Rundskriv V-3N-03

Publisert under: Regjeringen Bondevik II

Utgjevar: Kultur- og kirkedepartementet

Budsjettrundskriv for 2004 (03.01.2003)

Til
funksjonsdelingsinstitusjonane

Nr.

Vår ref

Dato

V-3N/2003

2002/4248 AØ/Ø EAn

03.01.2003

Budsjettrundskriv for 2004

Innleiing

Generelt

Budsjettrundskrivet gir retningslinjer for arbeidet med budsjettframlegget for 2004 både når det gjeld innhald og utforming.

Budsjettrundskrivet er eit viktig ledd i departementets arbeid med å betre budsjett- systemet og kommunikasjonen med tilskottsmottakarane. Det er ei prioritert oppgåve for departementet å tilpasse tilskottsmottakaranes budsjettprosess mest mogleg til departementets eige arbeid med statsbudsjettet, både når det gjeld prosedyrar og krav til innhald.

Arbeidet med mål- og resultatstyring innanfor dei ulike forvaltningssektorane skal i hovudsak vidareførast på same måte som tidlegare. Dei opplysningane som departementet ber om i dette rundskrivet, er eit viktig grunnlag for det vidare arbeidet i departementet med dette.

Eit resultatorientert styringssystem føreset ein tett kontakt mellom departementet og tilskottsmottakarane. Tilskottsmottakarane må derfor utarbeide ein budsjettsøknad som er utforma slik at den gir departementet det nødvendige grunnlaget for å kunne gjennomføre ein budsjettprosess som ivaretek omsynet til betre resultatstyring.

Disposisjonen av budsjettsøknaden skal følgje den disposisjonen som er omtalt i dette rundskrivet, jf. pkt. 2 Budsjettsøknaden for 2004.

Frist

Fristen for innsending av samla budsjettsøknad for 2004 til Kultur- og kyrkjedepartementet er 1. mars 2003.

Budsjettsøknaden for 2003 må sendast inn i 5 eksemplar. Budsjettsøknaden må også sendast inn på diskett med opplysing om kva for tekstbehandlingssystem som er nytta.

Budsjettsøknaden for 2004

Kultur- og kyrkjedepartementet mottek årleg ei stor mengd budsjettsøknader som er av varierande omfang. For departementet er det viktig at søknaden er kortfatta og poengtert, der følgjande går klårt fram innleiingsvis:

  • nye tiltak med behov for auka midlar
  • behov for budsjettauke for å vidareføre eksisterande verksemd
  • spesielle tilhøve som krev ekstraordinære eingongsmidlar.

Budsjettsøknaden for 2004 skal innehalde følgjande:

  • årsrapport for 2002
  • omtale av mål
  • budsjettframlegg for 2004

Tilskottsmottakarane må oppgi kva for bank- eller postgirokonto midlane skal overførast til.

Departementet har utarbeidd eit elektronisk skjema (excel-regneark), jf. vedlagte kopi av skjemaet "Budsjett 2004 - rekneskap 2002 m.m. – funksjonsdelingsinstitusjonar og faste tilskottsmottakarar under Kultur- og kyrkjedepartementet". På side 1 i skjemaet er det opplyst kor på Internett skjemaet kan hentast opp og ei kort orientering om utfyllingen av skjemaet. Det ferdig utfylte skjemaet skal sendast til følgjande e-postadresse:

postmottak@kkd.dep.no

Utskrift av det ferdig utfylte skjemaet må óg leggjast ved budsjettsøknaden for 2004.

Årsrapport for 2002

Årsrapporten for 2002 skal utarbeidast som eit eige vedlegg til tilskuddsmottakarens budsjettsøknad for 2004.

Årsrapporten for 2002 skal innehalde følgjande:

-

foreløpig rekneskap for 2002

-

oversikt over planlagde mål i tilsagnsbrevet for 2002 og omtale av tilskottsmottakarens planlagte tiltak og ressursbruk for å nå desse måla

-

dokumentasjon for kva for resultat tilskottsmottakaren har oppnådd i 2002 ut frå dei fastlagde måla

Departementet ber vidare om styrets vurdering av om det ved institusjonen er utført tilstrekkeleg vedlikehald av bygningar, lokale og utstyr i rapporteringsåret, eller om det er gjort tilstrekkkelege avsetningar til vedlikehald kommande år.

