Rettleiing til retningslinjene for statleg lokalisering

Når gjeld retningslinjene?

I retningslinjene punkt 3 er det lista opp når retningslinjene gjeld. 

Saksgang for ei lokaliseringssak

*FAG: fagdepartementet, dvs. departementet med sektoransvar for verksemda som er omfatta av lokaliseringssaka. 

Stega i figuren blir utdjupa i teksten nedanfor:

1. Fagdepartementet har ei lokaliseringssak

Fagdepartementet har det overordna ansvaret for at retningslinjene er gjort kjent for underliggande verksemd, og for å rettleie verksemda i prosessen, med støtte frå KDD.

Fagdepartementet har ei lokaliseringssak når det er planar om å gjennomføre eitt eller fleire av følgjande:

• omlokalisering av ei underliggande verksemd,
• oppretting av ei ny verksemd,
• gjennomføring av strukturendringar (og organisasjonsendringar) i underliggande verksemd som kan medføre endring i lokalisering av oppgåver eller funksjonar i verksemda, og som kan endre på talet på tilsette ved ulike lokalitetar eller nedlegging av delar av ei verksemd eller kontorstader,
• utviding som følgje av nye oppgåver i ei underliggande verksemd,
• etablering av nye einingar i ei underliggande verksemd der føremålet er å flytte eksisterande tilsette til den nye eininga.

Mindre justeringar i underliggande verksemder, til dømes nedlegging av ei einskild organisasjonseining (nedlegging av enkeltkontor), er òg omfatta av retningslinjene. Nedlegging av kontor skal avgjerast av fagdepartementet og ikkje av verksemda sjølv.

Det kan bli gjort unntak ved mindre endringar og justeringar i eiga verksemd. I retningslinjene pkt. 3 er det også oversikt over når retningslinjene ikkje gjeld. Om saka kan definerast som "mindre endringar og justeringar", og om retningslinjene gjeld eller ikkje, skal fagdepartementet avklare i dialog med KDD.

2. Fagdepartementet varslar KDD

Fagdepartementet tar tidleg kontakt med regionalpolitisk avdeling i KDD og orienterar om planar om endringar i underliggande verksemd eller oppretting av ny verksemd som kan ha lokaliseringspolitiske konsekvensar. KDD skal varslast før utgreiing og eventuell tilråding frå underliggande verksemd ligg føre. Det er i den innleiande dialogen med KDD at det blir avklart om saka må greiast ut i tråd med retningslinjene, dersom det er tvil om dette. I denne fasen bør det også avklarast om ein skal ta sikte på at saka blir lagt fram for regjering før endeleg avgjerd blir fatta. Eksempel på saker som skal bli lagde fram for regjeringa er saker som gjeld «større strukturendringar». Kva som er større strukturendringar blir avklart i dialog med KDD, og vil vere knytt både til talet på stader og arbeidsplassar som er omfatta, og betydinga deira for/i dei aktuelle arbeidsmarknadane.

3. Utgreiing av planlagde endringar i tråd med retningslinjene

Fagdepartementet kan enten greie ut lokaliseringsspørsmålet sjølv, delegere utgreiings­arbeidet til den underliggande verksemda, eller dei kan gjere utgreiinga i lag. I nokre tilfelle vel fagdepartement å setje utgreiinga ut til eksterne. KDD kan rettleie om korleis greie ut planlagde endringar i tråd med retningslinjene, og blant anna formidle døme på tidlegare utgreiingar og ha dialog om val av alternative stader for lokalisering. Dialog mellom KDD og underliggande verksemd skjer berre dersom ansvarleg fagdepartement er til stades, og i regi av fagdepartementet.

4 Utgreiing om behova i sektoren og ivaretaking av lokaliseringspolitiske mål

Vurderinga av stader for lokalisering skal bygge på ei skriftleg utgreiing som vurderer både sektoren sine behov og lokaliseringspolitiske mål knytt til ulike lokasjonar. I tillegg skal det fyllast ut to tabellar som ligg som vedlegg til rettleiaren. Punkt a til d nedanfor forklarar dei ulike stega i utgreiinga:  

a)    Vurdere behova til verksemda

Utgreiaren skal innleiingsvis vurdere kva vilkår for lokalisering som er viktigast for oppgåveløysinga i verksemda. Dette vil vere ulikt i ulike verksemder, og kan til dømes vere krav om tilgang på kompetanse og krav om nærleik til brukarar eller infrastruktur. Lista under punkt c nedanfor er eit minimum.

b) Velje alternative stader for lokalisering

Føremålet med lokaliserings­politikken skal ligge til grunn for val av stader. Det betyr lokalisering i regionale sentra der verksemda har størst potensial for å medverke til det lokale tilbodet av arbeidsplassar både når det gjeld omfang og breidde:

• Omfang viser til kor mykje talet på arbeids­plassar har å seie for regionen.
• Breidde viser til variasjonen i arbeids­marknaden som arbeids­plassane kan bidra til.

Det betyr at talet på arbeidsplassar får relativt større vekt i ein liten arbeids­marknad enn i ein stor.

