Konklusjonsnotat – oppfølging av nye regler om oppfølging av sykmeldte arbeidstakere

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Arbeidsdepartementet

Notat fra Oppfølgingsgruppa til Arbeidslivs- og pensjonspolitisk råd, behandlet i rådet 5. mars 2012.

 

Det er enighet mellom regjeringen og hovedorganisasjonene i arbeidslivet om at sykefraværet i Norge er for høyt. Fravær fra arbeidslivet på grunn av sykdom innebærer store kostnader for virksomhetene og samfunnet, samtidig som det kan ha sosiale og økonomiske konsekvenser for de individene som gjennom et langvarig sykefravær faller helt ut av arbeidslivet. Regjeringen og partene i arbeidslivet ble derfor i februar 2010 enige om en ny IA-avtale og en rekke andre virkemidler som skal bidra til tidligere og bedre oppfølging av sykmeldte og gjennom dette redusert sykefravær. Det er enighet om at målsettingen er å skape en bedre oppfølginskultur i virksomhetene, der det løpende samarbeidet om forebygging og tilrettelegging blir en naturlig del av virksomhetens drift. De konkrete stoppunktene som oppfølgingsplaner, dialogmøter inngår som milepæler i dette arbeidet. Rapportering om gjennomført oppfølging og innsending av oppfølgingsplan inngår også i arbeidet for å skape en bedre oppfølgingskultur.

Nye regler om oppfølging av sykmeldte arbeidstakere trådte i kraft 1. juli 2011. Endringene bygger på en felles forståelse mellom arbeidslivsmyndighetene og hovedorganisasjonene av at arbeidsplassen er den viktigste arena for å forebygge sykefravær, og at kontakt mellom arbeidsgiver og den sykmeldte arbeidstakeren som hovedregel vil virke positivt med tanke på å få arbeidstakeren tilbake i arbeid. Regelendringene skal føre til tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte arbeidstakere fra arbeidsgiver, lege/sykmelder og NAV.

I forbindelse med innføringen av de nye reglene har det blitt pekt på enkelte praktiske utfordringer. I Arbeidslivs- og pensjonspolitisk råd 13. desember 2011 identifiserte arbeidslivsmyndighetene og hovedorganisasjonene i samarbeid noen punkter for videre utredning og oppfølging. Aarbeidslivsmyndighetene og hovedorganisasjonene jobber kontinuerlig med disse problemstillingene og vurderer løpende behov for justeringer og presiseringer. Under følger en gjennomgang av hvordan disse punktene er blitt fulgt opp.

  

Utarbeiding og innsending av oppfølgingsplan og rapporteringsskjema

Innhold i oppfølgingsplanen

Bakgrunn: I protokoll mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen av 24. februar 2010 var det enighet om at oppfølgingsplaner skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstaker senest innen fire uker, og at oppfølgingsplanen skal sendes lege/sykmelder. Oppfølgingsplanen er en viktig del av virksomhetens interne oppfølgingsarbeid, og  gir også et bedre grunnlag når sykmelder skal vurdere videre sykemelding, evt. muligheter for gradert sykmelding i det videre løpet. Arbeidsgiverorganisasjonene har anført at det kan være uklart hva oppfølgingsplanen skal inneholde.

Oppfølging: Det er vurdert om det er behov for ytterligere presiseringer av hva oppfølgingsplanen skal inneholde. En gjennomgang av hva loven sier om dette ligger i vedlegg til dette dokumentet. De viktigste punktene i gjennomgangen oppsummeres under.

  • Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig.
  • Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker.
  • Oppfølgingsplanen skal inneholde
    o   en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne
    o   aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi
    o   eventuelt behov for ekstern bistand
    o   plan for videre oppfølging

Arbeidslivsmyndighetene har laget en mal for oppfølgingsplan som kan lastes ned fra Arbeidstilsynets og Arbeids- og velferdsetatens hjemmesider. Arbeidslivsmyndighetene og hovedorganisasjonene har informert om hvordan arbeidsgiver og arbeidstakere skal samarbeide ved utarbeiding av oppfølgingsplanen, og om hva oppfølgingsplanen bør inneholde. Dette er blant annet omtalt i brosjyren ”Tidligere oppfølging av sykmeldte” og i veilederen ”Forebygging og oppfølging – To sider av samme sak”.

Konklusjon: Det er utarbeidet god og tilstrekkelig informasjon om hva oppfølgingsplanen skal inneholde. Se for øvrig pkt. om informasjon under.

 

Elektronisk innsending av rapportering fra arbeidsgiver til NAV og til sykmelder

Bakgrunn: Etter folketrygdloven § 25-2 tredje ledd skal arbeidsgiver senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i ni uker, gi skriftlig melding til Arbeids- og velferdsetaten om hvorvidt reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte etter arbeidsmiljøloven er overholdt. Det skal også gis opplysninger om sykmelder er innkalt til og har deltatt i dialogmøtet. Arbeidsgiver skal til samme tid sende oppfølgingsplanen til Arbeids- og velferdsetaten.

Det er fra 1. juli 2011 lagt til rette for elektronisk innsending av rapporteringsskjema og oppfølgingsplanen til NAV via Altinn. Bare om lag 20 prosent av all rapportering fra arbeidsgivere (ved 9 uker) sendes inn elektronisk. Sykmeldere ønsker at oppfølgingsplan kan sendes elektronisk til dem via NAV. En del virksomheter har gitt uttrykk for at  elektronisk innrapportering via Altinn er tungvint. Fullmakt til innrapportering må delegeres til enkeltpersoner og det kreves mange ”klikk” for å sende inn rapporten.

