2. Veiledning til enkelte sentrale rettsregler og retningslinjer som skal sikre tillit

2.1 Generelt

Statsministeren, statsrådene og øvrig politisk ledelse i departementene representerer sammen med Kongen i statsråd det øverste forvaltningsnivået og den utøvende makt i Norge. En stilling i politisk ledelse innebærer derfor et stort ansvar og en viktig lederrolle. Det stilles derfor høye krav til kvaliteten på arbeidet som den enkelte utfører og opptreden den enkelte har i rollen.

Befolkningens tillit til forvaltningen er grunnleggende i et demokrati, og det finnes en rekke rettsregler, retningslinjer mv. som skal sikre tilliten til offentlig myndighetsutøvelse. Blant de mest sentrale er reglene om dokument- og informasjonsbehandling, habilitetsreglene og gaveforbudet i statsansatteloven. Ivaretakelse av tillit til forvaltningen forutsetter at alle i politisk ledelse kjenner og etterlever disse reglene.

Etiske verdier og normer er rettesnorer, både for tolkningen av rettsregler og håndteringen av konkrete spørsmål, dilemmaer og problemstillinger. For norsk offentlig forvaltning gjelder forvaltningsverdiene demokrati, rettssikkerhet, faglig integritet og effektivitet. Dette skal være styrende for virksomheten. Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet har fastsatt Etiske retningslinjer for statstjenesten .

Departementene og Statsministerens kontor er omfattet av varslingsreglene i arbeidsmiljøloven . Både politisk ledelse og embetsverket har varslingsrett og kan varsle om kritikkverdige forhold hos ansatte eller politisk ledelse. Med «kritikkverdige forhold» menes forhold i strid med rettsregler og etiske retningslinjer, som blant annet myndighetsmisbruk, korrupsjon, trakassering og andre former for diskriminering.

Det er vanlig at den som får spørsmål om å tiltre som medlem av politisk ledelse før eventuell tiltredelse har en samtale med stabssjefen ved Statsministerens kontor og/eller ledelsen i eget parti. Denne samtalen vil særlig dreie seg om det særegne ved å være medlem av politisk ledelse og om vedkommendes personlig egnethet og forutsetninger for rollen. Samtalen er en partipolitisk prosess og er uavhengig av en eventuell sikkerhetsklarering, se del I punkt 4.3..

Ved tiltredelse får alle i politisk ledelse opplæring i sentrale rettsregler, retningslinjer mv. som gjelder for arbeidet i departementene og regjeringen. Det gis også løpende råd, støtte og veiledning både generelt og i konkrete saker. Det er det enkelte departement som har ansvar for å gi sin politiske ledelse opplæring, veiledning og løpende rådgivning. Dette gjelder både i spørsmål som knytter seg til departementets fagområder, og i alle generelle rettsregler og retningslinjer som gjelder for arbeidet i egen sektor, i departementet og i regjeringen. Statsministerens kontor har tilsvarende ansvar for statsministeren og øvrig politisk ledelse ved kontoret. Statsministerens kontor ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for politisk ledelse og gir derfor også veiledning til departementenes opplæring av egen politisk ledelse.

I del II 2.2 til 2.4 gis det en overordnet beskrivelse og veiledning til enkelte sentrale rettsregler mv. som skal sikre tillit. Det enkelte medlem av politisk ledelse skal kjenne og etterleve reglene som gjelder for utførelsen av de oppgavene som ligger til den politiske stillingen.

2.2 Regler om dokument- og informasjonshåndtering

Politisk ledelse får tilgang til store mengder informasjon, herunder om både departementets og regjeringens saker. Politisk ledelse mottar også en rekke henvendelser fra tredjepersoner, for eksempel fra privatpersoner eller virksomheter som forsøker å påvirke myndighetsprosesser og -beslutninger, se del II punkt 1.1 Når politisk ledelse håndterer informasjon på vegne av forvaltningen, er de omfattet av reglene i blant annet offentleglova , arkivlova , forvaltningsloven , sikkerhetsloven , beskyttelsesinstruksen og verdipapirhandelloven. De er også omfattet av nedtegningsplikten, se del II punkt 1.1.

Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er åpne for innsyn, se offentleglova § 3 . Pressen og alle andre kan kreve innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Den som ber om innsyn kan være anonym. Offentleglova skal sikre at offentlig forvaltning er åpen og gjennomsiktig, for derigjennom å sikre tilgang til informasjon og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, rettssikkerhet og tillit og kontroll med forvaltningen, se loven § 1. Unntak fra hovedregelen om at forvaltningens dokumenter er åpne for innsyn krever hjemmel i lov eller i forskrift med hjemmel i lov. Offentleglova kapittel 3 fastsetter regler om unntak fra innsynsretten, blant annet for opplysninger som er underlagt lovfestet taushetsplikt og for organinterne dokumenter.

Hvis vilkårene for journalføring og/eller arkivering er oppfylt, skal den enkelte selv sørge for at dette i tråd med departementets rutiner, se forskrift om offentlege arkiv § 14 første ledd og § 9 . Journalføring legger til rette for åpen og gjennomsiktig saksbehandling i det offentlige. En oppdatert og tilgjengelig journal er en viktig forutsetning for innsynsretten, offentlig debatt og demokratiet.

Reglene om arkivering og journalføring (arkivregelverket), og om innsyn (offentleglova) gjelder for forvaltningens saksdokumenter . Et «saksdokument» er et dokument som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Reglene gjelder ikke for dokumenter som faller utenfor definisjonen, for eksempel dokumenter som er utformet eller mottatt av politisk ledelse « i annan eigenskap enn som tilsett i organet », jf. offentleglova § 4 tredje ledd bokstav e. Behandling av informasjon og dokumenter som ikke angår forvaltningen, er ikke omfattet av reglene som gjelder for forvaltningens saksdokumenter, herunder offentleglova, arkivlova, sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen. Politisk ledelse må derfor ha et bevisst forhold til dette skillet, og den enkelte må vurdere om skriftlig informasjon vedkommende mottar per epost, SMS, brev, via sosiale medier eller på annen måte, er knyttet til arbeidet for departementet eller regjeringen, eller ikke.

Spørsmålet om hvilke dokumenter som knytter seg til forvaltningsfunksjonen og hvilke som knytter seg til en annen funksjon, må vurderes konkret for hvert enkelt dokument med utgangspunkt i dokumentets saklige innhold. En henvendelse til eller fra medlem i politisk ledelse i egenskap av å være privatperson, vil ikke anses som et «saksdokument». En henvendelse til eller fra medlem av politisk ledelse i egenskap av å være partipolitiker, vil heller ikke anses som et «saksdokument». Sistnevnte kategori kalles ofte for «politikerpost». Skillet mellom forvaltningens saksdokumenter og såkalt politikerpost er omtalt i St. meld. nr. 32 (1997-98) punkt 5.6.2, der det i første og fjerde ledd står:

Den politiske ledelsen i forvaltningen har både forvaltningsroller og partiroller. Forvaltningsrollen omfatter alt arbeid med saker som forvaltningsorganet behandler, og hvor det samme forvaltningsrettslige regelverket gjelder for den politiske ledelse som for embets- og tjenestemenn. Samtidig har den politiske ledelsen en partipolitisk rolle, hvor de deltar som medlemmer av eller tillitsvalgte i politiske partier. Det partipolitiske arbeidet innebærer bl.a. kontakt med det sentrale eller lokale partiapparatet og egen partigruppe eller komitéfraksjoner på Stortinget. Kontakten kan også gå på tvers av det partipolitiske mønster.

Rettslig sett er det hevet over tvil at offentlighetsloven i utgangspunktet ikke omfatter skriftlig materiale som en person i et forvaltningsorgan utarbeider, sender ut eller mottar i en rent partipolitisk sammenheng. Men som ved andre former for privat post må dette utgangspunktet modifiseres i tilfeller hvor partiinterne dokumenter inneholder nye opplysninger som har betydning for avgjørelsen av en forvaltningssak som den aktuelle personen deltar i avgjørelsen av. Og nettopp fordi partipolitiske spørsmål ofte vil knytte seg til aktuelle saker som et forvaltningsorgan behandler, må det foretas en grensedragning opp mot hva som er å betrakte som forvaltningens saksdokumenter. Det lar seg her knapt gjøre å trekke opp de nærmere grenser i detalj. Spørsmålet om et dokument kan regnes som et partiinternt dokument, som altså ikke er et av forvaltningens saksdokumenter, må vurderes konkret i det enkelte tilfelle.

