Veileder til Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon

Denne veiledningen er et hjelpemiddel i gjennomføring av utredninger i tråd med Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon.

Retningslinjene fastsetter formål, og angir utrednings-, vurderings- og prosedyrekrav for den statlige lokaliseringspolitikken. Veilederen og retningslinjene gjelder for nyetablering, flytting, og ved omlokalisering av statlige virksomheter, og endring i oppgaver som følge av strukturendringer og rasjonalisering.

Framgangsmåten i utredningsprosessen som vi beskriver her er å 1) velge steder for utredning, 2) utrede lokaliseringsalternativer, 3) rangere mellom steder, og 4) oversende ferdig utredning med anbefaling i brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD).

KMD skal varsles når ansvarlig departement starter arbeidet med en lokaliseringsprosess. Ved spørsmål om retningslinjene eller utredning, ta kontakt med Regionalpolitisk avdeling, KMD.

Oppfølging av krav i retningslinjene

1. Valg av steder som skal utredes

Fagdepartementet eller en underordnet virksomheter som utfører utredning (heretter: utreder) i tråd med retningslinjene må gjøre en forhåndsvurdering av steder som skal utredes for mulig lokalisering. I denne forhåndsvurderingen må utreder ta hensyn til formålet med lokaliseringspolitikken, som er å bidra til lokalisering i regionale sentra der virksomheten har størst potensial for å bidra til det lokale tilbudet av arbeidsplasser, både med hensyn til omfang og bredde. Omfang viser til betydningen antallet arbeidsplasser kan ha for regionen, mens bredde viser til den variasjonen i arbeidsmarkedet som arbeidsplassene kan bidra til. Utreder må se på steder som kan tilfredsstille behovene til den virksomheten som skal utlokaliseres eller etableres, ikke kun lokasjoner som vil være optimale for virksomheten. I praksis vil tilfredsstillende lokasjoner være regionale sentre utenfor de største byene, jf. Jeløya-plattformen og arbeidet med Plan for lokalisering av statlige arbeidsplasser. Steder i disse kategoriene bør derfor være med i utredningsarbeidet (se arbeidsmarkedsregioner i Excel-ark).

Før valg av alternative steder som skal utredes, bør fagdepartementet gå i dialog med KMD, siden valg av steder for utredning legger premisser for senere beslutningsprosesser.

a. Ved nyetablering og flytting av statlig virksomhet

For å velge minimum tre steder som skal utredes ved nyetablering og flytting av statlig virksomhet, bør utreder gjøre en forhåndsvurdering av 1) virksomhetens behov, og 2) steder som kan møte lokaliseringspolitiske mål.

På noen områder kan oppbygging og forsterking av institusjoner og kompetansemiljøer i nord bidra til å styrke regjeringens nordområdepolitikk. I slike tilfeller bør ett av utredningsalternativene ligge i Nord-Norge.

b. Ved strukturendringer og rasjonalisering i statlig virksomhet

Ved strukturendringer i statlige virksomheter, bør utreder vurdere ulike alternativer for lokalisering i virksomhetens eksisterende struktur. Omstrukturering av virksomheter skal også ses i lys av lokaliseringspolitisk mål om lokalisering i regionale sentra der virksomheten har størst potensial for å bidra til det lokale tilbudet av arbeidsplasser. Når regionstrukturer endres, bør endringene ses i lys av regionreformen og den nye fylkesstrukturen.

2. Krav til utredning/vurdering

En skriftlig utredning og vurdering skal ligge til grunn for rangering av steder for lokalisering av virksomheten/enheten. I utredning av lokalisering av statlige arbeidsplasser jf. Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon, pkt. 5, bes fagdepartementet om å vurdere følgende:

A. Vilkår for lokalisering basert på sektorens behov.
B. Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløsning.
C. Vilkår basert på lokaliseringspolitiske mål.

KMD ber utreder bruke vedlagte oppsett til poeng- og vektingssystem, jf. punkt 3. Rangering av steder. Vektingen av de ulike vilkårene under A og B må begrunnes. Når det gjelder C, ber KMD om at den forhåndsutfylte vektingen brukes.

A. Vilkår for lokalisering basert på sektorens behov

Krav til nærhet til brukere av tjenester

  1. Vurdering av virksomhetens behov for nærhet til brukere, det vil si i hvilken grad tjenesteutøvelsen krever fysisk nærhet til brukerne, og dernest
  2. en vurdering av hvordan de ulike alternativene for lokalisering møter behovene til virksomheten.

På dette punktet må det være en beskrivelse av hvilken karakter arbeidsoppgavene har, og hvor sterkt brukerfokus virksomheten har. Dersom nærhet til brukere ikke har betydning, vektlegges kriteriet lik 0.

Kompetansekrav til de som skal utføre arbeidsoppgavene

  1. Vurdering av virksomhetens behov for kompetanse (kompetanseprofil), og dernest
  2.  vurdering av hvordan de ulike lokaliseringsalternativene møter behovet til virksomheten, dvs. muligheter for å beholde kompetanse i virksomheten etter flytting og mulighet for å rekruttere annen relevant kompetanse. Dersom virksomheten har behov for særlig spesialisert kompetanse må utreder beskrive dette konkret slik at stedenes egnethet kan vurderes.

Stort behov for mange ansatte med høy og spesialisert utdannelse innebærer høy vektlegging av kriteriet.

