Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Historisk arkiv

Prosjektplanlegging

Historisk arkiv

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Kommunal- og regionaldepartementet

Prosjektplanleggingen innebærer å utvikle prosjektdesignet. Det er i denne fasen målsettinger, leveranser og tiltak for prosjektet defineres. Dette nedfelles i en prosjektplan som er et styringsdokument for selve prosjektet. Prosjektplanen er et levende dokument som endres underveis på bakgrunn av evalueringer.

Tips til prosjektplanlegging

  • Fasedele prosjektet slik at det er tydeligere for prosjektorganisasjon og basisorganisasjon hvor en er i prosjektet
  • Legge inn stormøter/temamøter slik at de er tilpasset faser i prosjektet
  • Klargjøre hvem som har ansvar for hva i prosjektgjennomføringen
  • Teste ut tiltak i småskala før en ruller ut i hele organisasjonene
  • Klargjøre mål, milepæler (leveranser) og aktiviteter
  • Gjennomføre risikoanalyse og innlemme motaktiviteter som milepæler, leveranser eller aktiviteter – eventuelt foreslå forbedringer i prosjektorganiseringen
  • Legge til rette for tydelige evalueringspunkter underveis (gjerne i form av stormøter/temamøter)
  • Være bevisst implementering/gevinstrealisering i hele prosjektperioden slik at prosjektavslutning ikke kommer overraskende på.

Velg tema:

Målsettinger

Milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter

Risikoanalyse

Gevinstrealisering

Målsettinger

Prosjekter med gode målsettinger er de prosjekter som lettest lar seg etterprøve og evaluere. I en tidlig fase av prosjektet kan det være problematisk å fastsette konkrete resultatmål. Ofte må en hente inn informasjon og gjøre undersøkelser før en kan slå fast hvilke resultat prosjektet skal ha. En slik forfase kan organiseres som et eget prosjekt (forstudie).

FAFO har i samarbeid med Agenda Kaupang og Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) utviklet en analysemodell som kan være et nyttig utgangspunkt i planleggingen av prosjektet. I arbeidet med å fastsette mål er effekter, resultater, drivere og tiltak de viktigste boksene. Målsettinger som er etterprøvbare må være både tidfestet og kvantifisert.

Analysemodell prosjektplanleggingEffektmål 

Effektmålet er det overordnede målet med prosjektet. Det skal besvare hva og for hvem gjør vi prosjektet. 

  • Hvilke effekter og gevinster ønsker oppdragsgiver å oppnå med prosjektet?
  • Hva er hensikten med prosjektet?

Et tips for å klargjøre hensikten med prosjektet er å ta utgangspunkt i hjulet til FAFO-forsker Leif Moland (PDF). Hjulet er utviklet med tanke på heltid/deltid, men kan også benyttes innenfor de andre temaene. Ved å gå inn på de ulike elementene i hjulet, kan man finne fram tilgjengelig informasjon om situasjonen. Å få fram hva som er 0-punktet og ambisjonen med prosjektet, vil utfordringsbildet bli tydeligere. Neste steg blir å formulere mål som løser ufordringene. 

Resultatmål

Resultatmål er det målet det skal rapporteres på underveis i prosjektet.

  • Hva er utgangspunktet (0-punktet) ved prosjektstart?
  • Hvilket resultat skal foreligge ved slutten av prosjektet? 

Drivere

Drivere er forhold som har påvirkning på resultat og effekt.

  • Hva er det som påvirker resultater og effekter?
  • Hvordan kan dette måles og undersøkes underveis?

Tiltak

Tiltak er aktiviteter som skal gjennomføres i prosjektperioden for å nå målet. Tiltak kan også målsettes.

  • Eksempel: 20 ledere har gjennomført kurs i medarbeiderskap

Nyttige lenker:

Milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter

Milepæler er leveranser/delmål i prosjektet. Milepælen utformes på en måte som gjør det enkelt å vite om oppgaven er gjennomført eller ikke. Aktiviteter er oppgaver som skal gjennomføres for at en milepæl skal nås.

