Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

I-29/2001 Dokumentasjons- og saksbehandlingsverktøy for pleie- og omsorgstjenesten - individbasert pleie- og omsorgs-statistikk (IPLOS) i KOSTRA

Rundskriv I-29/2001

Dokumentasjons- og saksbehandlingsverktøy for pleie- og omsorgstjenesten - individbasert pleie- og omsorgs-statistikk (IPLOS) i KOSTRA.

Tilstrekkelige pleie- og omsorgstjenester har en avgjørende betydning for mange menneskers livskvalitet. Kommunene er ansvarlige for at disse tjenestene skaffes til veie, og at ressursene kommunene rår over prioriteres og utnyttes på best mulig måte. Kommunene trenger oversikt over behovene for å kunne prioritere mellom pleie- og omsorgstjenestene og andre oppgaver og for å kunne sørge for mest mulig riktig ressurstildeling mellom de utøvende tjenester.

Det stilles krav til forsvarlig saksbehandling av den enkelte brukers sak. Forsvarlig utførelse av tjenestene forutsetter dokumentasjon av brukernes behov og av det arbeid som utføres. Dette er nedfelt i de nye helselovene og gjennom journalforskriften, der dokumentasjonsplikten utvides til å gjelde mange ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Utøverne trenger hjelpemidler for å sikre at kravene til saksbehandling og dokumentasjon blir ivaretatt.

Statlige myndigheter trenger kunnskap om behovene i befolkningen og utviklingen av tjenestene, blant annet for å få kunnskapsgrunnlag til å utforme de velferdspolitiske målsettingene nasjonalt og til å vurdere kommuneøkonomien og overføringer til kommunene.

Hensynet til en enklest mulig forvaltning tilsier at disse behovene samordnes. Sosial- og helsedepartementet ønsker derfor å tilby kommunene et helhetlig dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten. Det tas sikte på et dokumentasjonssystem som skal tilfredsstille kravene til god saksbehandling og krav som følger av journalforskriften, og samtidig inneholder registreringer for produksjon av nødvendig statistikk til kommunen og staten gjennom KOSTRA. Vi vil nedenfor gjøre nærmere rede for dette arbeidet.

Dokumentasjonssystem for saksbehandling og journal

I henhold til de nye helselovene har flere helsepersonellgrupper enn tidligere dokumentasjonsplikt. Dette berører i stor grad pleie- og omsorgstjenestene der dokumentasjonsplikten utvides til å gjelde mange ansatte. Fram til i dag har det ikke vært noen enhetlig standard for føring av journal i pleie- og omsorgstjenesten. Journalens innhold og oppbygging, hvilke personellgrupper som dokumenterer, hvem som har tilgang til journal og hvordan den oppbevares, varierer fra tjenestested til tjenestested.

I St.meld nr 28 (1999-2000), Innhald og kvalitet i omsorgstenestene, kap 4.4 er saksbehandling innen pleie- og omsorgstjenesten spesielt omtalt. Det vises blant annet til at; "Helsetilsynet si undersøking og rapporteringa frå klagebehandling hos fylkesmennene tyder på at omsorgstenestene i kommunane framleis slit med mangelfulle rutinar for saksbehandlinga." (Side 24)

Et av tiltaka som foreslås i forhold til dette er å:
"Styrkje opplæring, rekruttering og kompetanse for saksbehandling. Innskjerpe saksbehandlingsreglane for tildeling av kommunale helse- og sosialtenester og utarbeide eit tilbod om eit samla rettleiingsopplegg til kommunane for internkontroll og sakshandsaming (mellom anna enkeltvedtak og klagesakshandsaming)." (side 26)

Sosial- og helsedepartementet har bedt Statens helsetilsyn i løpet av høsten 2001 å utarbeide forslag til et enhetlig dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten som tilfredsstiller krav til god saksbehandling og krav som følger av journalforskriften. Det skal utarbeides forslag til en veileder for saksbehandling for pleie- og omsorgstjenesten og forslag til journal som bygger på og viderefører de vedtak som fattes om helse- og sosialtjenester. Formålet er et dokumentasjonssystem der kommunenes saksbehandling er i samsvar med myndighetskravene og at helsepersonell og medhjelpere skal foreta dokumentasjon i henhold til helsepersonell-loven §§ 39 og 40 og forskrift om pasientjournal. Arbeidet vil bli fulgt opp med utvikling av kravspesifikasjon for IT-løsninger.

