Utdrag av kronprinsregentens resolusjon 3. mai 2002 om forskrift om notarius publicus

Publisert under: Regjeringen Bondevik II

Utgiver: Justis- og politidepartementet

Utdrag av kronprinsregentens resolusjon 3. mai 2002 om forskrift om notarius publicus

1. Innledning

Lov 26. april 2002 nr. 12 om notarius publicus vil tre i kraft 1. juli 2002. Loven forutsetter at det blir gitt forskrift om tildeling av notarialmyndighet, delegasjon av notarialmyndighet og den praktiske utførelsen av notarialforretninger.

2. Til forskrift om notarius publicus

Forskriften er innholdsmessig i hovedsak lik forslaget i utredningen "Notarius publicus i norsk rett", med unntak for at det ikke gis regler om føring av notarialprotokoll. I tillegg utvides lensmennenes notarialkompetanse noe, ved at de som notarius publicus kan bekrefte rett kopi. Notarialforretninger vil ikke bli gebyrbelagt, og det blir derfor ikke gitt regler om gebyr. I stedet gis en bestemmelse om at notarius publicus kan kreve dekket utgifter som pådras ved fremskaffelse av dokumentasjon på vegne av rekvirenten. Dette er i samsvar med nåværende praksis.

Etter Stortingets ønske vil ikke forskriften fullt ut oppheve ordningen med at tre politimestre er notarius publicus. Notarialmyndigheten til politimesteren i Østfinnmark vil således bli videreført.

Til § 1:

Bestemmelsen fastsetter forskriftens saklige virkeområde. Regelen innebærer at spesielle saksbehandlingsregler fastsatt andre steder vil gå foran forskriftens bestemmelser. Dette er særlig praktisk for vigsler og registrering av partnerskap og for notarialforretninger som utføres av utenrikstjenestemenn. Men også for disse typer notarialforretninger gjelder forskriftens regler med mindre annet er uttrykkelig fastsatt i eller fremgår av annet regelverk. For eksempel kan nevnes at notarialforskriftens regel om dekking av utgifter til tolk vil kunne anvendes ved vigsler og registrering av partnerskap, inntil annet blir fastsatt i eller i medhold av ekteskapsloven.

Til § 2:

Bestemmelsens første ledd fastsetter at det er byfogdembetene som skal utføre notarialoppgavene i de tilfeller et domssokn har flere domstoler, jf. lov om notarius publicus § 1 første ledd.

Bestemmelsens annet ledd gjelder tildeling av notarialmyndighet, jf. lov om notarius publicus § 1 fjerde ledd. Den vil erstatte de kompetansetildelinger som er gjort i medhold av lov om rettergangsordningens ikrafttræden § 6.

Politimesteren i Østfinnmark har full notarialkompetanse. Dette er en videreføring av den nåværende ordning. Notarialmyndigheten til politimestrene i Rjukan og Vest-Oppland vil derimot ikke bli opprettholdt. For en nærmere redegjørelse om dette vises til Ot.prp. nr. 81 (2000-2001) side 14-15.

Lensmennene er tildelt begrenset notarialmyndighet. Kompetansen er noe utvidet i forhold til kgl. res. 10. juli 1931 ved at lensmennene nå også kan bekrefte rett kopi. For øvrig er ordningen uendret.

Direktøren for Registerenheten i Brønnøysund og Registerføreren og administrasjonssjefen ved Skipsregistrene får den samme begrensede notarialmyndighet som de tidligere hadde.

Til § 3:

Bestemmelsen gir regler for delegasjon av notarialmyndighet, jf. lov om notarius publicus § 1 femte ledd.

Første ledd angir hvem som kan delegere notarialmyndighet og personkretsen som notarialmyndighet kan delegeres til.

Annet ledd begrenser delegasjonsadgangen. Myndighet til å motta forsikring eller til å treffe avgjørelse om å nekte å utføre en notarialforretning kan ikke delegeres. Det sistnevnte er i samsvar med delegasjonsadgangen ved tinglysing, se forskrift 3. november 1995 nr. 875 § 1 om tinglysing.

