Ot.prp. nr. 46 (2003-2004)

Om lov om bokføring (bokføringsloven)

Til innholdsfortegnelse

1 Proposisjonens hovedinnhold

1.1 Innledning

Finansdepartementet fremmer i denne proposisjonen forslag til ny lov om bokføring. Lovforslaget bygger på en utredning fra et lovutvalg («Bokføringsutvalget») som ble trykket som NOU 2002: 20 Ny bokføringslov. Forslaget vil erstatte kapittel 2 i lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven 1998).

Bokføringsreglenes sentrale mål er å sikre en tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av de enkelte transaksjoner gjennom regnskapsåret og dermed sikre ulike interessegrupper pålitelig informasjon som kan etterkontrolleres. Informasjonen som innhentes etter bokføringsreglene vil bl.a. etablere grunnlag for utarbeidelse av årsregnskap, ligningsoppgaver, næringsoppgaver og omsetningsoppgaver. Eksterne grupper som har interesse av bokføringen, er bl.a. eiere, investorer, kreditorer, ansatte og offentlige myndigheter. Bokføringsregler er sentrale i myndighetenes skatte- og avgiftskontroll. Eksterne interessegrupper er ikke involvert i føringen av regnskapsopplysninger eller utarbeidelse av årsregnskap mv. Bokføringen bør derfor kunne kontrolleres og bli kontrollert. Kontroll utføres f.eks. gjennom ekstern revisjon og av skatte- og avgiftsmyndigheter. I andre tilfeller kan det være særlige grunner for innsyn, f.eks. ved bobehandling og ved etterforskning av økonomisk kriminalitet. Det er viktig at reglene utformes slik at de legger til rette for innsyn og kontroll.

Ved utforming av regelverket har departementet søkt å foreta en hensiktsmessig avveining av hensynene til å gi eksterne grupper informasjon og til forebygging av økonomisk kriminalitet, opp mot de plikter som pålegges den enkelte bokføringspliktige og de kostnader som kravene til bokføring medfører for næringslivet.

Det foreslås å benytte tilsvarende modell som i regnskapsloven 1977, ved at innholdet i kravene til bokførte opplysninger fremgår indirekte av kravene til spesifikasjoner og rapporter. Lovforslaget inneholder bl.a. grunnleggende bokføringsprinsipper, regler om pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner, regnskapssystemet, bokføring og ajourhold, dokumentasjon, oppbevaring og bistandsplikt.

På bakgrunn av at det foreslås en ny lov, er det inntatt regler om lovens virkeområde og sanksjoner ved overtredelse av loven, som i hovedsak er en videreføring av gjeldende rett.

1.2 Rettslig plassering, begreper

Det foreslås en ny lov om bokføring. Gjeldende bokføringsregler vil etter forslaget bli tatt ut av regnskapslovgivningen. Det er lagt særlig vekt på å utforme og benytte et hensiktsmessig begrepsapparat. Bl.a. foreslås begrepet «bokføring» gjeninnført.

1.3 Formål, grunnleggende bokføringsprinsipper

Lovens formål er å etablere grunnlag for å produsere årsregnskapet og annen historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift (pliktig regnskapsrapportering), spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapporteringen og andre regnskapsopplysninger som kan kreves med hjemmel i lov eller forskrift, samt å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering.

Lovforslaget er utformet som et prinsippbasert regelverk som bygger på et sett av grunnleggende bokføringsprinsipper, herunder en standard for «god bokføringsskikk». De grunnleggende prinsippene vil bl.a. kunne ha betydning for tolkning av lov og forskrift, og for tilfeller som ikke er direkte regulert i lov eller forskrift. Prinsippene vil også kunne ha betydning for den videre utvikling av standarder og veiledninger for bokføring, herunder for utviklingen av innholdet i den rettslige standarden «god bokføringsskikk». Det foreslås følgende grunnleggende prinsipper:

  1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

  2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.

  3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.

  4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.

  5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.

  6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

  7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.

  8. Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.

  9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.

  10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.

1.4 Pliktig regnskapsrapportering

Med pliktig regnskapsrapportering etter lovforslaget menes årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, fastsatt med hjemmel i eller i medhold av lov, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold. Det foreslås at departementet i forskrift fastsetter hva som er av pliktig regnskapsrapportering etter denne loven.

1.5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Spesifikasjoner skal forstås som detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger, eksempelvis av fordringer og gjeld pr. motpart, lønn og trekk, samt avgifter og avgiftsgrunnlag. Lovforslaget oppstiller krav til at det skal utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte, spesifikasjon av merverdiavgift og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. Kravene er i hovedsak en videreføring av gjeldende bestemmelser i skatte-, avgifts- og regnskapslovgivningen. Lovforslaget stiller krav til at spesifikasjonene skal utarbeides innen fristene for pliktig rapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Det legges opp til at departementet i forskrift fastsetter nærmere regler om innholdet i spesifikasjonene.

