Regler for forvaltning av tilskudd til drift av frivillige miljøvernorganisasjoner (kap. 1401 post 70)

§ 1. Formål

1.1. Målet for tilskuddsordningen er å bidra til å opprettholde en bredde av demokratisk oppbygde, landsomfattende organisasjoner med miljøvern som hovedarbeidsfelt, for å sikre frivillig engasjement og styrke medvirkningen i miljøvernspørsmål lokalt og sentralt, basert på faglig innsikt.

§ 2. Målgruppe

2.1. Målgruppen for tilskuddsordningen er landsomfattende medlemsorganisasjoner med demokratisk valgte styringsorganer som har hovedformål for sin virksomhet innenfor miljøvernforvaltningens arbeidsområde. Organisasjonene må enten ha et bredt medlemsgrunnlag eller en faglig spisskompetanse.

§ 3. Kunngjøringsmåte

3.1. Tilskuddsordningen for kommende år skal kunngjøres ved at den enkelte organisasjon som har fått tilskudd inneværende budsjettår, blir tilskrevet innen 1. mars inneværende år fra tilskuddsforvalter.

3.2. Departementet skal i tillegg kunngjøre tilskuddsordningen i egnede media.

§ 4. Innholdet i kunngjøringen

4.1. Kunngjøringen må omfatte hvilke krav som stilles til søknaden fra organisasjonen. Kravene må utformes slik at de gir tilfredsstillende grunnlag for å fastsette tilskuddene til organisasjonene, jf. § 6. Kravene i § 6 kan enten settes inn i kunngjøringen eller det må opplyses i kunngjøringen hvor en kan finne kravene.

4.2. Det skal opplyses at søknaden skal sendes fra organisasjonens hovedledelse for å sikre at hovedledelsen står bak søknaden, og at det kun sendes en søknad fra hver organisasjon..

4.3. Det skal opplyses hvilken enhet søknaden skal sendes til og hvilken søknadsfrist som gjelder. Søknadsfristen må settes slik at tilskuddsforvalter får nødvendig tid til å vurdere søknaden og ellers være tilpasset Miljøverndepartementets budsjettrutiner.

§ 5. Nærmere om krav til søknadens innhold

5.1. Av søknaden skal fremgå:

a) navn på organisasjonen,
b) organisasjonens adresse,
c) organisasjonens telefonnummer,
d) organisasjonens bankkonto,

Dersom organisasjonen er registrert i et offentlig register som Enhetsregisteret, Foretaksregistret, Merverdiavgiftsregistret eventuelt andre offentlige registre, skal registreringsnummeret opplyses.

Dersom organisasjonen ikke er registrert i noe offentlig register, skal det opplyses hvem som er juridisk ansvarlig for organisasjonens økonomiske disposisjoner.

5.2. Søknaden skal videre omfatte:

a) organisasjonens formålsparagraf

b) organisasjonsstruktur med oversikt over sentralt ledd samt eventuelle fylkesledd og lokale ledd.

c) antall medlemmer som har betalt kontingent for året før søknaden sendes pr. 31. desember vedkommende år.

d) rapport og regnskap fra forrige år med vekt på gjennomførte hovedaktiviteter og en vurdering av dem i forhold til målene for organisasjonen. Dersom endelig årsrapport og -regnskap ikke kan legges fram innen fristen for søknaden, kan det sendes en foreløpig rapport og regnskap, jf. også §§ 11.1 og 11.2. Regnskapet skal uansett være attestert av revisor, jf. §§ 11.3 og 11.4.

e) beskrivelse av hovedaktivitetene i året det søkes tilskudd for. Dersom det ikke planlegges vesentlige endringer i forhold til forrige år, kan en kort henvise til at aktiviteten videreføres som tidligere. Dersom det planlegges vesentlige endringer i virksomheten, bør disse beskrives mer utfyllende, se for øvrig § 6.2.a.

5.3. I søknaden skal budsjettet for året det søkes tilskudd for, samt budsjett for inneværende år og regnskapet for forrige år stilles opp i samme tabell og spesifiseres slik:

5.3.1. Inntekter:

a) Kontingentinntekter
b) Driftstilskudd fra kap. 1401 post 70
c) Eventuelle andre tilskudd fra miljøvernforvaltningen (MD, DN, NP, RA, SFT, SK, FM-MVA) som spesifiseres på giver, formål og beløp
d) Eventuelle tilskudd fra andre offentlige organer (spesifisert i regnskapet eller i noter til regnskapetmed giver, formål og beløp)
e) Eventuelle private bidrag
f) Eventuelle andre inntekter som bør spesifiseres etter behov fra forvaltningsmyndigheten

