Retningslinjer for søknader om tilskudd til fred og forsoningstiltak på Vest-Balkan, Statsbudsjettets kap.post 164.71

11.12.2008

Søknader og spørsmål knyttet til ordningen rettes Vest-Balkan-seksjonen, s-vb@mfa.no 

 

Mål for tilskuddsordningen

Det overordnede målet med norsk bistand til Vest-Balkan er å bidra til fred, forsoning, rettstats- og demokratiutvikling i regionen. Hovedinnretningen på den norske prosjektbistanden til landene på Vest-Balkan er å videreføre støtten til prosesser knyttet til regional stabilisering og euroatlantisk integrasjon. Den styrkede institusjonelle tilknytningen til EU og de derav betydelig økte overføringene fra EU til land i regionen, vil også ha betydning for innretningen av den norske bistanden. Utenriksdepartementet ønsker en sterkere geografisk og tematisk konsentrasjonen av bistanden i regionen, samtidig som man søker å bidra til styrket samordning av internasjonal bistand, bl.a. i form av nærmere samarbeid med EU og de nordiske landene.

I 2009 vektlegges støtte til:

• Økonomiske, politiske og sosiale reformprosesser.
• Forsvar-, sikkerhets- og justisreformer.
• Utvikling av utdanningssektoren, særlig i Kosovo.
• Forsoningsprosesser og interetnisk dialog, inklusiv oppfølging av FNs Sikkerhetsresolusjon 1325 om kvinner, fred og sikkerhet.
• Fremme av internasjonale menneskerettighetsstandarder, inklusive kvinners rettigheter til politisk og økonomisk deltakelse, samt muligheter for inntektsbringende arbeid.
• Næringsutvikling, med fokus på å bidra til økt sysselsetning særlig for ungdom, kvinner og grupper som er særlig utsatte for menneskehandel.
• Utvikling av miljørelaterte energiprosjekter, herunder støtte til energisparingsprogram, utvikling av ren energi og klimarelaterte prosjekter. 

Mer spesifikke prioriteringer for den geografiske og tematiske fordelingen av de tilgjengelige midlene blir lagt i begynnelsen av hvert budsjettår, men det legges opp til fleksibilitet gjennom budsjettåret for å imøtekomme raske endringer i situasjonen i regionen.  En del av midlene er øremerket bilateralt prosjektsamarbeid med flere av landene i regionen og har egne nasjonale søknadsprosedyrer.  Norske utenriksstasjoner i Zagreb, Sarajevo, Beograd, Prishtina og Skopje forvalter også egne fond til mindre prosjekter for utvikling av det sivile samfunn.  Prosjekter av mindre omfang enn 200.000 NOK pa. henvises stasjonene til behandling.  

Målgruppe for tilskuddsordningen

Alle aktører på Vest-Balkan som kan bidra til de overordnete målene for ordningen kan være målgruppe for tiltak under tilskuddsordningen. Målgruppen kan dermed både være i offentlig og privat sektor, sivilt samfunn eller media. Imidlertid er etniske minoriteter, barn, ungdom og kvinner særlig viktige målgrupper i prosjektsamarbeidet. 

Kriterier for måloppnåelse

• Tiltakets formål må være i samsvar med målsetningene for ordningen slik de er lagt frem i St.prp. nr. 1. 
• Tiltakets målsetninger skal være operative, resultatfokuserte og realistisk oppnåelige
• Søknaden skal presentere indikatorer for måloppnåelse på tiltaksnivå (outcome) og resultatnivå (outputs)
• Norsk støtte til tiltaket skal være klart tidsavgrenset 