For vurderingen av om et dokument knytter seg til forvaltningsfunksjonen eller en annen funksjon, er det i utgangspunktet uten betydning hvor henvendelsen er mottatt, det vil si til hvilken adresse, epostadresse, på SMS, til meldingstjeneste i et sosialt medium e.a., og om avsender har ment at dokumentet er sendt til forvaltningen.

Sikkerhetsloven kapittel 5 har regler som skal beskytte informasjon som kan skade nasjonale sikkerhetsinteresser om den blir kjent for uvedkommende. Beskyttelsen skjer blant annet ved sikkerhetsgradering av dokumenter, vilkår for oppbevaring og formidling, samt taushetsplikt. Beskyttelsesinstruksen har regler om beskyttelse av dokumenter av andre grunner enn de som er nevnt i sikkerhetsloven. Politisk ledelse må kjenne reglene som gjelder for behandling av slike beskyttelsesverdige dokumenter, herunder reglene for oppbevaring og håndtering. Enkelte graderte dokumenter skal for eksempel oppbevares i godkjent safe og medbringes på en spesielt sikker måte.

Politisk ledelse er underlagt de alminnelige reglene om innsidehandel, taushetsplikt og rådgivningsforbud i verdipapirhandelloven , se del II punkt 2.4.

2.3 Habilitetsregler

2.3.1 Oversikt over habilitetsreglene

Reglene om habilitet følger av forvaltningsloven §§ 6 til 10. Reglene gjelder for alle som jobber for forvaltningsorganer i stat eller kommune, herunder for alle i politisk ledelse. Habilitetsreglene setter skranker for hvem som kan forberede, behandle og treffe avgjørelse i saker. Reglene skal tilrettelegge for riktige og formålstjenlige avgjørelser, og skal bidra til å bygge og opprettholde tillit til at forvaltningen treffer sine avgjørelser på saklig og upartisk grunnlag.

At en person er inhabil innebærer at det er forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes upartiskhet i håndteringen av en sak. Hvis man er inhabil, forutsetter habilitetsreglene at man verken deltar i forberedelsen av eller fatter avgjørelse i den konkrete saken. Forvaltningsloven § 6 første ledd regner opp tilknytningsforhold som alltid vil føre til inhabilitet, blant annet når en selv er part i saken, er i nært slektskap med en part i saken, eller er eller har vært gift med en part i saken. Foreligger det slike forhold som listes i § 6 første ledd, er man uten videre inhabil i saken. Alternativene i forvaltningsloven § 6 første ledd kalles derfor ofte «absolutte inhabilitetsgrunner».

Forvaltningsloven § 6 andre ledd slår fast at en kan være inhabil dersom det foreligger « andre særegne forhold … som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet ». Om det foreligger slike særegne forhold, skal vurderes konkret ut fra omstendighetene i saken som skal behandles. Spørsmålet er om ens tilknytning til saken er av en slik art, og så nær og sterk, at den kan gi grunn til å anta at noen vil kunne bli særbehandlet – positivt eller negativt. En må også vurdere om det utad vil fremstå som om det er fare for en slik særbehandling, da det vil svekke tilliten til avgjørelsen.

Følgende typetilfeller gir grunn til å vurdere om det kan foreligge inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 andre ledd (listen er ikke uttømmende):