Oppfølging: NAV har utarbeidet instruksjonsvideoer som viser hvordan arbeidsgiver kan rappportere elektronisk via Altinn. Elektronisk innsending gir arbeidsgiverne oversikt over hva som er sendt inn og kvittering på at det er mottatt.

Det viktigste tiltaket for å øke elektronisk innsending, er å etablere en løsning der innsending av rapporteringsskjema og oppfølgingsplanen til NAV skal kunne foregå via HR-systemene i virksomhetene.  Dette vil forenkle elektronisk innsending for større virksomheter, som har opplevd utfordringer knyttet til rapportering via Altinn. NAV samarbeider aktivt med HR-leverandørene i utviklingsarbeidet, for å legge til rette for en raskest mulig utbredelse. Elektronisk løsning for HR-systemer vil etter planen være tilgjengelig fra NAV og Altinn i løpet av sommeren 2012. Fra samme tidspunkt vil flere store HR-leverandører tilby løsningen til arbeidsgiverne. Utbredelsen er avhengig av når leverandørene implementerer dette i sine systemer.

NAV samarbeider aktivt med leverandørene av elektronisk pasientjournal for å legge til rette for at oppfølgingsplanen kan sendes sykmelder i elektronisk form. Mulighetene for å få dette til raskest mulig er blant annet knyttet til at arbeidsgivere benytter standard/ mal for elektronisk oppfølgingsplan.

Det har vært gjennomført et samarbeid mellom NAV/Arbeidstilsynet og hovedorganisasjonene inkludert Legeforeningen om forslag til mal for oppfølgingsplan og tilrettelegging for elektronisk innmelding av oppfølgingsplanen. Arbeidet med standard/mal for elektronisk oppfølgingsplan er ferdigstilt og det arbeides nå med faglige hjelpetekster til elektronisk oppfølgingsplan. Arbeidet forventes fullført i begynnelsen av mars 2012.

Konklusjon: Det arbeides for å gjøre elektronisk innrapportering via HR-systemer tilgjengelig i løpet av sommeren 2012. Samtidig arbeides det med sikte på at det skal bli mulig å koble opplysninger fra elektroniske oppfølgingsplaner til sykmeldernes elektronisk pasientjournalsystemer.

 

Oppfølgingsplaner og rapportering fra arbeidsgiver sendes i papirversjon til NAV

Bakgrunn: Mange arbeidsgivere skriver oppfølgingsplanen for hånd i forbindelse med dialog med den sykmeldte og sender denne til sykmelder og til NAV. Det er et mål at virksomhetene skal benytte den felles mal som er under utarbeiding når oppfølgingsplanen skal fylles ut. Det er også enighet om at oppfølgingsplanen i tillegg til å være et internt verktøy i oppfølgingsarbeidet, skal være en kommunikasjonskanal mot lege/sykmelder og NAV. Det er derfor viktig at planen skrives og formidles i en lesbar og forståelig form.

En del virksomheter opplever det som tungvint og byråkratisk at det ved innsending av papirversjon av rapporteringsskjema og oppfølgingsplan må sendes inn en forside for hvert rapporteringsskjema og hver oppfølgingsplan.

Oppfølging: Arbeids- og velferdsdirektoratet har vurdert om det som et alternativ til forsider kan legges en strekkode direkte på oppfølgingsplan og rapporteringsskjema. Av tekniske grunner er dette ikke mulig, og ordningen med egne forsider må derfor videreføres når skjemaene sendes inn på papir.

Virksomheter som velger å sende oppfølgingsplaner og rapportering til NAV i papirversjon må derfor gå inn på nav.no for å printe ut egen forside. Forsiden ligger tilgjengelig for nedlasting og utskrift på nav.no, og det er laget instruksjonsvideoer på nav.no som viser hvordan man går frem. Her er det også informert om hvorfor det er nødvendig med forsider.

Alle IA-virksomheter vil kunne få hjelp fra sine kontaktpersoner ved arbeidslivssentrene i forbindelse med virksomhetenes plikter til med innsending av oppfølgingsplan og rapporteringsskjema.

Konklusjon: Myndighetene og partene arbeider løpende for å forenkle systemene for rapportering og innsending i sykefraværsarbeidet. Ved innsending av papirversjon av rapporteringsskjema og oppfølgingsplan må det fortsatt sendes inn en forside for hvert rapporteringsskjema og hver oppfølgingsplan. Elektronisk innsending vil forenkle arbeidet for virksomhetene og bedre kommunikasjonen mot  NAV og sykmelderne.Myndighetene og hovedorganisasjonene har ansvar for å få flest mulig av virksomhetene til å bruke elektronisk rapportering, og til å gi virksomhetene god bistand og informasjon om hvordan rapporteringsarbeidet kan gjøres på en mest mulig effektiv og enkel måte.