I prosjektplanen synliggjøres det hvordan og til hvem det skal rapporteres til på oppnådde milepæler. Milepælsplanen er et viktig utgangspunkt for informasjonsplanen.

Spørsmål som skal besvares:

Figur av et spørsmålstegn
  • Hvordan kan vi kommunisere ut i organisasjonen at vi har nådd en milepæl?
  • Hvem bør få informasjon om resultatene i prosjektet?
  • Hvordan skal vi feire at vi har nådd viktige milepæler i prosjektet?

Risikoanalyse

En risikoanalyse utføres for å avdekke risikoen knyttet til et tiltak, en aktivitet, et system eller en situasjon. Bruk gjerne et prosjektgruppemøte for å utføre risikoanalyse. Prosjektgruppedeltakerne bes om å tenke gjennom og notere for seg selv risikofaktorer. Riskifaaktorer kan knyttes til prosjektprosessen (eksempelvis mangelfull forankring, tap av prosjektleder med videre), og til måloppnåelse (eksempelvis at arbeidstidsordningen en ønsker å prøve ut gir ikke økte stillingsstørrelser).

Etterpå listes disse faktorene opp på tavla ukritisk (alt skal med). Etter at kritiske faktorer er sortert bes alle om å tallfeste sannsynlighet og konsekvens. Prosessleder noterer ned det høyeste tallet. Til sist summeres tallene og meisles de kritiske faktorene ut. Når dette er gjennomført gjør man et forsøk på å beskrive mottiltak som kan redusere sannsynlighet eller konsekvens. Tiltakene legges inn i milepælsplan, aktivitetsplan m.v.

Last ned risikofaktor-skjema (word)

Risikoanalysen gjennomføres grovt sett ved å svare på tre grunnleggende spørsmål:

Figur av et spørsmålstegn
Spørsmål som skal besvares:
  • Hvilke risikofaktorer (hendelser som kan forhindre måloppnåelse) eksisterer?
  • Hvor stor sannsynlighet er det for at det inntreffer? (anslå en verdi mellom 1-5)
  • Hva er konsekvensen om det inntreffer? (anslå en verdi mellom 1-5) 

Sannsynlighet x konsekvens = Sum

Det man kan gjøre for å redusere risiko = mottiltak.

Dersom sum er lik eller over 9, må det settes inn mottiltak. Dersom konsekvensen er 5, uavhengig av sannsynlighet, må det også settes inn mottiltak.

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering: Prosessen der vi henter ut planlagte og ikke planlagte gevinster av prosjekt

Gevinstplan: Oversikt over sentrale, potensielle gevinster av et prosjekt, og nødvendige forutsetninger. Utarbeides i prosjektets planfase (Nytte- kost vurdering bør gjøres her)

Gevinstrealiseringsplan: En operativ handlingsplan til bruk i oppfølgingen av prosjektets resultater i virksomheten.

Gevinstrealisering krever systematisk oppfølging gjennom hele prosjekt- og oppfølgingsfasen i form av gode analyser i forkant, og konkrete planer for oppfølging av gevinster underveis og i etterkant av prosjektet. Som hovedregel er det linjeorganisasjonen som har ansvar for å følge opp et prosjekt og realisere de forventede gevinstene.

Prosjektplanen bør derfor inneholde et punkt om hvilke gevinster en forventer/ønsker å få ut av prosjektet (Nyttevirkningene). Gevinstene er:

  • Kvantitative: Kroner, innsparte års-/timeverk etc
  • Kvalitative: Brukertilfredshet, miljøverdier med videre
  • Gevinstene er prosjektets effektmål

Nyttige lenker om gevinstrealisering:


Fra programmet:

Eksterne ressurser:

Tilbake

Til toppen