5.3.2. Utgifter:

a) Lønn og arbeidsgiveravgift, sosiale utgifter (inkl. arbeidsgiveravgift)
b) Husleie og kontorutgifter (rekvisita og annet forbruksmateriell, strøm, telefon, etc)
c) Reiser og opphold
d) Eventuelle konsulenttjenester
e) Eventuelle skatter og avgifter (ikke arbeidsgiveravgift)
f) Eventuelle kontingenter etc, f. eks. til nettverk og internasjonalt samarbeid
g) Eventuelle andre utgifter som bør spesifiseres etter behov fra forvaltningsmyndigheten

5.3.3. Spesifisering av særskilte utgifter :

a) Utgifter knyttet til fylkes- og lokallag (samlet)
b) Spesielle prosjektutgifter, utgifter til tidsskrifter, informasjon, samfunnskontakt m.m.

§ 6. Behandling av søknader

6.1. Det skal undersøkes at søknadene er i samsvar med kravene i kunngjøringen. Dersom dette ikke er tilfelle, skal organisasjonen tilskrives med anmodning om å revidere eller supplere søknaden på de punkter den er mangelfull.

Fristen som settes for oversendelse av revidert eller supplerende søknad, må ses i sammenheng med den fristen tilskuddsforvalter har for å levere budsjettforslag videre budsjettprosessen.

6.2. Under vurderingen av søknadene med sikte på å fremme forslag om bevilgning skal følgende forhold legges til grunn:

a) organisasjonens beskrivelse av planlagt aktivitet i året det søkes tilskudd for, jf § 5.2.e,
b) organisasjonens betydning og posisjon i norsk samfunnsliv,
c) organisasjonens generelle kompetanse innenfor miljøvern,
d) organisasjonens spisskompetanse innenfor spesielle miljøvernområder,
e) medlemstall oppgitt i søknaden, registrert ved antall betalte kontingenter pr. 31. desember året før søknaden sendes, jf. § 5.2.c),
f) organisasjonsstruktur med antall fylkes- og/eller lokallag oppgitt i årsrapporten som følger søknaden.
g) andre forhold som organisasjon har tatt med i sin søknad.

§ 7 Fastsettelse av tilskuddets størrelse

7.1. Størrelsen på tilskudd fastsettes til det beløp som er spesifisert i St.prp. nr.1 for vedkommende budsjettår under hensyn til eventuelle endringer Stortinget har vedtatt ved budsjettbehandlingen og eventuelle merknader fra Stortinget knyttet til budsjettvedtaket.

7.2. Tilskudd gis som rundsumtilskudd, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, kap.11-2.1.

§ 8. Informasjon til søkere som har fått tildelt tilskudd - innholdet i tilsagnsbrevene

8.1. Etter at Stortinget har vedtatt budsjettet under kap. 1401 post 70, og det er besluttet at en organisasjon skal få tilskudd, skal det så snart som mulig, og senest innen 10. februar det året budsjettet gjelder for, skrives tilsagnsbrev til organisasjonen. Tilsagnsbrevet skal alltid sendes organisasjonens hovedledelsen.

8.2. Tilsagnsbrevet skal omfatte:

a) tilskuddsbeløpet.
b) utbetalingsplan med terminer for utbetaling, jf. § 10.
c) at tilsagnet gjelder for ett år.
d) krav til rapportering, jf, § 11.
e) at regnskapet føres i henhold til god regnskapsskikk og at regnskapsdata oppbevares i 10 år.
f) forbehold om at Miljøverndepartementet og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene, jf. § 13.

8.3. Det kan i helt spesielle tilfeller knyttes særskilte vilkår til tilskuddet som ikke går fram av søknaden. Dersom dette er aktuelt, skal vilkårene opplyses i tilsagnsbrevet, og det skal fremgå av tilsagnsbrevet hvordan tilskuddsmottaker skal bekrefte at vilkårene er godtatt.

§ 9. Informasjon til søkere som ikke får tildelt tilskudd

Organisasjoner som en finner ikke tilfredsstiller kravene til å få tilskudd, skal snarest mulig informeres om dette, og at en derfor ikke vil bli gitt tilsagn om tilskudd.

§ 10. Utbetalingsplan for tilskudd

10.1. Tilskuddene skal deles i følgende terminer:

a) Driftstilskudd under kr 150 000 kan utbetales i en sum.

b) Driftstilskudd mellom kr 150 000 og kr 500 000 utbetales halvårlig.

c) Driftstilskudd mellom kr 500 000 og kr 3 500 000 utbetales kvartalsvis.

d) Driftstilskudd over kr 3 500 000 utbetales månedlig.