 

Gjennomføring av dialogmøte

Det er uklart i hvilke tilfeller det er ”åpenbart unødvendig” å avholde dialogmøte 1

Bakgrunn: Det er enighet om at målsettingen er å skape en bedre oppfølginskultur i virksomhetene, der det løpende samarbeidet om forebygging og tilrettelegging blir en naturlig del av virksomhetens drift. Det er nedfelt i protokollen til IA-avtalen og i arbeidsmiljøloven at det skal gjennomføres dialogmøte 1 i regi av arbeidsgiver for alle sykmeldte (også graderte). Det er enighet om at gjennomføring av dialogmøte er et viktig ”stoppunkt” i sykefraværsløpet. Hensikten er å unngå passive sykefraværsløp og langvarige fravær fra arbeid.

Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 fjerde ledd skal arbeidsgiver innkalle arbeidstaker til dialogmøte senest innen sju uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er ”åpenbart unødvendig”. Formålet med møtet er å sørge for bedre samhandling mellom berørte aktører og bidra til tilrettelegging og andre tiltak i virksomhetene slik at arbeidstaker kan komme raskere tilbake i arbeid.

Det er enighet om at alle som blir syke skal følges opp/kontaktes, men i noen tilfeller kan det være åpenbart  unødvendig å gjennomføre dialogmøte. En del virksomheter har gitt uttrykk for at det er uklart i hvilke tilfeller det anses som  åpenbart unødvendig å avholde dialogmøtet.

Oppfølging: Det er vurdert om det er mulig innenfor dagens regelverk å presisere nærmere i hvilke tilfeller det er åpenbart unødvendig å avholde dialogmøte i regi av arbeidsgiver. En grundig juridisk gjennomgang ligger i vedlegget til dette dokumentet. De viktigste punktene i gjennomgangen oppsummeres under.

  • Plikten til å avholde dialogmøtet skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen.
  • Arbeidsgiver må tidligst mulig og senest i forbindelse med utarbeidelsen av oppfølgingsplanen innen fire uker etablere en kontakt med den sykmeldte for å bringe på det rene om det dreier seg om et tilfelle som kan falle inn under unntaket. 
  • Dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller ev. sykmelder mener det er behov for dialogmøte, vil det neppe kunne anses som åpenbart unødvendig å avholde dette.
  • Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er:
    o   Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet.
    o   Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak.
    o   Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb.
    o   Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte.  (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet hvis mulig avholdes på et senere tidspunkt.).

Konklusjon: Disse presiseringene av når det kan anses som ”åpenbart unødvendig” å gjennomføre dialogmøte skal gjøres kjent for aktørene i sykefraværsoppfølgingen. Se punktet om informasjon under.

 

Det er uklart i hvilke tilfeller lege eller annen sykmeldende behandler skal delta i dialogmøtene

Bakgrunn: Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 fjerde ledd, som bygger på enigheten i protokollen til IA-avtalen, skal sykmelder delta i dialogmøtet med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig. Hensikten med å innkalle sykmelder er å gi sykmelder et bedre grunnlag for vurderingen av behovet for og nytten av hel eller delvis sykmelding. Sykmelder vil også kunne bidra til en bedre dialog, hvor vurdering av arbeidsevne inngår som et vesentlig element.

En del virksomheter har oppfattet at det stilles krav om at lege/sykmelder skal delta i alle dialogmøter, og dette anses som lite hensiktsmessig.

Oppfølging: Det er vurdert om det er behov for å presisere i hvilke tilfeller sykmelder skal inviteres til dialogmøtet. En juridisk gjennomgang ligger i vedlegget til dette dokumentet. De viktigste punktene i gjennomgangen oppsummeres under.

  • Sykmelder skal delta i dialogmøte 1 med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig.
  • Om det er hensiktsmessig å innkalle sykmelder, må avgjøres av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap.
  • Arbeidstaker kan motsette seg sykmelders deltakelse.
  • Sykmelder skal delta i dialogmøtene dersom vedkommende blir invitert.

Konklusjon: Det er ikke krav at sykmelder skal delta i alle dialogmøter. Presiseringene ovenfor om  når lege eller annen sykmeldende behandler skal delta i dialogmøtene skal gjøres kjent for aktørene i sykefraværsoppfølgingen. Det er også viktig at arbeidsgivere er kjent med at de skal etablere en kontakt med den sykmeldte arbeidstakeren for å bringe på det rene om denne motsetter seg eller ikke anser det hensiktsmessig med sykmelders deltakelse, før sykmelder inviteres. Se punkt nedenfor om informasjon.

 

Det er utfordringer knyttet til å avtale tidspunkt og sted for avholdelse av dialogmøte 1 og 2, samt uklarhet rundt at/når det kan legges til rette for en fleksibel deltakelse fra legens side, for eksempel per telefon

Bakgrunn: Arbeidsgiverorganisasjonene og Legeforeningen har gitt uttrykk for at det er utfordringer knyttet til å avtale tidspunkt og sted for avholdelse av dialogmøte, samt uklarhet rundt at/når det kan legges til rette for en fleksibel deltagelse fra legens side.

Oppfølging: Det har blitt vurdert hvordan det kan legges til rette for å løse praktiske utfordringer knyttet til å avtale/ innkalle til dialogmøtet. En gjennomgang av problemstillingen ligger i vedlegget til dette dokumentet. De viktigste punktene i gjennomgangen oppsummeres under.

