Rettleiing til retningslinjene for statleg lokalisering

Dette er ei rettleiing for å gjennomføre utgreiing/vurdering i samsvar med retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon.

Retningslinjene gjeld for nyetablering, flytting, nedlegging og omlokalisering av statlege verksemder, og ved endring i oppgåver som følgje av strukturendringar og rasjonalisering.

Det ansvarlege departementet skal varsle og involvere Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ved regional­politisk avdeling før departementet eller den underliggjande etaten startar opp arbeidet med ein omstrukturerings- eller omlokaliseringsprosess. Fagdepartementet skal følgje opp at utgreiinga/vurderingane er i tråd med retningslinjene.

Når gjeld retningslinjene?

1. Førehandsvurdere

Fagdepartementet skal tidleg i prosessen stille tydelege krav til utgreiing av lokaliserings­politiske omsyn. Fagdepartementet eller verksemda (heretter utgreiaren) skal på førehand vurdere kva kriterium som er viktige for oppgåveløysinga i verksemda. Dette kan til dømes vere krav om kompetanse og krav om nærleik til brukarar eller infrastruktur. Kriteria skal danne grunnlag for kva stader som skal utgreiast, både ved nyetablering / utflytting frå Oslo og ved strukturendringar. Dette skal gjerast i samråd med KMD. Utgreiings­arbeidet (sjå punkt 2) skal konkretisere korleis dei alternative stadene møter både verksemda sine behov og lokaliserings­politiske omsyn.

Ved nyetablering eller utflytting frå Oslo skal utgreiaren velje minst tre stader for vidare vurdering. Ved strukturendringar skal utgreiaren vurdere lokalisering i eksisterande kontorstruktur. Val av stader skal i begge tilfella skje i samråd med KMD. Utflytting frå Oslo og sentrale kommunar i Oslo-området skal alltid vurderast ved strukturendringar. Konsekvensar for tenestetilgang og arbeidsplassar ved eventuell nedlegging skal omtalast og vurderast. Som eit minimum skal det vurderast om delar av verksemda og oppgåve­løysninga kan flyttast ut. Utgreiinga bør innehalde konsekvensar av aktuelle val og moglege avbøtande tiltak. Fagdepartementet eller den underliggjande etaten skal som hovud­regel informere lokale og regionale styresmakter om relevant utgreiings­arbeid dersom det er sann­synleg at det vil føre til strukturendringar i området deira.

Føremålet med lokaliserings­politikken skal liggje til grunn for val av stader. Det betyr lokalisering i regionale sentrum der verksemda har størst potensial for å medverke til det lokale tilbodet av arbeidsplassarbåde når det gjeld omfang og breidde:

Utgreiaren må vurdere stader som kan tilfredsstille behova til verksemda, ikkje berre dei stadene som ein legg til grunn vil vere optimale. I praksis vil dette vere regionale sentrum utanfor dei største byane (jf. Granavolden-plattforma). I tråd med regjeringa sin nordområdepolitikk bør lokalisering i Nord-Noreg vurderast. Dersom særlege grunnar taler for lokalisering i Oslo, bør Groruddalen vere eit alternativ. Val av stader skal ta omsyn til samla verknader for kommunar og arbeidsmarknadsregionar.

2. Utgreie/vurdere

Vurderinga av stader for lokalisering skal byggje på ei skriftleg utgreiing som vurderer både sektoren sine behov og lokaliseringspolitiske mål. (Sjå òg tabell for prioritering/rangering som ligg bak i denne rettleiinga.)

a. Vilkår for lokalisering basert på sektoren sine behov

1. Fysisk nærleik til brukarar av tenester: Digitalisering av oppgåver og tenester gjer at nærleik til brukarar blir stadig mindre relevant i fleire sektorar. Dette punktet inneber å omtale om, og eventuelt på kva måte, fysisk nærleik til brukarar er nødvendig.

2. Fysisk nærleik til samarbeidspartnarar (fagmiljø, offentlege styresmakter osb.): Under dette punktet skal utgreiaren vurdere og omtale kva miljø verksemda har behov for fysisk nærleik til. Utgreiaren skal vurdere om fysisk nærleik kan erstattast av digitale løysningar og/eller reiseverksemd.

3. Rekruttering av relevant kompetanse: Ved omlokalisering er det ofte behov for å rekruttere nye tilsette. Under dette punktet skal utgreiaren forklare kva type kompetanse verksemda treng / har behov for å rekruttere. Følgjande eigenskapar ved den regionale arbeidsmarknaden bør vurderast (denne oversikta viser talet på sysselsette per kommune/region (Excel)):

  • Sysselsette med relevant fagbakgrunn (SSB Statistikkbanken)
  • Verksemder med relatert aktivitet eller fagkompetanse
  • Relevante utdanningsinstitusjonar (i og utanfor arbeidsmarknadsregionen) (sjå til dømes akkrediterte institusjonar)

4. Transporttilbod og transportinfrastruktur: Dette inneber å omtale verksemda sitt behov for reise og transport, og i kva grad transporttilbodet på staden tilfredsstiller verksemda sitt behov.

5. Samlokalisering med andre einingar: Utgreiaren bør omtale om det eventuelt er gevinstar å hente frå samlokalisering med andre einingar, til dømes i form av delt infrastruktur eller kompetanse, moglegheit for meir effektiv oppgåveløysning, eller andre verknader av eventuell samlokalisering (sjå statlege planretningslinjer).

