Rundskriv R-9/98 Behandling av uoppklarte differanser og feilføringer hos regnskapsførerne og/eller i statsregnskapet

Rundskriv R-9/1998 Behandling av uoppklarte differanser og feilføringer hos regnskapsførerne og/eller i statsregnskapet

Til samtlige departementer og Riksrevisjonen

Vår ref

Dato

8805/98 C BTN/AUl

4.11.1998

Behandling av uoppklarte differanser og feilføringer hos regnskapsførerne og/eller i statsregnskapet

1. Innledning

I St prp nr 65 (1997-98) ble følgende omtalt:

”Det oppstår fra tid til annen differanser i regnskapet hos regnskapsførerne. Enkelte av disse differansene blir ikke oppklart til tross for en betydelig innsats i å finne ut av hva de kan skyldes. Det kan også forekomme at beløp blir anvist og postert feil i statsregnskapet og at feil først oppdages etter at årsregnskapet er avsluttet.

Oppretting av slike feil ved motsatt postering i et senere års regnskap vil pga ettårsprinsippet medføre at også det senere års regnskap blir feil. Etter Finans-departementets mening er det mest korrekt at uoppklarte differanser og andre feil korrigeres i det sentrale statsregnskapet ved postering over konto for forskyvninger i balansen. Da vil disse posteringene ikke påvirke bevilgningsregnskapet for det året korrigeringen gjøres. Det forutsettes at det skjer etter posteringsanmodning fra vedkommende departementet og etter at i) det er gjort det som er mulig for å oppklare differansen og ii) feilposteringen ikke kan korrigeres på annen måte.

Det må innhentes hjemmel fra Stortinget i den enkelte sak før posteringsanmodning kan sendes Finansdepartementet. For mindre beløp bør Finansdepartementet kunne ha fullmakt. Det foreslås derfor at Finansdepartementet gis fullmakt til å samtykke i enkeltsaker på beløp inntil 1 mill kroner, jf forslag til vedtak.”

Ved Stortingets behandling av Innst s nr 252 (1997-98), jf St prp nr 65 (1997-98), ble Finansdepartementet gitt følgende fullmakt:

“Stortinget samtykker i at Finansdepartementet i enkeltsaker inntil 1 mill kroner kan korrigere uoppklarte differanser i regnskapene og feilposteringer i statsregnskapet som gjelder tidligere års regnskaper, ved postering over konto for forskyvninger i balansen i det sentrale statsregnskapet i det inneværende års regnskap”.

Inntekter og utgifter som er postert feil i bevilgningsregnskapet for løpende termin, vil ikke bli behandlet i henhold til retningslinjene i dette rundskrivet. Rundskrivet omhandler kun uoppklarte differanser og feilposteringer i statsregnskapet i tidligere års regnskap.

2. Prinsipper

Normalt skal alle feilposteringer og differanser dekkes innenfor virksomhetens budsjett, spesielt i de tilfeller hvor det overføres ubrukt bevilgning til neste år.

Under forutsetning av at virksomheten har gjort det den kan for å oppklare differansene, kan uoppklarte differanser regnskapsmessig avskrives ved postering over konto for forskyvninger i balansen.

Når det gjelder korrigering av oppklarte feilposteringer, bør det tas hensyn til hva slags feilpostering det dreier seg om, og eventuelle reelle konsekvenser av den opprinnelige feilposteringen.

3. Fremgangsmåte ved beløp inntil 1 mill kroner

Virksomheten sender via sitt fagdepartement søknad til Finansdepartementet om samtykke til å foreta en korreksjon i det sentrale statsregnskapet over konto for forskyvninger i balansen.

Følgende dokumentasjon skal være vedlagt søknaden:

Oppklarte feilposteringer

  • årsak til feilposteringen
  • beløp og hvilket år feilposteringen ble gjort
  • hvilken konto som
    • ble benyttet
    • skulle ha blitt benyttet
    • benyttes for å korrigere feilen

Uoppklarte differanser

  • mulige årsaker til differansen
  • beløp og når differansen oppstod
  • hvilken konto som
    • har uoppklart differanse
    • benyttes for å korrigere differansen
  • hva er gjort for å finne årsaken til differansen

Det bør dessuten kort redegjøres for hvilke tiltak som er iverksatt for å hindre nye feil.

4 Fremgangsmåte ved beløp over 1 mill kroner

Ved beløp over en million kroner, skal saken fremmes for Stortinget. Saken om avskrivning bør fortrinnsvis legges frem i departementets fagproposisjon. Andre framlegg som saken kan fremmes i:

  • proposisjon om omprioriteringer og tilleggsbevilgninger
  • nysalderingen
  • egen proposisjon

Dersom Stortinget samtykker i at det skal korrigeres i det sentrale statsregnskapet over konto for forskyvninger i balansen, skal vedkommende departement sende posteringsanmodning til Finansdepartementet. Vedlagt skal det følge med henvisning til hjemmel fra Stortinget samt en dokumentasjon over hvilke posteringer som gjøres hos regnskapsfører.

5 St.meld. Nr. 3

Alle uoppklarte differanser og feilposteringer vil bli omtalt i note til konto for forskyvinger i balansen i St.meld. Nr. 3.

Med hilsen

Ole K. Hovland e.f.
ekspedisjonssjef

Arnt Kamperud
avdelingsdirektør