  • Det er ingen lovbestemte krav til møtetidspunkt, -sted og -form for avholdelse av dialogmøte 1.
  • Det skal legges opp til fleksibilitet når det gjelder hvor dialogmøtene kan holdes, om det gjøres over telefon, videomøter mv.
  • Arbeidsgiver skal ta kontakt med lege/sykmelder så snart det er mulig, slik at møtetidspunkt, -sted og -form kan avtales.

Når det gjelder avtale/innkalling til dialogmøte 2, vil Arbeids- og velferdsetaten forbedre informasjonen om dialogmøte 2 som gis i brev/invitasjon til sykmelder. Brevet skal inneholde informasjon om fleksibilitet knyttet til hvor møtene kan holdes og deltakelse per telefon, videokonferanse, samt kontaktinformasjon til saksbehandler hos NAV.

Konklusjon: Alle aktører i sykefraværsoppfølgingen må gjøres kjent med at det skal legges opp til fleksibilitet i gjennomføringen av dialogmøter. Se punkt nedenfor om informasjon.  

Arbeidsgiver oppfordres til å aktivt benytte sykmeldingsblankettens del C for å informere legen eller annen sykmeldende behandler om muligheter og begrensninger for tilrettelegging på arbeidsplassen. I tillegg foreslås at sykmelder oppfordres til å benytte sykemeldingsblanketten til å formidle informasjon fra sykmelder til arbeidsgiver om hvordan sykmelder eventuelt har organisert dagene/uken i forhold til pasientbehandling, administrativ tid/møtetid og andre forpliktelser. På denne måten kan sykmelder på en systematisert/ standardisert måte bidra til at det er lettere å finne et tidspunkt  for møtet. Felt 5 kan benyttes til dette. Sykmeldere/legekontor oppfordres til å informere om hvordan de har lagt  til rette for en praktisk og fleksibil kommunikasjon med virksomhetene i forbindelse med  deltagelse fra sykmelder i dialogmøtene.

 

Det er uklart hva som er bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i forbindelse med dialogmøtene

Bakgrunn: Det er nedfelt i arbeidsmiljøloven og i protokollen til IA-avtalen at i virksomheter med bedriftshelsetjeneste tilknyttet virksomheten, skal de delta i dialogmøte på arbeidsplassen. Hensikten er at de skal bidra med viktig informasjon om forholdene på arbeidsplassen og muligheter for tilrettelegging.

Arbeidsgiverorganisasjonene har gitt uttrykk for uklarhet rundt bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i dialogmøtene. Det er særlig vist til at det er uklart hvilke krav arbeidsgiver kan stille til sin bedriftshelsetjeneste.

Arbeidsgiverorganisasjonene har informert om at mange virksomheter har opplevd at bedriftshelsetjenesten krever å delta i dialogmøtene, men at deltakelse fra bedriftshelsetjenesten i liten grad bidrar til oppfølgingsarbeidet, samt  at bedriftshelsetjenesten ofte sender personer med feil/manglende kompetanse til dialogmøtene.

Oppfølging: Det er vurdert om det er behov for å tydeliggjøre bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i forbindelse med dialogmøtet. En juridisk gjennomgang ligger i vedlegget til dette dokumentet. De viktigste punktene i gjennomgangen oppsummeres under.

Konklusjon :

  • Det tilrettelegges for informasjon som synliggjør hva virksomhetene skal/kan bruke bedriftshelsetjenesten til, blant annet hvordan bedriftshelsetjenesten skal/kan bidra i møtene.
  • Som for sykmelders deltakelse i dialogmøter, skal det også for bedriftshelsetjenesten legges til rette for fleksibel deltakelse. De kan for eksempel delta i møtet per telefon eller videokonferanse.
  • Virksomhetene bør stille bedre krav til sin bedriftshelsetjeneste om hvilke oppgaver de har plikt til/ønsker å bruke bedriftshelsetjenesten til. Arbeidsgiverorganisasjonene, samt Arbeidstilsynet, vil ha en viktig rolle i arbeidet med å øke bestillerkompetansen ute i virksomhetene.
  • Arbeidstilsynet tar opp riktig bruk av bedriftshelsetjenesten i alle tilsyn i virksomheter som har plikt til å ha bedriftshelsetjeneste.

 

 

Generelt om utarbeiding og spredning av informasjon

Gjennomgå og vurdere informasjonstiltak og materiale som foreligger

Bakgrunn : Foreliggende informasjonsmateriell skal gjennomgås som grunnlag for en vurdering av om innkjøringsproblemene kan skyldes at det var utarbeidet for lite/dårlig informasjonsmateriell og/eller om det var gjort for lite for å få informasjon om de nye sykmeldingsreglene ut til relevante mottakere. Denne gjennomgang har vært avgrenset til den informasjon som er offentlig tilgjengelig på web-sider til arbeidslivsmyndighetene, hovedorganisasjonene og Legeforeningen.

Oppfølging : Myndighetene og hovedorganisasjonene har hver for seg gått gjennom foreliggende informasjonsmateriale knyttet til de nye sykmeldingsreglene. Fra myndighetshold ble det, i samarbeid med hovedorganisasjonene, i forkant av 1. juli utarbeidet en bred katalog med informasjon rettet mot de ulike aktørene. Informasjonen er gjort tilgjengelig elektronisk på hjemmesidene og i trykte eksemplarer gjennom etatene. Lovendringene ble også kunngjort i dagspressen. Høsten 2011 lanserte etatene informasjonskampanjen ”Jobb for helsa” som spesifikk dreier seg om gradert sykmelding og nye regler for oppfølging av sykmeldte. Kampanjens hjemmesider har mye god informasjon om de ulike aktørenes roller i sykefraværsoppfølgingsarbeidet.

