Årsberetning for Bedriftsdemokratinemnda 2005

5. Oversikt over nemndas avgjørelser etter aksjeloven og allmennaksjeloven i 2005
Pr. 16. desember 2005 har Bedriftsdemokratinemnda behandlet alle søknader som er innkommet i 2005.

Konsernordninger
Nemnda har i 2005 behandlet 12 søknader om etablering av og endring i felles representasjonsordninger for flere selskaper innen et konsern (sak 05/02 TIRB AS, 05/05 Moelven Industrier AS, 04/34 JerniaGruppen AS, 04/24 AF Gruppen ASA, 05/11 Seniorbo AS, 01/25 Nordic Paper AS, 05/23 Narvik Energi Holding AS, 03/23 Dynal Biotech Holding AS, 05/18 Maritech International AS, 05/26 Securitas AS, 02/14 Polimoon AS.

Særskilt valgordning til styret og bedriftsforsamling
Elektronisk valg
Sju selskaper fikk godkjent søknad om unntak fra skriftlighetskravet i § 9 ved bruk av et elektronisk valgsystem (sak 04/29 Statkraft Energi AS, 05/08 Norconsult AS, 02/28 ErgoGroup AS, 02/39 Findexa AS, 03/30 Kongsberg Subsea, 05/15 Norgesgruppen, og 02/25 Widerøe’s Flyveselskap ASA). Arbeidsutvalget forutsatte at valgsystemet ivaretok hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte og at alle ansatte hadde tilgang til datamaskin og at de var fortrolige med bruken av denne med sikte på valgdeltakelsen. Det ble videre forutsatt at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføring valget i valgkretser og som forholdstallsvalg

Personlige varamedlemmer
Tre selskaper fikk godkjent ordninger med personlige varamedlemmer (sak, 05/05 Moelven AS. 05/09 SAS Braathens AS og 02/49 Avinor AS). I sak 05/05 Moelven var søknaden begrunnet med at en slik ordning ville gi grunnlag for listesamarbeid mellom de organisasjonene som var representert i konsernutvalget. Etter utvalgets syn var en slik ordning en praktisk måte å fordele verv mellom lokale fagforeninger som ønsker å stille med en felles liste. Det ble vist til det samme i sak 05/09 SAS Braathens AS. Når det gjaldt Avinor viste arbeidsutvalget til at en tilsvarende søknad ble godkjent i 2003 og at forholdene ikke hadde endret seg på en måte som tilsier at søknaden i forbindelse med valget i 2005 burde vurderes annerledes. I alle sakene ble det forutsatt at det må gå tydelig fram av valglistene hvem som skal være varamedlem for det enkelte medlem. I en sak ble søknad om personlige varamedlemmer ikke godkjent, jf. 05/02 TIRB AS. Det ble vist til at en slik søknad må begrunnes nærmere fordi en slik ordning avviker fra aksjelovens og representasjonsforskriftens ordning.

Gjennomgående styre
Ett selskap fikk godkjent en ordning hvor de samme personene skulle utgjøre styrene i flere selskaper i konsernet (sak 05/26 Securitas AS). Dette under forutsetning av at det ble valgt ett styremedlem for de ansatte fra hvert selskap i konsernet.

Nemnda har tidligere vist til at etter aksjeloven er datterselskap i konsern eget aksjeselskap med eget styre som treffer avgjørelser i datterselskapets saker. De ansattes representanter skal etter aksjelovens ordning også i datterselskaper velges av og blant de ansatte i det aktuelle datterselskapet.

I sak 05/26 forutsatte Arbeidsutvalget at valget skulle gjennomføres som ett samlet valg til styrene i henholdsvis Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS slik at de som skulle velges ville bli de ansattes representanter i alle de tre selskapene. Det ble forutsatt at det skulle velges minst tre representanter ansatt i hvert sitt selskap, slik at samtlige selskaper har minst en styrerepresentant som er ansatt i selskapet. Ordningen med gjennomgående styre ble godkjent frem til selskapets ordinære generalforsamling i 2008.

Arbeidsutvalget fattet nytt vedtak i saken etter at selskapet og de ansatte senere kom til at de likevel ikke ønsket en ordning med gjennomgående styre.

Utsettelse av valg
I sak 05/24 Trondheim Renholdsverk AS fikk selskapet godkjent en ordning med utsettelse av valg i ett av sine datterselskaper på bakgrunn av fisjon og plan om konsernordning og gjennomgående styrerepresentasjon. Selskapet søkte også om at de ansattes representanter i morselskapets styre skulle fungere som representanter for de ansatte i datterselskapet inntil nytt valg avholdes i løpet av første kvartal i 2006. Nemnda la vekt på at det dreide seg om en kort periode.

Fritak fra plikten til å avholde valg i et selskap
Nemnda har godkjent to søknader om unntak fra reglene om suppleringsvalg.

I sak 05/07 Baker Hughes Norge AS førte en vedtektsendring til at den øvre rammen for antall representanter i styret ble økt fra 9 til 10. For å opprettholde de ansattes representasjon i styret ble det vedtatt at det skulle velges ytterligere en representant fra de ansatte slik at det til sammen ble tre ansatterepresentanter i styret. Arbeidsutvalget godkjente den ordning for utvidelse av de ansattes styrerepresentasjon det ble søkt om, og som baserte seg på valgresultatet fra siste ordinære valg av de ansattes styremedlemmer. Det ble forutsatt at neste ordinære valg av ansatte styremedlemmer blir gjennomført etter de vanlige reglene i aksjeloven og representasjonsforskriften.

I sak 05/13 Shell Marketing AS ble det søkt om unntak fra full styrerepresentasjon i en avviklingsperiode for selskapet. Arbeidsutvalget viste til at utvalget i sin praksis har vært tilbakeholdne med å gi unntak fra representasjon for de ansatte i de tilfeller de ansatte i utgangspunktet har krav på dette. I denne saken ble det vist til at selskapet skulle avvikles i løpet av en tomånedersperiode og at ansatte skulle reduseres fortløpende i det de skulle overføres til ny arbeidsgiver. Det innebar i praksis at det ikke ville være mulig å gjennomføre et suppleringsvalg før selskapet skulle avvikles.

Endret funksjonstid
Fire selskaper fikk medhold i søknad om endret funksjonstid for styremedlemmer.

I sak 04/38 Hennig-Olsen Is AS godkjente arbeidsutvalget en søknad om at de sittende representantene for de ansatte i styret i Hennig-Olsen Is AS i forbindelse med fisjon fikk fortsette ut sin funksjonstid i styret i Hennig-Olsen Is AS, inntil nytt valg avholdes i samsvar med aksjelovens regler.

I sak 05/04 Agder Energi godkjente arbeidsutvalget en søknad om forkortet funksjonstid i forbindelse med fusjon. Som følge av arbeidsutvalgets godkjenning av gjennomgående styre i sak 05/26 Securitas AS godkjente utvalget søknad om endret funksjonstid slik at det skulle kunne holdes ett samlet valg av ansatterepresentanter til styrene i alle de tre selskapene i konsernet.

I sak 5/30 OVDS godkjente nemnda søknad om forkortet funksjonstid for ansatterepresentantene i bedriftsforsamlingen i OVDS, slik at det kunne avholdes nyvalg i forbindelse med at selskapet skulle fusjonere med Troms Fylkes Dampskipselskap (TFDS).

Unntak fra kravet til valgbarhet og stemmerett
Ni selskaper fikk dispensasjon fra kravene om ansettelse i selskapet i henholdsvis tre måneder og ett år som vilkår for stemmerett og valgbarhet, se sak 05/03 Skanska Bolig AS, 05/04 Agder Energi AS (to vedtak), 02/28 Ergo Group AS, 05/17 Simula Research Laboratory AS, 05/19 Bredero Shaw Norway AS, 02/31 Telenor AS, 05/25 Cerno AS og 05/30 OVDS. I sak 05/30 OVDS godkjente nemnda at også ansatte i TFDS skulle være valgbare og ha stemmerett ved valg til styre og bedriftsforsamling i OVDS, da TFDS skulle innfusjoneres i OVDS innen kort tid.

Fritak fra plikten til å ha utvidet styrerepresentasjon
I sak 04/24 AF Gruppen ASA godkjente arbeidsutvalget søknad om unntak fra utvidet styrerepresentasjon. Det fulgte av avtalene om ikke å opprette bedriftsforsamling i datterselskapene i AF Gruppen at henholdsvis de timelønnede og funksjonærene skulle ha en representant hver i styrene, og at det i den forbindelse skulle opprettes to valgkretser. Arbeidsutvalget bemerket at dersom de ansatte på et senere tidspunkt skulle ønske å innføre utvidet styrerepresentasjon i samsvar med aksjelovens normalordning, kan lokal fagforening, eller et flertall av de ansatte, sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda.

