Oppstartsrapporteringen fra RO er klar

Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) har oppsummert prosjektplanene og oppstartrapporteringen til kommunene i pulje 2 av Saman om ein betre kommune. Gjennomgangen viser at mange av prosjektplanene har tydelige og konkrete mål, og at de formelle sidene ved forankringsprosessen er godt ivaretatt.

I rapporten har RO valgt å legge hovedvekt på selve planleggingen av prosjektene. Oppsummeringen viser at mange av kommunene har vært gode på den formelle forankringen av prosjektene. Det er flere gode eksempler på godt og grundig målarbeid i prosjektene, og gjennomgående for disse er at de både er tydelige, konkrete og beskrivende. Dette tyder på at flere personer og nivåer i prosjektorganisasjonen har engasjert seg i defineringen av prosjektets grunnidé og hovedhensikt.

- Det er veldig hyggelig at kommunene har blitt tydeligere på hva de ønsker å få ut av prosjektet. En tydelig hensikt er avgjørende for å hente ut gevinster av prosjektet, forklarer Mette Mannsåker, seniorrådgiver i KRD.

De tydeligste svakhetene i planene er informasjonsstrøm og kommunikasjon av prosjektene. Bare en fjerdedel av prosjektplanene beskriver på en tilfredsstillende måte hvordan disse områdene skal ivaretas. Kun 5 av rapportene i analysen har en god beskrivelse av hvordan aktiviteter skal implementeres og overføres til den daglige driften.

Egenvurderingsmodell
I rapporten presenterer RO et verktøy for egenvurdering av hvorvidt prosjektene kan lykkes eller ikke. Verktøyet kan benyttes til å vurdere hvor planene trenger oppdatering og forbedring.

- Rapporten sier noe om hvordan kommunene organiserer arbeidet sitt og hvor flinke de er på prosjektstyring og dokumentasjon. Mange kommuner bruker det første året til å spikre prosjektet skikkelig, derfor blir det vanskelig å avgi noen ”dom” om hvor bra prosjektet er med bakgrunn i denne rapporteringen Alt som gjøres av aktivitet er naturlig nok heller ikke nedfelt i prosjektplanene. Prosjektplanen er en rammeplan som beskriver det viktigste ved prosjektet, og  et levende dokument som oppdateres og utvikles i takt med prosjektet, avslutter Mette Mannsåker i KRD.

Last ned rapporten fra RO

Sentrale læringspunkter for prosjektene: 1)      Nytten av målbare mål Det er en forutsetning for prosjekter at målene gjøres målbare, både ved oppstart og underveis i arbeidet. Prosjektene i pulje 2 vurderes å være på samme nivå som i pulje 1 på dette området. 2)      Nytten av prosjektlederkompetanse Prosjektene i pulje 2 viser en positiv endring på dette området. Planene inneholder i større grad strukturelle faktorer som risikoanalyser og milepælsplaner. 3)      Forankring av prosjektene En forankringsprosess innebærer mer enn at aktuelle interessenter formelt vedtar sin deltakelse og støtte til prosjektet. Utgangspunktet må oppleves og erkjennes av flere i organisasjonen, og overordnede mål må være tydelige og springe ut av den umiddelbare problemforståelsen. 4)      Tilstrekkelig ressurser avsatt Det er på forhånd gjennomtenkt og avtalt at prosjektet har de nødvendige ressurser (både menneskelige og økonomiske) til et handlingsrom for at endringer og justeringer kan oppstå underveis. Dette er et sentralt kjennetegn ved vellykkede prosesser, og kan planlegges for ved tilstrekkelig finansiering og at prosjektet skjermes fra å "slukes opp" i den daglige driften. 5)      Informasjonsstrøm og kommunikasjon At informasjon og kommunikasjon er inkluderende og involverende er et helt sentralt suksesskriterium for det videre implementeringsarbeidet, og avgjørende for at resultatene av prosjektarbeidet skal kunne overføres til den daglige driften i organisasjonen.