• Tidligere befatning med saken i annen egenskap, for eksempel hos en tidligere arbeidsgiver.
• Egne eller nærståendes økonomiske interesser i utfallet av en sak, eksempelvis som følge av eierskap til aksjer, se del I punkt 4.6 «Retningslinjer for eierskap og handel med aksjer og andre finansielle instrumenter».
• Egne eller nærståendes bindinger til private virksomheter og organisasjoner, for eksempel gjennom tidligere eller fremtidige ansettelsesforhold.
• Nært personlig vennskap eller sterkt motsetningsforhold til personer som kan ha en interesse i utfallet av en sak, også der personene ikke er å anse som part i den aktuelle saken. Vanlig, godt bekjentskap, samarbeid og profesjonelle forhold er gjennomgående ikke nok til at en anses som inhabil.
• Forhåndsstandpunkt i en klagesak. Lovavdelingen har uttrykt at inhabilitet kan tenkes «der tjenestemannen før klagesaksbehandlingen har inntatt et så klart og uforbeholdent standpunkt til vedtaket i underinstansen at det kan reises berettiget tvil ved om klagen vil underkastes en reell og uavhengig behandling», se JDLOV2003759. Lovavdelingen har også uttrykt at det skal «svært mye til før en statsråds engasjement i en sak til fordel for et bestemt standpunkt, basert på et bestemt politisk syn eller bestemte politiske avveininger, kan føre til at han blir inhabil så lenge det ikke er grunn til å tro at dette også er utslag av en personlig særinteresse i saken», se JDLOV- 2012-3386.

Selv om en regnes som inhabil etter de nevnte reglene, gjelder habilitetsreglene likevel ikke «… dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete », se forvaltningsloven § 6 fjerde ledd. Om dette unntaket fra habilitetsreglene kan anvendes, må vurderes konkret i de sakene hvor inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 første eller andre ledd foreligger.

I praksis er det lagt til grunn at man må skille mellom individuelle avgjørelser og generelle avgjørelser (f. eks. saker om lov- eller forskriftsendringer) i vurderingen etter § 6 andre ledd. Det skal mye til for at det foreligger inhabilitet i saker av generell karakter. Dette gjelder selv om en selv eller ens nærmeste er blant de som kan påvirkes av avgjørelsen. Inhabilitet er først og fremst aktuelt hvis avgjørelse etter sin art er generell, men reelt sett får konsekvenser bare for en liten krets, eller der avgjørelsen får betydelig større konsekvenser for en selv eller ens nærstående enn for andre som blir berørt».

Det følger av forvaltningsloven § 6 første ledd at habilitetsreglene gjelder når det treffes en «avgjørelse i en forvaltningssak». Reglene er ikke begrenset til saker om offentlig myndighetsutøvelse. De gjelder ved alle typer forvaltningsvirksomhet, også ved f. eks. privatrettslige avtaler mv, så lenge det skal treffes en «avgjørelse». Avgjørelsesbegrepet er tolket vidt. Når det gjelder beslutninger om utnevnelse av statsråder, er det imidlertid lagt til grunn at habilitetsreglene ikke kommer til anvendelse og at slike utnevnelser anses som uttømmende regulert i Grunnloven § 12 (se også Prop. 81 L (2021-2022) side 44).

Når det gjelder utnevnelse av statssekretærer er det lagt til grunn at habilitetsreglene i prinsippet gjelder, men at det i vurderingen etter forvaltningsloven § 6 andre ledd må tas hensyn til avgjørelsens karakter. Avgjørelsens politiske karakter vil være et relevant moment i vurderingen av om det foreligger «særegne forhold» som er egnet til å svekke tilliten til statsrådens upartiskhet etter forvaltningsloven § 6 andre ledd. Terskelen for inhabilitet ved en slik utnevnelse vil generelt være svært høy.

2.3.2 Nærmere om habilitetsvurderinger

Politisk ledelse skal ha god kjennskap til habilitetsreglene og på eget initiativ gjøre embetsverket oppmerksomme på forhold som gjør at en er eller kan være inhabil i behandlingen av en sak.

For å kunne vurdere egen habilitet må man både kjenne til saken som er til behandling og til eventuelle tilknytninger til saken eller partene som kan lede til inhabilitet, se del II punkt 2.3.3.

Så snart man får faktisk kunnskap om en sak og/eller en tilknytning som gir grunn til å vurdere egen habilitet, plikter den enkelte å vurdere habilitetsspørsmålet nærmere.

Alle mennesker har en rekke relasjoner og andre tilknytninger i sitt liv som kan lede til inhabilitet. Slike tilknytninger utvikles og endres hele tiden, og det er derfor bare den enkelte selv som kan ha oversikt over disse. Habilitetsreglene i forvaltningsloven legger i tråd med dette opp til at det er den enkelte selv som skal ta stilling til sin habilitet, se forvaltningsloven § 8 første ledd. I kollegiale organer, som for eksempel Kongen i statsråd, treffes avgjørelsen av habilitetsspørsmål av organet selv, uten av vedkommende medlem deltar, se forvaltningsloven § 8 andre ledd.

