Statssekretær Anne Lise Hilmen

Den kommunikasjonsdyktige stat

Åpningsforedrag til dagskonferansen om "Informasjonsteknologi og nye medier i den offentlige informasjonens tjeneste", 26.03.96, Oslo

1 Innledning

I dagens samfunn er den enkelte i kontakt med det offentlige fra vugge til grav. Hvert individ har mange og kontinuerlige kontakter med offentlig sektor, og statlige og kommunale tjenester er av vital betydning for den enkelte borgers allmenne velferd. Vi snakker her om mange og varierte tjenester, fra barnehager til skolesystemet, medisinsk assistanse og sosialsystemet til pensjonsordninger og eldreomsorg. Både kvalitet og kvantitet i disse tjenestene er avgjørende for hvordan behovene blir dekket og hvilket inntrykk som skapes av offentlig sektor.En kontinuerlig innsats med vekt på toveis-kommunikasjon er nødvendig for å sikre at offentlig sektor i større grad responderer raskt på publikums behov og ønsker.

Informasjon er et viktig virkemiddel for å etablere gode relasjoner basert på tillit mellom stat og borger. Det er også et virkemiddel som kan bidra til å øke deltakerdemokratiet. Alle har en demokratisk rett til informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter i samfunnet. Denne informasjonen er også nødvendig for at den enkelte skal kunne delta i den demokratiske prosess.

Det er først nå på 90-tallet at informasjon er etablert som et eget politikkområde med egne mål. Gjennom vektlegging av fem hovedprinsipper for den statlige informasjonspolitikken ønsker regjeringen å frambringe en kommunikasjonsdyktig stat; dvs.ar myndighetene er i stand til å veksle mellom rollene som avsender og mottaker av informasjon. Det betyr også at borgere og myndigheter skal ha like muligheter til å ta initiativet i kommunikasjonsprosessen. Det er nettopp i forbindelse med dette at ny teknologi og nye mer interaktive medier åpner for muligheter. Utviklingen på dette området går for tiden meget raskt. Det er derfor av avgjørende betydning at det er en kontinuerlig dialog mellom forskningsmiljøene og offentlige myndigheter slik at ny kunnskap og viten raskt kan formidles og legges til grunn for utformingen av løsninger.

Før jeg går nærmere inn på de muligheter og utfordringer ny teknologi og nye medier skaper, er det nødvendig å se litt nærmere på hovedlinjene i den statlige informasjonspolitikken. De mål og prinsipper som Regjering og Storting har nedfelt i denne politikken, har klare føringer for hvordan ny informasjonsteknologi bør tas i bruk av offentlige informasjonsarbeidere.

2 Informasjonspolitikken som et demokratisk virkemiddel

Den statlige informasjonspolitikken er et eget politikkområde, men samtidig overlapper den til forvaltningspolitikken og til IT-politikken. Den består av mål og prinsipper for sentralforvaltningens informasjonsaktiviteter, ikke av ferdige «gjør-det-selv» instruksjoner. Poenget med dette er at hvert departement, hvert direktorat og hver offentlig etat selv må finne den mest praktiske løsningen på hvordan de skal sende ut, hente inn og organisere informasjonen. Informasjonspolitikken skal sikre at uavhengig av hvilke praktiske løsninger den enkelte etat velger, så skal disse være basert på en felles forståelse i staten av forholdet mellom offentlig forvaltning og publikum.

Informasjonspolitikken har følgende hovedmål:

• å styrke befolkningens demokratiske rettigheter
• å styrke forvaltningens legitimitet som myndighet og pålitelig forvalter av fellesverdier
• å løse statlige styringsoppgaver mest mulig effektivt
• å gi et reelt bidrag til den enkeltes livskvalitet

Utfra disse hovedmålene er de fem hovedprinsipper nedfelt; tre som omhandler gjennomføringen og to som gir føringer på hvem som har ansvaret for informasjonen.