Statistikksystem: individbasert pleie- og omsorgsstatistikk - IPLOS - i KOSTRA

IPLOS er utarbeidet av en arbeidsgruppe der blant annet KS og Kommunal- og regionaldepartementet deltok. IPLOS bygger på en revidert og forenklet utgave av det eksisterende Gerix-systemet, som i flere år har vært drevet som forsøksprosjekt. IPLOS-rapporten ble sendt på høring sommeren 2000 og fulgt opp med regionale høringskonferanser. Et stort flertall av høringsuttalelsene ga tilslutning til å innføre IPLOS. De forutsatte at IPLOS inngår i en mer omfattende dokumentasjon som er til nytte for tjenesteutøverne. På denne bakgrunn tar Sosial- og helsedepartementet sikte på å gradvis innføre IPLOS som en del av kommune-stat-rapporteringen KOSTRA.

IPLOS innebærer at et minimum av informasjon om behov for pleie- og omsorgstjenester (målt ved funksjonsproblemer/helsetilstand) og vedtak om tjenester (type og omfang) registreres for brukere av pleie- og omsorgstjenesten og de som får avslag. Dette er opplysninger kommunene allerede samler inn i forbindelse med saksbehandlingen. Det er et mål at IPLOS skal bidra til en systematisering og forbedring av saksbehandlingen i pleie- og omsorgstjenesten. IPLOS-dataene hører naturlig hjemme i dokumentasjonssystemet for pleie- og omsorgstjenesten. Disse systemene må derfor ses i sammenheng.

IPLOS skal erstatte dagens statistikk over brukerne av pleie- og omsorgstjenester. IPLOS innebærer at KOSTRA-statistiken blir mer relevant. Kommuner og statlige myndigheter får bedre grunnlag for vurdering av kvalitet og effektivitet i tjenesten og for planlegging og styring. Kommunene kan derved få mer relevant grunnlag for sammenligninger enn dagens statistikk gir. Det vil også være mulighet for egne kommunale statistikker tilpasset kommunenes behov og ønsker.

I Danmark er det i løpet av de siste tre år innført et lignende system, kalt Fælles Sprog. Fælles Sprog har i stor grad basert seg på erfaringene fra det norske Gerix. 70 prosent av alle kommunene i Danmark har tatt dette systemet i bruk på frivillig basis og anser det for å være et nyttig redskap for evaluering og beslutninger lokalt.

Innføringen av IPLOS skal skje gradvis og starte som førsøk, med mulighet til å gjøre endringer og tilpasninger før full skala innføring. En vil ta utgangspunkt i dagens Gerix-kommuner og enkelte andre kommuner, for å sikre at ulike typer kommuner kommer med i forsøket. Forsøksdriften skal også klarlegge behovet for frivillige felles tilleggskomponenter ut over opplysningene i IPLOS. Blant annet antar vi at informasjon som er nødvendig som grunnlag for avtale mellom bestiller og utfører, kan være aktuelt. Innføringen vil skje i samarbeid med KS.

Det er videre lagt til grunn at:
Data til IPLOS skal kunne hentes ut på en enkel og lite arbeidskrevende måte fra tjenestens IT-baserte dokumentasjons- og saksbehandlingssystem. I forhold til dagens utfylling av statistikkskjemaer vil IPLOS dermed forenkle innsendingen av pleie- og omsorgsstatistikk fra kommunene. Det forutsettes imidlertid ikke IT-baserte løsninger i starten.

Det vil bli lagt opp til et samarbeid med IT-leverandørene for tilpasning av eksisterende Gerix programvare til de nye kravene.

Det tas sikte på å etablere et sentralt, pseudonymt register for IPLOS-dataene etter helseregisterloven. Dette innebærer at den enkeltes identitet er kryptert eller skjult på annet vis, men likevel individualisert, slik at det lar seg gjøre å følge hver person uten at identiteten røpes. Nøklene til identiteten oppbevares atskilt fra opplysningene i registeret, slik at uvedkommende ikke skal kunne identifisere enkeltpersoner. Opprettelse av IPLOS etter helseregisterloven innebærer at registeret opprettes gjennom egen forskrift.

Sosial- og helsedepartementet påtar seg et hovedansvar for utgifter til innføring (prosjektorganisasjon, utviklingsarbeid og grunnopplæring i kommunene).

Informasjon

Departementet vil legge vekt på å holde kommunene godt orientert om innføringen av IPLOS. Vi vil be kommunens ledelse om bistand til å informere de ansatte som vil bli berørt, spesielt innen pleie- og omsorgstjenesten og ansvarlige for IT og KOSTRA..

Det er opprettet en egen internettside på ODIN, der det fortløpende vil bli lagt ut informasjon om innføringsprosjektet.

Med hilsen

Jo Flydal e.f.
Konst. ekspedisjonssjef

Christian B. Kielland
avdelingsdirektør

Saksbehandler og kontaktperson:
Helle Gran, tlf. 22 24 85 94