Habilitet skal vurderes konkret, med utgangspunkt i den enkelte avgjørelsen det er snakk om å treffe. I en konkret vurdering vil for eksempel en vennskapsrelasjon kunne innebære inhabilitet i en individuell byggesak fra vennen, men ikke nødvendigvis ved behandlingen av en utslippstillatelse til selskapet der vennen er ansatt. Den enkelte plikter derfor å vurdere sin egen habilitet løpende for alle saker han/hun er i befatning med.

Hvis noen i politisk ledelse er i tvil om egen habilitet, eller ønsker embetsverkets bistand til å vurdere habiliteten, skal vedkommende gi de opplysningene embetsverket trenger for å kunne vurdere habilitetsspørsmålet. Når det er tvil om en statsråd er habil, kan embetsverket be Lovavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet vurdere habilitetsspørsmålet.

Hvis en statsråd er inhabil i en sak som faller inn under hans eller hennes ansvarsområde, må vedkommende be Statsministerens kontor om at det oppnevnes en settestatsråd. Dette gjelder uavhengig av om saken skal behandles av departementet eller av Kongen i statsråd. I retningslinjene Om Kongen i statsråd punkt 11.3 redegjøres det for håndtering av spørsmål om en statsråds habilitet i forbindelse med behandling av saker i statsråd. Der gis det også veiledning om framgangsmåten for oppnevning av settestatsråd, som skal besluttes av Kongen i statsråd.

En inhabil statsråd kan ikke delta i noen deler av behandlingen av den aktuelle saken, hverken i forberedende møter, dokumenthåndtering eller på andre måter, heller ikke etter at det er oppnevnt settestatsråd.

Hvis statsråden er inhabil i en sak som er til behandling i departementet, vil også resten av politisk ledelse og hele embetsverket i departementet være inhabilt til å ta beslutning i saken. Når det er oppnevnt settestatsråd kan imidlertid øvrige politisk ledelse og embetsverk fortsatt forberede saken forutsatt at den inhabile statsråden ikke involveres.

Statssekretærer og politiske rådgivere som er inhabile i en sak, skal ikke delta i noen deler av behandlingen av den aktuelle saken, verken i forberedende møter, dokumenthåndtering eller på andre måter. I slike tilfeller oppnevnes det ikke stedfortreder for vedkommende.

Man kan ikke avstå fra å forberede, behandle eller fatte en avgjørelse i en sak dersom det ikke er reelle grunner til det, det vil si i tilfeller der det ikke foreligger noen rettslig inhabilitet eller man er nær grensen for inhabilitet. Man kan altså ikke avstå fra å behandle kontroversielle saker, eller saker som man ikke ønsker befatning med, bare fordi det vil oppleves som ubehagelig eller krevende.

2.3.3 Særlig om kunnskap om saker til behandling og bindinger som kan lede til inhabilitet

Vurdering av egen habilitet forutsetter kjennskap både til saken som er til behandling, og til eventuelle tilknytninger som kan lede til inhabilitet. Siden man kan være inhabil i saker der man ikke kjente til de faktiske forholdene eller til forhold som tilsa at det var behov for nærmere undersøkelser, er et særlig spørsmål hvilken plikt den enkelte har til å skaffe seg slik kunnskap.

Når det gjelder kunnskap om saker til behandling, innebærer saksmengden i departementet og i regjeringen at en statsråd i betydelig omfang må gi fullmakt til å avklare saker til statssekretæren eller departementsråden, se del II punkt 1.3 Politisk ledelse vil derfor ikke ha oversikt over alle saker til behandling. Når andre i et departement treffer avgjørelser, kan forhold knyttet til statsråden lede til avledet inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 tredje ledd, se del II punkt 2.3.3. For avgjørelser som statsråden faktisk ikke blir kjent med, vil inhabilitet som oppdages i etterkant ikke kunne ha virket inn på vedtakets innhold, jf. forvaltningsloven § 41 . En avgjørelse vil derfor i slike situasjoner være gyldig til tross for at den som traff avgjørelsen var avledet inhabil etter § 6 tredje ledd. At det i ettertid oppdages at statsråden var inhabil, er imidlertid uheldig for tilliten til forvaltningen og bør i størst mulig grad unngås. For å redusere risikoen for at dette skjer, bør de som får fullmakt til å avgjøre saker derfor i størst mulig grad ha oversikt over statsrådens relasjoner og bindinger som kan lede til inhabilitet.

