Rundskriv R-8/98

Til samtlige departementer og Riksrevisjonen		Rundskriv R-8/98
	Vår ref	Dato
	98/7972 C BTN	02.10.1998

STATSREGNSKAPET MEDREGNET FOLKETRYGDEN FOR 1998 - ÅRSAVSLUTNING OG FRISTER FOR INNRAPPORTERING

1 Innledning
Dette rundskrivet omhandler frister, kontroll og krav til innrapportering av bevilgnings-regnskapet og kapitalregnskapet til det sentrale statsregnskapet for regnskapsåret 1998. Til sammenligning ble det for regnskapsåret 1997 utarbeidet to rundskriv for dette formålet, R-13/97 og R-16/97.

2 Frister
For at Finansdepartementet skal kunne oppfylle Stortingets frist for avleggelse av det trykte statsregnskapet, er det viktig at departementene presiserer overfor sine virksomheter betydningen av å overholde fristene. Det presiseres at disse fristene angir dato for når innrapportering skal være Finansdepartementet i hende. Det kan ikke påregnes utsettelse fra de gitte frister.

1) Frist vil bli meddelt i eget skriv senere

3 Årsavslutning

3.1 Bevilgningsregnskapet

3.1.1 Kasserapport
Det vises til Finansdepartementets rundskriv 4/98 datert 05.08.98 - Krav til innrapportering av regnskapsdata til Finansdepartementet - kasserapport.

3.1.2 Hjemmelsoversikt
I det trykte statsregnskapet for 1998 skal det tas inn en hjemmelsoversikt for hvert departement. Oversikten skal vise hjemmel til å overskride gitte bevilgninger for 1998. Hjemmelen bes markert med hvem som har gitt den:

- stortingsvedtak i form av romertallsvedtak, merkes "(S)"
- kongelig resolusjon, merkes "(R)"
- skriftlig samtykke fra Finansdepartementet, merkes "(F)"
- skriftlig vedtak av eget departement, merkes "(D)"

Det vises til "Veiledning i statlig budsjettarbeid" R-534 av april 1994, del II pkt. 6.3 (og eventuelt 7.3) og oversikten for 1997 som er tatt med i St meld nr 3 (1997-98) s 171. Det er viktig at oversikten er fullstendig. Departementene må spesielt påse at det i alle tilfeller der en virksomhet skal kunne disponere merinntekt i medhold av pkt. 6.3.1 i "Veiledningen", foreligger uttrykkelig vedtak fra fagdepartementet, og at det medtas i hjemmelsoversikten både under utgiftsposten og inntektsposten.

3.1.3 Bestillings- og tilsagnsfullmakter
Oppgavene skal omfatte en spesifikasjon gruppert for hvert av områdene bestillingsfullmakter og tilsagnsfullmakter. En viser til St meld nr 3 (1997-98) s 193 - 197.

3.1.4 Forklaringer til statsregnskapet
Det er Riksrevisjonen som fastsetter utformingen av og fristen for utarbeidelse av forklaringer til statsregnskapet. I samråd med Riksrevisjonen er dette innarbeidet i dette rundskrivet. Eventuelle spørsmål vedrørende forklaringer til statsregnskapet må tas opp med Riksrevisjonen.

Departementet skal redegjøre for ikke uvesentlige avvik mellom bevilgning og regnskap. Redegjørelsen skal gis på postnivå. Det skal redegjøres for sammenhengen mellom overskridelse på utgiftspost og tilsvarende merinntekt på inntektspost. Av særlig interesse er avvik som skyldes endringer i tiltakenes/ytelsenes sammensetning, omfang eller kvalitet. Det skal redegjøres for vesentlige endringer i framdrift for investeringsprosjekter og vesentlige endringer i iverksettelsestidspunkt for nye tiltak.

Ved omdisponering mellom poster skal det gis forklaring til begge postene. Det presiseres at ikke uvesentlige avvik mellom bevilgning og regnskap på inntektskapitlene også skal forklares.

Forklaringene sendes Riksrevisjonen i form av bilag til brev undertegnet av statsråden. Bilagene sidenummereres fortløpende, og det dateres og undertegnes av bemyndiget tjenestemann.

Kopi av brev med bilag sendes Finansdepartementet, Økonomistyringsseksjonen

Fristen vil bli meddelt i et eget skriv om korreksjonsanmodninger (foreløpig regnskap) til departementene.

Standard oppsett for beregning av merutgift/mindreutgift:

Kapittel XXXX Kapittelbenevning

Post 01 Driftsutgifter*

Etter talloppstillingen skal det gis en forklaring med nærmere beskrivelse av årsaksforholdene.