§ 11. Krav til rapporter fra tilskuddsmottaker og attestasjon fra revisor

11.1. Endelig årsrapport og -regnskap fra forrige år bør foreligge innen 15. juni det følgende året. Årsrapport og -regnskap bør fortrinnsvis være vedtatt av organisasjonens øverste styrende organ. Hvis dette ikke er mulig innen fristen, er det tilstrekkelig at rapport og regnskap er behandlet av organisasjonens styre. Se også § 5.2.d.

11.2. Årsrapporten må beskrive organisasjonens hovedaktiviterer, jf. § 5.2.d.

11.3. Organisasjonens valgte revisor skal attestere at regnskapet er satt opp i henhold til god regnskapsskikk samt at antall betalte kontingenter pr. 31. desember i regnskapsåret er riktig.

11.4. Tilskuddsforvalter kan kreve at organisasjonen skal ha statsautorisert revisor.

§ 12. Utbetaling og regnskapsføring av tilskudd

12.1. Tilskuddsforvalter skal sørge for at vedkommende regnskapsførende enhet, får alle nødvendig opplysninger om tilsagnene i tide til at utbetaling kan skje ved de terminer som er angitt i tilsagnsbrevet. Opplysningene skal bl a omfatte nødvendige opplysninger til å få ført tilskuddet på riktig konto og utbetalt tilskuddet til rett tid. Ved delutbetalinger skal det i utbetalingsdokumentet også opplyses som samlet tilsagn og samlet tidligere utbetalt beløp.

12.2. Dersom det er knyttet spesielle vilkår til tilsagnet, jf. § 8.3, skal tilskuddsforvalter, påse at siste utbetaling av tilskudd ikke blir foretatt, før vilkårene er godtatt.

12.3. Så snart regnskapssystemene tilfredsstiller kravene som er stilt i Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, kap. 4, skal tilsagn og terminbeløpene legges inn i reskontroen og behandles i samsvar med Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, kap. 11-3.5, 11-3.6 og 11-3.7.

§ 13. Kontroller

13.1. I henhold til bevilgningsreglementets § 17 har departementet og Riksrevisjonen adgang til å gjennomføre kontroller med at tilskuddene nyttes etter forutsetningene. Det skal derfor tas forbehold om at tilskuddsforvalter og Riksrevisjonen har slik adgang i tilsagnsbrevet, jf. §§ 8.2.f) og 8.3.

13.2 Kontrollen må avpasses etter tilskuddets størrelse. Kostnadene ved å gjennomføre kontrollen må vurderes i lys av den antatte nytten ved kontrollen.

13.3. Kontrollen skal normalt ta utgangspunkt i årsrapport og -regnskap og gjennomføres som en generell formalia- og rimelighetskontroll av disse ut fra den kjennskap tilskuddsforvalter har til organisasjonen. Det skal klarlegges at vedtektene for organisasjonen ikke er endret slik at organisasjonen fortsatt er tilskuddsberettiget, og at driften av organisasjonen er i samsvar med vedtektene.

13.4. Tilskuddsforvalter kan i særlige tilfeller be om innsyn i organisasjonens økonomirutiner og kreve at organisasjonen utarbeider økonomireglement hvis slikt reglement ikke allerede foreligger. I slike tilfeller kan det kreves at tilskuddsforvalter skal godkjenne et økonomireglementet for organisasjonen. Slike krav må eventuelle fremmes for organisasjonen i kunngjøringen av ordningen.

13.5. Dersom det ut fra opplysningene i årsrapporten og -regnskapet eller på annen måte reises tvil om tilskuddet blir nyttet etter forutsetningene, skal saken undersøkes nærmere, eventuelt ved ettersyn/kontroll, eventuelt i samarbeid med organisasjonens revisor. Riksrevisjonen skal underrettes i samsvar med gjeldende bestemmelser.

13.6. Dersom det blir nødvendig å gjennomføre slik kontroll som nevnt i § 13.5, eller det oppstår berettiget tvil om at tilskuddsmottaker har gitt riktige opplysinger i søknaden, bør normalt utbetaling av tilskudd holdes tilbake og nye tilsagn ikke gis, før saken er avklart.

§ 14. Evaluering av ordningen

14.1. Departementsråden bestemmer når og hvem som skal evaluere tilskuddsordningen.

14.2. Før det bestemmes at evaluering skal finne sted, skal det formuleres et mål for evalueringen og settes opp en framdriftsplan for den. Omfanget av evalueringen må vurderes i forhold til tilskuddsordningens størrelse og samfunnsmessige betydning.

J.nr. 98/205