Elektroniske innkjøp (ehandel) i offentleg sektor – eit viktig element i fornyingsarbeidet!

Innlegg av statssekretær Wenche Lyngholm på konferanse om strategier for bedre, enklere og sikrere innkjøp i offentlig sektor, 15. mai 2006.

• Lysark (pdf-format)
• Les mer om konferansen på ehandel.no

Lysark 1
Aller fyrst - takk for invitasjonen til å kome hit i dag . Eg ser det som svært viktig å kunne vere med på ein slik konferanse som samlar beslutningstakarar, økonomi- og innkjøpsledere i offentlig sektor og leverandørar til offentlig sektor om eit tema av stor viktighet.

Vi som har ansvar for fornying av offentleg sektor må vere i dialog med alle nivå i forvaltninga, men det er òg viktig at vi kan møte næringslivet. Det er departementets ønske at ein slik dialog skal gi nyttige innspel og konkrete forslag til fornying og effektivisering i samhandlinga mellom næringslivet og det offentlege på alle områder.

Hovudformålet med denne konferansen er å gje:

• Offentlege verksemder grunnlag for å sette seg mål om å effektivisere eigne innkjøp.
• Innspill til verksemdenes arbeide med å etablera strategier for betre, enklare og sikrare innkjøp.
• Praktiske eksempler på strategier og planar som er satt ut i livet og som har gjeve gode resultater for såvel offentlege verksemder som deira leverandører.

Ei andre målsetting med konferansen er å se nærare på hvordan elektroniske ordre- og fakturahandteringsprosessar kan gi grunnlag for betre økonomistyring. Ei tredje er å informera om hvordan nytt innkjøpsregelverk og bruk av nye verktøy vil påverke prosessane for salg til offentlig sektor.

Alt dette får de høyre meir om i dei ulike innlegga og fagsesjonane, jeg vil si litt om Regjeringa sine mål i fornyingsarbeidet og noko om kvifor ehandel er viktig for vårt departement.

Lysark 2
Regjeringa vil satse på fellesskapsløysingar og ein sterk, effektiv og framtidsretta offentleg sektor. Difor må vi óg vere dei dyktigaste til å fornye og utvikle offentleg sektor i tråd med folks behov, og i takt med den tida vi lever i. Vi ønskjer å tryggje velferdsstaten for framtida. På den måten kan vi sikre innbyggjarane: Gode tenester, valfridom og medverknad.

- Kvifor treng vi å fornye?

1. Fordi vi har store utfordringar i Noreg i åra som kjem. Regjeringa har høye ambisjonar om at det offentlege framleis skal spille ei nøkkelrolle for velferd, sosial tryggleik og verdiskaping.

Av omsyn til industrien og nye generasjonar skal vi ha handlingsregelen som rettesnor for bruken av oljepengar. Dersom vi skal klare å innfri våre ambisiøse mål Soria Moria erklæringa, må vi i tillegg frigjere pengar gjennom effektivisering.

2. Vi vil sikre oss at dei ressursane vi set inn i offentleg sektor, gir dei resultat som innbyggere og næringsliv forventar. Vi vil ha ein offentleg sektor som yter tenester av høg kvalitet – og som er tilpassa det brukarane etterspør.

Det gjeld alt frå barnehageplass, til informasjon som småbedriftene treng og til fornying av pass og førarkort. Men det gjeld òg for menneske som no ”fell mellom to stolar” - eller som ”blir kasteballar” mellom ulike etatar. Det er gjerne dei som ikkje ropar høgt og som heller ikkje er kravstore.

3. Fordi vi alltid skal vere sikre på at offentleg sektor er i takt med tida. Vi må vere opne for å vurdere og fornye våre eigne velferds-ordningar - og måten desse erorganiserte på. Dei er ikkje blitt til ein gong for alle. Vi må tilpasse dei etter kvartsom behovet endrar seg - for at dei skal bli stadig betre.

Lysark 3
At ehandel er viktig for offentleg sektor kan best illustrerast ved at det offentlege, etter SSB statistikk, kjøper for ufattelege 260 milliardar kroner kvart år inkludert eigen forretningsdrift. Haldast denne utanfor er talet om lag 200 milliardar kroner: Det seier seg då sjølv at så vel det offentlege som deira leverandørar kan frigjera store beløp som kan nyttast til andre oppgåver ved å samhandle elektronisk på innkjøpsområdet.