1.6 Regnskapssystem mv.

I tråd med grunnleggende bokføringsprinsipper, skal det foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Lovforslaget inneholder krav til at det skal foreligge dokumentasjon av regnskapssystemet dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger. Formålet med dokumentasjon av regnskapssystemet er å muliggjøre kontroll av transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner der behandlingen er komplisert og kontrollsporet vanskelig tilgjengelig. Dokumentasjonen skal beskrive kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data, dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger.

Etter lovforslaget kreves at bokførte opplysninger skal kunne presenteres på papir i hele oppbevaringsperioden. Krav om oppbevaring eller gjengivelse i standard dataformat foreslås ikke videreført nå. Det foreslås imidlertid at det i forskrift kan fastsette krav til annen gjengivelse enn papir.

1.7 Bokføring, ajourhold mv.

Alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner og for å oppfylle kravene til pliktig regnskapsrapportering skal bokføres. Som hovedregel skal bokføringen være à jour så ofte som foretakets og transaksjonens art og omfang tilsier. Dette må bl.a. tas hensyn til bransje og foretakets størrelse. Bokføringen skal minimum være à jour innen fristene for pliktig regnskapsføring. På bakgrunn av tomånedlig terminrapportering etter merverdiavgiftsloven vil kravet for mange innebære et ajourholdskrav på to måneder.

Enkelte bokføringspliktige vil imidlertid ikke ha pliktig regnskapsrapportering mer enn en gang pr år. For denne gruppen foreslås et krav til ajourhold minimum hver fjerde måned, med en periode på to måneder til å ferdigstille bokføringen. Det foreslås at departementet i forskrift kan gjøre unntak fra fire-månederskravet for bokføringspliktige med få transaksjoner.

Etter at ajourholdsfristene er utløpt skal bokførte opplysninger ikke endres eller slettes. Opplysningene kan likevel rettes, og retting skal da skje ved en egen korreksjonspostering slik at feilposteringen reverseres. Når opplysninger slettes, skal dette fremgå av dokumentasjonen eller spesifikasjonen.

Bokføring skal som hovedregel skje i norske kroner. Det legges i lovforslaget opp til at departementet i forskrift kan fastsette at bokføring kan skje i annen valuta på nærmere vilkår.

1.8 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

I tråd med de grunnleggende bokføringsprinsippene, kreves det at alle bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Et annet sentralt mål med dokumentasjonskravene er å sikre at opplysningene kan kontrolleres. Etter at dokumentasjonen er utstedet skal den ikke endres. De generelle kravene gjelder i utgangspunktet primærdokumentasjon. Som primærdokumentasjon anses dokumentasjon som direkte dokumenterer transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner.

Sekundærdokumentasjon (dvs. dokumentasjon som ikke er grunnlag for bokføring direkte, men som kan være et supplement til bokføringsdokumentasjonen) skal foreligge når primærdokumentasjonen ikke anses tilstrekkelig.

1.9 Dokumentasjon av balansen

Lovforslaget stiller krav til dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital. Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. For bokføringspliktige som ikke plikter å utarbeide årsregnskap, gjelder reglene tilsvarende for postene i næringsoppgaven. Forslaget er i hovedsak en videreføring av krav fastsatt i regnskapsloven 1998 kapittel 2. Det legges opp til at departementet i forskrift fastsetter nærmere regler om hvilke balanseposter som skal dokumenteres.

1.10 Oppbevaring

I lovforslaget foreslås det å innføre et skille mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Dette vil i seg selv bidra til lavere kostnader for de bokføringspliktige.

I lovforslaget videreføres hovedregelen om krav til oppbevaring i 10 år. 10-årskravet vil etter forslaget gjelde for primærdokumentasjon, som vil omfatte dokumentasjon av bokførte opplysninger, av balansen og av regnskapssystemet, samt for alle pliktige regnskapsrapporter, spesifikasjoner og nummererte brev fra revisor. Sekundærdokumentasjon som er oppbevaringspliktig fordi den er med på å verifisere fullstendigheten av de bokførte opplysningene (f.eks. pakksedler, oppbevaringspliktige avtaler og utgående korrespondanse), skal oppbevares i 3 år og 6 måneder. Bokføringspliktige kan som hovedregel fritt velge oppbevaringsmedium, forutsatt at lesekvaliteten kan opprettholdes i hele perioden. Gjeldende regler om at regnskapsmaterialet som hovedregel skal oppbevares i Norge foreslås videreført.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal etter forslaget være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Det foreslås at departementet ved forskrift eller enkeltvedtak kan gi dispensasjon fra bestemmelsene om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet. Redusert oppbevaringstid kan f.eks. gis på grunn av store mengder papir.

1.11 Bistand og informasjon

Bokføringspliktige skal gi nødvendig bistand og informasjon til myndighetene. Kravet er i hovedsak en videreføring av tilsvarende krav i regnskapsloven 1998. Pliktene vil gjelde tilsvarende for tredjemann dersom den bokføringspliktige har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmaterialet.

1.12 Straff mv.

Det foreslås å innta en tilsvarende bestemmelse om straff som i regnskapsloven. Forslaget innebærer en videreføring av gjeldende strafferegler ved overtredelse av regnskapslovgivningen.

Til toppen
Til dokumentets forside