verdipapirregisterloven. Tillitsvalgtes rett til vederlagsfritt å få innsyn er et eksempel. Departementet er ikke kjent med at gjeldende forskrift har skapt problemer for allmennaksjeselskapene. Å regulere innsynsretten i forskriften vil også gi bedre sammenheng i regelverket sett fra brukerens ståsted da aksjelovene vil være det naturlige startstedet for å finne regler om innsyn.

Departementet foreslår derfor å videreføre reglene om innsyn i aksjeeierregisteret. Dette ivaretar lovgivers intensjon om mest mulig offentlighet om eierforholdene i aksjeselskapene innenfor en akseptabel kostnadsramme for selskapene.

Spesielle merknader til forskriften

Bestemmelsene i forskriften er teknologinøytrale. Aksjeselskap står fritt til å føre aksjeeierboken i papirform eller elektronisk.

Merknader til de enkelte bestemmelser

Kapittel 1 – Offentlighet i aksjeeierboken i aksjeselskap

§ 1 - Aksjeeierbokens tilgjengelighet

Aksjeeierboken skal være tilgjengelig på selskapets kontor. Mange aksjeselskap har ikke kontor. Det er da tilstrekkelig at aksjeeierboken oppbevares på stedet selskapet har registrert som forretningsadresse i Foretaksregisteret.

Det følger av aksjeloven § 4-7 at selskapet uten opphold plikter å innføre en ny aksjeeier i aksjeeierboken. Dette vil sikre at aksjeeierboken holdes oppdatert.

Etter departementets oppfatning bør det være et krav om at aksjeeierboken skal oppbevares på et sikkert sted i forhold til sikring mot brann, tyveri og lignende. Føres aksjeeierboken elektronisk bør det kreves at en oppdatert sikkerhetskopi oppbevares på et sikkert sted.

Selskapet har ikke anledning til å gjøre aksjeeierboken mindre tilgjengelig ved å vise til at den er ført elektronisk.

§ 2 - Rett til innsyn i aksjeeierboken

Bestemmelsen innebærer ikke endring av gjeldende rett. Alle som ber om det har krav på innsyn i aksjeeierboken mot å betale de faktiske utgifter. Tillitsvalgte i selskapet har krav på innsyn uten at selskapet kan kreve betaling.

Hva som ligger i uttrykket ”faktiske utgifter”, må etter departementets vurdering tolkes snevert. Departementet legger til grunn at selskapene i normale tilfelle kan overføre en oversikt fra aksjeeierboken elektronisk. En elektronisk overføring vil normalt ikke gi grunnlag for kostnader som kan belastes den som krever innsyn. Dersom selskapet må ta en papirutskrift eller kopi av aksjeeierboken kan utgifter til kopiering og porto kreves dekket. Dersom selskapet kan dokumentere at det er ekstraordinære utgifter forbundet med å skaffe innsyn i aksjeeierbøkene, kan disse kreves dekket av den som ber om innsyn.

Oversikten fra aksjeeierboken skal sendes rette vedkommende så raskt som mulig hvilket vil si i løpet av noen dager. Departementet har som en yttergrense allikevel valgt å opprettholde maksimalfristen fra den gamle forskriften på 14 dager.

§ 3 - Aksjeeierboken på generalforsamling

På selskapets generalforsamling skal aksjeeierboken være tilgjengelig for aksjonærene. Dersom aksjeeierboken føres i papirform er det tilstrekkelig å ta denne med på generalforsamlingen. Dersom aksjeeierboken føres elektronisk, kreves det at en utskrift tas med på generalforsamlingen.

Aksjeeierboken skal være oppdatert, hvilket innebærer at aksjeeierboken skal gi en oversikt over alle aksjeeiere i selskapet den dagen generalforsamlingen holdes.

Kapittel 2 – Offentlighet i aksjeeierregisteret i allmennaksjeselskap

Allmennaksjeselskap skiller seg fundamentalt fra aksjeselskap ved at oversikten over aksjeeiere i aksjeeierregisteret må føres i et verdipapirregister. Det medfører at reglene om offentlighet i aksjeeierregisteret til allmennaksjeselskap er annerledes ved at den ”originale” oversikten ikke kan oppbevares i lokalene til selskapet, men må hentes fra en sentral.

§ 4 – Aksjeeierregisterets tilgjengelighet

Et allmennaksjeselskap plikter å føre sitt aksjeeierregister i en verdipapirsentral. Det innebærer at selskapet selv ikke har aksjeeierregisteret på sitt kontor eller forretningsadresse. Det kan således heller ikke kreves at selskapet har selve aksjeeierregisteret tilgjengelig på sitt kontor.

Departementet mener at dette ikke bør frita allmennaksjeselskapene fra å ha en oversikt over aksjeeiere på sitt kontor eller forretningsadresse. Vi foreslår derfor at allmennaksjeselskapene plikter å oppbevare en utskrift fra aksjeeierregisteret på selskapets kontor/forretningsadresse, tilgjengelig for enhver. Rent praktisk ordnes dette ved at selskapet henter ut en utskrift fra aksjeeierregisteret som oppbevares på kontoret. For at ordningen ikke skal medføre unødvendig administrasjon, foreslår departementet at selskapene plikter å ha en utskrift som ikke er eldre enn tre måneder. I den forbindelse vil vi peke på at selskapene selv også henter ut informasjon om sine aksjonærer på forskjellige tidspunkter. Behovet for aksjonærinformasjon til selskapets egen bruk kan oppstå både for å oppfylle lovpålagte plikter som f. eks. utsending av innkalling til generalforsamling, utsending av årsoppgjør, endring av aksjekapitalen mv., og i andre situasjoner. Det vil være variasjoner mellom selskapene. Departementet legger imidlertid til grunn at det er akseptabelt for allmennaksjeselskap å hente ut en oppdatert utskrift fra aksjeeierregisteret hver tredje måned.