Hovedorganisasjonene publiserte bl.a. nyhetssaker om regelendringene på sine hjemmesider i forkant av 1. juli, i mange tilfeller med lenker videre til myndighetenes sider. Denne informasjonen er som hovedregel ikke lenger synlig på organisasjonenes forsider.

Konklusjon : Myndighetene og hovedorganisasjonene skal i samarbeid sørge for at de presiseringer og suppleringer som er foretatt i dette oppfølgingsarbeidet blir tilstrekkelig kjent blant aktørene i sykefraværsarbeidet.

Myndighetene skal jobbe for at hjemmesidene til ”Jobb for helsa” videreføres som informasjonstiltak om rollene i sykefraværsarbeidet også etter kampanjens slutt. Myndighetene vil også legge til rette for at arbeidsgivere ved varsel om sanksjoner fra NAV også får god informasjon om sine plikter etter de nye reglene

Det er videre viktig at informasjon om de nye reglene for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere er lett tilgjengelig, både elektronisk og via papir. Konkret foreslås det at det på alle avtalepartenes forsider skal være tekst som peker videre til mer informasjon om reglene for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere.

 

Vedlegg til konklusjonsnotat om oppfølging av nye regler om oppfølging av sykmeldte arbeidstakere

Utarbeiding og innsending av oppfølgingsplan og rapporteringsskjema

Innhold i oppfølgingsplanen

I protokoll mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen av 24. februar 2010 var det enighet om at oppfølgingsplaner skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstaker senest etter fire uker, og oppfølgingsplanen skal sendes lege/sykmelder.

Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd skal arbeidsgiver i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging. Arbeidsgiver skal sende oppfølgingsplanen til sykmelder så snart den er utarbeidet, og senest etter fire uker, og til Arbeids- og velferdsetaten etter bestemmelsen i folketrygdloven § 25-2 tredje og fjerde ledd.

I forarbeidene er det gitt noen retningslinjer for hva oppfølgingsplanen skal inneholde.   ”Kravet om å utarbeide oppfølgingsplan forplikter arbeidstaker og arbeidsgiver til å etablere en dialog og et samarbeid om behovet for tilrettelegging og andre aktuelle tiltak som kan bidra til å få arbeidstaker tilbake i jobb. Målsettingen med planen er å fremme en konstruktiv prosess med god kommunikasjon og åpenhet mellom partene i spørsmål om tilbakeføring til arbeid i forbindelse med sykefravær. I denne sammenheng er det viktig at arbeidstaker og arbeidsgiver så tidlig som mulig snakker sammen for å finne løsninger som hindrer at sykefraværet blir lengre enn nødvendig…. At planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært borte fra arbeidet i fire uker, innebærer ikke at den er endelig. Arbeidet med oppfølgingsplanen skal være en dynamisk prosess hvor tiltakene endres og revideres på bakgrunn av den enkeltes framgang eller tilbakefall i forhold til helsetilstand og arbeidsevne, samt gjennomføring av tilretteleggingstiltak i virksomheten. Skal planen fungere som et hensiktsmessig verktøy, må den justeres løpende og som et minimum i forbindelse med dialogmøtene. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har ansvar for å delta i arbeidet med å oppdatere planen.” (Prop. 89 L (2010-2011)). Krav om utarbeidelse av oppfølgingsplan kom inn i arbeidsmiljøloven i 2003. Det nye er at planen nå skal utarbeides senest innen 4 uker.

Oppfølgingsplanen skal inneholde

  • en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne
  • aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi
  • eventuelt behov for ekstern bistand
  • plan for videre oppfølging

 

Arbeidslivsmyndighetene har laget en mal for oppfølgingsplan som kan lastes ned fra Arbeidstilsynets og Arbeids- og velferdsetatens hjemmesider.

Arbeidslivsmyndighetene og partene i arbeidslivet har informert om hvordan arbeidsgiver og arbeidstakere skal samarbeide ved utarbeiding av oppfølgingsplanen, og om hva oppfølgingsplanen bør inneholde. Dette er blant annet omtalt i brosjyren ”Tidligere oppfølging av sykmeldte” og i veilederen ”Forebygging og oppfølging – To sider av samme sak”.

Det har vært gjennomført et samarbeid mellom NAV/Arbeidstilsynet og partene, inkludert Legeforeningen, om forslag til mal for oppfølgingsplan og tilrettelegging for elektronisk innmelding av oppfølgingsplanen. Arbeidet med standard/mal for elektronisk oppfølgingsplan er ferdigstilt og det arbeides nå med faglige hjelpetekster til elektronisk oppfølgingsplan. Arbeidet forventes fullført i begynnelsen av mars 2012.

Oppsummering:

  • Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig.
  • Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker.
  • Oppfølgingsplanen skal inneholde
    o   en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne
    o   aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi
    o   eventuelt behov for ekstern bistand
    o   plan for videre oppfølging

 

Elektronisk innsending av rapportering fra arbeidsgiver til NAV og til sykmelder

Etter folketrygdloven § 25-2 tredje ledd skal arbeidsgiver senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i ni uker, gi skriftlig melding til Arbeids- og velferdsetaten om hvorvidt reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte etter arbeidsmiljøloven er overholdt. Det skal også gis opplysninger om sykmelder er innkalt til og har deltatt i dialogmøtet. Arbeidsgiver skal til samme tid sende oppfølgingsplanen til Arbeids- og velferdsetaten.

