Rundskriv F-011-99

Endringer i forskriftene til lov om voksenopplæring om frittstående fjerneundervisningsinstitusjoner. (26.01.99) Dette rundskriv erstatter alle tidligere rundskriv for frittstående fjernundervisningsinstitusjoner

Rundskriv F-011-99

Saksnr. 98/8209

26.01.1999

Dette rundskriv erstatter alle tidligere rundskriv for frittstående fjernundervisningsinstitusjoner

Godkjente frittstående fjernundervisningsinstitusjoner Norsk Forbund for Fjernundervisning Norsk Fjernundervisning Nasjonalt læremiddelsenter Norsk voksenpedagogisk forskningsinstitutt Sentralorganet for fjernundervisning på universitets- og høgskolenivå Voksenopplæringsforbundet Statens utdanningskontorer

ENDRINGER I FORSKRIFTENE TIL LOV OM VOKSENOPPLÆRING OM FRITTSTÅENDE FJERNUNDERVISNINGSINSTITUSJONER

På bakgrunn av innføringen av nytt økonomireglement for Staten og tilrådinger fra Statskonsult, har departementet vedtatt å gjøre enkelte endringer i forskriftene som gjelder frittstående fjernundervisningsinstitusjoner. Det er gjort endringer i tre forskrifter. Departementet har samtidig foretatt en gjennomgang av gjeldende rundskriv og ønsker med dette å samle alle bestemmelser i tidligere rundskriv i dette rundskrivet. Bestemmelser som fortsatt skal være gjeldende er inntatt i dette rundskrivet mens regler som ikke lenger antas å ha betydning eller ikke ønskes opprettholdt, oppheves. Dette rundskrivet erstatter dermed alle tidligere rundskriv som er gitt for frittstående fjernundervisningsinstitusjoner.

De viktigste endringene av forskriftene som gis i dette rundskrivet er:

  • Forskriftsfesting av krav om utvikling av kvalitetssystem ved institusjonene
  • Godkjenning av studietimenormering foretas av departementet
  • Presisering av regnskapsbestemmelser

I forbindelse med at departementet foretar formell godkjenning av studietime-normeringen vil KUF heretter gi tilbakemelding til den enkelte institusjon om hvilke kurs som er normert og normerte timetall godkjent av departementet. Vedlagt følger endringer i forskriftene til lov om voksenopplæring. Alle endringene vil tre i kraft straks.

Vedlegg:
1. Endringer i forskriftene til lov om voksenopplæring
2. Forskrifter til frittstående fjernundervisningsinstitusjoner
3. Departementets merknader

Med hilsen
Petter Skarheim e.f. Ekspedisjonssjef
Aud Inger Andersen Avdelingsdirektør
Lagt inn 8. juni 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen
VEDLEGG

Rundskriv F-011-99 Vedlegg 1

Saksnr. 98/8209

26.01.1999

Vedlegg 1: Endringer i forskriftene til lov om voksenopplæring

Fastsatt av Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet i medhold av lov om voksenopplæring av 28. mai 1976 nr. 35.

I forskrift av 25. november 1992 nr. 1125 gitt i medhold av § 11 gjøres følgende endringer:

(1) Punkt 1.2 nytt 3. og 4. punktum skal lyde:

Det skal gå klart frem av virksomhetens regnskaper, både resultatregnskapet og balansen, at overskudd fra fjernundervisningsvirksomheten er disponert til eller skal anvendes til fjernundervisningsformål. Dette gjelder også midler avsatt til disposisjonsfond.

(2) Punkt 3.1 nytt annet punktum skal lyde:

Institusjonen skal ha et kvalitetssystem som til enhver tid er i overensstemmelse med gjeldende kvalitetsnormer for fjernundervisningsinstitusjoner.

(3) Punkt 4.5 (overgangsbestemmelse) har ikke lenger praktisk betydning:

Punkt 4.5 oppheves.

I forskrift av 25. november 1992 nr. 1127 gitt i medhold av § 25 gjøres følgende endringer:

(4) Nåværende punkt 1.3 blir nytt punkt 1.2

(5) Punkt 1.2 blir nytt punkt 1.3 og skal lyde:

Overgangsordning Departementet kan gi tilskudd til nyetablert institusjon etter en skjønnsmessig vurdering i en overgangsperiode på tre år.