Kommunikasjonsprinsippet innebærer at informasjonsvirksomheten i størst mulig grad skal ta hensyn til både avsenders og mottakers behov. Det ideelle målet er, som tidligere nevnt, en kommunikasjonsdyktig stat, der myndigheter og allmennhet veksler i rollene som avsender og mottaker, men også som initiativtakere i kommunikasjonsforløpet. Det er altså ikke nok at myndighetene bare sender ut informasjon. De må også være i stand til å sette seg selv i mottakers sted og på den basis gi «riktig» informasjon. Brukerundersøkelser, pretesting og analyser er verktøy det offentlige kan bruke her. Publikums reaksjoner må samles inn og være basis for en systematisk tilbakemelding til de ulike myndighetsnivåene. Noe som klart vil måtte involvere informasjonsteknologi. Det kan her nevnes at Statens informasjonstjeneste nå arbeider med et forsøksprosjekt for nettopp å se på hvordan tilbakemeldinger fra publikum systematisk kan hentes inn og inkorporeres i offentlige etaters virksomhe.

Prinsippet om aktiv informasjon impliserer at det ikke er nok at publikum har tilgang til informasjon. Myndighetene må selv aktivt og systematisk informere befolkningen. Aktiv informasjon kan heller ikke forstås utelukkende som å bringe informasjonen «hjem» til mottakerne. Det er like mye å utvide servicenivået og bringe informasjonssøkerne i kontakt med etatens informasjonsapparat. På denne måten kan de som etterspør informasjon, selv finne ut hvor informasjon om ulike områder finnes. En hovedregel her er at terskelen for egeninnsats for å tilegne seg informasjon fra en offentlig etat, skal være lavest for ressurssvake grupper og på området plikt- og rettighetsinformasjon. Realiseringen av prinsippet om aktiv informasjon vil imidlertid bli en svært krevende utfordring.

For den enkelte borger som har behov for informasjon om et spesifikt tema, er det av underordnet betydning hvilken offentlig myndighet som gir han eller henne denne informasjonen. Helhetsprinsippet legger til grunn at offentlig informasjon bør koordineres i størst mulig grad, slik at mottakeren oppfatter informasjonen som helhetlig. Det medfører at det i prinsippet bør være mulig å få ut all den informasjon man trenger fra den første offentlige etat man kontakter. Det krever igjen en styrking av kommunikasjon og koordinering mellom ulike sektorer innen sentralforvaltningen, og mellom sentral, regional og lokal forvaltning. Her ligger det store muligheter i utnyttelsen av ny teknologi.

Vi utvikler nå nye systemer for organisering og kommunikasjon innen offentlig sektor, systemer som vil komme i tillegg til de tradisjonelle hierarkiske strukturene. Et spesifikt resultat av dette er organiseringen av regionale nettverk, som knytter sammen både statlige og kommunale etater. Disse nettverkene skal gi mer koordinert informasjon til publikum i en region.. Et annet prosjekt er opprettelsen av de offentlige servicekontorene - såkalt «one-stop-shopping». De offentlige servicekontorene dekker både statlige og kommunale tjenester som trygdekontor, arbeidskontor, skattekontor, sosialkontor og flere andre kommunale etater, på ett sted, gjennom et tverrfaglig førstelinjepersonale som gir publikum den service og informasjon de trenger uten å måtte gå fra offentlig kontor til offentlig kontor. Nyutviklede informasjonsteknologiske systemer er basis i dette prosjektet. Ansvaret for statlig informasjon skal, som tidligere nevnt, organiseres med bakgrunn i prinsippene om linjeansvar og lederansvar.

Linjeprinsippet innebærer at hvert enkelt departement og hver etat er ansvarlig for informasjonsvirksomheten innenfor sitt fagområde. Dette er nødvendig for å sikre at informasjon som gis er korrekt, gis til riktig tid og på riktig sted. Informasjon er ett av flere virkemidler departementer og etater kan ta i bruk, og må ses i sammenheng med de andre virkemidlene, økonomiske, organisatoriske, fysiske og juridiske. Ansvaret for informasjon må ligge der det administrative ansvaret ligger.