Det er fra 1. juli 2011 lagt til rette for elektronisk innsending av oppfølgingsplanen til NAV. Dette er ressursbesparende for etaten, men store virksomheter har opplevd utfordringer knyttet til å rapporterte via Altinn. NAV har utarbeidet instruksjonsvideoer som viser hvordan arbeidsgiver kan rappportere elektronisk via Altinn. Elektronisk innsending gir arbeidsgiverne oversikt over hva som er sendt inn og kvittering på at det er mottatt.

Det viktigste tiltaket for å øke elektronisk innsending, er å etablere en løsning der utfylling av oppfølgingsplanen og innsending til NAV skal kunne foregå via HR-systemene i virksomhetene.  Dette vil forenkle elektronisk innsending for de store virksomhetene. NAV samarbeider aktivt med HR-leverandørene i utviklingsarbeidet, for å legge til rette for en raskest mulig utbredelse. Elektronisk løsning for HR-systemer vil etter planen være tilgjengelig fra NAV og Altinn i løpet av sommeren. Fra samme tidspunkt vil flere store HR-leverandører tilby løsningen til arbeidsgiverne. Utbredelsen er avhengig av når leverandørene implementerer dette i sine systemer. Rapportering gjennom HR-systemer vil være en løsning for større virksomheter, som har opplevd utfordringer knyttet til å rapportere gjennom Altinn.

NAV samarbeider aktivt med leverandørene av elektronisk pasientjournal for å legge til rette for at oppfølgingsplanen kan sendes sykmelder i elektronisk form. Mulighetene for å få dette til raskest mulig er blant annnet knyttet til at arbeidsgivere benytter en mal for elektronisk innsending av oppfølgingsplanen.

 

Gjennomføring av dialogmøte

Det er uklart i hvilke tilfeller det er ”åpenbart unødvendig” å avholde dialogmøte 1

Det er nedfelt i protokollen til IA-avtalen at det skal gjennomføres dialogmøte 1 i regi av arbeidsgiver for alle sykmeldte (også graderte), og at tidspunktet for møtet skulle fremskyndes. Det er enighet om at gjennomføring av dialogmøte er et viktig ”stoppunkt” i sykefraværsløpet. Hensikten er å unngå passive sykefraværsløp og langvarige fravær fra arbeid.

Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 fjerde ledd skal arbeidsgiver derfor innkalle arbeidstaker til dialogmøte senest innen sju uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er ”åpenbart unødvendig”. Formålet med møtet er å sørge for bedre samhandling mellom berørte aktører og bidra til tilrettelegging og andre tiltak i virksomhetene slik at arbeidstaker kan komme raskere tilbake i arbeid.

Det er vurdert om det er mulig innenfor dagens regelverk å presisere nærmere i hvilke tilfeller det er åpenbart unødvendig å avholde dialogmøte 1. I forarbeidene er det gitt noen retningslinjer for vurderingen av i hvilke tilfeller det vil kunne anses åpenbart unødvendig å avholde dialogmøte 1. Unntaksadgangen er snever, og vil for eksempel kunne gjelde i tilfeller ”der sykdoms- eller skadetilfellene er av en slik art at arbeidstakeren uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak. Også tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid, vil kunne omfattes av unntaket.”

Det klare utgangspunket er at arbeidsgiver, ved sykdomsfravær som varer nærmere to måneder skal avholde et møte med arbeidstaker. Det er etter gjeldende regelverk ikke tilstrekkelig at det fremstår som unødvendig med et dialogmøte. Unødvendigheten må fremstå som åpenbar.

Eksemplene i forarbeidene skisserer ytterpunktene for i hvilke tilfeller det vil kunne være åpenbart unødvendig å avholde møtet. Det kan anses å være unødvendig å gjennomføre møtet i tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak. Også i tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb, vil det kunne være unødvendig å avholde møtet.   

Det er reist spørsmål om tolkningen av unntaksbestemmelsen når det dreier seg om alvorlige sykdomstilstander og /eller innleggelse i institusjon. Vurderingen etter § 4-6 tar utgangspunkt i hva som er åpenbart unødvendig, ikke hva som er umulig/urimelig. Vurderingene av hva som er unødvendig og hva som er umulig/urimelig vil i noen tilfeller likevel kunne overlappe hverandre. For eksempel vil det i tilfeller hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte på nåværende tidspunkt, måtte anses som åpenbart unødvendig med et møte. Det må i slike tilfeller imidlertid forutsettes at møtet som utgangspunkt, hvis mulig, skal avholdes på et senere tidspunkt. Departementet understreker at det også i tilfeller med alvorlig sykdom kan være viktig at arbeidstaker følges opp av arbeidsgiver. Det kan være hensiktsmessig med dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, også i disse situasjonene.

