Kontrollutvalg, revisjon og sekretariat

Publisert under: Regjeringen Solberg

Utgiver: Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Sak 05/3440

I forbindelse med utarbeidelsen av et felles reglement for kontrollutvalgene i flere kommuner, ble det stilt noen spørsmål til departementet.

1. Det ble stilt spørsmål om det bare er forhold revisor vurderer som vesentlige som skal rapporteres til kontrollutvalget.

Departementet viste til at revisjonsforskriften § 4 annet ledd fastsetter i sju punkter hvilke forhold revisor skal påpeke overfor kontrollutvalget. I merknadene til nr. 3 er det presisert at misligheter alltid skal rapporters. Nr. 4 krever at feil som kan medføre feil­informasjon i årsregnskapet skal rapporteres. Nr. 5 pålegger revisor å gi en påpekning dersom det er vesentlige avvik mellom vedtatt tallbudsjett og regnskap. Revisor skal påse at mer- eller mindreforbruk som ikke er uvesentlig, er forklart eller redegjort for.

Av det som er sagt i merknadene, kan det utledes at forhold som ikke er av en slik art at de faller inn under det som skal rapporteres etter nr. 4 og 5 ikke er rapporterings­pliktige. Utover dette, synes ikke forskriften å innebære begrensninger når det gjelder revisors plikt til å rapportere til kontrollutvalget.

2. Det ble stilt spørsmål om hvilken mulighet kontrollutvalget har til å påse at års­regn­skapet bli revidert på en betryggende måte, særlig i tilfeller hvor revisjonsenheten er organisert som et IKS og kontrollutvalget ikke har samme innsynsrett, jf. Ot.prp. nr. 70 (2002–2003).

Departementet viste til at det følger av kontrollutvalgsforskriften § 5 annet ledd at kontrollutvalget har innsynsrett overfor revisjonen dersom kommunen har en egen ansatt revisor. Det framgår av kommentarene til bestemmelsen at innsynsretten omfatter alt skriftlig materiale, elektronisk informasjon, regnskapsmateriale – uten hensyn til om informasjonen er taushetsbelagt. Innsynsretten vil i slike tilfelle også gjelde revisjonens interne arbeidsdokumenter.

Dersom kommunen benytter et interkommunalt revisjonsselskap eller annen revisjon, vil ikke kontrollutvalget ha innsynsrett i interne dokumenter hos revisjonsenheten, med mindre slik innsynsrett kan hjemles i avtalen mellom kommunen og vedkommende revisjonsenhet.

3. Det ble stilt spørsmål om sekretariatet for kontrollutvalget kan fremme saker for kontrollutvalget.

Departementet mente at forberedelser til kontrollutvalgets møter bør følge de samme prinsipper som gjelder generelt for folkevalgte organer i kommunen. Det er organets leder som har ansvaret for å sette opp saksliste til møtene, jf. kommuneloven § 32 nr. 2 og merknader til forskrift om kontrollutvalg, se rundskriv H-15/04. Dette antas imidlertid ikke å være til hinder for at sekretariatet overfor lederen fremmer forslag om hvilke saker som bør tas opp i møte.

4. Det ble stilt spørsmål om hvorvidt sekretariatets innsynsrett bare er basert på at en sak er under behandling eller satt på sakskartet av kontrollutvalgets leder.

Departementet mente at kontrollutvalgets (og sekretariatets) innsynsrett etter forskriften § 5 ikke vil være begrenset til kun å omfatte de saker som er under behandling, eller er vedtatt satt opp på sakskartet. En slik begrensning ville innebære en innsnevring av den kontrollfunksjonen kontrollutvalget er gitt i medhold av lov og forskrift.

Det er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett. Departementet antar at i et til­felle hvor utvalget har besluttet å utøve innsyn, kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne. I Kommunaldepartementets veileder Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett – kommuneloven § 40 nr. 5 fra 2003 (H-2142) uttales følgende på side 4: Kontrollutvalgets innsynsrett er regulert i § 6 i Forskrift om kontrollutvalg (til kommuneloven § 60 nr. 9) av 13. januar 1993. (Forskriften det henvises til er opphevet og erstattet av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 nr. 905, se forskriften § 5.) Departe­mentet mente at det følger av dette at kontrollutvalgets innsynsrett ikke kan reguleres med hjemmel i kommuneloven § 40 nr. 5. Kontrollutvalgets innsynsrett går lenger enn den alminnelige innsynsrett for folkevalgte generelt.

5. Det ble stilt spørsmål om det er revisjonen eller sekretariatet for kontrollutvalget som er ansvarlig for å granske om det har funnet sted misligheter.

Departementet viste til at det følger av revisjonsforskriften § 3 fjerde ledd at revisjonen bl.a. skal bidra til å avdekke misligheter og feil. Blir det avdekket misligheter, skal dette rapporteres til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonssjefen. Departementet pekte på at bestemmelsen i § 3 pålegger revisor å ”gjennom revisjonen bidra til…”. Der avdekking og oppfølging av for eksempel straffbare handlinger sprenger rammen for det som er en naturlig del av revisjonen, vil etter departementets opp­fatning også kontrollutvalget ved sekretariatet kunne ha et ansvar for å følge opp saken.

6. Det ble stilt spørsmål om revisor kan legge fram saker direkte for kontrollutvalget eller om alle saker skal gå via sekretariatet for kontrollutvalget.

Departementet viste til at kontrollutvalgsforskriften § 20 annet ledd fastsetter at sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Der det gjelder beretninger og rapporter som avgis av revisor på revisors selv­stendige faglige ansvar vil kontrollutvalgets sekretariat ikke ha adgang eller mulighet til å overprøve disse. Også slike rapporter og beretninger skal imidlertid gå via sekretariatet, men i slike saker vil sekretariatets saksforberedelse være en formalitet.

En ordning der revisjonen sender saker direkte til utvalget (uten at disse går veien om sekretariatet) kan etter departementets mening innebære et brudd på forbudet mot at revisjonen fungerer som kontrollutvalgets sekretariat.