Prinsippet om informasjon som lederansvar følger logisk av linjeprinsippet. Selv om ledere kan delegere informasjonsoppgaver, kan de ikke delegere ansvaret for informasjon. Ledelsen er ansvarlig både for at informasjon brukes profesjonelt og etisk forsvarlig og for at virksomheten har den nødvendige kompetanse. Informasjonssjefer bør være tilknyttet virksomhetenes toppledelse. Regjeringen har fastsatt at informasjon er et eget resultatområde for ledere med egne resultatkrav.

3 Informasjonsteknologi

Målene og prinsippene i informasjonspolitikken legger rammene for hvordan statlig informasjon bør drives, og medfører nye krav og utfordringer for sentralforvaltningen. Blant disse er kunnskap om og anvendelse av ny informasjonsteknologi og bygging av nye infrastrukturer basert på denne teknologien. Den sammensmeltning som nå skjer mellom telekommunikasjoner, kringkasting og informasjonsteknologi, gir oss allerede mange helt nye muligheter som var nærmest utenkelige for få år siden. Endringene i samfunnet er allerede dyptgripende og så sterke at vi alle snakker om IT-revolusjonen.

3.1 Informasjonsteknologi som et virkemiddel for gjennomføringen av informasjonspolitikken

Det er vanskelig for den «jevne» bruker å skille den nyttige informasjonen fra den unyttige på for eksempel Internett. Det er både økonomiske og kunnskapsbaserte terskler for å delta, noe som på sikt kan øke informasjonskløftene i samfunnet. Det er viktig å innse at det er til dels store forskjeller mellom de gruppene som har tilgang til og nødvendig kunnskap for bruk av ny informasjonsteknologi, og de gruppene som ikke har dette.

I prinsippet burde informasjonsteknologien være tilgjengelig for alle, ikke bare for de som har råd til det eller kunnskap nok til å kunne bruke den. Slik det er i dag, vet vi for lite om hvem som er brukerne, men undersøkelser gjort i det siste indikerer at informasjonsteknologien i hovedsak utforskes av yngre menn med høy utdannelse. Her skjer det imidlertid en rask utvikling, og det er av stor viktighet for regjeringen at forvaltningen har kunnskap om denne utviklingen.

Selv om ny informasjonsteknologi har sine begrensinger, åpner den også for store muligheter når det gjelder anvendelse i informasjonspolitikken. Dette gjelder ikke bare for sentralforvaltningen, men også for regionene og kommunene. Det er for tiden flere nye kommunikasjonssystemer under utvikling og utprøving.

Departementsnettet er vel etablert .Staten sentrale informasjonsnett er under utvikling. Statens regionale informasjonsnett, SRI, ble åpnet 1. mars. Dette nettverket muliggjør overføring av informasjon mellom sentrale og regionale statlige myndigheter. Og arbeidet med å etablere kommunikasjon mellom de statlige nett og kommunesektoren er startet opp. Målet er et helhetlig logisk forvaltningsnett, som vil gjøre det mulig å transportere informasjon mellom sentrale, regionale og lokale myndigheter. Hovedmålet med dette er å forbedre og øke kommunikasjonen mellom ulike myndigheter og forvaltningsnivåer. På sikt vil dette også kunne legge grunnlaget for en større grad av toveis kommunikasjon mellom myndigheter og publikum, og dermed virkeliggjøre kommunikasjonsprinsippet.

Mer effektiv kommunikasjon innen offentlig sektor vil på sikt gjøre offentlig informasjon mer tilgjengelig for publikum. Det kan også bidra til en raskere flyt av informasjon, og en bedre samordning av informasjonen fra ulike nivåer i offentlig forvaltning. Den tilgjengelige informasjonen vil bli mer uavhengig av forvaltningens organisering. På denne måten kan informasjonsteknologien også bidra til mer helhetlige svar på publikums spørsmål. Det ligger nært opp til intensjonene bak helhetsprinsippet.

Informasjonsteknologien vil forbedre åpenheten i og tilgangen til offentlig sektor, og vil også styrke forvaltningens evne og villighet til aktivt å informere publikum, altså realisere prinsippet om aktiv informasjon. Etableringen av regjeringens informasjonstjener ODIN er ett eksempel på dette. Gjennom ODIN får allmennheten tilgang til taler, pressemeldinger og offisielle dokumenter fra sentralforvaltningen.