Tildelingskriterier

• Bistand til fred og forsoning og til statsbygging er en meget krevende form for bistand. Det legges vekt på at søker viser en god forståelse av problemstillingene i regionen
• Tiltak som støtter opp under reformprosesser knyttet til nærmere integrasjon med euroatlantiske strukturer eller fremmer annet regionalt samarbeid vil bli prioritert.
• Det vil bli tillagt vekt at tiltaket er i tråd med mottakerlandets overordnede prioriteringer.
• Det legges vekt på at prosjektet har god lokal forankring. Søker må kunne dokumentere å ha etablert god kontakt med lokal(e) samarbeidspartner(e) i vedkommende land.
• Tiltak som utløser midler eller innsats også fra andre kilder lokalt eller nasjonalt vil bli prioritert. Søker bør ha vurdert hvordan tiltaket passer inn med andre aktørers aktiviteter på samme felt og tiltak som kan skape synergier vil bli prioritert.
• Søker må videre kunne dokumentere relevante kvalifikasjoner/kompetanse, inklusive resultater av tidligere innsats, samt kunne godtgjøre den merverdi som tilføres prosjektet utover overføring av finansielle midler.
• Prosjekter der tilskuddsmottaker bidrar med egenfinansiering/-innsats vil bli prioritert.  

Det kan ikke påregnes støtte til følgende aktiviteter:

• finansiering av eksport eller import av varer og tjenester
• markedsføring av varer eller tjenester
• driftsutgifter utover igangsettingstiltak i startfasen
• etablering av virksomhet i Norge
• utvikling eller testing av ny teknologi
• transportstøtte til hjelpesendinger 

Tverrgående hensyn

Hensynet til kvinners rettigheter, likestilling og miljø skal, så langt mulig, vektlegges i alle prosjekter. Det vises i denne forbindelse til Regjeringens handlingsplaner for miljørettet utviklingssamarbeid, gjennomføringen av FNs sikkerhetsrådsresolusjon 1325 om kvinner, fred og sikkerhet, og handlingsplanen mot menneskehandel. Balanse mellom kvinner og menn i rekruttering til stillinger og opplæringstiltak knyttet til tiltaket skal omtales i søknaden. 

Frister og formelle krav til søknad

Søknadsfrist er 15. februar. Søknader mottatt etter 15. februar vil bli vurdert i annet halvår i den grad det er dekning på budsjettet.

 

Søknader skal fortrinnsvis sendes elektronisk til post@mfa.no med kopi til s-vb@mfa.no. Ved søknad om støtte under denne tilskuddsordning skal Utenriksdepartementets søknadsskjema A normalt benyttes. Søknadsskjemaet er tilgjengelig nederst på denne siden.

Søknaden forutsettes å inneholde fullstendige og korrekte opplysninger. Tilskuddsmottakere som søker om ulike tiltak i flere land, må sende inn søknadene enkeltvis. 

Fullstendig og detaljert budsjett og finansieringsplan skal fremlegges, inkludert oversikt over finansiering fra andre kilder. Beregnet antall arbeidstimer og reiser og kostnadene knyttet til disse må fremgå av budsjettet. 

Tilskuddsmottaker bør tilstrebe å begrense de administrative kostnadene. Med administrative kostnader (over-head) menes organisasjonens utgifter som ikke er direkte knyttet til gjennomføringen av tiltaket (som for eksempel revisjon, internkontroll, fund-raising). Prosjekter med administrasjonsutgifter som overstiger 5 % av totalbudsjettet vil kun unntaksvis kunne støttes og krever en redegjørelse fra søkers side for hvorfor dette er nødvendig.  

Dersom en eller flere lokale samarbeidspartnere er hovedansvarlig for gjennomføringen av prosjektet må det redegjøres for søkers merverdi og rolle i prosjektet.   

Som vedlegg (evt. internettlenke) til søknaden ønskes søkers siste årsberetning/årsregnskap, evt. dokumentasjon av søkers internkontrollsystemer og evt. samarbeidsavtale med samarbeidspartnere til prosjektet. 

Ved reiser må rimeligste transportmåte benyttes. Ved lengre opphold må det søkes å finne alternativer til hotellopphold. 

Det kan gis tilsagn til tiltak med varighet på opptil tre år, med forbehold om Stortingets årlige godkjenning av den relevante posten i Statsbudsjettet og at politiske prioriteringer for ordningen ikke endres. Det må, i tillegg til totalbeløpet, spesifiseres i søknaden hvor mye som tentativt søkes for hvert budsjettår. 

Utenriksdepartementets behandling av søknadene

Følgende rutiner benyttes i forbindelse med Utenriksdepartementets behandling av søknaden: 

• Søknaden registreres (journalføres) ved mottak.
• Søknaden vurderes i forhold til ordningens generelle rammer og kriterier
• Når søknaden er behandlet og avgjørelse er truffet, vil søker motta skriftlig meddelelse om dette.
• Hvis søknaden innvilges, utferdiges et tilskuddsbrev i to eksemplarer der spesielle vilkår fremgår. Begge eksemplarer undertegnes av en person som har myndighet til å forplikte mottaker. Et eksemplar beholdes av mottaker, det andre returneres Utenriksdepartementet innen én måned.
• Ved avslag vil søker motta skriftlig melding med begrunnelse om dette. Saksbehandlers navn er påført de respektive brev. 

Søknader behandles i løpet av hele budsjettåret. For å kunne ha en viss fleksibilitet til å møte uforutsette situasjoner i regionen, forbeholder Departementet seg retten til å utsette behandlingen av enkelte søknader til andre halvdel av budsjettåret, selv om søknaden er kommet inn før 15. februar.  

Enkeltvedtak vedrørende prosjektstøtte kan påklages i henhold til Forvaltningslovens kap. VI. Klagen må fremsettes skriftlig til det departement eller organisasjon som har fattet vedtaket innen 3 uker, fra det tidspunkt underretning om vedtaket er mottatt. Part i saken har innsyn i sakens dokumenter i henhold til Forvaltningslovens §§ 18-19. Klagen bør begrunnes med bakgrunn i den informasjon departementet har lagt til grunn  i forbindelse med det konkrete enkeltvedtak.

Utbetaling og oppfølging

Utbetaling av tilskudd skjer fortrinnsvis etterskuddsvis en gang pr. år til dekning av utgifter som er påløpt. Etter begrunnet anmodning fra mottaker kan tilskudd utbetales forskuddsvis. 

Det skal opprettes en egen, felles konto for alle tilskudd mottatt fra Utenriksdepartementet. Statlige mottakere pålegges ikke å opprette egen konto for tilskuddet. 

For flerårige tiltak skal det innen den 15. februar hvert år, eller annet tidspunkt bestemt i avtalen, avholdes et årlig møte. Møtet skal være basert på en rapport om status for prosjektet og arbeidsplan for det kommende år og vil være utgangspunkt for Departementets godkjenning av prosjektets videreføring.

Renter og tilbakebetaling av ubrukte midler

Ved forskuddsvis utbetaling må det opprettes en egen konto for tiltaket.  Ubenyttede midler, samt renteinntekter på mer enn 1.000 NOK, skal ved tiltakets avslutning tilbakebetales Departementet. 

Opptjente renter på tilskudd som er betalt fra Norge til multi-bi-prosjekter, samarbeidsprosjekter, stat-til-stat-bistand, samt støtte til internasjonale og lokale ikke-statlige aktører, kan benyttes til tiltak som nedfelles i avtalen mellom UD og den enkelte mottaker. 

Rapporteringskrav

Prosjektets sluttrapport og revisorbekreftet regnskap sendes til Utenriksdepartementet så snart som mulig og senest seks måneder etter prosjektets avslutning. Det er viktig at sluttrapport og regnskap sendes samlet og ikke i ulike forsendelser. Manglende dokumentasjon på riktig bruk av tilskuddsmidlene medfører plikt til tilbakebetaling. Konkrete krav til rapportering og annen oppfølging vil følge som vedlegg til tilskuddsbrevet.  Vedlegget blir en integrert del av Tilskuddsbrevet. 

Dersom gjennomføringen av prosjektet blir forsinket i forhold til det man la opp til i søknaden må det sendes en statusrapport i god tid før opprinnelig sluttdato for prosjektet. 

Det skal avlegges prosjektregnskap etter at prosjektet er avsluttet. Det vil hovedsakelig også bli stilt krav om revisjonsberetning for prosjektregnskapet med betryggende grad av sikkerhet etter standard  RS 800.  

Mottakere underlagt offentlig regnskapskontroll skal ikke levere revisorbekreftet regnskap. 