(6) Punkt 1.4 om grunntilskudd til administrasjon og drift:

Punkt 1.4 oppheves.

(7) Punkt 1.5 (overgangsbestemmelse) har ikke lenger praktisk betydning:

Punkt 1.5 oppheves.

I forskrift av 20.desember 1996 nr. 1335 gitt i medhold av §§ 19, 24 og 25 gjøres følgende endringer:

(8) § 2-2, annet ledd nytt annet punktum skal lyde:

Studietimenormeringen av det enkelte opplæringstiltak skal være godkjent av departementet.

(9) § 2-3 tredje ledd nytt 4. punktum skal lyde:

Minst 5 deltakere i en brevring skal normalt ha fullført for at ringen skal inngå i beregningsgrunnlaget. I tillegg gjøres følgende endringer: Nåværende 4. punktum blir nytt 5. punktum. Nåværende 5. punktum blir nytt 6. punktum.

Alle forskriftsendringene trer i kraft straks.

Lagt inn 8. juni 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen
VEDLEGG

Rundskriv F-011-99 Vedlegg 2

Saksnr. 98/8209

26.01.1999

Vedlegg 2:

Forskrifter til frittstående fjernundervisningsinstitusjoner

(Endringene er merket med kursiv og strek i margen.)

Forskrift av 25.11.92 Nr. 1125, I medhold av voksenopplæringslovens § 11

Nærmere om godkjenning av frittstående fjernundervisningsinstitusjoner.

1.1 Formål

1.1 Fjernundervisningens ideelle og allmennyttige formål skal gå klart frem av vedtektene.

1.2 Driften skal være ikke-kommersiell og organisert på en økonomisk forsvarlig måte uten sikte på fortjeneste utover hensyn til å sikre og videreutvikle opplæringsvirksomheten. Eventuelt overskudd skal brukes til utvikling av fjernundervisning og ikke til utbytte for eier. Det skal gå klart frem av virksomhetens regnskaper, både resultatregnskapet og balansen, at overskudd fra fjernundervisningsvirksomheten er disponert til eller skal anvendes til fjernundervisningsformål. Dette gjelder også midler avsatt til disposisjonsfond.

2. Organisatoriske og regnskapsmessige forhold

2.1 Institusjonen skal ha en ansvarlig daglig ledelse.

2.2 Opphevet

2.3 Det skal føres særskilt regnskap for fjernundervisningsinstitusjonen.

3. Kvalitet

3.1 Institusjonen skal sørge for at fjernundervisningen til en hver tid holder faglig og pedagogisk mål i samsvar med utviklingen på området og god fjernundervisningspraksis. Institusjonen skal ha et kvalitetssystem som til enhver tid er i overensstemmelse med gjeldende kvalitetsnormer for fjernundervisningsinstitusjoner.

3.2 Kvalitetskravet omfatter opplæringsvirksomheten som helhet, herunder bl.a. kursutvikling, informasjon/markedsføring, læremidler, undervisningsopplegg, veiledning og oppfølging av deltakere og lærere.

3.3 Innhold og gjennomføring av opplæringen skal tilpasses deltakernes behov.

4. Særlige bestemmelser

4.1 Søknad om godkjenning av frittstående fjernundervisningsinstitusjon behandles av departementet. Tilskudd kan tidligst bli tildelt etterfølgende kalenderår.

4.2 Godkjenningsordningen omfatter ikke institusjon som hører inn under det offentlige utdanningssystemet eller er offentlig godkjent og/eller statsstøttet privatskole når denne driver fjernundervisning i egen regi. Ordningen omfatter heller ikke utenlandsk fjernundervisningsinstitusjon som tilbyr opplæring i Norge.

4.3 Departementet kan inndra godkjenningen dersom en institusjon ikke overholder lovbestemmelser eller forskrifter. Fjernundervisningsinstitusjon som varsles om at den ikke lenger oppfyller godkjenningskravene, kan gis en frist ut påfølgende kalenderår før godkjenningen eventuelt inndras.

