Til
samtlige departementer og
statsministerens kontor

Vår ref 98/9260 C BTN/HDH
Dato 12.03.1999

Innføring av nytt system for føring av det sentrale statsregnskapet i Finansdepartementet

Det vises til brev fra Finansdepartementet av 23.11.98 om innføring av nytt system for føring av det sentrale statsregnskapet. Her går det frem at nytt system for mottak av elektroniske regnskapsrapporter og føring av det sentrale statsregnskapet skal settes i drift i løpet av 1999.

Finansdepartementet arbeider nå med klargjøring av nytt system for mottak av rapporter fra de statlige regnskapsførerne. I dette arbeidet er det nødvendig med en dialog og innhenting av informasjon fra fagdepartementene, slik at data om den enkelte regnskapsfører kan bli korrekt registrert i nytt system.

I dette brevet vil Finansdepartementet gi mer utdypende informasjon om overgangen til nytt sentralt system for statsregnskapet, med vekt på de data som må registreres for den enkelte regnskapsfører. Finansdepartementet legger til grunn at det enkelte fagdepartement informerer sine regnskapsførere (virksomheter/driftsenheter).

Finansdepartementet tar sikte på å avholde møte med det enkelte departement i mars/april 1999 i forbindelse med den informasjon som etterspørres.

1. Rapporteringen for 1999

Nåværende rapporteringshyppighet med 7 ganger i året beholdes i 1999, og det skal fortsatt rapporteres akkumulerte regnskapstall. Følgende rapporteringstidspunkter gjelder:

Periode Frist

1. januar – 31. mars 15. april 1. januar – 30. april 15. mai 1. januar – 30. juni 15. juli 1. januar – 31. august 15.september 1. januar – 30. september 15. oktober 1. januar – 31. oktober 15. november 1. januar – 31. desember 15. januar

2. Rapportering fra regnskapsfører med eget økonomisystem

Regnskapsførere som ikke benytter en av de statlige regnskapssentraler (Skattefogd eller Statens forvaltningstjeneste), må sørge for at det finnes funksjonalitet i egne systemer for å kunne rapportere til statsregnskapet.

2.1 Kasserapport på papir

Finansdepartementet legger til rette for å kunne motta papirrapporter (ABC-rapport) fra disse regnskapsførerne som før inntil funksjonalitet for elektronisk rapportering er på plass.

2.2 Elektronisk kasserapport

De regnskapsførere som har mulighet for elektronisk innsending av kasserapporter, kan ta dette i bruk fra det tidspunkt Finansdepartementet gir klarsignal. Disse virksomhetene må i forkant ha foretatt nødvendig testing mv. mot det nye systemet i Finansdepartementet og fått godkjenning for elektronisk innsending. De regnskapsførere dette gjelder bes så raskt som mulig ta kontakt med Finansdepartementet for å avklare gjennomføring av testing.

Ved overgang til elektronisk rapportering skal alle regnskapsførere som har tatt i bruk statens konsernkontoordning med inn- og utbetalinger over egne oppgjørskonti i Norges Bank, gå over til å sende en ny type rapport (betegnet S-rapport). Denne rapporten skal i tillegg til bevilgningsregnskapet (dagens Del A) også inneholde to kapitalregnskapskonti – en for innbetalinger over regnskapsførerens oppgjørskonto i Norges Bank og en for utbetalinger over regnskapsførerens oppgjørskonto i Norges Bank. Disse to hovedbokskonti vil bli tildelt av Finansdepartementet og meddelt regnskapsføreren som ledd i forberedelsene til elektronisk innsending. Virksomheter med flere enn to oppgjørskonti vil bli tildelt nødvendig antall hovedbokskonti.

Regnskapsføreren skal også rapportere posteringer på interimskonti i regnskapet. Interimsposteringer skal ikke rapporteres spesifisert pr konto, men samlet på konto 750001 Interimskonto debet og konto 860001 Interimskonto kredit. Den enkelte interimskonto i internregnskapet må knyttes til 750001 eller 860001 avhengig av type interimskonto (jf funksjonelle krav).

De to bankkonti og to interimskonti vil erstatte den nåværende føringen av den enkelte regnskapsfører sitt mellomværende med statskassen.

