Begrenset anbudskonkurranse

1 Innledning

Oppdragsgiveren kan alltid bruke prosedyren begrenset anbudskonkurranse.[1] En begrenset anbudskonkurranse er en to-trinnsprosedyre hvor alle interesserte leverandører i første trinn kan levere en forespørsel om å delta i konkurransen.[2]

I en begrenset anbudskonkurranse skal oppdragsgiveren på bakgrunn av de innkomne forespørslene om å delta i konkurransen foreta en prekvalifisering av leverandørene. Oppdragsgiveren skal gjennomgå opplysningene angitt i forespørslene og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)  (som skal være vedlagt forespørselen) og vurdere om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Etter de nye anskaffelsesreglene er oppdragsgiveren kun forpliktet til å kontrollere valgt leverandør, men dette er ikke anbefalt ved to-trinnsprosedyrer som begrenset anbudskonkurranse.

Deretter kan oppdragsgiveren foreta en utvelgelse av de kvalifiserte leverandørene basert på ikke-diskriminerende og objektive kriterier eller regler (utvelgelseskriterier). Kun de leverandørene som blir utvalgt og invitert til å levere tilbud kan levere tilbud. 

Fasene i en begrenset anbudskonkurranse er:

                       

2 Planlegging av anskaffelsen

Når oppdragsgiveren ønsker å foreta et innkjøp må han planlegge hvordan anskaffelsen skal gjennomføres for å dekke virksomhetens behov. Oppdragsgiveren har i prosessen med å klarlegge egne behov anledning til å gjennomføre markedsundersøkelser eller å søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører så lenge disse ikke har en konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. Se departementets veiledning til reglene om dialog med markedet for nærmere informasjon.

Når oppdragsgiveren har klarlagt behovet sitt, må han utforme anskaffelsesdokumentene. Fordi konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig allerede fra kunngjøringstidspunktet, må oppdragsgiveren foreta all planlegging som er nødvendig i konkurransen før kunngjøring.

I en begrenset anbudskonkurranse må oppdragsgiveren være oppmerksom på at det gjelder et forhandlingsforbud. Konkurransegrunnlaget vil danne rammen for konkurransen og oppdragsgiveren må utforme dette på en klar og tydelig måte og være oppmerksom på at de tilbudene som inngis på grunnlag av konkurransegrunnlaget i utgangspunktet vil være endelige. Se departementets veiledning til reglene om konkurransegrunnlaget

Når det gjelder det konkrete innholdet i konkurransegrunnlaget, må oppdragsgiveren blant annet vurdere hvilke krav han ønsker å stille til leverandørens kvalifikasjoner (kvalifikasjonskrav). Dersom oppdragsgiveren ønsker å begrense antallet leverandører som får delta i konkurransen, så må han angi dette i kunngjøringen. Oppdragsgiveren skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. Det kan ikke velges ut færre enn fem. Oppdragsgiver må fastsette hvilke kriterier eller regler som skal gjelde for denne utvelgelsen. (utvelgelseskriterier). 

Oppdragsgiveren må videre vurdere hvilke krav han ønsker å stille til ytelsen (kravspesifikasjoner), hvilke dokumentasjonskrav han skal stille og hvilke kriterier han skal bruke i evaluering av tilbudene (tildelingskriterier). Oppdragsgiveren må også fastsette hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde.[3] 

Oppdragsgiveren bør vurdere alle forhold som kan få betydning for gjennomføringen, eksempelvis om det kan være faglige eller politiske prosesser som vil påvirke tidsbruken for gjennomføringen av konkurransen. Oppdragsgiveren må være oppmerksom på at det han angir i anskaffelsesdokumentene setter føringer for gjennomføringen av konkurransen som må følges, jf. prinsippet om forutberegnelighet.

3 Kunngjøring

En begrenset  anbudskonkurranse skal som hovedregel kunngjøres ved en alminnelig kunngjøring.[4] Ikke-statlige oppdragsgivere som for eksempel kommuner og fylkeskommuner kan også velge å kunngjøre en konkurranse ved en forhåndskunngjøring (se departementets veiledning til kunngjøringer punkt 6.2)

Ved en begrenset anbudskonkurranse må oppdragsgiveren gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget.[5] Dette må gjøres på samme tid som kunngjøringen. Oppdragsgiveren kan ikke utsette utforming av konkurransegrunnlaget til senere i konkurransen.