4.4 Godkjenningen opphører når en institusjon ikke har hatt kursdeltakere de tre siste årene.

4.5 Opphevet.

Forskrift av 25.11.92 Nr. 1127, Gitt i medhold av voksenopplæringslovens § 25

1. Tildeling og anvendelse av statstilskudd

1.1 Departementet tildeler hvert år et rammetilskudd til den enkelte tilskuddsberettigede fjernundervisningsinstitusjon. Hovedgrunnlaget for beregningen av rammen er antall gjennomførte tilskuddsberettigede studietimer ved den enkelte institusjon de tre siste årene før siste foregående år. Med gjennomført opplæring menes at minst ¾ av totalt antall normerte studietimer og tilhørende oppgaver/aktiviteter er fullført.

1.2 Rammetilskuddet skal anvendes til prisreduksjon for deltakerne og opplæringstiltak som bidrar til å sikre et bredt og variert landsomfattende fjernundervisningstilbud og voksenopplæring med høy faglig og pedagogisk kvalitet.

1.3 Overgangsordning

Departementet kan gi tilskudd til nyetablert institusjon etter en skjønnsmessig vurdering i en overgangsperiode på tre år.

1.4 Opphevet.

1.5 Opphevet.

Forskrift av 20.12.96 NR 1335 Til lov om voksenopplæring vedrørende tilskudd, regnskap, revisjon og kontroll.

Kapittel 1. Virkeområde og formål

§ 1-1. Forskriften omfatter studieforbund og fjernundervisningsinstitusjoner som mottar offentlig tilskudd etter lov om voksenopplæring.

§ 1-2. Forskriften skal være med på å sikre at grunnlaget for beregning av offentlig tilskudd er korrekt og at mottakerne bruker tilskuddet i samsvar med lovens formål og gitte forutsetninger.

Kapittel 2. Vilkår for offentlig tilskudd

§ 2-1. Vilkårene for offentlig tilskudd til studieforbund er gitt i lov om voksenopplæring §§ 19, 22 og 24 med tilhørende forskrifter.

Vilkårene for offentlig tilskudd til fjernundervisningsinstitusjoner er gitt i lov om voksenopplæring §§ 22 og 25 med tilhørende forskrifter.

§ 2-2. For studieforbund forstås en studietime som en klokketime. Det er ikke anledning til å foreta omregning av den samlede møtetid til 45 minutters enheter.

Alle kurs som gir grunnlag for offentlig tilskudd til fjernundervisning skal være studietimenormert av Norsk Forbund for Fjernundervisning. Studietimenormeringen av det enkelte opplæringstiltak skal være godkjent av departementet.

§ 2-3. Opplæringstiltak som gir grunnlag for offentlig tilskudd må kunne dokumenteres. Bare dokumenterte studietimer kan inngå i tilskuddsgrunnlaget.

Studieforbundenes dokumentasjon skal være i form av frammøtelister som for hvert kurs viser møtedato, studietimer med og uten lærer, samt deltakernes navn, fødselsår og bostedsadresse. Frammøtelisten skal være underskrevet av kursleder eller lærer. Studietime der det er en lærer som har faglig ansvar for gjennomføringen kan innrapporteres som time med lærer. Lærerens navn skal fremgå av frammøtelisten. Om det er time med eller uten lærer skal framgå av studieplanen.

Fjernundervisningsinstitusjonenes dokumentasjon skal vise kursnavn, normerte timer, gjennomføringsdato, gjennomførte obligatoriske kommunikasjoner og deltakernes navn, fødselsår og bostedsadresse. Dokumentasjonen skal underskrives av ansvarlig arrangør. Dokumentasjonen for brevringer skal være i form av frammøtelister, kontrollert av institusjonen, som viser kursets navn, møtedato, frammøte, samt ringlederens og ringdeltakernes navn, fødselsår og bostedsadresse. Minst 5 deltakere i en brevring skal normalt ha fullført for at ringen skal inngå i beregningsgrunnlaget. Frammøtelisten skal være attestert av ringleder og skal inneholde institusjonens forklaring på eventuelt avvik fra hovedregelen om minst 5 deltakere. Grunnlaget for avvik fra hovedregelen skal kunne dokumenteres.

Kapittel 3. Regnskap og rapportering

§ 3-1. Det skal i resultatregnskapet spesifiseres mottatte offentlige tilskudd på egne poster eller i noter for hver tilskuddsordning.

