Regjeringens moderniseringsagenda

Fornye, forenkle, forbedre

Takk for at jeg har fått komme hit til Hordaland for å snakke om sentrale temaer for regjeringen: Modernisering og digitalisering. Jeg har kalt innlegget mitt ”Fornye – forenkle – forbedre”, det er mantraet vårt i arbeidet for et enklere Norge. Dette er tema hvor dere i kommunene kan bidra på viktig områder .

Takk for at jeg har fått komme hit til Hordaland for å snakke om sentrale temaer for regjeringen: Modernisering og digitalisering.
Jeg har kalt innlegget mitt ”Fornye – forenkle – forbedre”,
det er mantraet vårt i arbeidet for et enklere Norge.
Dette er tema hvor dere i kommunene kan bidra på viktig områder .
Dere står for tjenestene som innbyggerne opplever som de viktigste i hverdagen og har en nøkkelrolle i utviklingen av offentlig sektor.

Vi har lagt fram en regjeringserklæring som inneholder mange enkeltsaker, men det viktigste er de åtte hovedsatsingsområdene som peker ut den politiske hovedretningen.

 To av disse områdene har Kommunal- og moderniseringsdepartementet hovedansvaret for.

  1. En enklere hverdag for folk flest (forenkling, modernisering og digitalisering)
  2. Et levende lokaldemokrati (som handler om en kommunereform)

Vi ønsker at disse to hovedprosjektene skal være tett koblet.

Målet er som jeg sa innledningsvis å forenkle, forbedre og fornye.

Forenkle handler om å gi enkeltmennesket større frihet og valgmuligheter, kutte unødvendig byråkrati og kompleksitet

Forbedre handler om kvalitet. Det å løfte kompetansen og sørge for at den brukes der den trengs mest, slik at offentlige tjenester blir bedre.

Fornye handler om å jobbe smartere, samhandle bedre og ta i bruk mulighetene teknologien gir oss.

Jeg vil fortelle litt om de konkrete hovedområder som er viktige for kommunal- og moderniseringsdepartementet framover.

KMD

For å få til bedre samordning og mer kraft i gjennomføringen har vi slått sammen KRD og FAD og flyttet planavdelingen fra MD inn i det nye KMD.  Det er den største endringen i departementsstrukturen i Norge på et par tiår. Og helt nødvendig for å ha de virkemidlene som trengs for å øke gjennomføringskraften vår.

Kan se viktige politikkområder i sammenheng. Vi ser stat og kommune i sammenheng. Vi får plan og bygg i samme departement. Og vi får helt andre muligheter til å se modernisering og digitalisering i stat og kommune i sammenheng.

Endringene i departementstrukturen er en erkjennelse av at det er ansvar som har falt mellom flere stoler, og at det offentlige er for sektorisert. Opprettelsen av det nye kommunal- og moderniseringsdepartementet skal bidra til bedre samhandling og samordning mellom sektorer og på tvers av forvaltningsnivåer.

Ledelse

Som kommunale ledere har dere en nøkkelrolle i å bidra til forenklingen og til innovasjonen

Det skjer mye spennende i norske kommuner.
Nye måter å ta innbyggerne med på råd, nye måter å organisere eldreomsorgen på, eller ta i bruk teknologi i skolen, osv.

Ofte kommer nytenkningen som svar på at kommunene ser at de har utfordringer de må overkomme. Hindringer og køer er ofte en viktig drivkraft for innovasjon – også i privat sektor. Høye lønnskostnader i forhold til andre land og knapphet på kompetanse er for eksempel en viktig drivkraft for digitalisering og automatisering, slik at vi frigjør kompetanse fra kjedelige rutinejobber og heller bruker den der den trengs mest. Det handler ikke om at alle skal løpe fortere, men om at vi skal legge til rette for å jobbe smartere.

I KMD har vi sett litt på hva som kjennetegner kommuner som lykkes:

  • Kommunen identifiserer løpende utfordringer
  • Erkjenner eget ansvar for å møte utfordringene
  • Et godt samspill mellom politikere/administrasjon – og mellom rådmann og virksomhetene
  • Iverksetter raskt tiltak (ev. mot-tiltak)
  • (Økonomiske) vansker får ikke anledning til å utvikle seg over tid

Vi har blant annet satt i gang et arbeid med å se på hvordan Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) skal arbeide framover.
Særlig se på hvordan de kan arbeide mot kommunesektoren.

Innovasjon og nytenkning

Vi ønsker å bidra til at kommunene kan tenke nytt.
Det er vesentlig å heve kompetansen i offentlig sektor om hvordan man jobber innovativt.
Vi har bedt Difi om å begynne å jobbe mer mot kommunesektoren – og særlig om innovasjon.

Vi må bli flinkere til å lære av hverandre. Ting som ikke lykkes får gjerne stor oppmerksomhet. Og det kan være nyttig å lære av egne og andres feil. Men enda viktigere er det forstå hvorfor og hvordan de vellykkede nytenkende prosjektene lykkes, og spre denne kunnskapen fra kommune til kommune.

Vi ønsker å bidra til dette, blant annet gjennom å dele ut en innovasjonspris i sommer.
Vi vil lyse ut dette på KMDs nettsider, følg med.

I tillegg skal Fylkesmannen, i sin tildeling av skjønnsmidler til utviklingsprosjekt, prioritere innovasjonsprosjekter.

Tidstyver

Forenkling er som nevnt svært sentralt for oss. Tidstyvene er prosesser som tar unødvendig tid, ventetiden mellom som oppstår mellom ulike sektorers behandling av en sak, krav til rapportering av opplysninger ingen bruker til noe, dobbeltarbeidet som oppstår når flere gjør det samme og manuell utfylling av skjemaer med data man allerede har i systemene sine.

 Vi ønsker å fjerne tidstyver både internt i offentlig sektor og i kontakten med innbyggere og næringsliv, tidstyver som gjør at medarbeidere må bruke for mye tid på blant annet rapportering, og får mindre tid til å løse viktige oppgaver. Tidstyver som gjør at innbyggere får for sen og for dårlig service.

Vi vet at mange av dere er opptatt av å finne tidstyver i egen arbeidshverdag, og for medarbeiderne i kommunen. Hva kan vi gjøre for at dere skal få mer tid og rom til å gjøre det dere egentlig kan og skal jobbe med? Vi har etablert kontakt med KS for å få til et godt samarbeid med kommunesektoren om arbeidet. 

Mange kommuner opplever det krevende at direktorater og statlige virksomheter pålegger kommunene rapportering, eller har særlige forventninger gjennom sine veiledere og retningslinjer.

KMD har satt i gang et arbeid for å fjerne tidstyver i statlige virksomheter:  

Tror det er mye å hente på bedre tildelingsbrev, altså oppdragsbeskrivelsen fra departement til underliggende etat.

Ønsker ikke ”tildelingsromaner”.  I perioden 2004 -2012 doblet antall mål per statlig virksomhet seg, fra 9 til 21.

Vi vil ha færre og tydeligere mål, det vil også bety færre rapporteringskrav. Dobbelt så mange mål gir ikke dobbelt så gode resultater

Tildelingsbrevene til statlige virksomheter fra alle departementene har tatt inn en føring om at ”alle statlige virksomheter i 2014 skal arbeide med å redusere eller fjerne tidstyver. Dette gjelder både i egen virksomhet og overfor innbyggerne, næringsliv, kommuner og andre offentlige virksomheter.”

I årsrapportene for 2014 skal de rapportere om hvilke forenklingtiltak som er gjennomført Og allerede til høsten skal de fortelle oss hvilke tidstyver som skyldes regler og prosedyrer som er bestemt av andre enn dem selv, og som vi skal se nærmere på i KMD

Klart språk

Uklart språk er en tidstyv både for forvaltningen, for innbyggere – og for politikerne.

Vi har hatt prosjektet ”Klart språk i staten” i fire år.
En fersk evaluering av prosjektet viser at klart språk gir effekter:

  • Saksbehandlerne bruker mindre tid på å oppklare misforståelser på telefon.
  • Brukerne bruker også mindre tid på å forstå innholdet.

Som dere ser på bildet: Vegvesenet endret fra ”Mangelfull rapportering periodisk kjøretøykontroll” til ”Har du glemt EU-kontrollen” – og fikk 40 prosent færre henvendelser på telefon.

UDI har sluttet å be om at søkere av norsk statsborgerskap skal oppgi ”Herboende referanseperson i Riket”, og heller ”din nærmeste pårørende bosatt i Norge”.

Klart språk bidrar til at vi som arbeider i det offentlige, kan jobbe med det vi skal – og slippe å bruke tid og kompetanse på å svare på henvendelser fra forvirrede innbyggere.

Det er vår plikt å skrive slik at innbyggerne forstår.
Alle må ta et selvstendig ansvar for dette.

Jeg vet at FM Hordaland har gjort en stor innsats for å bidra til et klarere språk i alle Fylkesmannsembetene.
Og at HELFO sitt kontor på Voss har jobbet godt med klart språk.

Til nå har det vært et statlig prosjekt.
Men i KMD er vi også opptatt av kommunene skriver klart.
Derfor ønsker vi en satsing på klart språk i kommunal sektor.
Vi vil komme tilbake til hvordan dette skal legges opp.

Plan- og byggesaker 

Vi har satt i gang arbeidet med en omfattende plan med forslag til enklere regler for plan- og byggesaker. Forslagene vil bidra til å holde byggekostnadene nede, øke tempo i planprosessene og skape en enklere hverdag for næringsliv, kommuner og folk flest.

Vi vil med dette også gjøre det enklere for unge å komme inn på boligmarkedet. Forenklingene vil særlig ha betydning for mindre leiligheter
Vi har startet et arbeid med å forenkle byggteknisk forskrift (TEK).
Vi mener at det er nødvendig og mulig å forenkle reglene. Det er særlig viktig for å få ned byggekostnadene, samtidig som bokvaliteten sikres

Vi vil vurdere å endre krav til snusirkel for rullestol i boliger fra 150 cm til 130 cm – slik man har i Sverige. Dette har særlig stor betydning for små leiligheter der kostnadene kan reduseres uten at det går ut over kvalitet

Dette er en del av en større pakke på forenklinger av plan- og byggesaker.
Vi vil også vurdere å frita flere tiltak for søknadsplikt og gjøre det enklere for folk å bygge mindre bygg som garasjer og lignende.

På plansiden skal antall innsigelser reduseres og tidsbruken gå ned.
Vi vil også vurdere tidsfrister for ulike trinn i saksbehandlingen av reguleringsplaner.

IKT

Sentralt i regjeringsplattformen er IKT-politikken.
”Regjeringen vil utnytte de store mulighetene som ligger i moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) for å skape et enklere møte med en døgnåpen offentlig sektor, høyere kvalitet i tjenestene, økt verdiskaping og bedre beslutninger”

Ikke IKT som bransje eller IKT som mål i seg selv, men om IKT som et helt avgjørende redskap – overordnet og tverrgående - for å oppnå de målsettingene som er nedfelt i regjeringsplattformen.
Vi skal finne bedre løsninger på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Dette krever samarbeid og samordning.

Våre målsettinger og ambisjoner på IKT-området er:

  • En mer helhetlig satsing på IKT. Fordi vi ønsker at møtet med det offentlige skal bli enklere og bedre. De endrede prioriteringene vi gjorde i tilleggsproposisjonen (tinglysning, husbanken) er et uttrykk for at vi vil prioritere de ”gryteklare” prosjektene.
  • IKT må bli en del av virksomhetsstrategien til offentlige virksomheter. Noe som krever både lederoppmerksomhet og økt lederkompetanse. Ledere trenger ikke kunne programmere, men de må forstå hva digitalisering gjør med orgaisasjoner. At det handler om kompetanse og areidsprosesser, ikke teknologi i seg selv.
  • Samordning av IKT-tjenester og IKT-løsninger må bli bedre både innad i staten og mellom stat og kommune.

Også i digitaliseringsarbeidet er vi opptatt av at gjennomføringskraften må bli bedre. Dette gjelder særlig prosesser og IKT-tiltak som er sektorovergripende eller gå på tvers av forvaltningsnivåer.

Vi har opprettet et godt samarbeid med KS og programmet KommIT – for å sikre at man utarbeider løsninger som er tilpasset både statlige og kommunale virksomheter..

Eksempler på viktige IKT-tiltak fremover:

Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige tjenester på nett.

IKT-løsninger (nettsider og automater) skal være universelt utformet

Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester skal samordnes, og vi vil se spesielt på om det satses nok på felleskomponentene, de byggeklossene som er felles, og alle trenger, men som risikerer å bli offer for at sektorene ikke prioriterer dem.

Vi må finne enda bedre mekanismer for å prioritere slik av prosjektene med høy gevinst når opp,

Vi må finne bedre måter å sørge for gevinstrealisering. Vi investerer tross alt ikke IKT fordi vi liker å bruke masse penger. Vi gjør det for å hente ut gevinster.

Digital kommunikasjon skal være hovedregelen, forvaltningslovens krav om samtykke er snudd til en reservasjonsrett. I disse dager foretas det endringer i eForvaltningsforskriften for å legge til rette for dette.

Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én, sikker digital postkasse. På sikt er planen at all post fra statlig forvalting skal sendes digitalt til innbyggere som ikke har reservert seg. Både kommunene og statlige etater bør bruke Difis løsning til å gå over fra papirbrev til digital post.

Difi samarbeider også tett med KS og KommIT.

KS SvarUT er en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for digital utsendelse av dokumenter. I dagens versjon går utsendelsen til innbyggers og næringsdrivendes meldingsboks i Altinn.

KS SvarUT vil bli koplet til løsningen for sikker digital post, slik at post fra kommunene til innbyggerne vil komme i innbyggernes valgte digitale postkasse. Denne overgangen håndteres av Difi og KS/Kommit, og kommunene som har tatt SvarUT i bruk vil få en sømløs overgang.

Difi er i forhandlinger om leveranse av digital postkasse til innbyggerne. Vi skal her benytte eksisterende markedsløsninger. Det vil gi innbyggerne mulighet til å motta både post fra det offentlige og private i samme postkasse.

Vi skal ha på plass et kontakt- og reservasjonsregister. Dette blir sentrale komponenter i en infrastruktur som skal erstatte papirbasert kommunikasjon med digital kommunikasjon. Løsningen skal være klar til bruk i løpet av 2014 og skal på sikt erstatte all papirbasert kommunikasjon.

Digitalisering av post er effektivt og kan spare offentlig sektor for betydelige beløp. Samtidig vil det gjøre hverdagen enklere for deg og meg.

Forenkling handler også om å digitalisere viktige tjenester.  

Hver arbeidsdag kjører biler med rundt 5000 tinglysingspapirer til Kartverket på Hønefoss og avdelingskontoret i Ullensvang.

Kartverket foretar årlig nesten 1,5 millioner registreringer i tinglysing av fast eiendom og borettsandeler – tilsvarende 16 millioner papirark hvert år.

Hvert år sendes det 500 000 brev fra Husbanken i forbindelse med bostøtte-ordningen. Og kommunene bruker 50 000 timer til å punche data for den samme ordningen.

Digitalisering her er avbyråkratisering og forenkling i praksis.

Både borgere og medarbeidere i forvaltningen vil merke det.

Digitalisering i kommunene

Kommunene står for en stor andel av den offentlige tjenesteproduksjonen

Undersøkelser fra blant annet KS og IKT-Norge viser at det er store forskjeller mellom kommunene når det gjelder digitalisering.

Det er behov for å vurdere hva som kan gjøres for å øke takten i kommunal digitalisering. Og vi må forbedre samordningen mellom kommune og stat. Mange kommuner mener at ikke statsetater tar hensyn til kommunesektorens behov ved utarbeidelse av nye IKT-systemer.

En mer intensiv og helhetlig satsing på IKT vil bidra til at møtet med offentlig sektor vil bli enklere og bedre.

Hver enkelt kommune har ansvar for hvordan de benytter IKT. Men dette bør understøttes av sentrale tiltak, for eksempel felles standarder og fellesløsninger.

Til slutt kommunereformen.

I kommuneproposisjonen 2015 (som legges fram nå i mai) vil regjeringen gjennomgå hvorfor det er behov for en reform, målene for reformen og en plan for gjennomføring av reformen.

Bred politisk enighet om å gjøre noe med dagens organisering av kommunene.Mange spør hvorfor reform?
Handler om å ruste seg for fremtiden.

Dagens kommunestruktur er et resultat av diskusjoner på 50-tallet.
Noe av bakgrunnen var innføringen av niårig skole.

Hvor mange reformer og endringer har ikke kommunene gjennomgått siden den gang som langt overgår denne skolereformen?

Skoleverket har fått flere oppgaver.
Den kommunale helse- og omsorgen er utvidet og spesialisert.
Kommunene håndterer kompliserte lovverk.
Særlover og rettigheter for den enkelte innbygger har vokst frem.
Vedlikholdsansvar for veier og bygninger er formidabelt.

Kommunene bærer i dag det meste av det vi har av god velferd på sine skuldre. Slik ønsker vi at det fortsatt skal være. Men den som skal bære en solid bør, må ha muskler og utholdenhet.

Mange spør hva vi mener med sterke og robuste kommuner?
Svaret mitt er dette:
Det er kommuner som har tilstrekkelige ressurser, både økonomisk og faglig til å levere disse tjenestene nå – og i årene som kommer. 
Det er kommuner som kan bidra til å utvikle sine lokalsamfunn, hvor lokaldemokratiet er meningsfylt og hvor folk ønsker å bosette seg.

Har sagt utallige ganger at vi ikke skal tegne noe kart i Oslo.

Det vi skal gjøre er å legge til rette for regionale og lokale prosesser, der kommunene selv kan diskutere hvilke kommuner de ønsker å slå seg sammen med for å være rustet til å møte utfordringene.

Alternativet til den åpne prosessen vi inviterer til hadde vært et mer lukket departementsarbeid i Oslo.

Regjeringen vil legge til rette for regionale og lokale prosesser, der kommunene skal diskutere hvilke kommuner de ønsker å slå seg sammen med.

For en kunnskapsbasert reform har vi satt ned et ekspertutvalg.
Skal utarbeide forslag til kriterier for en god kommuneinndeling. Forslagene vil danne et grunnlag for lokale diskusjoner og sentrale vurderinger.

Jeg vil oppfordre dere til å ta del i debatten om forenkling av offentlig sektor.

Kommunene har viktige bidrag å gi til at et velfungerende samfunn og en velfungerende forvaltning kan bli enda bedre.

Takk for meg.