I vurderingen bør følgende egenskaper ved det regionale arbeidsmarkedet framgå (Se Excel-ark for oversikt over kommuner i den enkelte arbeidsmarkedsregion):

  1. Sysselsatte med relevant fagbakgrunn i det regionale arbeidsmarkedet (SSB Statistikkbanken)
  2. Virksomheter med relatert aktivitet eller fagkompetanse i arbeidsmarkedet
  3. Relevante utdanningsinstitusjoner (i en region større enn arbeidsmarkedsregionen): F.eks.: Akkrediterte institusjoner
  4. Muligheter for å møte behov for eventuell spesialisert kompetanse i regionen

Krav til infrastruktur, nærhet til andre typer fagmiljø, offentlige myndigheter etc.

  1. Vurdering av virksomhetens behov for infrastruktur og nærhet til andre aktører (reise-behov, behov for fysisk nærhet til andre fagmiljøer, muligheter med digitale løsninger), og dernest
  2. en vurdering hvordan de ulike alternativene for lokalisering møter behovene til virksomheten.

Behov for fysisk nærhet til andre aktører innebærer høy vektlegging av kriteriet. Her bør det skilles mellom fysisk nærhet som anses som helt nødvendig, og tilfeller der fysisk nærhet vil være positivt, men ikke avgjørende. I mange tilfeller vil digital kommunikasjon og reisemuligheter gjøre fysisk avstand mindre viktig.

I vurderingen bør det framgå:

  1. Stedets transportmuligheter med kollektivtrafikk, bil, tog, buss, fly etc. til viktige fagmiljøer og samarbeidspartnere
  2. Reisetid med stedets transportløsninger til viktige samarbeidspartnere
  3. Digitaliseringsmuligheter som erstatning/supplement til fysisk nærhet til andre fagmiljøer

B. Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløsning

Utreder bør tilstrebe å sammenligne stedene ut fra forventede kostnader og effektiviseringsmuligheter.
Om aktuelt bør det framgå:

  1. Muligheter for samlokalisering med andre statlige virksomheter.
  2. Andre bygningsmessige vurderinger, se kap. 6.4 i Plan for lokalisering
  3. iii. Endrings- og omstillingskostnader, se kap. 5.3 i Plan for lokalisering.
  4. iv. Mulige ekstra personellkostnader ved flytting av statlig virksomhet, se kap. 8.3 i Plan for lokalisering.

C. Vurderinger ut fra lokaliseringspolitiske mål

Ved oppretting av nye eller ved omlokalisering av statlige virksomheter, skal det legges vekt på lokalisering i regionale sentra der virksomheten har størst potensial for å bidra til det lokale tilbudet av arbeidsplasser. I retningslinjene står det at nye virksomheter ikke skal lokaliseres i Oslo. Regjeringen har praktisert at dette gjelder hele Oslos bo- og arbeidsmarkedsregion. Ved strukturendringer bør utreder vurdere om det er mulig å opprettholde flere lokasjoner eller prioritere lokalisering i små og mellomstore byer for å ivareta lokaliseringspolitiske mål.

Ut fra lokaliseringspolitiske mål skal utreder vurdere hvilken effekt en etablering/flytting av statlig virksomhet kan ha på de ulike stedene som vurderes, i form av omfang og variasjon i det lokale tilbudet av arbeidsplasser.

I vurderingen av alternative steder må det framgå

  1. Antall sysselsatte i arbeidsmarkedet (lite arbeidsmarked gir høyere score). Se Excel-ark.
  2. Endring i antall sysselsatte i arbeidsmarkedsregionen over tid (liten vekst eller sysselsettingsnedgang gir høyere score). Se Excel-ark.
  3. Andel statsansatte i arbeidsmarkedsregionen (lav andel gir høyere score). Se Excel-ark.
  4. Endring i andel statsansatte over tid (lav vekst over tid gir høyere score). Se Excel-ark.

Ved strukturendringer skal utredningen også inneholde vurdering av konsekvenser av tap av arbeidsplasser for steder der kontorer legges ned, og vurdering av behov for avbøtende tiltak dersom konsekvensene er store.

3. Rangering av steder

KMD ber om at utreder lager to rangeringer av lokaliseringsstedene, jf. Excel-ark:

  1. Rangering ut fra sektorspesifikke behov (pkt. A) og kostnadseffektivitet (pkt. B) sammen. Vektingen må begrunnes.
  2. Rangering ut fra lokaliseringspolitiske hensyn (pkt. C), med vekting som angitt i Excel-ark.

Hvordan disse to hensynene skal vurderes mot hverandre er hovedsakelig et politisk spørsmål og bør avklares i prosessen som følger etter at utredningen er ferdig

4. Avklaring av utredning med KMD og valg av lokaliseringsalternativ

KMD ber om at fagdepartementet sender brev med anbefaling av sted for lokalisering til KMD med ferdig utredning og rangeringstabell vedlagt. KMD vil trenge en til to uker til å gi tilbakemelding på om utredningen oppfyller kravene i retningslinjene, vurdering av lokaliseringsalternativ og videre prosess.

Ved nyetablering av statlig virksomhet, forslag om å etablere eller flytte statlig virksomhet til Oslo, og ved avgjørelser om lokalisering ved større strukturendringer, skal saken behandles av regjeringen. Hva som er "større endringer" må avklares i dialog med KMD, og vil være knyttet til både antall arbeidsplasser som blir berørt og betydningen av disse arbeidsplassene i det arbeidsmarkedet de ligger i.