§ 3-2. Årsberetning, resultatregnskap, balanse og revisors beretning skal sendes departementet innen 1. juni hvert år.

§ 3-3. Rapport om kursvirksomheten sendes til departementet innen 1. mars og til den departementet bemyndiger.

Kapittel 4. Intern kontroll

§ 4-1. Studieforbund og fjernundervisningsinstitusjon er ansvarlige for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger departementet gir i årlig tilsagnsbrev. Ansvaret gjelder alle organisasjonsledd der det nyttes offentlig tilskudd til voksenopplæringsvirksomhet. Det sentrale ledd i organisasjonen har det overordnede ansvar i kontroll- og regnskapssaker.

§ 4-2. Studieforbund og fjernundervisningsinstitusjon er ansvarlige for et tilfredsstillende system for registrering av studietimer og deltakere m.v. (jf § 2-3), at registreringen er korrekt og at dokumentasjonen er tilgjengelig for revisor og departementet. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst 10 år.

Studieforbund og fjernundervisningsinstitusjon er ansvarlige for å rapportere (jf § 3-3) korrekt antall studietimer til departementet som grunnlag for beregning av offentlig tilskudd.

Kapittel 5. Revisjon og instruks for revisor

§ 5-1. Ansvarlig revisor i studieforbund, deres medlemsorganisasjoner og regionale ledd, og i fjernundervisningsinstitusjon skal være statsautorisert eller registrert.

§ 5-2. Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for offentlig tilskudd. Revisor skal i attestasjonen bekrefte at han er kjent med vilkårene for offentlig tilskudd.

Revisor skal kontrollere om oppgitte studietimer er korrekt i forhold til vilkårene for offentlig tilskudd og i forhold til dokumentasjonen av tilstedeværelse i gjennomførte studietimer. Revisor skal også kontrollere om systemet for registrering av dokumentasjon (jf § 4-2) og den interne kontroll i den forbindelse er tilfredsstillende. Det skal fremgå av særattestasjonen hvilke revisjonshandlinger som er gjennomført.

Revisors kontroll skal for øvrig utføres i samsvar med "Anbefaling til god revisjonsskikk vedrørende revisors særattestasjoner" eller senere standarder for samme formål gitt av Norges Statsautoriserte Revisorers Forening.

§ 5-3. Ansvar kan gjøres gjeldende overfor revisor ved rapportering av feilaktige oppgaver som er attestert av revisor (jf revisorloven § 17 a).

§ 5-4. Studieforbund og fjernundervisningsinstitusjon skal gjøre revisor kjent med denne forskrift.

Kapittel 6. Departementets og riksrevisjonens kontroll

§ 6-1. Departementet og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at det er oppgitt korrekt grunnlag for beregning av offentlig tilskudd, at vilkårene for offentlig tilskudd for øvrig er oppfylt, og at tilskuddet nyttes i samsvar med forutsetningene i lov om voksenopplæring med tilhørende forskrifter.

Kontroll kan bl.a. gjennomføres som stedlige kontroller.

§ 6-2. Departementet og Riksrevisjonen kan kreve å få seg forelagt bilag og annen dokumentasjon som underbygger grunnlaget for tildeling av offentlig tilskudd og hvordan det offentlige tilskuddet er brukt.

Kapittel 7. Reaksjonsformer ved manglende oppfylling av forskriften

§ 7-1. Overtredelse av bestemmelser i denne forskrift kan medføre at offentlig tilskudd blir holdt tilbake eller stanset.

§ 7-2. Dersom det tildeles for høyt offentlig tilskudd på grunn av at det er oppgitt uriktige opplysninger, kan studieforbund og fjernundervisningsinstitusjon pålegges å tilbakebetale den urettmessige delen av tilskuddet med en rentesats lik den som fastsettes i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. § 3. Renteberegningen løper fra det tidspunkt tilskuddet mottas.

Alle forskriftsendringer trer i kraft straks.