I tillegg skal det opplyses om fullmakter gitt i medhold av stortingsvedtak/administrative fullmakter (med hjemmelshenvisninger).

3.1.5 Oversendelse av årsrapport til Riksrevisjonen
Hvert departement skal i samsvar med økonomiregelverkets funksjonelle krav punkt 1-3.2 oversende Riksrevisjonen to eksemplar av den enkelte virksomhets årsrapport.

Fristen vil bli meddelt i et eget skriv om korreksjonsanmodninger (foreløpig regnskap) til departementene.

3.2 Kapitalregnskapet
Departementenes oppfølging, kontroll og innrapportering av kapitalregnskapsposter er omtalt i "Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten" kapittel 10; punkt 10-1.3:

"Virksomheten skal ha oversikt over de eiendeler og forpliktelser som den har ansvar for innen statens kapitalregnskap. Oversikten skal vise bokført verdi i det sentrale statsregnskapet og ha referanse mot inngåtte avtaledokumenter med mer. For låneavtaler skal oversikten inneholde betalingsforpliktelser med beløp og forfallsdato. Hvis det foreligger pantesikring, skal dette også fremgå"…
………
"Ved årsslutt skal oversikten avstemmes mot posteringer i det sentrale statsregnskapet. Hvert departement skal rapportere samlet eiendeler og forpliktelser for alle underliggende virksomheter".

Dette innebærer at departementet må ha gode rutiner for innrapportering av kapitalregnskaps-poster fra underliggende virksomheter. Det enkelte departement må for alle kapital-regnskapsposter ha oversikt over:
- inngående balanse
- endringer i løpet av året
- utgående balanse

Departementene må videre påse at de aksjer, leieboerinnskudd mm som innrapporteres fra underliggende virksomheter:
- eksisterer
- er statens eiendom
- er rettslig inndrivbare

Oppsummert vil departementets oppgaver i forbindelse med innrapportering av kapital-regnskapsposter til det sentrale statsregnskap være som følger:

Innhente opplysninger fra underliggende virksomheter over virksomhetenes kapital-regnskapsposter.

Påse at de underliggende virksomheters kapitalregnskapsposter er i samsvar med departementets egne oppgaver.

Overføre departementets kapitalregnskapsposter på eget særskilt skjema pr undergruppe, jf vedlegg nr 2, og kontrollere at de overførte opplysninger på skjema er i samsvar med departementets egne oppgaver. Attestere skjemaene og oversende disse til Finansdepartementet.

Kontrollere sammenstillingen av kapitalregnskapsposter pr undergruppe mottatt fra Finans-departementet mot egne oppgaver.

Returnere sammenstillingen over kapitalregnskapsposter attestert av bemyndiget tjenestemann til Finansdepartementet. Det presiseres at det er de attesterte sammen-stillingene Riksrevisjonen skal ha kopi av. Frist for tilbakesending meddeles av Finansdepartementet ved oversendelse av sammenstillingene.

3.2.1 Nærmere om kapitalregnskapet
Finansdepartementet minner om at det enkelte departement er ansvarlig for at inn-rapporteringen til kapitalregnskapet er korrekt. Finansdepartementets oppgave er å sammenstille innrapporterte data til et fullstendig kapitalregnskap.

Finansdepartementet har laget en oversikt som viser hvilke poster som inngår under de forskjellige kontogrupper i kapitalregnskapet for det enkelte departement.

Vedlegg nr 1 viser kapitalregnskapet til departementet. Sammenstillingen viser bl a utgående balanse 1997 for samtlige regnskapsposter i kapitalregnskapet for departementet, jf St meld nr 3 (1997-98) s 199-207.
Klikk her for å laste ned vedlegget som Excel 5.0 fil.

Vedlegg nr 2 er skjemaet for innrapportering av departementenes kapitalregnskapsposter pr 31.12.1998. Kapitalregnskapet er inndelt i hovedgrupper og undergrupper. For hver undergruppe der departementet har eiendeler/forpliktelser, skal det utarbeides et skjema som viser spesifisert inngående balanse for undergruppen, endringer i perioden samt spesifisert utgående balanse. Inngående balanse for 1998 skal være lik utgående balanse for 1997. I den grad departementet fører posteringer på 90-post, skal det påføres hvilken kapittel/post som er benyttet. Hvis posteringer ikke er på 90-post, skal hjemmelen påføres. Finansdepartementet legger her ved et eksempel på hvordan et slikt skjema skal fylles ut.