Minst tre alternativ bør bli vurdert, og minst eitt av alternativa skal vere i sentralitetsklasse 3 til 6. Dersom utgreiar ser det som naudsynt å ha med Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane i lokaliseringsalternativa, så krev dette ei særskilt grunngjeving.

Utgreiaren må vurdere stader som kan tilfredsstille behova til verksemda, ikkje berre dei stadene som ein legg til grunn vil vere mest optimale. Lokalisering i Nord-Noreg, og særleg i Finnmark, bør bli vurdert. I tillegg bør utgreiaren ikkje vurdere stader som er urealistiske, og sørge for å vurdere stader som ein kan akseptere at blir valt som lokasjon. Det kan vere hensiktsmessig at val av lokaliseringsalternativ som inngår i utgreiinga, blir gjort i dialog med KDD.  

c) Vurdere ivaretakinga av sektorens behov og lokaliseringspolitiske mål ved ulike lokasjonar

 i. Vilkår for lokalisering basert på sektoren/verksemda sine behov

1. Fysisk nærleik til brukarar av tenester: Digitalisering av oppgåver og tenester gjer at nærleik til brukarar blir stadig mindre relevant i mange sektorar. Dette punktet inneber å vurdere om, og eventuelt på kva måte, fysisk nærleik til brukarar er nødvendig.
2. Fysisk nærleik til samarbeidspartnarar (fagmiljø, offentlege styresmakter osb.): Utgreiaren vurderer kva miljø eller aktørar verksemda har behov for fysisk nærleik til. Utgreiaren vurderer om fysisk nærleik kan erstattast av digitale løysningar og/eller reiseverksemd.
3. Rekruttering av relevant kompetanse:Ved omlokalisering er det ofte behov for å rekruttere nye tilsette, eller behalde kompetanse som tilsette ved særskilde lokasjonar har. Utgreiaren forklarar kva type kompetanse verksemda treng å behalde, eller har behov for å kunne rekruttere. Følgjande eigenskapar ved den regionale arbeidsmarknaden bør ligge til grunn for vurdering av korleis ulike lokasjonar kan imøtekome rekruttringsbehova:

• Sysselsette med relevant fagbakgrunn (SSB Statistikkbanken, sjå til dømes Statistikkbanken og næringsfordeling blant sysselsette )
• Verksemder med relatert aktivitet eller fagkompetanse (sjå til dømes utdanning.no)
• Relevante utdanningsinstitusjonar (i og utanfor arbeidsmarknadsregionen) (sjå til dømes akkrediterte institusjonar innan høgare utdanning eller akkrediterte fagskuletilbod.

4. Transporttilbod og transportinfrastruktur: Dette inneber å omtale verksemda sitt behov for reise og transport, og i kva grad transporttilbodet på staden tilfredsstiller dette.
5. Samlokalisering med andre einingar:Utgreiaren bør omtale om det eventuelt er gevinstar å hente frå samlokalisering med andre einingar, til dømes i form av delt infrastruktur eller kompetanse, moglegheit for meir effektiv oppgåveløysing, eller andre verknader av eventuell samlokalisering (sjå statlege planretningslinjer).
6. Bygningsmessig infrastruktur:Dette inneber å omtale særskilde fortrinn eller ulemper knytt til tilgang på lokale eller annan bygningsmessig infrastruktur ved dei ulike lokaliseringsalternativa (sjå Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor).
7. Effektiv oppgåveløysing og kostnadseffektivitet:Utgreiaren bør samanlikne lokaliseringsalternativa ut frå forventa kostnader og effektiviserings­moglegheiter. Dersom lokalitetane har andre konsekvensar for kostnadseffektivitet utover det som er nemnd her, kan det vurderast og spesifiserast under dette punktet.
8. Anna (spesifiser):Det kan vere andre spesifikke vilkår som er viktige for verksemda, utover dei som er lista opp ovanfor, til dømes miljømessige konsekvensar eller sikkerheit.

ii. Lokaliseringspolitiske mål

For å vurdere omsynet til lokaliseringspolitiske mål, skal utgreiaren omtale korleis etablering/flytting av statlege verksemder/arbeidsplassar/funksjonar påverkar den statlege sysselsettingsandelen og samansettinga i dei aktuelle arbeids­marknadene. Dette gjeld både regionar som eventuelt vil få reduksjon i talet på statlege arbeidsplassar og for dei ulike lokaliseringsalternativa som vil kunne få auke i statlege arbeidsplassar. Vurderinga av dei aktuelle arbeidsmarknadsregionane skal vise til:

• Talet på sysselsette i arbeidsmarknadsregionen i alle sektorar (absolutte tal)
• Statleg sektors del av sysselsettinga i arbeidsmarknadsregionen (prosentvis del)
• Endring i talet på sysselsette i statleg sektor over tid (prosentvis endring i perioden)

Sjå oppdatert oversikt over sysselsette fordelt på arbeidsmarknadsregionar her.