Lagt inn 8. juni 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen
VEDLEGG

Rundskriv F-011-99 Vedlegg 3

Saksnr. 98/8209

26.01.1999

Vedlegg 3:
Departementets merknader

I. Kvalitet i fjernundervisning

Det påhviler den enkelte institusjon ansvar å sørge for at fjernundervisningen til enhver tid holder faglig og pedagogisk mål i samsvar med utviklingen på feltet. Institusjonenes egen kvalitetssikring følges opp av departementet ved årlig rapportering og eventuelt ved stedlig kontroll. Med kvalitetssikring forstås her: "Planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å gi tilstrekkelig tillit til at et produkt eller en tjeneste skal oppfylle gitte kvalitetskrav."

Den nye forskriften stiller krav om at institusjonene utvikler et kvalitetssystem som til enhver tid er i overensstemmelse med gjeldende kvalitetsnormer. Institusjonene må sørge for at kvalitetssystemet oppdateres i tråd med NFF's revideringer av veiledende normer. Kvalitetssystemet tilpasses den enkelte institusjonens størrelse, målgruppe og tilbud. Dersom en institusjon utarbeider et nytt kvalitetssystem eller foretar vesentlige endringer i kvalitetspermen, skal melding om endringene oversendes til departementet.

Institusjonene er pålagt i forskrift å gi departementet full adgang til opplysninger som har betydning for departementets vurdering av om en institusjon tilfredsstiller nødvendige krav til kvalitet. Departementet kan i denne forbindelse gi pålegg om kvalitetsforbedringstiltak. Følges ikke pålegget opp kan godkjenningen midlertidig inndras inntil kvalitetskravene er innfridd, jfr. forskrift av 25.11.92 nr. 1125 (punkt 4.3).

Institusjonen bør:

- Årlig foreta en samlet vurdering av kvalitetsarbeidet og foreta en systematisk gjennomgang av kvalitetspermen. I evalueringen skal det kartlegges og gjøres rede for kvalitetssituasjonen sett i forhold til institusjonens egne kvalitetskrav, iverksette nødvendige kvalitetsforbedringstiltak når det avdekkes kvalitetsmangler, og rapportere og dokumentere årlig til departementet arbeidet som er gjort.

Departementet kan gjennomføre kvalitetskontroll gjennom institusjonsbesøk, jfr. forskrift av 20.12.96 nr. 1335. Grunnlaget for kontrollen kan være avdekking av mangler ved kvalitetssystemet, mangler ved årsrapporteringen eller andre uklarheter, eller at det er lenge siden forrige kontroll. I forbindelse med slike institusjonsbesøk skal institusjonen gi departementet opplysninger som er nødvendige for kvalitetskontrollen samt opplysninger for kontroll av beregningsgrunnlaget for statstilskudd. Departementet vil foreta stikkprøvekontroll av beregningsgrunnlaget for statstilskudd i forbindelse med kvalitetsbesøket.

II. Tilskudd

1) Rammetilskudd

Rammetilskudd til godkjente fjernundervisningsinstitusjoner tildeles på grunnlag av gjennomsnittlig antall gjennomførte normerte studietimer ved de enkelte institusjoner de tre siste år før foregående år. For at en kursdeltaker skal telle med i beregningsgrunnlaget for rammetilskuddet, må vedkommende ha gjennomført minst 3/4 av de obligatoriske kommunikasjoner mellom lærer og elev.

a) Brevring

Den nye forskriften presiserer at minst 5 deltakere i en brevring normalt skal ha fullført for at ringen skal inngå i beregningsgrunnlaget. Denne regelen har ved en teknisk feil tidligere falt ut av regelverket og inntas nå på nytt. Departementet har derfor ikke funnet det nødvendig å sende endringen ut på høring. Institusjonen kan selv gjøre unntak fra denne regelen for å starte en brevring når det foreligger særskilt tungtveiende grunner. Det kan ikke gjøres unntak etter at brevringen har startet.

b) Tilskudd til ny institusjon

Etter den nye forskriften kan departementet gi tilskudd til en ny institusjon etter en skjønnsmessig helhetsvurdering i en overgangsperiode på tre år. Beregningen fastsettes som tidligere skjønnsmessig de tre første årene men vil ikke lenger avregnes etterskuddsvis i forhold til faktisk kursdeltakelse.

Ordningen vil som tidligere innebære at en institusjon kan godkjennes av departementet når betingelsene for godkjenning er oppfylt.

c) Grunntilskudd til administrasjon og drift

Med den nye forskriften vil ordningen med grunntilskudd til administrasjon og drift falle bort.

