Rundskriv -9/99

Samtlige departementer
Statsministerens kontor
Riksrevisjonen

R-9/99

Deres ref

Vår ref

Dato

99/3908 C NAJ/HDH

07.09.1999

KRAVENE OM BEHANDLING AV KONTANT INNBETALTE MIDLER I FUNKSJONELLE KRAV TIL ØKONOMIFORVALTNINGEN I STATEN

Det vises til pkt. 7-1.7 om kontant innbetaling og pkt. 7.2 om kontantomsetning i Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten om at mottatte kontanter, med unntak for vekslepenger, daglig skal settes inn på virksomhetens arbeidskonto.

Omfanget av kontant omsetning vil variere fra virksomhet til virksomhet. For virksomheter med lav omsetning vil krav om daglig innsetting av kontanter på virksomhetens arbeidskonto, medføre forholdsvis høye kostnader. På denne bakgrunn har Finansdepartementet funnet grunn til å tillempe kravet om daglig innsetting av kontante midler på virksomhetens arbeidskonti i pkt. 7.1.7 og 7.2 i Funksjonelle krav. Det vises til den adgang Finansdepartementet har med hjemmel i §2 i Økonomireglementet for staten til å gi nærmere regler og til å gjøre unntak fra bestemmelser i Økonomireglementet.

Finansdepartementet gir nå adgang til at en virksomhet kan samle opp maksimum kr. 10.000,- i kontanter som følge av kontante innbetalinger ved f. eks. innbetaling av gebyrer m.v. eller ved kontantomsetning ved f. eks. kantinedrift, småsalg av publikasjoner m.v. Kontantene skal likevel minimum en gang pr. uke settes inn på virksomhetens arbeidskonto hos kontofører. Videre skal alle kontanter ved hver periodeslutt overføres til virksomhetens arbeidskonto for å kunne avstemme mellom virksomhetens inntekter og innbetalinger over arbeidskonto ved innrapportering til det sentrale statsregnskapet.

Det forutsettes at kontantene oppbevares på en betryggende måte. Det vises til pkt. 7.2 i Funksjonelle krav om at virksomheten skal utarbeide en instruks vedrørende kontantomsetning som regulerer ansvaret for kontanter med mer (kassedifferanser), behandlingsregler (herunder transport) og oppsett/innhold i kasseoppgjørene.

Kontante innbetalinger/kontantomsetning må for øvrig ikke forveksles med begrepet håndkasse.

En håndkasse skal dekke mindre tilfeldige utgifter som f. eks. frimerker, buss-/taxiutgifter mv., jf. rundskriv R-7/97. Kassebeholdningen for en håndkasse opprettes ved å belaste virksomhetens arbeidskonto. En kontantbeholdning, som følge av kontante innbetalinger/kontantomsetning, skal holdes adskilt fra en eventuell håndkasse i virksomheten.

Med hilsen

Ole K. Hovland e f
ekspedisjonssjef

Arnt Kamperud
avdelingsdirektør