Vedlegg nr 3 viser de grupper i kapitalregnskapet som det enkelte departement skal benytte i skjemaet.

Finansdepartementet vil benytte de bekreftede skjemaene fra departementene som grunnlag for sammenstilling av kapitalregnskapet for 1998.

En viser til St meld nr 3 (1997-98) for den fullstendige kontoplanen for kapitalregnskapet.

Leieboerinnskudd
Finansdepartementet tok i St prp nr 74 (1996-1997) - Kapitalregnskapet - forbehold om at det hersket en viss usikkerhet vedr leieboerinnskuddene under enkelte av departementene. Finansdepartementet forutsetter at dersom det fortsatt er usikkerhet omkring enkelte departements leieboerinnskudd, bør det søkes avklart pr 31.12.1998.

Fond
Finansdepartementet viser til tidligere korrespondanse om departementenes overtagelse av statlige fond. Det vil i løpet av kort tid bli sendt ut høringsutkast til framtidige retningslinjer for administrasjon og forvaltning av fond. I den sammenheng blir det også omtalt framtidig rapportering av fondenes kapital og innestående i statskassen. For 1998 vil innestående i statskassen for fond som pr i dag står under Finansdepartementets forvaltning bli levert av Norges Bank. Departementene må levere rapport om aktiva i andre fond som er registrert i kapitalregnskapet for 1997, se St meld nr 3 (1997-98) s 199.

3.2.2 Statens aksje- og eierinteresser
Oppgaven skal omfatte en oversikt over statens aksje- og eierinteresser pr 31.12.98. Foruten de eierinteresser som forvaltes direkte av departementer, etater og institusjoner skal oppgaven også omfatte eierinteresser som forvaltes av forvaltningsbedriftene. En viser til St meld nr 3 (1997-98) s 216. Denne oversikten er delt opp i følgende grupper:

Gruppe 1 Aksjer som er aktivert under og som forvaltes av et departement
Gruppe 2 Aksjer som staten eier gjennom en forvaltningsbedrift

Det har tidligere år ikke vært samsvar mellom alle saldoer i kapitalregnskapets gruppe 62-6 og aksjeoversikten gruppe 1. Disse saldoene skal være like. Aksjer som tas med i stats-bedriftenes balanse, jf punkt 3.2.5, skal stemme med aksjer i gruppe 2 under det aktuelle departementet.

Alle departementenes aksjer i gruppe 1 og gruppe 2, skal tas med pr 31.12.98 i oversiktene til hvert departement.

Aksjer i datterselskaper som staten indirekte eier gjennom statsforetak og aksjeselskap o l tas ikke med.

Vedlegg nr 4 og 5 skal benyttes til spesifikasjon av statens aksjeinteresser.

3.2.3 Statens inntektskrav
Oppgaven skal omfatte en spesifikasjon for inngående balanse 1998, endringer i løpet av året, samt utgående balanse 1998 for forfalte, ikke innbetalte tilgodehavende av skatter og avgifter som senere skal inntektsføres på kap 5501-5581 (unntatt kap 5565 Dokumentavgift) i statsregnskapet, samt forfalte ikke innbetalte tilgodehavende av arbeidsgiveravgift fra kommunekassererne (kap 5700, post 72). Under kap 5501 er det kun ren statsskatt (eksklusive fylkesskatt og den kommunale del av fellesskatten) som skal føres opp. Inngående balanse i oppstillingen over statens inntektskrav skal kontrolleres mot utgående balanse foregående år. Alle beløp skal avrundes til nærmeste tusen kroner. Oppgaven skal sendes inn fra Skattedirektoratet, Toll- og avgiftsdirektoratet og Finansdepartementet. En viser til St meld nr 3 (1997-98) s 221.

3.2.4 Statsgarantier
Det trykte statsregnskapet for 1998 skal inneholde en oversikt over statens garantier pr 31.12.98. Oppgaven må inneholde en oversikt over statens garantiansvar for alle garantiordninger, selv om det ikke er gitt nye garantier de siste år. En viser til St meld nr 3 (1997-98) s 223.

3.2.5 Statsbedriftenes balanse
Det trykte statsregnskapet for 1998 skal omfatte oppgave over statsbedriftenes balanse pr 31.12.98. En viser til St meld nr 3 (1997-98) s 230.

Vedlegg nr 6 er utarbeidet som en mal for hvorledes balansen skal settes opp ved innrapportering til Finansdepartementet. Malen skal følges.

Med hilsen