2) Tilskudd til pedagogisk utviklingsarbeid

Det kan søkes om tilskudd til utviklingsarbeid i fjernundervisning, jfr. lov om voksenopplæring § 25 b. Formålet med tilskuddet er å bidra til nyskaping, videreutvikling og spredning av fjernundervisningen. Tilskuddet anvendes til videreutvikling av fjernundervisning som metode i kombinasjon med annen voksenopplæring.

Nærmere presiseringen av målsettinger for bevilgningen og kriterier for tildelingen går fram av den årlige utlysingsteksten. Søknadsfrist vil være i oktober/november. Det er utarbeidet eget søknadsskjema som fås fra departementet. Prosjektmottaker skal utarbeide en rapport over arbeidet som er gjort. Rapporten samt særskilt regnskap og revisorattestasjon, skal oversendes departementet.

3) Tilskudd til fjernundervisningstiltak for prioriterte områder og målgrupper.

Det kan gis tilskudd til fjernundervisningstiltak for prioriterte områder og målgrupper etter søknad, jfr. § 25 c. Søknad om godkjenning av nye tiltak under denne ordningen skal behandles og godkjennes av departementet som tidligere. Det gis i dag støtte til to kursrekker: Davvin og Samas.

Ordningen gjelder enkeltelever og ringdeltakere i brevringer. Særtilskuddet skal dekke elevens andel av kursavgiften slik at eleven ved fullføring får kurset gratis. Den enkelte institusjon må selv sørge for at deltakerne får refundert sine utlegg etter fullføring. Særtilskuddet innregnes i skolens rammetilskudd på grunnlag av forrige års regnskap for særtilskuddstiltak. Gjennomførte studietimer for kurs som er godkjent under særtilskuddsordningen skal rapporteres særskilt.

III. Studietimenormering

Den nye forskriften presiserer at departementet foretar den formelle godkjenningen av studietimenormeringen. Normering av studietimer ved de enkelte studietilbud er en forutsetning for tilskuddsrett og godkjennes av departementet etter tilråding fra Norsk Forbund for Fjernundervisning. NFF foretar det saksforberedende arbeidet for departementet. Når nye kurs tas i bruk, skal det søkes om normering i god tid før kurset starter. Det samme gjelder når eksisterende kurs revideres og det medfører en endring i det normerte timetallet og/eller endring i antall obligatoriskekommunikasjoner.

Institusjonen sender søknaden til NFF. Kurs hvor normeringen ikke er godkjent av departementet er ikke tilskuddsberettiget og skal ikke innrapporteres av institusjonene i beregningsgrunnlaget for statstilskudd. Institusjonen er ansvarlig for korrekt rapportering. Dette er i hovedtrekk slik ordningen praktiseres i dag, men den nye forskriften presiserer altså at departementet foretar den formelle godkjenningen av studietimenormeringen.

IV. Regnskaps-, revisjons- og rapporteringsbestemmelser

De viktigste bestemmelsene vedrørende regnskap, revisjon og rapportering er gitt i forskrift av 20.12.96 nr. 1335. Denne forskriften suppleres med bestemmelser i forskrift av 25.11.92 nr. 1125. I den nye forskriften gis en presisering av disponeringen av driftsoverskuddet. I det følgende gis en oversikt over institusjonenes plikter ved utarbeidelsen av regnskap og særskilt revisorattestasjon som stilles i lov og forskrift.

1) Regnskapsinstruks:

1. Institusjonen skal oversende årsberetning, resultatregnskap, balanse og revisors beretning innen 1. juni hvert år, jfr. forskrift av 20.12.96 § 3-2.

2. Resultatregnskapet for fjernundervisningsvirksomheten må være fysisk adskilt fra annet regnskap, jfr. forskrift av 25.11.92 nr. 1125 punkt 2.3.

3. Alle mottatte offentlige tilskudd skal fremgå som separate poster i resultatregnskapet for fjernundervisningsvirksomheten eller ved noter til regnskapet, jfr. forskrift av 20.12.96 § 3-1.