Tredje ledd angir hvordan delegasjonen skal dokumenteres og om det i forbindelse med delegasjonen er satt andre begrensninger enn de som følger av annet ledd. Det er den som i medhold av første ledd kan delegere notarialmyndighet som må vurdere behovet for slike begrensninger. Det vil normalt være ved behandlingen av kurante notarialforretninger at delegasjon er aktuelt, og derfor er det uttrykkelig sagt at en mulig begrensning kan være etter sakstype. Delegasjonen må være forsvarlig vurdert ut fra arbeidsmengde og vedkommendes erfaring og faglige dyktighet.

Delegasjonsadgangen kan være begrenset ut over det som fremgår av bestemmelsen, ettersom begrensninger i delegasjonsadgangen kan fastsettes i eller fremgå av annet regelverk. For eksempel følger det forutsetningsvis at den myndighet notarius publicus er tillagt som vigsler ikke kan delegeres.

Til § 4:

Bestemmelsen gjelder taushetsplikt ved utførelsen av notarialforretninger.

Begrepet "offentlig tjenestemann" er brukt som i forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav d, og omfatter også embetsmenn.

Til § 5:

Bestemmelsen gir regler om veiledningsplikt i forbindelse med notarialforretninger, herunder plikt til å orientere om det strafferettslige ansvaret ved å gi falsk forklaring under avgitt forsikring.

Ved notarialbekreftelse av dokumenter som skal benyttes i utlandet, har rekvirenten ofte behov for å dokumentere at notarialbekreftelsen er gitt av lovlig notarialmyndighet. Bekreftelse av notarius publicus' underskrift og kompetanse gjøres ved legalisering eller påføring av apostille. Apostille benyttes overfor land som har ratifisert konvensjon av 5. oktober 1961 om å sløyfe kravet om legalisering av utenlandske offentlige dokumenter.

Til § 6:

Bestemmelsen angir den stedlige kompetansen til notarius publicus. Det er kun den stedlige kompetansen som angis, ikke notarius publicus plikt til å etterkomme begjæringer om en notarialforretning. Selv om notarius publicus har kompetanse til å utføre notarialforretninger utenfor sitt kontor, kan han ikke i medhold av forskriftens § 6 pålegges å reise for å utføre en notarialforretning. Plikten til å utføre notarialforretninger følger av andre regler, se for eksempel lov om notarius publicus §§ 2 og 3.

Første ledd fastslår at notarius publicus' kompetanse normalt er begrenset til eget embetsdistrikt. Hva som er embetsdistriktet avhenger av hvem som utøver notarialmyndigheten. For notarius publicus ved tingretten er embetsdistriktet domssoknet, for lensmennene er det lensmannsdistriktet og for politimesteren i Østfinnmark er det politidistriktet.

Annet ledd bestemmer at notarius publicus ved tingretten kan utføre notarialforretninger også utenfor eget embetsdistrikt.

Tredje ledd slår fast at rekvirenten ikke trenger å være hjemmehørende i embetsdistriktet til notarius publicus.

Til § 7:

Bestemmelsen gir regler om krav til begjæringens form. Normalt fremsettes en begjæring om en notarialforretning muntlig og behandles på grunnlag av denne. Er ønsket om notarialbekreftelse mer komplisert, og det kan være tvil om hva som faktisk ønskes, kan notarius publicus kreve at begjæringen fremsettes skriftlig. Dette forutsettes kun å skje unntaksvis.

Til § 8:

Bestemmelsen gjelder rekvirentens plikt til å fremlegge den dokumentasjon som notarius publicus trenger for å kunne utføre en notarialbekreftelse.

Første ledd bestemmer at det er rekvirenten som må fremskaffe den nødvendige dokumentasjon. Notarius publicus skal ikke bekrefte mer enn det han kan innestå for riktigheten av, se lov om notarius publicus § 3. Det er rekvirentens ansvar å sørge for at notarius publicus har tilstrekkelige opplysninger til å vurdere riktigheten av det som skal bekreftes. Mangler den nødvendige dokumentasjon, kan begjæringen avvises eller det kan settes en frist for å fremskaffe dokumentasjonen. Om avvisning, se merknaden til § 11.