3 Rapportering fra regnskapsfører som benytter statlig regnskapssentral

I en oppstartsfase vil regnskapsførere som bruker regnskapssentral, innrapportere på en av følgende to måter:

• kasserapport på papir (midlertidig løsning)
• elektronisk kasserapport (permanent løsning)

På oppstartstidspunktet for det nye sentrale statsregnskapssystem, vil det fortsatt være en del virksomheter/driftsenheter som ennå ikke er blitt egne regnskapsførere. For disse medfører ikke det nye systemet noen endringer i forhold til innsending av kasserapport.

3.1 Rapportering fra Skattefogd/Statens forvaltningstjeneste etter gammel ordning

Enkelte virksomheter benytter fortsatt Skattefogden/Statens forvaltningstjeneste som regnskapsfører (ennå ikke over på konsernkontoordningen med egne oppgjørskonti i Norges Bank). Det innebærer at virksomheten ikke er definert som egen regnskapsfører inn mot det sentrale statsregnskapet. For disse virksomhetene vil den enkelte Skattefogd/Statens forvaltningstjeneste inntil ordningen er avviklet, fortsatt rapportere til statsregnskapet og iht den rapporteringsformen som er etablert for dette.

3.2 Kasserapport på papir fra regnskapsfører som benytter regnskapssentral

Finansdepartementet legger til rette for å kunne motta rapporter (ABC-rapport) fra regnskapsførerne på papir som før. Rapporten skal sendes inn, undertegnet av regnskapsføreren.

3.3 Elektronisk rapport fra regnskapsfører som benytter regnskapssentral

Finansdepartementet har direkte kontakt med skattefogdene og Statens forvaltningstjeneste for å koordinere overgang til elektronisk innsending av kasserapporter. Regnskapsførere som benytter Skattefogden eller Statens forvaltningstjeneste skal derfor forholde seg til sin regnskapssentral når det gjelder overgang til elektronisk rapportering og trenger ikke ta kontakt med Finansdepartementet før regnskapssentralen gir klarsignal for det.

Ved overgang til elektronisk rapportering skal alle regnskapsførere som har tatt i bruk statens konsernkontoordning med inn- og utbetalinger over egne oppgjørskonti i Norges Bank, gå over til å sende en ny type rapport (betegnet S-rapport). Denne rapporten skal i tillegg til bevilgningsregnskapet (dagens Del A) også inneholde to kapitalregnskapskonti – en for innbetalinger over regnskapsførerens oppgjørskonto i Norges Bank og en for utbetalinger over regnskapsførerens oppgjørskonto i Norges Bank. Disse to hovedbokskonti vil bli tildelt av Finansdepartementet og meddelt regnskapsføreren som ledd i forberedelsene til elektronisk innsending. Virksomheter med flere enn to oppgjørskonti vil bli tildelt nødvendig antall hovedbokskonti.

Regnskapsføreren skal også rapportere posteringer på interimskonti i regnskapet. Interimsposteringer skal ikke rapporteres spesifisert pr konto, men samlet på konto 750001 Interimskonto debet og konto 860001 Interimskonto kredit. Den enkelte interimskonto i internregnskapet må knyttes til 750001 eller 860001 avhengig av type interimskonto (jf funksjonelle krav).

De to bankkonti og to interimskonti vil erstatte den nåværende føringen av den enkelte regnskapsfører sitt mellomværende med statskassen.

4. Klargjøring av nytt statsregnskap

Under klargjøringen av nytt statsregnskap vil hver enkelt regnskapsfører bli lagt inn i systemet. De data som blir registrert om den enkelte regnskapsfører (faste data) vil dels bli brukt for kontroll ved mottak/registrering av regnskapsrapporter og dels bli benyttet for å påføre supplerende informasjon (konteringsdata) ved postering av regnskapsrapporten i den sentrale hovedboken. De faste data for regnskapsføreren er:

• Organisasjonsnummer
• Navn
• Post- og gateadresse
• Egen X.400-adresse
• Kontaktperson: navn, telefonnummer og faksnummer
• Hierarkinummer
• Mellomregnskapskonto
• Bruk av regnskapssentral eller ikke
• Rapportering på papir eller ikke
• Egne hjemmekapitler

Nedenfor gis en kort omtale av de enkelte data.