4. Mottatt statstilskudd skal inntektsføres og klart framgå av resultatregnskapet eller ved noter til regnskapet, jfr. forskrift av 20.12.96 § 3-1.

5. Det stilles i tilsagnsbrev som vilkår for prosjekter som mottar Fo-U midler at det utarbeides separat regnskap og revisorattestasjon for prosjektregnskapet.

6. Driftsoverskudd:

a) Den nye forskriften krever at disponering av et eventuelt årsoverskudd klart skal framgå av resultatregnskapet og balansen, eventuelt ved noter til regnskapet. Et slikt overskudd skal disponeres til fjernundervisningsformål og kan ikke utbetales til eier, eller overføres til andre formål, jfr. forskrift av 25.11.92. nr. 1125 punkt 1.2.

b) Den nye forskriften presiserer at et eventuelt overskudd fra fjernundervisningsvirksomheten ikke sammenblandes med overskudd fra andre aktiviteter. Et eventuelt overskudd kan overføres til et eget disposisjonsfond, øremerket fjernundervisning. Dersom overskudd fra fjernundervisningsvirksomheten overføres til den totale balansen for en større virksomhet/aktivitet, må det fremgå på en egen post, eventuelt ved noter til regnskapet, at disse midlene er øremerket fjernundervisningsformål.

c) Årsoverskudd fra fjernundervisningsvirksomheten skal anvendes til utvikling av fjernundervisning. Anvendelsen/bruk av årets eller tidligere års overskudd skal klart fremgå av regnskapet eller ved noter til regnskapet, eller dokumenteres på annen måte overfor departementet.

d) Utbetaler en institusjon utbytte eller egenkapital som skulle vært avsatt til fjernundervisningsformål, kan departementet kreve at utbyttet tilbakeføres til institusjonen. Det samme gjelder dersom overskuddet er overført fra fjernundervisningsvirksomheten og over til en annen virksomhet. Også tidligere års utbetalt utbytte eller overføringer kan kreves tilbakeført. Departementet kan i tillegg trekke tilbake godkjenningen ved ulovlig disponering av årsoverskudd, jfr. forskrift av 25.12.92 nr. 1125 punkt 4.3.

2) Revisorinstruks

I henhold til forskrift av 20.12.96, kapittel 5, skal det innsendes særattestasjon fra revisor av beregningsgrunnlaget for statstilskudd.

Revisor skal:
1) på stikkprøvebasis kontrollere at registreringen av normerte timer til institusjonen er i overensstemmelse med normeringen fra NFF.

2) foreta stikkprøvekontroll på at eleven har fullført ¾ obligatoriske kommunikasjoner.

3) foreta stikkprøvekontroll av påmeldingsskjemaer og kontrollere at opplysningene er i overensstemmelse med institusjonens registreringer.

4) foreta stikkprøvekontroll av fremmøtelister av eventuelle brevringer. Revisor må kontrollere at minimumskravet på 5 deltakere er oppfylt.

Det vil foreløpig ikke stilles krav om at revisor særskilt gjennomgår institusjonens interne kontroll, slik forskrift av 20.12.96 krever.

Departementet har i forbindelse med årsrapporteringen sendt ut en veiledning til institusjonene og revisor med nærmere presisering og forklaring av retningslinjene for regnskap og revisjon. Denne veiledningen bes gjøres kjent for revisor.

3. Rapportering

Departementet forutsetter at eventuelle senere endringer i årsoppgjøret straks meddeles departementet. Rapport om kursvirksomhet sendes departementet på fastsatt skjema eller i annen form som departementet bestemmer. I forbindelse med omleggingen av statistikkarbeidet skal det sendes dokumentasjon over kursvirksomheten til Statistisk sentralbyrå (SSB) i henhold til nærmere angitte spesifikasjoner. Departementet stiller i tilsagnsbrev til institusjonene som vilkår for tilskuddet at det rapporteres til SSB.

Det bør sendes skriftlig underretning til departementet dersom en institusjon;
1) foretar vesentlige organisatoriske endringer,
2) starter annen virksomhet sammen med fjernundervisning,
3) får ny daglig leder,
4) endrer navn, adresse, bankforbindelse/konto, eller
5) foretar andre endringer av betydning for departementets forvaltning av institusjonene.

Lagt inn 8. juni 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen