Kort og nyttig om gevinstrealisering

Gevinstrealisering er et begrep som har gått igjen på den 3. nettverkssamlingen for pulje 1 i Saman om ein betre kommune. Men hva er egentlig dette? Vi har snakket med prosjektleder i Sola kommune, Kjersti Goa Lødemel. I vinter tok hun eksamen i prosjektledelse ved Prosjektforum om blant annet gevinstrealisering. 

 

- Kort fortalt handler gevinstrealisering om hva vi ønsker å få ut av prosjektene våre. Hva skal for eksempel forflytningsprosjektet vi har i Sola føre til av gevinster for de ansatte? sier Lødemel.

Start tidlig
Prosjektlederen fremholder at en viktig forutsetning for å oppnå gode gevinster er å starte tidlig med å definere hvilke gevinster en ønsker å få. Det å ha et bevisst forhold til gevinstrealiseringen bidrar til å gi legitimitet til prosjektet og prosjektarbeid generelt.

- Jeg opplever at det eksisterer en prosjekttrøtthet rundt omkring. Kan dette skyldes at vi ikke har hatt fokus på og vært bevisste på hvilke gevinster vi skal hente ut? spør hun.

 

Lødemel anbefaler at det utarbeides en gevinstplan i oppstarten av prosjektet.

- Spør dere selv hvorfor dere gikk inn i prosjektet, og hva dere ønsker å sitte igjen med etter at prosjektet er ferdig. Gevinsten er mye av det samme som prosjektets effektmål. Videre må prosjektorganisasjonen ha et bevisst forhold til gevinstplanen, men det er først etter at prosjektet er avsluttet og ført tilbake i linja at selve gevinstrealiseringen starter.  Gevinstrealiseringsplanen må lages i god tid før prosjektet er over, forklarer hun.

Ansvarliggjøring ved prosjektslutt
Lødemel anbefaler at prosjektet og prosjektleder er med i den første fasen etter prosjektslutt. Dette skyldes at sluttfasen er en kritisk fase, og vil bli mindre sårbar om noen i prosjektet følger med over i driftsfasen.

- Det er linja som har ansvaret for gevinstrealiseringen. Men enkeltpersoner må ansvarliggjøres for overtakelsen. Skal jeg overføre dette til min hverdag i Sola vil den ansvarlige være rådmannen, eller en kommunalsjef dersom prosjektet er knyttet til bestemte enheter, understreker prosjektlederen.

Det er likevel viktig at rådmannen peker ut hvem i hennes organisasjon som skal ha ansvar for at de ulike gevinster hentes ut. Dette skrives i gevinstrealiseringsplanen.

Det er gjerne en del beslutninger som må tas i forbindelse med utarbeidelse av en gevinstrealiseringsplan. Blant annet kan det være behov for at det settes av ressurser for at prosjektinnsatsen skal gi ønskede effekter.

- Det sier seg selv at ledelsen derfor er med og setter premisser for prosjektet fra starten av. Det er veldig lett at man i prosjektet blir ivrige og durer av gårde på siden av linja. Leder og ansattes medvirkning er et godt grep i denne sammenhengen. Det samme er god informasjon om prosjektet fortløpende, sier Lødemel.

Målgrupper og indikatorer
Oppsummert starter gevinstrealisering med at man utarbeider en gevinstplan der effektmålene defineres. I planen er det viktig å definere målgruppe for gevinstene.

- Er målgruppen innbyggerne i Sola, alle ansatte eller ansatte i en av enhetene? Når dette er definert forsøker man å finne indikatorer som kan brukes til å måle resultatet. Dette kan være brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser, måling av sykefraværet eller andre målingsverktøy. Gevinstrealiseringsplanen utarbeides mot slutten av prosjektet, gjerne ett år før prosjektslutt, slik at nødvendige beslutninger og ansvar er godt forankret før prosjektets slutt, avslutter Kjersti Lødemel, prosjektleder i Sola kommune

 

Nyttige lenker:

• Kjersti Goa Lødemel sitt foredrag på nettverkssamling
• Prosjektforum sin mal for gevinstrealiseringsplan
• Andre nyttige tips om gevinstrealisering fra prosjektforum
• Senter for statlig økonomistyring (SSØ) sin veileder om gevinstrealisering