Klager i forbindelse med gjennomføring av valg
Nemnda har i 2005 behandlet en valgklage etter aksjeloven.

Sak 05/22 Elpro Industrier AS omhandlet gjennomføringen av valget på ansattes representanter til styret i selskapet. Klager hevdet at flere forhold knyttet til forberedelsen og gjennomføringen av valget var i strid med representasjonsforskriften. Blant annet ble det hevdet at valgstyret ikke ble oppnevnt av selskapets styre i henhold til representasjonsforskriften § 12, men av selskapets ledelse og besto av en representant fra selskapet og de to ansattes representanter i styret før valget. Dernest ble det protestert på at valget ikke var hemmelig i og med at ”ansattenummer var påtrykt stemmesedlene”. Det medførte i følge klager at flere avholdt seg fra å stemme. Det ble også hevdet at valgstyret hadde forsømt å overholde forskjellige frister som representasjonsforskriften fastsetter.

Arbeidsutvalget la til grunn at valgstyret ikke ble oppnevnt i samsvar med regelverket, men at oppnevningen neppe kan ha hatt innvirkning på valgresultatet. Arbeidsutvalget påpekte at det oppnevnte valgstyret hadde en sammensetning som tilfredsstilte kravet i representasjonsforskriften § 12 første ledd tredje punktum om at de ansatte og selskapets ledelse skal ha minst en representant hver i valgstyret. Det er ingenting i veien for at medlemmer av styret også er medlemmer av valgstyret. På denne bakgrunn kunne ikke Arbeidsutvalget se at feilen ved oppnevningen skulle føre til ugyldighet.

Når det gjaldt innsigelsen om at kravet til hemmelighold ikke var ivaretatt bemerket Arbeidsutvalget følgende:

”Etter representasjonsforskriften § 9 andre ledd er det et grunnleggende krav til valget at dette skal være hemmelig. Når avstemning skal skje ved postforsendelse er dette kravet nærmere konkretisert i representasjonsforskriften § 12 tolvte ledd som sier at velger skal returnere sin stemmeseddel i nøytral konvolutt, innlagt i navnet konvolutt til valgstyret. I det foreliggende tilfellet forstår arbeidsutvalget det slik at stemmesedlene ble lagt direkte i en konvolutt som var påført velgerens ansattenummer. I følge valgstyret var dette nødvendig for å ha kontroll på hvem som stemte. Utvalget ser ikke bort fra at dette uansett har gjort det mulig å identifisere den enkelte ansattes stemmegivning via deres ansettelsesnummer. Utvalget mener at dette i så tilfelle er et slikt brudd på grunnleggende krav til hemmelig valg at feilen må føre til at valget anses for ugyldig uten at det er grunn til å stille større krav til sannsynliggjøring av om feilen kan ha påvirket resultatet.”

Arbeidsutvalget fant at fristene i representasjonsforskriften var vesentlig tilsidesatt i saken. Kunngjøringen av valget skjedde slik Arbeidsutvalget forsto det 8 – 10 dager før selve valgdagen. Dette utelukket at fristen for innlevering av forslag på kandidater to uker før valgdagen kunne overholdes. Fristen er satt for at de ansatte skal ha rimelig tid til å fremme forslag. Arbeidsutvalget forsto det slik at det heller ikke forelå lister over dem som hadde stemmerett i samsvar med representasjonsforskriften § 12 femte ledd.

Etter en samlet vurdering kom Arbeidsutvalget til at det ved gjennomføringen av valget ble begått tildels grove feil som samlet sett kunne ha hatt betydning for utfallet av valget. Arbeidsutvalget fant derfor etter en samlet vurdering at valget måtte kjennes ugyldig, og at det måtte avholdes nytt valg i samsvar med aksjeloven og representasjonsforskriftens regler.

Klagen ble tatt til følge.

Fritak fra plikten til å ha bedriftsforsamling
I sak 05/14 søkte Aftenposten Distribusjon AS om fritak fra plikten til å bedriftsforsamling. Selskapet har ca 2 500 ansatte, i det vesentlige avisbud. Det ble avholdt avstemming blant de ansatte. Ved avstemmingen ble det avgitt til sammen 701 stemmer. Av disse stemte 650 for ikke å ha bedriftsforsamling mens 47 stemte for å ha bedriftsforsamling. 1 stemte blankt mens tre stemmer ble forkastet. Det innebar at 92 % av de avgitte stemmene var for å ikke opprette bedriftsforsamling.