For å redusere negative verknader for enkeltstader, skal det takast omsyn til den samla utviklinga i talet på statlege arbeidsplassar i kommunar og arbeidsmarknaden som er omfatta. Dersom det er ein kommune/arbeidsmarknad som over tid har mista fleire statlege arbeidsplassar, skal dette synleggjerast og dei samla konsekvensane for arbeidsmarknaden skal ligge til grunn for vurderingane.

Spesielt ved nedlegging

Dersom ein vurderer å legge ned kontorstader, skal konsekvensar av tap av arbeids­plassar utgreiast, men då med enklare utgreiings­krav: (1) nedlegging skal grunngjevast, (2) utviklinga over tid i talet på statlege arbeidsplassar i det aktuelle området skal synleggjerast (utover eiga verksemd) og (3) ein skal vurdere eventuelle avbøtande tiltak. Dersom utviklinga i statlege arbeidsplassar har vore særskilt negativ i eit område, bør ein unngå ytterlegare reduksjon i talet på statlege arbeidsplassar på staden.

d)    Rangere vilkår for lokalisering

Til slutt skal dei ulike vilkåra for lokalisering rangerast, og dei ulike lokaliseringsalternativa rangerast eller prioriterast. For å tydeleg­gjere kva vilkår vurderinga bygger på, skal tabellane i vedlegga nyttast. Tabellane skal fyllast ut for kvart av dei alternative lokaliseringsstadene.

• Tabell 1 skal fyllast ut med sysselsettingstal for den aktuelle bu- og arbeidsmarknadsregionen. Sjå oppdatert oversikt over sysselsette fordelt på arbeidsmarknadsregionar her.
• I tabell 2 skal utgreiaren vurdere kva vilkår for lokalisering som er dei viktigaste for verksemda, ved å prioritere behova frå 1 til 10 i kolona til venstre. Vidare skal utgreiaren bruke denne prioriteringa for å vurdere korleis dei ulike stadene tilfredsstiller behova, ved å krysse av på «Ja», «Til ein viss grad», «Nei» eller «Ikkje relevant». Det inneber at prioriteringa er lik for alle stadene, men at det vil vere ulike svar på korleis dei ulike stadene tilfredsstiller behova. Dersom nokre av vilkåra ikkje er relevante, så set ein talet 0. Rangering av dei ulike vilkåra for lokalisering skal grunngjevast i teksten der utgreiaren vurderer behova til verksemda.

Korleis dei ulike omsyna (verksemdas behov og vilkår for lokalisering, kostnadseffektivitet og lokaliseringspolitiske mål) skal vegast opp mot kvarandre, er til slutt eit politisk spørsmål som skal endeleg avklarast av fagdepartementet. I dei fleste saker skal også vurderingane og avvegingar leggast fram for regjeringa før endeleg avgjerd blir fatta. Utgreiinga bør derfor ikkje innehalde ei tydeleg tilråding om val av lokalisering, men vere så nøytral som mogeleg og utforma på ein slik måte at den kan offentleggjerast når saka er endeleg avklart.

5. Fagleg rådgjeving og uformell tilbakemelding frå KDD

KDD tilrår at fagdepartementet sender utgreiinga og si vurdering av lokaliseringsspørsmålet for ei uformell tilbakemelding frå KDD – før utgreiing og sakshandsaming i fagdepartementet er ferdig. KDD vil på fagleg grunnlag gje tilbakemelding på om utgreiinga er gjort i tråd med retningslinjene, rådgje om kva som bør utbetrast og gje ei foreløpig tilbakemelding på fagdepartementet si vurdering i saka. KDD tilrår ein slik uformell runde for å unngå forseinkingar i prosessen vidare som følge av manglande oppfølging av retningslinjene og usemje om vurderingar.

6. Fagdepartementet si tilråding til avgjerd blir sendt til KDD

Når utgreiinga er ferdig, skal fagdepartementet sende brev med si tilråding om lokalisering til KDD. Tilrådinga skal vere grunngjeven og synleggjere korleis dei lokaliseringspolitiske omsyna er vurdert og vektlagt i tilrådinga. Utgreiinga og rangerings-/prioriteringstabellane skal ligge ved brevet til KDD. Brevet frå fagdepartementet bør ikkje vere offentleg, i og med at det er eit ledd i den interne sakshandsaminga i regjeringa.

7. KDD gir formell tilbakemelding på utgreiinga og fagdepartementet si tilråding

KDD vil normalt trenge 1–2 veker på å vurdere om utgreiinga oppfyller krava i retningslinjene, og på å gje formell tilbakemelding på fagdepartementet si tilråding i saka.

8. Avgjerd om lokalisering

Fagdepartementet fattar avgjerd om lokalisering, eventuelt etter framlegging av saka for regjering. Når det er ei lokaliseringssak som skal til regjering, skal det leggast fram eit r-notat som gjer greie for vurderinga og tilrådinga frå fagdepartementet.

Vedlegg:

Tabellar for prioritering/rangering av alternative lokaliseringsstader

Tabellane skal fyllast ut for kvar stad.

Tabell 1: Lokalisering basert på lokaliseringspolitiske mål (Word)

Tabell 2: Lokalisering basert på behova til verksemda (Word)