6. Bygningsmessig infrastruktur: Dette inneber å omtale om lokaliseringa har spesielle fortrinn eller ulemper knytte til tilgang på lokale eller annan bygningsmessig infrastruktur (sjå instruks om handsaming av byggje- og leigesaker i statleg sivil sektor)

7. Effektiv oppgåveløysning og kostnadseffektivitet: Utgreiaren bør streve etter å samanlikne stadene ut frå forventa kostnader og effektiviserings­moglegheiter. Dersom lokaliseringa har andre konsekvensar for kostnadseffektivitet utover det som er omtala over, kan det vurderast og spesifiserast under dette punktet.

8. Anna (spesifiser): Det kan vere andre spesifikke kriterium som er viktige for verksemda, utover dei som er lista opp ovanfor som òg må vurderast. Dette kan eventuelt spesifiserast og vurderast under dette siste punktet.

  •  

b. Lokaliseringspolitiske mål

Nye verksemder skal ikkje lokaliserast i Oslo eller sentrale kommunar i Oslo-området. Ved strukturendringar skal lokalisering i små og mellomstore byar prioriterast. Ein skal leggje vekt på lokalisering i regionale sentrum der verksemda har størst potensial for å bidra til det lokale tilbodet av arbeidsplassar. Utgreiaren skal vurdere korleis etablering/flytting av statlege verksemder påverkar sysselsettingsandelen og samansetjinga av arbeids­marknaden. Vurderinga av dei valde arbeidsmarknadsregionane skal vise til

  • talet på sysselsette i arbeidsmarknaden (absolutte tal)
  • andelen statstilsette i arbeidsmarknadsregionen (prosentvis andel)
  • endringa i statleg sysselsetting over tid (prosentvis endring i perioden)

Oppdatert statistikk over sysselsetting i bu- og arbeidsmarknadsregionar (Excel).

For å redusere samla negative verknader for enkeltstader skal ein i lokaliserings­avgjerder ta omsyn til utviklinga i talet på statlege arbeidsplassar i kommunar og regionar som er omfatta.

Dersom utviklinga har vore spesielt negativ i eit område, bør ein unngå ytterlegare reduksjon i talet på statlege arbeidsplassar. Dersom ein vurderer å leggje ned kontor, skal konsekvensar av tap av arbeids­plassar utgreiast. Dersom konsekvensane er store, skal avbøtande tiltak vurderast.

Nedlegging av enkeltkontor blir òg omfatta av retningslinjene, men med enklare utgreiings­krav: (1) Nedlegging skal bli grunngitt, (2) utviklinga i talet på statlege arbeidsplassar i det ramma området skal omtalast, og (3) eventuelle mildnande tiltak skal vurderast. Nedlegging av kontor skal avgjerast av fagdepartementet.

3.    Rangere/prioritere lokaliseringsalternativ

Til slutt skal stadene rangerast eller prioriterast, med utgangspunkt i kriteria i punkt 2 ovanfor. For å tydeleg­gjere kva kriterium vurderinga byggjer på, skal tabellane i vedlegget brukast (sjå under). Tabellane skal fyllast ut for kvart av dei alternative lokaliseringsstadene.

Tabell 1 skal fyllast ut med sysselsettingstal for den aktuelle bu- og arbeidsmarknadsregionen (Excel).

I tabell 2 skal utgreiaren vurdere om stadene tilfredsstiller verksemdene sine behov, ved å krysse av for anten JA eller NEI (eller ikkje relevant) på utvalde moment. Dersom ein stad tilfreds­stiller eit bestemt behov i større grad enn eit anna, skal dette markerast ved å gi prioritet i kolonnen til venstre (der 1 har høgaste prioritet).

Vurderinga og prioriteringa av dei ulike momenta skal bli grunngitt.

Korleis dei ulike omsyna skal vegast opp mot kvarandre, er eit politisk spørsmål som bør avklarast etter at utgreiinga er lagt fram. Utgreiinga bør difor ikkje innehalde ei anbefaling om val av lokalisering, men vere så nøytral som mogeleg og utforma på ein slik måte at ho kan offentleggjerast.

4.    Vidare prosess: tilråding til KMD og politisk handsaming

Fagdepartementet skal sende brev med anbefaling om lokalisering til KMD, der utgreiingar og rangerings-/prioriteringstabellar følgjer vedlagt. Brevet bør ikkje vere offentleg fordi det er eit ledd i den interne sakshandsaminga i regjeringa. KMD vil normalt trenge 1–2 veker på å vurdere om utgreiinga oppfyller krava i retningslinjene, og på å gi tilbakemelding om den vidare prosessen. Ein uformell dialog med KMD ved regionalpolitisk avdeling vil vere nyttig for å sikre raskare saksgang.

Det er regjeringa som handsamar saker om nyetablering av statlege verksemder, om etablering eller flytting av statlege verksemder til Oslo / sentrale kommunar i Oslo-området, og om lokalisering ved større strukturendringar. Kva som er «større endringar» blir avklart i dialog med KMD og vil vere knytt både til talet på stader og arbeidsplassar som er omfatta, og betydninga deira for dei respektive arbeidsmarknadane.

Vedlegg:

Tabellar for prioritering/rangering av alternative lokaliseringsstader

Tabellane skal fyllast ut for kvar stad.

Tabell 1: Lokalisering basert på lokaliseringspolitiske mål (Word)

Tabell 2: Lokalisering basert på behova til verksemda (Word)