Riksrevisjonen peika i ein rapport frå januar 2005 (DOK nr. 3:5 (2004-2005)) på at det i offentlig forvaltning er sterkt varierande bevissthets- og kompetansenivå i forhold til innkjøp og elektronisk handel både i verksemdene og hjå deira leverandører. Det har i tillegg vært for lite vilje (og evne) til å fornye og effektivisera innkjøpsfunksjonen (særlig i staten). Dette er ein kritikk som eg tar på alvor og som det er naudsynt at vi nå gjer noko med.

Det har ved fleire andre anledninger, seinast i Dagens IT den 27. april i år, reist tvil om kva som er Regjeringas haldning til offentleg ehandel, og om vi i det heile vil satse på å nå dei måla som er satt i eNoreg 2009 . Der kjem det og fram at Riksrevisjonen framleis er mykje kritisk og føljer nøye med på utviklinga. Vi er glad for å få kritiske tilbakemeldingar på det vi gjer og for at Riksrevisjonen halder eit auge med oss.

Når det er sagt vil eg få peike på at f. eks er fleire store og viktige aktørar i helsesektoren, universitet og høgskolar, samt store kommunar og statlege verksemder nå er kome med som brukarar på ehandel.no. Dette er ei utvikling som Regjeringa helsar velkommen og vi vil difor sjå på kva som kan gjerast for å få enno fleire inn på ”vegen til ehandel ” i forbindelse med utforminga av statsbudsjettet for 2007.

Lysark 4
Det overordna målet for IT- politikken er å utvikle Noreg til ein leiande kunnskaps- og IT-nasjon der alle kan delta på like vilkår.

Regjeringa vil med si IT-satsing vidare sørge for at all kommunikasjon med det offentlege skal kunne skje elektronisk for dei som ynskjer det, og i praksis skapa ei døgnopen offentlig forvaltning.

På nokre områder ligg Noreg langt framme og har allereide fleire gode verktøy og løysingar på plass som for eksempler i forhold til bruk av elektroniske forretningsprosessar og ehandel ved offentlege innkjøp. Men det hjelper lite med gode verktøy om ein ikkje har kompetanse til å kunne bruka dei rett.

I kommunesektoren er potensialet stort når det gjeld å få på plass meir effektive innkjøpsrutiner og bruk av IKT for å støtte desse. Erfaringen er at mange tenesteleiarar er ansvarlige for innkjøp – utan å ha fått opplæring i dette fagfeltet på førehand.

I ein travel kvardag kan dette gje grunnlag for fragmenterte beslutninger og lite samordning. Det fyrste målet i eNoreg 2009 er direkte retta mot dette og eg vil av den grunn nytte høve til å streka under at dette er viktig, og at dei som trur dei kan sleppe unna tar feil.

Etter det eg veit er det enno eit godt stykke att før vi når målet i statsforvaltninga og eg trur at ein heller ikkje er heilt i mål i kommunesektoren. Dette vil derfor bli eit prioriter innsatsområde i 2. halvår 2006 og sjølvsagt heile 2007.

Lysark 5
Meistring av bestillarrollen, kjennskap til leverandørmarknadene, samt velutvikla og oppdaterte forsyningsstrategiar er avgjerande for vellykka innkjøp.

Det er sannsynlig at eit nytt regelverk også leier til auka regionalt samarbeide på området forsyning og innkjøp, og til ein betre kompetanse på dette fagområdet. Bruk av elektronisk handel og ein generell profesjonalisering av offentlege oppdragsgivarar stiller også auka krav til næringslivet som leverandørar.

Dei må dirfor gjevast betre informasjon og opplæring i korleis dei kan verta leverandørar til offentleg sektor generelt, og korleis dei skal kunne bli elektroniske leverandørar spesielt.

Erfaringane frå bl.a. IKON-prosjektet i Agder-fylkene (innterkommunalt innkjøpssamarbeide) viser at slike aktivitetar med fordel kan organiserast regionalt med deltaking frå regionens næringsliv, offentlege oppdragsgjevarar, interesseorganisasjoner og offentleg verkemiddelapparat.

Dette sikrer nærhet til brukarane og legger til rette for konkurranse mellom regionane om å gjeva tilbod om best moglege rammevilkår for næringsutvikling.

Lysark 6
Eg må nok ein gong få understreke at effektivisering av innkjøp med bruk av elektroniske forretningsprosessar og ehandel er ein særs viktig deil av fornyinga i offentlig sektor. Grunnen til dette er m.o.a at kommunar, fylkeskommunar og statlege verksemder kjøper inn varer og tenester til si daglege drift for ufattelege 120 milliardar kroner i året.