4.1 Organisasjonsnummer

Regnskapsførerens organisasjonsnummeret (9 siffer) blir det nye regnskapsførernummeret og erstatter dagens regnskapsførernummer på 6 siffer. Hver regnskapsfører identifiseres med sitt organisasjonsnummer i det nye systemet. Organisasjonsnummeret gis av Enhetsregisteret i Brønnøysund, men Statistisk sentralbyrå (SSB) er tildelt en koordineringsrolle under tildeling av organisasjonsnummer for statlige etater. I rutinen for reservasjon og aktivering av oppgjørskonti i Norges Bank er det nå etablert at organisasjonsnummer skal oppgis/verifiseres av fagdepartementet. For regnskapsførere som allerede har aktivert sine oppgjørskonti, vil Finansdepartementet innhente slik verifikasjon fra det enkelte departement basert på lister mottatt fra SSB.

4.2 Navn, adresse ol

Hver regnskapsfører registreres med post- og gateadresse. Samtidig skal det oppgis en kontaktperson hos regnskapsføreren med navn, telefon- og faksnummer. Den elektroniske adressen (X.400) til regnskapsføreren eller til regnskapssentralene skal angis først når regnskapsføreren settes opp for elektronisk rapportering.

4.3 Hierarkinummer

Når regnskapsrapporten fra regnskapsfører blir godkjent ved elektronisk mottak eller manuell registrering i Finansdepartementet, går rapporten til oppdatering av den sentrale hovedboken. Rapporten oppdateres på den regnskapsperiode rapporten gjelder, slik at f.eks. andre rapporteringsperiode 1999 som gjelder perioden fra og med 1. januar til 30. april 1999 vil bli postert på regnskapsperiode 199904 (april).

Posteringer i den sentrale hovedbok på aktuell periode vil bli merket (kontert) med regnskapsførernummeret (9 siffer) og et hierarkinummer for hver regnskapsfører.

Informasjon om hierarkinummer og regnskapsførernummer identifiserer den enkelte regnskapsfører sine posteringer i den sentrale hovedboken. Informasjonen kan benyttes ved uttak av rapporter fra den sentrale hovedboken, f.eks. ved gruppering eller summering etter regnskapsførernummer eller hierarki.

Hierarkinummeret er ment å skulle angi regnskapsførerens plassering i regnskapsorganisasjonen under det enkelte fagdepartement. Avhengig av hvordan hierarkinummeret innrettes, vil det påvirke muligheten for å ta ut rapporter der regnskapene fra regnskapsførere med en viss hierarkisk tilknytning er skilt ut og/eller slått sammen.

Da det i første rekke er fagdepartementene som vil dra nytte av slike rapporter anser Finansdepartementet det som naturlig at det er fagdepartementet som angir hirerarkinummereringen av sine regnskapsførere. Dette blir et tema i møtet med fagdepartementet.

4.4 Mellomregnskapskonto

De regnskapsførere som inntil videre fortsatt skal sende dagens abc-rapport på papir vil også bli registrert med en 6-sifret mellomregnskapskonto (samme konto som benyttes i dag) for føring av mellomværende med statskassen.

4.5 Hvem rapporterer

Det registreres om og i tilfelle hvilken statlig regnskapssentral regnskapsføreren benytter.

4.6 Rapporteringsform

Det registreres om regnskapsrapporten skal sendes inn på papir eller elektronisk.

4.7 Egne hjemmekapitler (hjemmekonti)

For hver regnskapsfører registreres hvilke kapitler/konti regnskapsføreren kan postere på uten å angi særskilt posteringsfullmakt eller belastningsfullmakt. Ved etablering av hjemmekonti første gang vil Finansdepartementet ta utgangspunkt i rapporterte konti i kasserapporten for første rapporteringsperiode for 1999. Når regnskapsføreren senere kommer i dialog med Finansdepartementet for forberedelse til elektronisk innsending, vil hjemmekontiene bli gjennomgått og verifisert.

5. Møte med departementene

Finansdepartementet vil ta kontakt med hensyn til møtetidspunkt.

Spørsmål til forholdene som her er tatt opp, herunder spesielt hierarkinummerering og organisasjonsnummer, kan rettes til
seniorrådgiver Torstein Sørbotten på tlf 22244325 eller
rådgiver Beathe Thrane-Nielsen på tlf 22244360.

Med hilsen

Arnt Kamperud e.f. avdelingsdirektør
	Torstein Sørbotten seniorrådgiver

Lagt inn 1. desember 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen