Synliggjøring skaper stolthet og samhold

Synliggjøring av de lokale prosjektene er sammen med omdømmearbeid ment å være integrerte deler av alle temaområder i Saman om ein betre kommune. I denne artikkelen drøfter vi hvorfor målrettet informasjonsarbeid er en så viktig del av prosjektarbeidet. Vi gir også tips til hvordan arbeidet i din kommune kan synliggjøres bedre. Høres det utfordrende ut? Vel, det er hjelp å få. 

Prosjektene som inngår i ”Saman om ein betre kommune” har konkrete mål som skal nås. Resultater og erfaringer som høstes skal etter planen implementeres og bli ny praksis til beste for innbyggere og ansatte. Kommunene lykkes i mye av dette, men ikke alt er like synlig. Det kan vi gjøre noe med.

Hvorfor informere?
I løpet av en prosjektperiode høster vi gode erfaringer, gjennomfører mange spennende prosesser. Ikke minst genererer prosjektet gode historier som bør bli fortalt. Informasjon og aktiv synliggjøring av det vi jobber med skaper stolthet, bygger kultur og åpner opp for dialog og dermed læring. Dette bidrar til å styrke kommunen som organisasjon. Det som ikke fortelles og synliggjøres kan dessverre lett forbli godt skjulte hemmeligheter. Det kan vi snu gjennom aktivt informasjonsarbeid. 

Informere hva til hvem?
Vi må bestemme hva vi skal si til hvem. Hvem må vi informere? Hvem bør vi informere? Hvem kan vi informere? Når det er avklart, må vi avgjøre hvordan vi skal informere. For å klargjøre er det ofte greit å skille mellom internt og eksternt. Med internt forstår vi dem som er direkte eller indirekte berørt av prosjektet; kolleger, samarbeidspartnere, styringsgruppe, arbeidsgruppe med flere. Eksternt innebærer gjerne brukere, pårørende, innbyggere og offentligheten generelt. 

Deretter må vi tenke gjennom hvilke muligheter vi har for å nå gruppene vi har definert. Har vi kommet så langt har vi en kommunikasjonsplan med disse overskriftene:

• Hva skal informeres?
• Hvem må informeres?
• Hvem bør informeres?
• Hem kan informeres?
• Hvor skal vi informere?
  • Interne/eksterne kanaler?
  • Mer enn en kanal
  • Hvordan informere?

Hvordan informere?
Hvordan vi skal informere avhenger av hvem som er mottakere, hvilke medier vi har til rådighet, hvor lang tid vi har til disposisjon og i hvilken grad de vi skal nå er berørt av det vi gjør. Det finnes mange måte å informere på. Den beste er å snakke med folk enkeltvis, men det tar for lang tid. Personalmøter, avdelingsmøter kan derfor være mer relevante fora for informasjon.

Internavis, hjemmeside, nyhetsbrev, facebook osv er også godt egnete kanaler for å informere om prosjekter. Dersom kommunen har informasjonsansatte, kan også de bistå. Hvis ikke må vi gjøre det selv. Det kan oppleves som krevende å skrive en nyhetsartikkel. Her er noen nyttige skriveregler: 

• Tittel
  • lag en tittel som fenger og som ”selger” saken
  • kort! Helst bare 3-4 ord

 

• Ingress
  • skriv ca 4 setninger om hva artikkelen handler om
  • skal helst besvare hvem-hva-hvor-når-hvorfor-hvordan

 

• Innhold og form
  • det viktigste skal med først. Detaljer skrives lenger ned i artikkelen
  • mellomoverskrifter myker opp
  • sitater fungerer ofte fint  
  • korte setninger uten fyllord.
  • vær personlig - skriv ”jeg” eller ”vi”, ikke ”man” eller ”en”

 

• Bilder
  • Bilder øker nyhetsverdien betraktelig
  • må ha god kvalitet, helst i jpg-format
  • husk informativ billedtekst og aksept fra eier/objekt

 

Da er det egentlig bare å kaste seg ut i det og skrive en artikkel etter oppskriften ovenfor. Her som ellers i livet gjør øving mester. I tillegg bør vi ta kollegatesten. Det betyr at vi lar en kollega lese artikkelen og gi tilbakemelding før publisering.

Presse
Lokal- eller regionsaviser, lokal- eller distriktssendinga i radio er interessert i nyheter, og stadig på jakt etter gode historier. Ta en telefon til en journalist eller en redaksjon og hør om det er interessant å lage et oppslag på det vi driver med. Et oppslag i avisa er god eksterninfo, og fungerer godt internt.

Hjelp
Det er hjelp og støtte å få. På www.samanom.no finner du råd og tips om alt fra mediekontakt og skriving av kronikker og pressemeldinger til utarbeiding av en kommunikasjonsstrategi. I sekretariatet og ressursgruppa sitter det dessuten informasjonskyndige som gjerne bidrar med hjelp og innspill. Kontaktinformasjon finner du i høyre spalte på programmets hjemmesider.

Last ned presentasjonen "Kommunikasjon med media og omgivelsene" fra Omdømmenettverkets samling i Drammen i september.