Bedriftsdemokratinemndas protokoll 8/2010

Protokoll 8/10 fra møtet i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg 12. oktober 2010

Vedtak ble truffet i følgende saker:

1.      Sak BDN-201003488 Cisco Systems Norway AS

2.      Sak BDN-201003283 Weifa AS

Gudmund Knudsen, Ingebjørg Harto og Gro Granden deltok i møtet. Bodil Stueflaten møtte fra sekretariatet. 

Møtet varte fra 0900 – 0945. 

1.      Sak BDN-201003488 Cisco Systems Norway AS

I brev 20. september 2010 søker Cisco Systems Norway AS om at det kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i Cisco Systems Norway AS kan gjennomføres som elektroniske valg. 

Bakgrunnen for søknaden er et ønske om å gjennomføre valget på en enklest mulig måte. Alle vil sikres full tilgang til valglokale og gis full anonymitet. Det er opplyst at elektronisk valgsystem vil bidra til å forenkle kommunikasjonen med de ansatte i ulike land og med ansatte med hjemmekontorløsninger, og at elektronisk valg høyst sannsynlig vil medføre økt valgdeltakelse. 

Cisco Systems Norway AS er en høyteknologibedrift hvor alle har tilgang til datamaskin, samt kjennskap til hvordan slike brukes. Det framgår av søknaden at all valginformasjon, valglister og stemmesedler skal legges ut på selskapets intranett, som er et lukket nett. Ansatte på reise, ferie etc. kan avgi stemme via intranett der de befinner seg, eller møte opp ved at av Cisco Systems Norway AS sine kontorer. Valgstyret vil i tiden før og under valget være tilgjengelige for hjelp både via telefon, video og e-post. Det vil i tillegg bli lagt ut veiledning for brukerne på intranettet. 

Det er opplyst at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget både som flertallsvalg og forholdstallsvalg. 

Søknaden er fremmet av valgstyrets leder, men er drøftet og har fått tilslutning fra selskapet ledelse og de ansattes representanter. Søknaden støttes av Talatuten, som representerer 530 av de 600 ansatte i selskapet og verneombudet, se vedlegg 2. Det er ikke lokal fagforening i Cisco Systems Norway AS. 

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom selskapet og de ansattes representanter om søknaden. 

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Arbeidsutvalget forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet. 

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg godkjenner søknaden om å avholde fremtidige valg av de ansattes representanter til styret i Cisco Systems Norway AS. 

Dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til normalordningen for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda. 

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt 

vedtak: 

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, samt Bedriftsdemokratinemndas delegasjonsvedtak av 27. februar 2009, godkjenner Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter i Cisco Systems Norway AS.” 

2.      Sak BDN-201003283 Weifa AS

I brev 2. september 2010 søker Weifa AS (Weifa) om unntak fra plikten til å innføre bedriftsforsamling etter representasjonsforskriften § 5 fram til selskapet har avholdt ordinær generalforsamling for 2010, senest 30. juni 2011. 

Selskapet hadde 208 ansatte ved utgangen av 2009. Ved utgangen av april 2010 hadde selskapet 203 ansatte i minst 50 prosent stilling, inkludert vikarer og midlertidig ansatte. Det er opplyst at selskapet per 27. september har 207 ansatte, hvorav fem har en stillingsbrøk på 50 prosent og fire ansatte har stillingsbrøker på mindre enn 50 prosent. Videre er det opplyst at de ansatte har to representanter i selskapets styre. 

Det fremgår av søknaden at selskapet gjennomfører et stort strategiprosjekt som blant annet har som formål å effektivisere produksjonslinjene, noe selskapet mener trolig vil redusere antall ansatte. Konsekvensene av prosjektet vil være klare i løpet av inneværende år, og man vil først etter dette kunne tallfeste det mer varige antallet ansatte. I mellomtiden opplyser selskapet at det regner med å ha pluss/ minus 200 ansatte. 

Selskapets styre begrunner søknaden med at det ønsker å unngå en situasjon hvor det først opprettes en bedriftsforsamling, alternativt velges ett ekstra styremedlem fra de ansatte, som senere faller bort som følge av at antall ansatte blir lavere enn 200. Styret mener at en midlertidig opprettelse av bedriftsforsamling blant annet vil føre til administrativt merarbeid med tilhørende kostnader, samt at det innebærer økt risiko for misforståelser blant de ansatte. 

Søknaden støttes av de lokale fagforeningene som etter det opplyste representerer 123 ansatte. 

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom selskapet og de lokale fagforeningene om søknaden. 

I følge representasjonsforskriften § 2 femte ledd første punktum kan det søkes Bedriftsdemokratinemnda om unntak fra plikten til å etablere bedriftsforsamling dersom et selskap bare på usikker eller midlertidig basis kommer over 200 ansatte. 

Weifa søker her om et tidsbegrenset unntak for plikten til å opprette bedriftsforsamling fordi det er en forbigående usikkerhet om selskapet kommer til å ha mer enn 200 ansatte på permanent basis. 

Arbeidsutvalget legger til grunn at bemanningssituasjonen i Weifa er usikker, og at så lenge strategiene ikke er klare, vil antall ansatte ligge på pluss / minus 200 ansatte.Arbeidsutvalget peker også på at det dreier seg om et relativt kortvarig unntak, og at selskapet har opplyst at det har til hensikt å opprette bedriftsforsamling eller inngå avtale med de ansatte om utvidet styrerepresentasjon dersom antall ansatte blir 200 eller mer.  

På bakgrunn av det opplyste forutsetter arbeidsutvalget at bemanningssituasjonen avklares innen ordinær generalforsamling, og senest innen 30. juni 2011. 

På denne bakgrunn fatter arbeidsutvalget slikt 

vedtak: 

”I medhold av aksjeloven §§ 6-4 siste ledd jf. representasjonsforskriften § 2 femte ledd, og Bedriftsdemokratinemndas delegasjonsvedtak av 27. februar 2009, godkjenner Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg søknaden fra Weifa AS om midlertidig unntak fra plikten til å opprette bedriftsforsamling.” 

3.   Møtedatoer for høsten 2010

Tirsdag 16. november kl 0900

Torsdag 9. desember kl 1300