Annet ledd gir notarius publicus mulighet til selv å fremskaffe den nødvendige dokumentasjon. Dette omfatter for eksempel innhenting av opplysninger over telefon, telefaks eller ved oppslag i elektroniske registre som notarius publicus har tilgang til. Det kan også omfatte å fremskaffe kopier ved kopibekreftelser. Notarius publicus har i utgangspunktet ingen plikt til fremskaffe dokumentasjon, men av servicehensyn bør notarius publicus være behjelpelig med dette innen rimelighetens grenser. Momenter i den forbindelse kan være om det haster med å få utført forretningen og om notarius publicus kan fremskaffe dokumentasjonen med ubetydelige omkostninger, ulempe og tidsbruk.

Dersom notarius publicus kan fremskaffe dokumentasjon, og dette vil medføre ikke ubetydelige omkostninger, må rekvirenten forskuddsvis betale disse. Hva som er ikke ubetydelig, må notarius publicus ta stilling til ved en konkret vurdering. Det antas at kostnadene ved innhenting av foretaksopplysninger fra Brønnøysundfaksen (kr 33) normalt må dekkes av rekvirenten, mens kostnadene ved en telefonsamtale vil anses som ubetydelig. Dekking av utgifter til kopiering kan kreves hvis det må tas en større mengde kopier.

Tredje ledd stiller krav til dokumentasjon for fysiske og juridiske personers identitet, og for signaturrett på vegne av juridiske personer.

Til § 9:

Bestemmelsen gir regler for språket i dokumenter som fremlegges for notarius publicus og for språket i notarialattesten.

Første ledd bestemmer at notarius publicus kan kreve å få fremlagte dokumenter oversatt til norsk, hvis han finner dette nødvendig for å kunne utføre notarialforretningen. Hvis notarius publicus behersker språket i tilstrekkelig grad, vil oversettelse ikke være nødvendig. Dette vil blant annet avhenge av vanskelighetsgraden på språket i det aktuelle dokumentet. Noen ganger vil oversettelse ikke være nødvendig selv om notarius publicus ikke behersker språket. Det kan for eksempel være ved notarialbekreftelser der notarius publicus ikke går god for dokumentets innhold.

Oversettelsen skal gjøres av en statsautorisert translatør, dersom en slik finnes for vedkommende språk. Hvis særlige forhold gjør at en oversettelse foretatt av andre er ubetenkelig, kan notarius publicus tillate dette. I første rekke må det gjøres en avveining av praktiske hensyn og risikoen for at notarius publicus skulle gå god for noe han ikke kan innestå for riktigheten av. Finnes det ikke en statsautorisert translatør for vedkommende språk, stiller ikke forskriften uttrykkelige krav til oversettelsen. Notarius publicus må da selv vurdere hvilke krav som skal stilles.

Annet ledd gjelder bekreftelse av underskrifter og mottakelse av forsikring på innholdet av dokumenter skrevet på et språk som notarius publicus ikke behersker. Notarius publicus går ved slike bekreftelser ikke god for innholdet i dokumentet, og det vil som regel ikke være nødvendig å få dokumentet oversatt. Rekvirenten må erklære seg kjent med dokumentets innhold og notarius publicus må finne det ubetenkelig å utføre forretningen.

Ved notarialforretninger etter annet ledd vil det være særlig grunn til å presisere i notarialattesten at bekreftelsen ikke gjelder dokumentets innhold.

Tredje ledd fastsetter at notarius publicus kan gi notarialattest på et fremmed språk han selv behersker i nødvendig utstrekning. Det kreves ikke grundig kjennskap til det aktuelle språket, men notarius publicus må være trygg på at notarialattesten har et innhold som han kan innestå for.

Til § 10:

Bestemmelsen pålegger rekvirenten å fremskaffe tolk eller døvetolk der dette er nødvendig for gjennomføring av forretningen. Utgiftene til tolk dekkes av rekvirenten direkte. Tolkeoppdraget skal være en avtale mellom rekvirenten og tolken.

Notarius publicus kan være behjelpelig med å skaffe nødvendig bistand fra tolk der dette er praktisk, men bør være varsom med å fremstå som oppdragsgiver overfor tolken.

Til § 11:

Bestemmelsen gjelder fremgangsmåten ved avvisning av en begjæring om notarialforretning. Avvisning brukes ved alle forhold som medfører at en begjæring om notarialforretning ikke behandles eller tas til følge.