Over nettportalen ehandel.no reknar vi med at innkjøpsvolumet passerer éin milliard årleg i 2006 , det er under 1 % . Rette nok finn det fleire måtar for å kjøpe elektronisk enn berre over ehandel.no, men dette syner at vekstpotensialet for ehandel i offentleg sektor er svært stort.

Dei største kommunane var tidlig ute med å ta i bruk tilbodet på ehandel.no, og fleire kan vise til gode resultater. I løpet av 2006 vil minst tre av dei fem regionale helseforetaka verta operative på ehandel.no, noko som me trur vil føre med seg ei stor auke i omsetnaden.

Regjeringa har som mål at Noreg også i åra frametter skal ligge i tet på dette området i europeisk og global sammenheng. Mitt departement skal sørge for erfarings-utveksling og koordinering på tvers av forvaltningsnivåer og sektorgrenser.

Det avgjerande er likevel at den enkelte offentlege verksemd på eiga hand vurderer korleis dei best kan ta i bruk ehandel. Eg ynsker difor at offentlege verksemder organiserer og utøver innkjøpa sine på ein slik måte at dei utnytter det omstillings- og gevinstpotensialet som ligger ein heilelktronisk innkjøpsprosess og bruk av ehandel.

Dette kan bidra til å realisera effektiviseringsgevinster t.d. gjennom auka lojalitet i organisasjonen til innkjøpsreglane, auka kvalitet i alle delar av verdikjeda og meir effektive og enklare rutiner.

Lysark 7
At ehandel gjev klåre vinster er erfaringar frå Trondheim kommune det beste beviset for. Dei har vore med på Markedsplassen ehandel.no sida starten i 2002, og i ein fersk rapport om resultata frå innføringsperioden vert det konkludert med at prosjektet har gjeve store økonomiske gevinstar.

I kommunens beslutningsgrunnlag vart det rekna med at innføringa av ehandel ville gje varige årlege innsparingar på 11 millionar kroner. Erfaringane viser at dei faktisk ligger mellom 12,3 og 17,6 .

Dei gode resultata har ikkje kome av seg sjølv, kritiske suksessfaktorar har mellom anna vore god forankring i kommunens toppleiing og linjeleiare, god brukar-opplæring, dedikerte ressursar i frå innkjøpseininga og klare krav til ehandel i avtalene med leverandørane. I tillegg kjem vilje til å investera i nødvendige verkty og opplæring avbrukarar og leverandørar.

Den viktigaste årsaka til suksess har likevel vore grepet kommunen tok i frå januar 2005: Da vart det obligatorisk for alle tilsette i kommunen å handle elektronisk frå leverandørar kommunen hadde avtale med på Markedsplassen ehandel.no. Dette førde til ein kraftig vekst i handelen, og til at fleire leverandørar opplevde kommunen som ein betre kunde enn nokon gong før. Når fleire nye avtaler vart inngått hausten 2005 var den gode styringa av produktutval og auka lojaliteten til inngåtte avtalar i kommunen viktige begrunnelser for at prisane gjekk ned med 20 til 30 prosent.

Gode innkjøp kjem ikkje frå ehandel aleine, men eksempelet Trondheim viser at ehandel er eit svært viktig middel for å oppnå betre, enklare og sikrare innkjøp. Eg trur vi alle kan ha mykje å lære av den måten denne kommunen har tatt i bruk ehandel på, og håper at andre også ut frå dette eksempelet ser det potensialet for gevinst som ligg i ei bevist og strukturert tilnærming til nye og meir effektive arbeidsformer.

Lysark 8

Oppsummert:

• Regjeringa vil satse på fellesskapsløysingar og ein sterk offentleg sektor. Vår oppgåve er å styrke, fornye og vidareutvikle det norske velferdssamfunnet, slik at folk opplever at dei får gode tenester, nok tenester og får påvirke korleis tenestetilbodet blir utforma
• Offentleg sektor må heile tida vere villig til å fornye seg - til å møte nye tider og nye behov hos innbyggere og nærlingsliv. Ressursane må forvaltast til beste for fellesskapet og så effektivt som mogeleg. Visjonen vår er å overlate noko som er meir verdifullt til neste generasjon, enn det vi sjølv overtok.
• Fornying krev handling – det er ”Ittno som kjem tå seg sjøl” – aller minst på området elektroniske innkjøp og ehandel.

Og husk: Fornying og omstilling skal ikkje vere ein trussel. Å ta med medarbeiderne i dette arbeidet er ein nødvendig forutsetning for ei vellukka utvikling av offentleg sektor og innføring av nye prosessar som elektroniske innkjøp og ehandel er eksponenter for.

Takk for oppmerksomheten og lykke til med konferansen!