I saken ble det vist til at Bedriftsdemokratinemnda i sin praksis bare unntaksvis har gitt dispensasjon fra plikten til å opprette bedriftsforsamling. I denne saken la allikevel Arbeidsutvalget vekt på at selv om deltakelsen ved den avholdte avstemmingen var for lav, stemte et klart flertall av de ansatte som avga stemme for at det ikke skulle være bedriftsforsamling. Dette viste en klar tendens blant den delen av de ansatte som engasjerte seg i spørsmålet om det skulle være bedriftsforsamling i selskapet. Arbeidsutvalget viste videre til at det blant selskapets ansatte var en stor overvekt som ikke ønsket å engasjere seg i spørsmålet og at de lokale fagforeningene hadde avgitt uttalelse om at de ikke ønsket bedriftsforsamling. Det ble også vist til at selskapet bare har én eier slik at det heller ikke ut fra et eiersynspunkt har noen interesse å ha bedriftsforsamling.

6. Nemndas avgjørelser etter helseforetaksloven i 2005
Nemnda har behandlet to saker etter helseforetaksloven i 2005, begge klager i forbindelse med valg.

I sak 05/27 Apotekene Vest AS ble det for det første protestert på at en av listene til valget ble innlevert til valgstyret mindre enn tre uker før valgdagen og dermed for sendt i forhold til fristen i helseforetakforskriften § 8 sjette ledd. Dernest ble det protestert på at de godkjente forslagene ble kunngjort bare 4 – 5 dager før valgdagen, dvs. etter fristen på 7 dager i forskriften § 8 sjuende ledd. Bakgrunnen for dette var at valgstyret utsatte fristen for forslag slik at en av forslagsstillerne, Fagforbundet, skulle kunne stille liste. Det ble dessuten hevdet at noen ikke fikk avgitt stemme fordi de ”ikke hadde fått valgmateriale i det hele tatt.

Arbeidsutvalget viste til at det er antatt i praksis at en forslagsstiller som av ulike grunner ikke får godkjent sitt forslag bør få rimelig tid til å rette dette opp etter utløpet av fristen. Dette gjelder kun rettelser på lister som er kommet inn innen fristens utløp. Selv om det gis mulighet til å gjøre rettelser i lister som er innkommer, betyr ikke dette at det gis anledning til å fremme nye lister etter at fristen i helseforetakforskriften § 8 sjette ledd er utløpt. Det var dermed feil at Fagforbundet fikk anledning til å fremme ny liste etter at fristen hadde løpt ut.

Etter en samlet vurdering kom Arbeidsutvalget til at de feilene som skjedde i forbindelse med valget samlet sett var av en slik karakter at de kunne ha hatt betydning for utfallet av valget. Utvalget fant derfor at valget var ugyldig og at det måtte avholdes nytt valg i samsvar med helseforetaksforskriftens regler. Arbeidsutvalget fant det ikke nødvendig å ta stilling til ytterligere klagepunkter. Klagen ble tatt til følge.

I sak 03/11 Helse Nord RHF ble det klaget over at valglistene ved ett av sykehusene var kunngjort først dagen før valget, at valget ikke i tilstrekkelig grad hadde vært hemmelig, at vikarer ble nektet å avgi stemme ved ett av foretakene og over at det ikke var satt opp valglokale ved en avdeling.  Nemnda fant at disse forholdene innebar feil ved valget, og at mangelen på hemmeligholdelse av valget var særlig alvorlig, slik at det ikke burde stilles for høye krav til sannsynliggjøring av om feilene kunne ha påvirket resultatet. Valget ble etter dette opphevet, og det ble fastsatt at de ansatterepresentantene som satt i styret før det ugyldige valget, skulle sitte i styret frem til nytt, gyldig valg var avholdt.

7. Nemndas avgjørelser etter selskapsloven i 2005
Nemnda har ikke mottatt noen saker etter selskapsloven i 2005.

8. Nemndas avgjørelser etter statsforetaksloven i 2005
Nemnda har ikke mottatt noen saker etter statsforetaksloven i 2005.

9. Nemndas avgjørelser etter stiftelsesloven i 2005
Nemnda har ikke mottatt noen saker etter stiftelsesloven i 2005.

10. Nemndas avgjørelser etter reglene om europeiske samarbeidsutvalg i 2005
Nemnda har i 2005 ikke mottatt noen saker i forbindelse med reglene om europeiske samarbeidsutvalg.

Gudmund Knudsen
nemndas leder

Bodil Stueflaten
for nemndas sekretariat