For dei tilskottsmottakarane der det i 2002 er fastsatt konkrete oppfølgjingskriterier, jf. tilsagnsbrevet for 2002 ber vi om at det blir utarbeidt dokumentasjon over kva for resultat tilskuddsmottakaren har oppnådd ut frå dei fastlagde oppfølgjingskriteria.

Mål

Kvart enkelt tilskott skal styrast i samsvar med den overordna politikken for dei ulike sektorområda, og dei hovedmåla og oppfølgjingkriteria som blir fastlagde i budsjett-proposisjon og tilsagnsbrev. Tilskottsmottakarane må gi ein omtale av de overordna måla og oppfølgjingskriteria for tilskottsmottakaren i budsjettsøknaden for 2004. Tilskottsmottakarens forslag til formulering av mål og oppfølgjingskriterium i budsjettsøknaden for 2004 utgjer eit viktig grunnlag for departementets formulering av mål i budsjettproposisjonen.

Departementet viser i denne samanhengen også til tilsagnsbrevet for 2003, der det er gjort greie for kva for mål tilskottsmottakaren skal oppfylle.

Departementet vil på denne bakgrunnen be om at tilskottsmottakarene i budsjett-søknaden for 2004 både utarbeider forslag til overordna mål, jf. pkt. 2.2.1, og til oppfølgjingskriterium (resultatmål og resultatindikatorar) for 2004, jf. pkt. 2.2.2.

Overordna mål for 2004 og dei nærmaste åra

Departementet legg til grunn at dei fleste tilskottsmottakarene har utarbeidt overordna mål som ikkje vil variere mykje frå år til år. Det overordna målet skal formulerast mest mogleg dekkjande for den samla aktiviteten, og vere i samsvar med dei rammene for tilskottsmottakaren som er trekte opp i lover, vedtekter, sentrale styringsdokument e.l. Dersom det vanskeleg let seg gjere å formulere eit overordna mål for heile den aktiviteten som tilskottsmottakaren driv, må det formulerast forslag til overordna mål for dei ulike hovudarbeidsområda.

Oppfølgjingskriterium for 2004

Forslag til kva for resultat tilskottsmottakaren tek sikte på å nå i 2003, må utformast mest mogleg konkret. Som for 2003 er det tenleg at oppfølgjingskriteria blir avgrensa til tilskottsmottakarens hovudarbeidsområde.

Det er viktig at oppfølgjingskriteria blir formulerte slik at det i ettertid er mogleg å måle om ein har nådd dei resultata som vart sette for aktiviteten, t.d. ved hjelp av data for ressursbruk, produkt/produksjonar, kvalitet, service.

Oppfølgjingskriterium innanfor vedteken budsjettramme for 2003

Det budsjettet som er vedteke av Stortinget for 2003, dannar utgangspunktet for tilskottsmottakarens arbeid med 2004-budsjettet. Oppfølgjingskriteria for 2004 må derfor basere seg på dette. Ambisjonsnivået for oppfølgjingskriteria må ikkje setjast høgare enn den faktiske ressurstilgangen. Tilskottsmottakarane må derfor gjere greie for kva for oppfølgjingskriterium som kan gjennomførast innanfor dei budsjettrammene ein i dag har til disposisjon.

Departementet legg til grunn at tilskottsmottakarane gjennom omdisponering og effektivisering av noverande ressursar, kan frigjere ressursar til nye tiltak og satsingsområde i 2004, og at dette også blir nedfelt i tilskottsmottakaranes formulering av oppfølgjingskriterium for 2004.

Oppfølgjingskriterium som krev budsjettauke

Tilskottsmottakarane må gjere særskilt greie for oppfølgjingskriterium som krev auka tilskott i 2004-budsjettet. Ein må begrunne kvifor oppfølgjingskriteriet krev nye ressursar og ein må oppgi kor stort behovet for auka ressursar er.