4 Innlevering av forespørsel om deltakelse, prekvalifisering av leverandører

I en begrenset anbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører inngi en forespørsel om å delta i konkurransen.[6]

Oppdragsgiveren skal på bakgrunn av de innkomne forespørslene om deltakelse først foreta en prekvalifisering. I prekvalifiseringen skal oppdragsgiveren vurdere hvorvidt leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransen og om det foreligger grunner til avvisning.

Det er obligatorisk å bruke det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) ved anskaffelser etter del III. Egenerklæringen fungerer som et midlertidig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Oppdragsgiveren må kun kontrollere at valgt leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning

Det er ikke noe krav om at oppdragsgiveren kontrollerer om det som er oppgitt i egenerklæringen er korrekt på dette tidspunktet i konkurransen. Oppdragsgiveren skal imidlertid  kontrollere at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, eventuelle utvelgelseskriterier og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning r han tildeler kontrakt.[7] 

Dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte, kan oppdragsgiveren foreta denne kontrollen på ethvert tidspunkt i konkurransen, ved å be leverandørene om å levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene. Ved en begrenset anbudskonkurranse vil det være fornuftig å foreta en slik kontroll i prekvalifiseringsfasen. Ellers står oppdragsgiveren i fare for å invitere leverandører som potensielt vil måtte avvises senere i konkurransen og på den måten i verste fall ende opp uten kvalifiserte leverandører.

Dersom oppdragsgiveren har angitt begrensninger på antallet leverandører som skal velges ut til å gi tilbud, skal oppdragsgiveren på bakgrunn av de angitte utvelgelseskriteriene velge ut hvilke av de kvalifiserte leverandørene som skal få invitasjon til gi tilbud. Skulle oppdragsgiveren motta færre forespørsler om deltakelse enn grensen angitt i anskaffelsesdokumentene for hvor mange leverandører som vil bli invitert videre, kan konkurransen begrenses til det reelle antallet deltakere. Kun de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, kan gi tilbud.

Oppdragsgiveren skal snarest mulig gi leverandørene som ikke blir valgt ut, en skriftlig meddelelse om utvelgelsen.[8] Meddelelsen skal inneholde en kort begrunnelse. Leverandørene som blir valgt ut, skal på sin side inviteres til å inngi tilbud.

5 Invitasjon til å gi tilbud

Oppdragsgiveren skal sende ut invitasjoner til å gi tilbud til de leverandørene som er valgt ut i prekvalifiseringen. Ved en begrenset anbudskonkurranse skal oppdragsgiveren skriftlig og samtidig invitere disse leverandørene til å gi tilbud.[9]

Oppdragsgiveren skal i invitasjonen til å gi tilbud angi internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig.[10] Oppdragsgiveren skal i invitasjonen også henvise til kunngjøringen av konkurransen og hvilken anskaffelse det dreier seg om. Invitasjonen til å gi tilbud skal, med mindre de er angitt i anskaffelsesdokumentene, også inneholde enkelte andre opplysninger. Oppdragsgiveren må sette en frist for mottak av tilbud og angi adressen for mottak av tilbud og opplysninger om på hvilket språk tilbudet skal utformes på. Oppdragsgiveren skal også omtale tildelingskriterienes relative vekt, eller angi tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge dersom det av objektive grunner ikke er mulig å vekte dem.[11]

5.1 Særlig om hvilke regler som gjelder der konkurransen er forhåndskunngjort

Det nye regelverket åpner for å kunngjøre en begrenset anbudskonkurranse ved bruk av forhåndskunngjøring istedenfor en alminnelig kunngjøring. Det er kun ikke-statlige oppdragsgivere, dvs. kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer, som kan bruke forhåndskunngjøring etter del III.

Dersom oppdragsgiveren har kunngjort konkurransen med en forhåndskunngjøring, gjelder det særlige regler for prekvalifiseringen av leverandørene. I disse tilfellene skal oppdragsgiveren skriftlig og samtidig invitere leverandørene som har meldt sin interesse etter forhåndskunngjøringen til å bekrefte interessen.

Invitasjonen til å bekrefte interesse skal inneholde en rekke opplysninger, med mindre disse er angitt i forhåndskunngjøringen. Blant annet må oppdragsgiveren angi at han velger å gjennomføre konkurransen som en begrenset anbudskonkurranse. Han må også omtale hva som skal anskaffes i konkurransen, anskaffelsens omfang, inkludert alle opsjoner og dersom det er mulig, eventuelle frister for å utløse dem. Oppdragsgiveren må også si noe om eventuell dato for påbegynnelse eller avslutning av kontraktsytelsene og opplysninger om kontrakten gjelder kjøp, leasing, leie eller avbetalingskjøp eller en kombinasjon av disse.