Første ledd inneholder en oppregning over de bestemmelser som kan gi grunnlag for å avvise en begjæring. Det kan være at notarius publicus ikke har kompetanse eller plikt til å utføre notarialforretningen etter lov om notarius publicus §§ 2 og 3, eller at vilkårene i forskriftens §§ 6 til 10 ikke er oppfylt.

Annet ledd bestemmer formen for avvisning. Avvisning skal meddeles muntlig eller skriftlig. Kravet om at en avvisning skal meddeles skriftlig er tatt inn for å sikre notoritet dersom det kan bli aktuelt å påkjære avvisningen. Valget mellom muntlig eller skriftlig avvisning vil derfor avhenge av den aktuelle situasjonen. Når det fremsettes en muntlig begjæring ved oppmøte hos notarius publicus, og begjæringen ikke kan imøtekommes, må dette kunne meddeles muntlig over skranken. Rekvirenten bør få tilstrekkelig veiledning, og det bør søkes å finne en løsning som tilfredsstiller begge parter. Den skriftlige avvisningen blir aktuell dersom rekvirenten fastholder sitt krav om en notarialbekreftelse som notarius publicus ikke kan imøtekomme.

Tredje ledd åpner for oversendelse eller henvisning til en annen notarius publicus i tilfeller dette kan gjøres i stedet for å avvise begjæringen. Bestemmelsen vil ha begrenset praktisk betydning, se forskriften § 6.

Til § 12:

Bestemmelsen stiller krav til notarialattesten ved notarialbekreftelser. Notarialattesten vil utad fremstå som selve notarialbekreftelsen. Kravene er tilpasset dagens praksis ved notarialbekreftelser.

Første ledd gjelder i hvilken form notarialattesten skal gis. Notarialattesten skal være skriftlig. Normalt bør attesten påføres det omhandlede dokument med maskin eller stempel, eller utferdiges i eget dokument som heftes ved. Bestemmelsen er likevel ikke til hinder for at en skriftlig attest kan gis på en annen måte, dersom dette er praktisk og akseptabelt for både notarius publicus og rekvirenten. Det kan for eksempel tenkes at attesten gis i form av et klistremerke som klebes fast til dokumentet.

Annet ledd bestemmer hva notarialattesten skal inneholde. Attesten må angi det eller de forhold som notarialbekreftelsen omfatter, det vil si hva notarius publicus innestår for riktigheten av. Videre må det angis tid og sted for notarialforretningen. Dette vil i enkelte tilfeller være tilstrekkelig, for eksempel ved bekreftelse av rett kopi, bekreftelse av dokument som forevist og bekreftelse av dokument fremlagt i original. Hvis navnet på den notarialforretningen gjelder er av betydning, må også navnet opplyses. Det er tilfelle ved bekreftelse av underskrift m.m.

Dersom det foreligger særlige omstendigheter ved notarialbekreftelsen, skal det opplyses i notarialattesten. Dette kan for eksempel være en påtegning om at bekreftelsen ikke gjelder dokumentets innhold. Slike forbehold er særlig aktuelle ved bekreftelse av underskrift eller mottakelse av forsikring på innholdet av dokumenter på et fremmed språk, se forskriften § 9 annet ledd. Tilsvarende gjelder i enkelte tilfeller ved kopibekreftelse av ulike utskrifter, hvor notarialbekreftelse av rett kopi kan misforstås som en bekreftelse av rett utskrift. Hvorvidt et forbehold om at en bekreftelse ikke omfatter dokumentets innhold anses som en "særlig omstendighet", eller som en nærmere presisering av det eller de forhold bekreftelsen omfatter, er for øvrig en smakssak. Et annet eksempel på en "særlig omstendighet" er at dokumentet inneholder rettelser eller tilføyelser. Notarius publicus kan da opplyse om disse for å sikre at det ikke oppstår tvil om rettelsene eller tilføyelsene er gjort etter notarialbekreftelsen.

Det er ikke ethvert forhold ut over det sedvanlige som kan anses som en "særlig omstendighet". Ved vurderingen må det blant annet tas hensyn til at slike påtegninger kan være egnet til å svekke tilliten til notarialbekreftelsen.

Til § 13:

Bestemmelsen gjelder ikrafttredelse av forskriften og opphevelse av de tidligere kompetansetildelinger i medhold av lov om rettergangsordningens ikrafttræden § 6.

VEDLEGG