Et annet eksempel på måter å forbedre kontakten mellom forvaltningen og publikum på, er prosjektet Elektronisk informasjon i livssituasjoner, LivsIT. Dette forsøksprosjekt skal utvikle såkalte virtuelle eller kunstige livssituasjons-pakker. Det vil si informasjonspakker som publikum kan få når de går inn i en bestemt livssituasjon, som f. eks i overgangen til pensjonisttilværelsen, når man blir arbeidsledig eller hvis man skal etablere en ny virksomhet. Ideen er at all den informasjon den enkelte trenger i livssituasjonen, gjøres tilgjengelig elektronisk slik at publikum kan få tilgang til den på ett sted. Dette vil virkeliggjøre helhetsprinsippet. Store krav vil bli stilt til å bruke ny teknologi for å samle inn og organisere på en medieuavhengig måte disse informasjonspakkene samt oppdatere og gjøre dem tilgjengelige.

Et tredje eksempel her er prosjektet Elektronisk postjournal. Dette er et pilotprosjeket som i første omgang gjør 7 offentlige postjournaler elektronisk tilgjengelig gjennom en web-tjeneste. Foreløpig er dette et tilbud til 16 redaksjoner spredt over hele landet. Dermed er journalistene ikke lenger avhengig av å være i geografisk nærhet til offentlige etater for å få tilgang til journalene. Journalistene kan sitte i sin egen redaksjon og elektronisk bestille saksdokumenter. På denne måten vil medienes mulighet til å praktisere innsynsretten etter offentlighetslovens prinsipper bli utvidet gjennom å utnytte ny informasjonsteknologi.

3.2 Forutsetninger for elektronisk kommunikasjon

Prinsippene i statens informasjonspolitikk skal ligge til grunn for elektronisk kommunikasjon både innen offentlig forvaltning og mellom forvaltningen og publikum. I følge Kommunikasjonsprinsippet som er i samsvar med OECD`s prinsipp om lydhørhet, må myndighetene bruke informasjonsteknologien på en slik måte at den møter publikums behov. For at offentlig informasjon skal være tilgjengelig for alle, må myndighetene bruke ulike informasjonskanaler. I dag når vi bare deler av befolkningen gjennom de nye kommunikasjonskanalene som for eksempel Internett og world wide web.

Informasjonsteknologien er et kraftig og spennende verktøy, men er ikke et mål i seg selv. Det er myndighetenes oppgave å bidra aktivt til utviklingen av dette verktøyet og til den infrastrukturen som er nødvendig for at teknologien skal være fullt ut operativ. Informasjonsteknologien åpner for store muligheter både for privat og offentlig sektor, spesielt når det gjelder tids- og kostnadseffektivitet.

4 Konklusjon

Informasjonsteknologi muliggjør som sagt en bedre samordning av informasjonen fra offentlig sektor. Myndighetene vil i den fremtidige utviklingen fremover legge særskilt vekt på å opprettholde demokratiske verdier som personvern, likeverdighet, likebehandling og åpenhet. Informasjonsteknologien krever også prosedyrer som kan garantere rettslig og teknisk sikkerhet i informasjonsoverføringen.

Den teknologiske utviklingen har til nå i stor grad vært styrt av teknologene. Det er i fremtiden nødvendig at også folk med annen fagkompetanse er med og former denne utviklingen. Særlig viktig er det at brukerne får være med å forme utviklingen. Dette stiller krav til at både offentlig ansatte, men også at politikerne har innsikt i hvilke muligheter og begrensinger som finns.

Her har forskningen en sentral rolle å spille.. Forvaltningen trenger kunnskap for å kunne være med å påvirke utviklingen. Vi trenger å vite mer om bruken av ny informasjonsteknologi og nye medier. Skal vi få til en god samfunnsutvikling, må slik kunnskap legges til grunn for utformingen av informasjons-, forvaltnings- og IT-politikken.

Det er derfor svært viktig at det skapes kontaktpunkter og møteplasser mellom forskning og forvaltning. En kontinuerlig dialog og overføring av kunnskap må sikres. Denne konferansen er ett bidrag til denne dialogen.

Lykke til med konferansen.