Et skritt tilbake

I Sortland kommune hadde ikke prosjektgruppa involvert ansatte godt nok da de utarbeidet tiltak for å endre deltidskulturen. Prosjektet var ikke godt nok forankret i organisasjonen, og de ansatte satt med følelsen av at de ville få tredd nye turnusordninger nedover ørene. Dette fikk prosjektgruppa til å stoppe opp og tenke nytt om prosjektet.

”Hvor langt har dere kommet?” var det en ansatt i Sortland kommune som lurte på i fjor høst.

- Det fikk meg til å forstå at prosjektet ikke var godt nok forankret eller informert om ut i organisasjonen, og at det ble oppfattet som noe som noen holder på med, sier prosjektleder i Sortland kommune, Guro Forren Sørensen.

Vi spoler tilbake…

Guro Forren Sørensen forklarer hva som skjedde for ett og et halvt år siden, da hun som nyinnflyttet og nyansatt prosjektleder tok fatt på Saman om-prosjektet i Sortland kommune.

- Våren 2012 hadde vi gjennomført spørreundersøkelser. Basert på blant annet disse resultatene ble det utarbeidet forslag om tiltak og delprosjekter, forteller hun.

Deretter ble det gjennomført informasjonsmøter for de ansatte. Prosjektgruppa jobbet med risikovurderinger, og spisset målene. Med en god trepartssammensatt prosjektgruppe på plass hadde de et godt utgangspunkt for å gå i gang og sette tiltakene ut i livet. Men det var ikke det som skjedde.

Møtte sterk motstand

Forren Sørensen dro ut på arbeidsplassene og holdt informasjonsmøter om ny turnus og nye ordninger. Ett av tiltakene prosjektgruppa foreslo, var at ansatte skulle jobbe 3-4 ekstra helger i året for å få bukt med deltidsproblematikken.

Prosjektgruppa var ikke godt nok forberedt på hvor sterk motstand dette ble møtt med. Det var dårlig stemning, noe som skapte en usikkerhet i prosjektgruppa om hvordan de skulle gå videre i prosjektet.

- Vi hadde startet helt feil. Vi antok at vi hadde informert godt nok, og var for ivrige med tiltakene uten å sikre forankring nedover. Vi var ikke flinke nok til å involvere og informere de ansatte om hva som foregikk, sier Forren Sørensen.

Tung tid – et skritt tilbake

Motstanden ute i organisasjonen og usikkerhet i prosjektgruppa gjorde at det generelt var tungt å jobbe med prosjektet. Det hele stoppet opp, og de kom ikke videre. Som prosjektleder var Forren Sørensen ny i jobben og visste ikke helt hvor skuta skulle. Hun måtte ta noen grep.

- Vi måtte starte på nytt, så jeg inviterte meg selv ut for å snakke med folk. Jeg besøkte hver og en av avdelingslederne, og spurte dem om deres tanker rundt deltidsproblematikk og hvordan vi sammen skulle klare å løse utfordringene i Sortland kommune, forteller hun.

Deretter inviterte hun seg inn på ledermøter i omsorg. Prosjektgruppa begynte å se nærmere på prosjektorganiseringen oppover. De fant ut at det kunne være mer hensiktsmessig med en styringsgruppe bestående av færre folk for å sikre at beslutninger kunne tas på tidligere tidspunkt. Styringsgruppa består av kommunalsjef i helse- og omsorg, ordfører, opposisjonsleder, hovedtillitsvalgt, rådmann og prosjektlederen.  

Det viktigste de bestemte seg for var å starte på nytt, og sikre at alle ansatte og avdelingsledere ble godt nok involvert.

- Vi fant ut at eierskapet må ligge ute i organisasjonen, ikke hos prosjektgruppa. Det er kommunen og de ansattes prosjekt. For at eierskapet skulle bli spredt ut i organisasjonen, arrangerte vi i mai en temadag, sier Forren Sørensen.

Temadagen ble et vendepunkt

En ansattrepresentant fra hvert tjenestested ble invitert til temadagen, samt rådmann, politikere og styringsgruppe. Selv om det var motstand mot ett av tiltakene som skulle prøves ut, hadde et annet tiltak blitt satt i gang. Ved to tjenestesteder gikk ansatte langvakter. To ansatte holdt innlegg om dette.

- Det var et avgjørende og godt grep å la de ansatte selv fortelle kollegaene om hvordan de opplevde å gå alternativ turnus, sier Forren Sørensen

I tillegg ble det gjennomført en kafédialog, hvor ulike tema ble diskutert. De ansatte skulle snakke om problemstillinger som omsorgstjenesten, arbeidsplassen sin, arbeidstidsordninger, deltidsproblematikk og rekruttering.

- Vi ønsket at de skulle se sammenhengen mellom disse temaene slik som vi i prosjektgruppa så det. Å få de ansatte med på diskusjonen om at helheten er viktig og at alt henger sammen, var viktig for oss, sier prosjektlederen.

Dagen ble et vendepunkt, og etterpå var det stor optimisme både i styringsgruppa og prosjektgruppa. Prosjektgruppa fikk signaler fra politikere, ledere og ansatte om at det nå var bedre grunnlag for å jobbe aktivt med å løse deltidsproblematikken.

Veien videre

Etter temadagen ble det sammenfattet et arbeidshefte med forslag, innspill og ideer til veien videre. Samtlige tjenestesteder og ansatte fikk utdelt heftet på sine personalmøter. De ansatte ble videre utfordret til å reflektere rundt arbeidsmiljø, deltid, rekruttering og brukerperspektiv. Tanken med heftet var at den enkelte medarbeider skulle kunne komme med ideer tilbake til prosjektet. Dette arbeidet er noe avdelingslederne ser verdien av og har prioritert, med det resultatet at flere av de ansatte nå er åpne for å prøve ut alternative turnuser og lange vakter.

- Når jeg er på personalmøter for å gjennomgå hva de ansatte har kommet med av innspill til arbeidsheftet, er det avdelingsleder som tar styringen på møtet. Samtidig får jeg og prosjektgruppa høre hva som rører seg hos de ansatte ute i avdelingen, og jeg får veldig mange nye innspill, forklarer Forren Sørensen.

Hvor langt har Sortland kommet?

Kommunen har langvakter på to tjenestesteder, og en referansegruppe holder prosjektleder oppdatert på hvordan det går. De har løftet prosjektet ut på hver enkelt avdeling og ut i vanlig drift, og har avdelingsledere som prioriterer å jobbe med det. Prosjektlederen håper de ved å sette i gang disse prosessene vil utløse en smitteeffekt, slik at enda flere prøver ut alternative turnuser og langvakter.

-Vi stoppet opp fordi vi så at tiltakene vi hadde foreslått var vanskelige å gjennomføre. Vi tok et skritt tilbake, og fikk dermed fremdrift. Vi har gjort noen grep som vi ikke vet hvor ender, men vi vet også at det er nå alt begynner. Det er nå vi skal se om alt arbeidet vi har lagt ned i å jobbe med forankring ute i organisasjonen kan hjelpe oss til å løse deltidsproblematikken, avslutter Guro Forren Sørensen i Sortland kommune.