§5 – Rett til innsyn i aksjeeierregisteret

Forslaget gir enhver rett til innsyn i aksjeeierregisteret.

Departementet foreslår en normalordning der det gis rett til innsyn i oversikten fra aksjeeierregisteret som selskapet plikter å ha tilgjengelig på sitt kontor etter § 4. Den som begjærer innsyn må betale de faktiske kostnadene. Vi viser til omtalen av faktiske kostnader til § 2 i forhold til hva departementet legger i begrepet. Det presiseres at selskapene ikke kan kreve utgiftene med å hente utskrift av aksjeeierregisteret i VPS refundert av den som ber om innsyn.

Samtidig har departementet foreslått et unntak fra normalordningen. Den som ønsker det, skal gis rett til innsyn i en oppdatert utskrift fra aksjeeierregisteret. Under punkt 3.2.2 er det redegjort for hvilke muligheter allmennaksjeselskap har til å hente ut utskrift fra aksjeeierregisteret.

Tillitsvalgte i selskapet har rett til innsyn i aksjeeierregisteret vederlagsfritt.

Oversikten fra aksjeeierregisteret skal sendes rette vedkommende så raskt som mulig, hvilket vil si i løpet av noen dager. Departementet har allikevel valgt å opprettholde som en yttergrense maksimalfristen fra den gamle forskriften på 14 dager.

§ 6 – Aksjeeierregisteret på generalforsamling

Utskriften fra aksjeeierregisteret skal være oppdatert når den legges frem på generalforsamling. Det innebærer at aksjeeierregisteret skal vise samtlige aksjeeiere med møterett på generalforsamling. For øvrig vises det til omtalen av dette til § 3.

Administrative og økonomiske konsekvenser

Forskriften regulerer forhold mellom private parter. Den vil derfor ikke ha nevneverdige konsekvenser for det offentlige.

For aksjeselskap og allmennaksjeselskap vil reglene ha en viss økonomisk og administrativ betydning. Departementet har ikke innhentet oversikt over hvilke kostnader aksjeselskapene har hatt som følge av eksisterende regler. Det å hente ut kopier/utskrifter fra aksjeeierbøkene og aksjeeierregisteret vil gi en viss administrativ belastning. Kostnadene vil være større for allmennaksjeselskap enn aksjeselskap. Opplysninger fra VPS viser at det er 439 allmennaksjeselskap registrert i Norge. Antall aksjeeiere i disse varierer i fra en aksjeeier opp til 61 118. Gjennomsnittlig antall aksjeeiere i et norsk allmennaksjeselskap registrert i VPS er 1312. Det betyr at det gjennomsnittlige allmennaksjeselskapet må ut med i underkant av 10 000 kroner i året for å ha fri tilgang til aksjeeierregisteret sitt. Departementet vil understreke at dette ikke er kostnader som oppstår som følge av utkastet til forskrift. Gjeldende forskrift stiller de samme krav til offentlighet og vil i praksis også medføre at selskapene må gi ut oppdaterte oversikter over aksjeeierne i selskapet.

Forslag til forskrift

Kapittel 1 – Offentlighet i aksjeeierboken i aksjeselskap

§ 1 – Aksjeeierbokens tilgjengelighet

Aksjeeierboken skal være tilgjengelig for enhver på selskapets kontor i kontortiden.

Dersom selskapet ikke har kontor, skal aksjeeierboken være tilgjengelig for enhver på selskapets forretningsadresse.

§ 2 - Rett til innsyn i aksjeeierboken

Enhver har rett til å få en oversikt over aksjeeierne fra aksjeeierboken mot å betale de faktiske utgiftene. Tillitsvalgte for de ansatte har rett til å få oversikten vederlagsfritt.

Oversikten skal sendes den som ber om innsyn snarest, og ikke senere enn 14 dager etter henvendelsen.

§ 3 – Aksjeeierboken på generalforsamling

På selskapets generalforsamling skal aksjeeierboken være tilgjengelig for aksjeeierne.

Aksjeeierboken (eller utskrift fra elektronisk ført aksjeeierbok) skal være oppdatert.

Kapittel 2 – Offentlighet i aksjeeierregisteret i allmennaksjeselskap

§ 4 – Aksjeeierregisterets tilgjengelighet

En oversikt over selskapets aksjeeiere fra aksjeeierregisteret skal være tilgjengelig for enhver på selskapets kontor i kontortiden. Oversikten skal ikke være eldre enn tre måneder.

§ 5 – Rett til innsyn i aksjeeierregisteret

Enhver har rett til å få oversikten fra aksjeeierregisteret som selskapet plikter å ha tilgjengelig på sitt kontor, mot å betale de faktiske utgiftene. Selskapet skal på anmodning hente ut en oppdatert oversikt fra aksjeeierregisteret. Tillitsvalgte for de ansatte har rett til å få oversikten vederlagsfritt.

Oversikten skal sendes den som ber om innsyn snarest, og ikke senere enn 14 dager etter henvendelsen.

§ 6 – Aksjeeierregisteret på generalforsamling.

På selskapets generalforsamling skal en oppdatert oversikt fra aksjeeierregisteret være tilgjengelig for aksjeeierne.

§ 7 – Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft fra 1.januar 2004.

Fra samme tidspunkt oppheves forskrift gitt av Handelsdepartementet 4. november 1976 om aksjebokens offentlighet i aksjeselskaper og kommandittaksjeselskaper.