Etter at leverandørene har bekreftet interesse, skal de inviteres til å inngi tilbud på vanlig måte dersom de er kvalifisert og eventuelt utvalgt. Se punkt 5 for hvordan dette skal gjennomføres.

6 Evaluering av tilbudene

Etter tilbudsfristens utløp skal oppdragsgiveren evaluere tilbudene opp mot tildelingskriteriene. I denne fasen må oppdragsgiveren også vurdere om han må eller ønsker å avvise noen av tilbudene etter § 24-8 (Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet).

I en begrenset anbudskonkurranse har oppdragsgiveren ikke anledning til å forhandle med leverandørene.[12] Forhandlingsforbudet innebærer at det er tilbudet, slik det foreligger ved tilbudsfristens utløp, som må evalueres av oppdragsgiveren når han skal avgjøre hvem som vinner konkurransen. Det er ikke tillatt å forbedre eksempelvis pris, leveringstid eller andre egenskaper ved tilbudet uavhengig av om det har betydning for konkurranseforholdet. Forhandlingsforbudet innebærer ikke et absolutt forbud mot kontakt mellom partene. I tråd med adgangen til å anmode om ettersendelse og avklaring av opplysninger som knytter seg til tilbudet, gjelder forbudet kun når en slik anmodning fører til at tilbudet forbedres.

7 Tildeling, karensperiode og kontraktsinngåelse

Før oppdragsgiveren tildeler kontrakt skal han, med mindre han han allerede har kontrollert dette i prekvalifiseringsfasen eller på andre stadier i konkurransen, kontrollere at valgte leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning.[13]

Oppdragsgiveren skal skriftlig og samtidig gi de berørte leverandørene en meddelelse om valget av leverandør før kontrakten inngås.[14] I en begrenset anbudskonkurranse vil dette være de leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og som ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet. Det vil si at oppdragsgiveren kan begrense utsendelsen av tildelingsbrev til de leverandørene som har blitt invitert til å gi tilbud i konkurransen.[15]

Oppdragsgiveren skal gi en begrunnelse for valget og angi en karensperiode i meddelelsen. Oppdragsgiveren kan tidligst inngå kontrakt etter utløpet av karensperioden. Karensperioden skal være minst 10 dager dersom meddelelsen om valg av leverandør sendes med elektroniske kommunikasjonsmidler i samsvar med kapittel 22, eller minst 15 dager dersom den sendes med andre kommunikasjonsmidler, slik som ordinær postgang eller andre egnede forsendelsesmåter.[16]

Dersom oppdragsgiveren finner at beslutningen om valg av leverandør er tatt i strid med forskriften, kan beslutningen omgjøres forutsatt at dette gjøres før tidspunktet for kontraktsinngåelse.[17] Kontrakt regnes for å være inngått når begge parter har signert kontrakten.[18]

Oppdragsgiveren skal kunngjøre inngåelsen av kontrakten på Doffin snarest mulig og senest 30 dager etter at kontrakten ble inngått.[19]


[1] Jf. anskaffelsesforskriften § 13-1 første ledd

[2] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-6 annet ledd.

[3] Se anskaffelsesforskriften § 19-1.

[4] Jf. anskaffelsesforskriften § 21-2.

[5] Jf. anskaffelsesforskriften § 14-3.

[6] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-6 annet ledd.

[7] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-1.

[8] Jf. anskaffelsesforskriften § 16-12 fjerde ledd.

[9] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-2 første ledd.

[10] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-2 tredje ledd

[11] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-2 fjerde ledd.

[12] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-6 tredje ledd.  

[13] Jf. anskaffelsesforskriften § 23-1.

[14] Jf. anskaffelsesforskriften § 25-1

[15] Jf. anskaffelsesforskriften § 4-5 bokstav f.

[16] Jf. anskaffelsesforskriften § 32-2 fjerde ledd jf. tredje ledd. Denne overgangsregelen gjelder frem til kravet om at all kommunikasjons- og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandøren skal skje elektronisk trer i kraft. Kravet har allerede trådt i kraft for innkjøpssentraler (skjedde 1. april 2017). For statlige oppdragsgivere trer kravet i kraft fra 1. januar 2018, mens for andre oppdragsgivere (inkludert kommuner og fylkeskommuner) trer kravet i kraft fra 1. juli 2018. Etter at kravet har trådt i kraft vil bestemmelsene i § 25-2 første ledd om karensperiode få anvendelse.

[17] Jf. § 25-1 fjerde ledd

[18] Jf. anskaffelsesforskriften § 25-1 femte ledd.

[19] Jf. § 21-6 først ledd.