Det vil naturlig nok kunne oppstå tilfeller der arbeidsgiver og arbeidstaker allerede har en god dialog om sykdomssituasjonen og en plan for videre oppfølging. Det formelle stoppunktet etter sju uker skal imidlertid overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen. Departementet ser det naturligvis som positivt at virksomhetene har oppmerksomhet på sykefraværsoppfølging og finner fram til systemer og oppfølging som kan bidra til at sykmeldte arbeidstakere kommer raskere tilbake til arbeidet. Det må imidlertid kunne forutsettes at de formelle minimumspliktene følges opp, selv om virksomheten også på andre måter gjør en innsats for å bidra til å få arbeidstaker tilbake til arbeidet. Departementet viser imidlertid til at loven ikke regulerer hvilken form dialogmøtet etter sju uker skal ha, og at arbeidsgiver og arbeidstaker dermed står fritt til å tilpasse møtet i forhold virksomhetens øvrige oppfølgning, så lenge vilkårene for avholdelse av møtet ellers er oppfylt.  

Unntaket fra plikten til å avholde dialogmøte 1 korresponderer med unntaket fra plikten til å utarbeide oppfølgingsplan etter arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd. I forarbeidene til regelen om å utarbeide oppfølgingsplan, fremgår det også at ”det er en forutsetning at arbeidsgiver etablerer en kontakt med den sykmeldte på et tidlig tidspunkt for å bringe på det rene om det faktisk dreier seg om et tilfelle der det ikke vil være behov for tilretteleggingstiltak.” (Ot.prp. nr. 18 (2002-2003)). Reglene om oppfølgingsplaner og dialogmøter legger følgelig opp til at arbeidsgiver og arbeidstaker skal ha en dialog om nødvendigheten av stoppunktene. Departementet vil i den forbindelse understreke at dersom arbeidstaker eller arbeidsgiver eller eventuelt lege gir utrykk for at det er ønskelig med dialogmøtet, vil det neppe kunne anses som åpenbart unødvendig å avholde dette.

Oppsummering:

  • Arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte senest innen sju uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er ”åpenbart unødvendig”.
  • Det er ikke tilstrekkelig at det fremstår som unødvendig med dialogmøtet, loven krever at møtet må være åpenbart unødvendig.Unntaksadgangen er følgelig snever.
  • Plikten til å avholde dialogmøtet skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen
  • Arbeidsgiver må tidligst mulig og senest i forbindelse med utarbeidelsen av oppfølgingsplanen etter fire uker etablere en kontakt med den sykmeldte for å bringe på det rene om det dreier seg om et tilfelle som kan falle inn under unntaket. 
  • Dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller ev. sykmelder mener det er behov for dialogmøte, vil det neppe kunne anses som åpenbart unødvendig å avholde dette.
  • Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er:
    o   Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet.
    o   Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak.
    o   Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb.
    o   Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte.  (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet hvis mulig avholdes på et senere tidspunkt.).

 

Det er uklart i hvilke tilfeller lege eller annen sykmeldende behandler skal delta i dialogmøtene

Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 fjerde ledd, som bygger på enigheten i protokollen til IA-avtalen, skal sykmelder delta i dialogmøtet med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig. Hensikten med å innkalle sykmelder er å gi sykmelder et bedre grunnlag for vurderingen av behovet for og nytten av hel eller delvis sykmelding. Sykmelder vil også kunne bidra til en bedre dialog, hvor vurdering av arbeidsevne inngår som et vesentlig element.

Det har blitt vurdert om det er behov for å presisere i hvilke tilfeller sykmelder skal inviteres til dialogmøtet. I forarbeidene fremgår  det at ”forslaget innebærer at loven vil signalisere at deltakelse fra sykmelder i dialogmøtet i større grad gjøres til utgangspunkt og hovedregel enn i dag. Samtidig skal arbeidstaker og arbeidsgiver, som i dag, kunne vurdere at det ikke er hensiktsmessig at sykmelder deltar i dialogmøtet.” (Prop. 89 L (2010-2011)).  Det vises også til at ”dersom sykmelder blir innkalt til dialogmøtet, kan han/hun ikke reservere seg mot å delta. Departementet viser imidlertid til at sykmelder kan ha ”gyldig grunn” til å la være å delta i et møte vedkommende er innkalt til, i den forstand at fraværet ikke kan gi grunnlag for sanksjonering fra Arbeids- og velferdsetaten.”. Videre vises det til at ”regelen om at arbeidstaker kan motsette seg sykmelders deltakelse eller at det (av annen grunn) kan vurderes som hensiktsmessig at sykmelder ikke deltar i møtet, forutsetter at arbeidsgiver forespør arbeidstaker før sykmelder innkalles.”.

Både lovtekst og forarbeider gir følgelig nokså klare retningslinjer for i hvilke tilfeller sykmelder skal inviteres til møtet. Sykmelder skal delta i dialogmøtene dersom vedkommende blir innkalt. Om det er hensiktsmessig å innkalle sykmelder, må avgjøres av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap. Arbeidstaker er etter gjeldende regelverk gitt mulighet til å motsette seg sykmelders deltakelse.

Oppsummering:

  • Sykmelder skal delta i dialogmøte 1 med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig.
  • Om det er hensiktsmessig å innkalle sykmelder, må avgjøres av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap.
  • Arbeidstaker kan motsette seg sykmelders deltakelse.
  • Sykmelder skal delta i dialogmøtene dersom vedkommende blir innkalt.

 

Det er utfordringer knyttet til å avtale tidspunkt og sted for avholdelse av dialogmøte 1 og 2, samt uklarhet rundt at/når det kan legges til rette for en fleksibel deltakelse fra legens side, for eksempel per telefon

Det har blitt vurdert hvordan det kan legges til rette for å løse praktiske utfordringer knyttet til å avtale/ innkalle til dialogmøtet. Det er ingen lovbestemte krav til møtetidspunkt, -sted og -form for avholdelse av dialogmøte. Det følger av forarbeidene at det skal legges opp til fleksibilitet når det gjelder hvor dialogmøtene kan holdes, om det gjøres over telefon, videomøter mv. Det legges også til grunn at sykmelder skal tas med i vurderingen når møter skal berammes, og at møter kan omberammes dersom noe uforutsett skjer. Det er i forarbeidene understreket at det forutsettes at arbeidsgiver tar kontakt med sykmelder i forkant av innkallingen til dialogmøte 1, slik at møtetidspunkt, -sted og -form kan avtales.

Oppsummering:

  • Det er ingen lovbestemte krav til møtetidspunkt, -sted og -form for avholdelse av dialogmøte 1.
  • Det skal legges opp til fleksibilitet når det gjelder hvor dialogmøtene kan holdes, om det gjøres over telefon, videomøter mv.
  • Sykmelder skal tas med i vurderingen når møter skal berammes.
  • Arbeidsgiver skal ta kontakt med lege/sykmelder så snart det er mulig, slik at møtetidspunkt, -sted og -form kan avtales.

 

Det er uklart hva som er bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i forbindelse med dialogmøtene

Bedriftshelsetjenesten skal iht. arbeidsmiljøloven § 3-3 annet ledd bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Bedriftshelsetjenesten har viktige oppgaver knyttet til det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet. I tillegg er de en viktig ressurs i virksomhetens arbeid med tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte. Det er arbeidsgiver som skal sørge for at bedriftshelsetjenestens oppgaver blir gjennomført, og Arbeidstilsynet fører tilsyn i virksomhetene for å se om dette følges opp.

Det er vurdert om det er behov for å tydeliggjøre bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i forbindelse med dialogmøtet. Det er nedfelt i arbeidsmiljøloven og i protokollen til IA-avtalen at i virksomheter med bedriftshelsetjeneste tilknyttet virksomheten, skal de delta i dialogmøte på arbeidsplassen. Hensikten er at de skal bidra med viktig informasjon om forholdene på arbeidsplassen og muligheter for tilrettelegging.

Det følger av arbeidsmiljøloven § 4-6 at bedriftshelsetjenesten skal være representert i dialogmøte 1, i virksomheter som har denne tjenesten. Ifølge arbeidsmiljøloven § 3-3 plikter arbeidsgiver å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. I tillegg har virksomheter i visse bransjer plikt til å knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste.

Bedriftshelsetjenestens rolle i deltagelsen i dialogmøter, vil først og fremst være å bistå arbeidsgiver med å tilrettelegge arbeidssituasjonen for den enkelte arbeidstaker. Bedriftshelsetjenesten skal ha nær kjennskap til, og erfaring med forholdene på arbeidsplassen, noe som vil ha stor betydning i en tilretteleggingssituasjon. Det er følgelig nokså klart hva som er bedriftshelsetjenestens rolle og ansvar i forbindelse med møtene. Det er imidlertid viktig å understreke, at som for sykmelders deltakelse i dialogmøter, skal det også for bedriftshelsetjenesten legges til rette for fleksibel deltakelse. De kan for eksempel delta i møtet per telefon eller videokonferanse. Bedriftshelsetjenesten skal også bistå arbeidsgiver ved utarbeidelse av oppfølgingsplan.

Arbeidsgiver må selv stille krav til sin bedriftshelsetjeneste og sørge for at den fungerer i virksomheten. Arbeidstilsynet tar opp riktig bruk av bedriftshelsetjenesten i alle tilsyn i virksomheter som har plikt til å ha bedriftshelsetjeneste. Arbeidsgiverorganisasjonene vil også ha en viktig rolle her i å øke bestillerkompetansen ute i virksomhetene.

Som et eget virkemiddel innenfor IA-avtalen, kan IA-virksomheter helt eller delvis få refundert utgiftene til bruk av bedriftshelsetjeneste fra NAV. Forutsetningen er at bedriftshelsetjenestens arbeid bidrar til at arbeidstakere kan unngå sykmelding, eller hvis sykmeldte eller personer med redusert arbeidsevne tilbakeføres til arbeid.

Bedriftshelsetjenesten har et stort potensial til å bidra i forbindelse med IA-arbeidet, og forrige evaluering av IA-avtalen viste at mange virksomheter får til å bruke tjenestene godt i IA-arbeidet. Fra 1. januar 2010 kom det en ny ordning for godkjenning av bedriftshelsetjenesten samtidig som nye bransjer fikk plikt til å knytte til seg bedriftshelsetjeneste (jf. bransjeforskriften), blant annet pleie og omsorgstjenester i kommunene. Dette betyr at mange flere virksomheter har plikt til å ha bedriftshelsetjeneste nå enn tidligere. I forbindelse med evaluering av IA-avtalen, skal det også lages et delprosjekt for evaluering av bedriftshelsetjenesten. I dette delprosjektet skal det blant annet undersøkes om bedriftshelsetjenesten deltar i dialogmøte på arbeidsplassen og hva de eventuelt bidrar med i slike møter.