Inhabilitet kan oppstå som følge av at en person man kjenner får en fordel eller ulempe av en avgjørelse. Habilitetsreglene krever imidlertid ikke at man generelt undersøker mulige konsekvenser en avgjørelse kan få for personer man kjenner. Spørsmålet om man må skaffe seg mer informasjon før en avgjørelse fattes, gjelder bare der avgjørelsen kan påvirke den begrensede persongruppen du har en «nær, personlig tilknytning til», jf. forvaltningsloven § 6 andre ledd. Denne persongruppen vil normalt omfatte din aller nærmeste familie, jf. forvaltningslovens § 6 første ledd bokstav a til c, og dine nære, personlige venner, eller noen du har et skarpt og direkte motsetningsforhold til.

Følgende typetilfeller kan illustrere hvilken plikt du har til å skaffe seg kunnskap om bindinger som kan lede til inhabilitet:

2.4 Regler og rutiner om behandling av innsideinformasjon

Innsideinformasjon kan forenklet beskrives som ikke-offentliggjorte opplysninger som er egnet til å påvirke kursen på ett eller flere finansielle instrumenter, for eksempel aksjer og obligasjoner eller relaterte finansielle instrumenter. Det finnes en rekke regler om behandling av innsideinformasjon, herunder påbud og forbud. Reglene følger av markedsmisbruksforordningen (MAR) som gjelder som norsk lov, jf. verdipapirhandelloven § 3-1 .

Statsministerens kontor og departementene behandler saker som kan innebære at ansatte og politisk ledelse får tilgang til innsideinformasjon. Dette kan være informasjon som departementet mottar, for eksempel fra et selskap, eller som departementet selv genererer. Medlemmer av politisk ledelse vil derfor få tilgang til og må kjenne reglene for behandling av innsideinformasjon.

Enhver opplysning som er egnet til å påvirke kursen på ett eller flere finansielle instrumenter som faller inn under regelverkets virkeområde, kan være innsideinformasjon. Det kan ikke settes opp en uttømmende liste over hvilke opplysninger som kan være innsideinformasjon og det må derfor alltid gjøres en konkret vurdering. Eksempler på saker der et departement kan generere innsideinformasjon er tildeling av konsesjoner eller tilskudd, forhandlinger om og inngåelse av store kontrakter/anskaffelser og offentlige tiltak og reguleringer. Eksempler på saker der departementet kan motta innsideinformasjon er avtaler eller forhandlingsprosesser, for eksempel om oppkjøp, fusjoner o.l., overskridelser innenfor prosjekter som departementet har ansvar for og informasjon om endringer i ledelsen i et selskap.

Under følger en oversikt noen av de mest sentrale reglene som gjelder ved behandling av innsideinformasjon:

Statsministerens kontor og det enkelte departement fastsetter rutiner for behandling av innsideinformasjon. Rutinene skal redusere risikoen for berettiget mistanke om eller brudd på reglene for håndtering av innsideinformasjon. Den enkelte ansatte og det enkelte medlem av politisk ledelse er selv ansvarlig for å kjenne og overholde både reglene og interne rutiner. Medlemmer av politisk ledelse må være særlig oppmerksomme på reglene om taushetsplikt og tilbørlig informasjonshåndtering, og rutiner for føring av oversikt over personer som får tilgang til innsideinformasjon, hvis informasjonen deles i forbindelse med en politisk forankringsprosess.

Politisk ledelse er omfattet av eget departementets rutiner for behandling av innsideinformasjon og må gjøre seg kjent med og følge disse. Rutinene vil gjennomgående inneholde blant annet bestemmelser om at det skal føres oversikt over personer som får tilgang til innsideinformasjon («innsideliste»), sendes informasjon til alle som får tilgang til innsideinformasjon, samt tiltak for ivaretakelse av forbudet mot ulovlig spredning ved arkivering, journalføring og behandling av innsynskrav.