Oppfølgjingskriterium som krev nye ressursar, vil i mange tilfelle henge saman med nye tiltak. Oppfølgjingskriterium og nye tiltak må derfor koplast nært saman i budsjettframlegget, og nye tiltak må omtalast spesielt, jf. pkt. 2.3.2.

Budsjettframlegg med talbudsjett for 2004

Omtale av hovudtrekka i budsjettframlegget

Tilskottsmottakarane må innleiingsvis gje eit samandrag av budsjettframlegget der det kort blir gjort greie for korleis tilskottsmottakaren vil realisere oppfølgjingskriteria innanfor noverande tilskott, jf. pkt. 2.2.2.1, kva for oppfølgjingskriterium som krev nye ressursar, jf. pkt. 2.2.2.2, hovudtrekka i framlegget og endringar i forhold til 2003.

Krav til omtale av nye tiltak

Tilskottsmottakarane må gjere greie for korleis planlagde endringar og nye tiltak i 2004 vil endre tilskottsbehovet i høve til 2003-tilskottet.

Dei enkelte forslaga til endringar og nye tiltak må omtalast særskilt og innehalde ein kort omtale av tiltaket der ein gjer greie for behovet for og målet med tiltaket, og om tiltaket kan gjennomførast ved omdisponering/effektivisering innanfor eksisterande ressursar. Ved behov for nye ressursar må det gjerast greie for kva gjennomføringa av tiltaket totalt vil koste (lønns- og driftsutgifter, utgifter til investeringar), både i 2004 og 2005, og korleis dette vil verke inn på statstilskottet.

Dersom tilskottsmottakaren i 2004 planlegg endringar og nye tiltak som treng nye ressursar, skal desse førast opp med kostnadsoverslag i eiga oppstilling i prioritert rekkefølgje, jf. tabell 4 i vedlagte kopi av det elektroniske skjemaet.

Eventuelle forslag om nye investeringar må omfatte ein samla investeringsplan.

I tilknyting til omtalen av budsjettframlegget for 2004 skal det også givast ein omtale av tilskottsmottakarens planar for 2005-2006. Omtalen skal vere kortfatta.

Utarbeiding av talbudsjettet for 2004

Følgjande tabeller i det elektroniske skjemaet, jf. vedlagte kopi av skjemaet "Budsjett 2004 - rekneskap 2002 m.m. - funksjonsdelingsinstitusjonar og faste tilskottsmottakarar under Kultur- og kyrkjedepartementet" skal fyllast ut:

Festivalar som får tilskott frå kap. 323, post 72

-

tabell 1:

Administrasjon

-

tabell 2:

Budsjett og rekneskap utanom kolonne G, H og J

-

tabell 3:

Balanse

-

tabell 4:

Oppsummering av budsjettsøknaden for 2004 - tiltak som krev auka tilskott

-

tabell 5:

Ulike aktivitetar m.m. i 2001 og 2002

Dei andre funksjonsdelingsinstitusjonane

-

tabell 1:

Administrasjon

-

tabell 2:

Budsjett og rekneskap utanom kolonne H og J

-

tabell 3:

Balanse

-

tabell 4:

Oppsummering av budsjettsøknaden for 2004 - tiltak som krev auka tilskott

-

tabell 5:

Ulike aktivitetar m.m. i 2001 og 2002 (fyllast bare ut av tilskottsmottakarar under Kulturavdelingen)

Alle beløpa i budsjettframlegget for 2004, jf. kolonne E i tabell 2, må kommenterast/grunngivast nærmare. Utgangspunktet for budsjettframlegget er rekneskapet for 2002. Framlegget for 2004 må vidare byggje på ein detaljert disposisjonsplan for 2003-budsjettet, som skal vere i balanse, jf. tilsagnsbrevet for 2003.

Budsjettframlegget for 2004 må utarbeidast i 2003-kroner. Utgifter og inntekter må balansere.

Med helsing

Henning Gorholt e.f.
ekspedisjonssjef

Einar Andersen
seniorrådgjevar

Vedlegg

Kopi: Fylkeskommunane