Mottakers særlige forpliktelser

Tilskuddsmottaker plikter å innrette virksomheten på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter motvirkes. Tilskuddsmottaker skal uten unødig opphold underrette departementet om indikasjoner på korrupsjon eller misbruk av norske midler som tilskuddsmottaker blir oppmerksom på under gjennomføringen av tiltaket. Tilskuddsmottaker plikter i utøvelsen av virksomheten som omfattes av tiltaket ikke å akseptere noen form for gave, tilbud, utbetaling eller fordeler som innebærer lovstridig eller korrupt praksis. 

Mottaker er ansvarlig overfor Utenriksdepartementet for at tilskuddet brukes i samsvar med det formål, de aktiviteter og det budsjett som fremgår av avtalen/tilskuddsbrevet. Vesentlige endringer i budsjettets hovedposter innenfor budsjettets totalramme kan kun foretas etter forutgående skriftlig samtykke fra departementet. 

Mottaker og dennes samarbeidspartnere skal sørge for en høyest mulig kvalitet i gjennomføringen av tiltaket, og mottaker skal påse at samarbeidspartnere er kjent med grunnlaget for bevilgningen, tilskuddet og disse retningslinjene. 

Det vil være mottakers og eventuelle samarbeidspartneres ansvar å besørge behørig forsikring av utstyr, inventar og utsendt personale som finansieres av tilskuddet der det er mulig og nødvendig. 

Dersom utstyr, inventar eller bygninger overdras ved prosjektets avslutning, skal mottaker og kjøper underskrive et overdragelsesdokument med fortegnelse over gjenstandene og deres verdi. Kopi av dette dokumentet vedlegges sluttrapporten. 

Utenriksdepartementets forbehold

I samsvar med Bevilgningsreglementets §10, 2.ledd og Lov om Riksrevisjon §12 tas det forbehold om adgang for Utenriksdepartementet og Riksrevisjonen til å iverksette kontroll med at tilskuddet benyttes etter forutsetningene. Departementet vil kontrollere og vurdere alle innkomne opplysninger, og dette vil blant annet bli lagt til grunn ved vurdering av eventuelle nye søknader om tilskudd. 

Utenriksdepartementet vil etter behov foreta gjennomganger, prosjektbesøk og eksterne vurderinger av enkelttiltak og av tilskuddsordningen. Mottaker er forpliktet til i rimelig grad å medvirke til slike for egen regning. 

I tilfelle av sviktende prosjektutvikling, eller ved brudd på vilkårene gitt i disse retningslinjene eller i avtalen/tilskuddsbrevet, eller på annen måte utilfredsstillende administrasjon av tilskuddet, forbeholder Utenriksdepartementet seg retten til å stanse nye utbetalinger og evt. kreve tilbake hele eller deler av tidligere utbetalt tilskudd. Fra det øyeblikk mottaker får slik beskjed, kan allerede overførte tilskuddsmidler ikke benyttes uten særlig godkjennelse fra departementet.  

Utenriksdepartementet vil informere om de tiltakene som gis tilskudd. Tiltakene vil derfor bli offentlig kjent med mindre avtale om fortrolighet foreligger. 

Utenriksdepartementet vurderer løpende sine forvaltningsordninger. Bla. er kravene til tilbakebetaling av renter under vurdering.  Dette kan få konsekvenser for andre administrative rutiner knyttet til utbetaling. 

Andre informasjonskilder

Andre viktige kilder til informasjon om denne ordningen er:

• Utenriksdepartementets St.prp.nr.1 for det enkelte budsjettår (St.prp. 1 2008/2009)

Skjemaer:

• Søknadsskjema A
• Vedlegg til Søknadsskjema A

Søknadsskjemaene er basert på  Windows XP og Acrobat Reader versjon 7.0. Dersom det skulle oppstå problemer i bruken av skjemaene, vennligst gjør følgende:  
Send en e-post til jnaw@mfa.no vedlagt dokumentet som skaper problemer.

Oppgi også følgende informasjon:
Ditt operativsystem (Windows type xxx og versjon)
Versjon av Acrobat Reader