Legaliseringer

Veiledning om legaliseringer i Utenriksdepartementet (UD)

Publikumstjenesten holder stengt inntil videre grunnet koronaviruset. Følg med på nettsiden for endringer i åpningstiden fremover. Man kan fortsatt sende inn dokumentene per post, men man må regne med at dette kan ta noe lenger tid enn normalt.

Legaliserte dokumenter kan først benyttes i utlandet når disse er bekreftet av det aktuelle landets ambassade. Det gjøres oppmerksom på at enkelte ambassader har endret åpningstidene i forbindelse med koronautbruddet.

Legalisering er en formalitet som kan være nødvendig for at et dokument utarbeidet av norske myndigheter skal få rettsvirkning i utlandet. Utenlandske dokumenter må legaliseres i det landet de er utstedt i.

Hva er en legalisering?

Med legalisering forstås bekreftelse av en offentlig funksjonærs underskrift, samt bekreftelse av at underskriveren er innehaver av en stilling som er angitt i dokumentet og i den egenskap har rett til å underskrive et slikt dokument.

En legalisering innebærer ingen bekreftelse på riktigheten av innholdet i dokumentet.

Ordinær legaliseringsprosess er:

  1. Dokumentet bekreftes av notarius publicus (vanligvis tingretten).
  2. Deretter legaliserer Utenriksdepartementet dokumentet.
  3. Dokumentet bekreftes av den utenlandske ambassaden i Norge i det landet dokumentet skal brukes i.

Hvem som er notarius publicus fremgår av lov om notarius publicus § 1 og forskrift om notarius publicus § 2.  

Hvilke dokumenter kan legaliseres?

  • Alle originaldokumenter som er bekreftet av notarius publicus med embetsstempel og signatur eller notarbekreftede kopier.
  • Originale attester fra skattekontorene med signatur og embetsstempel ("løvestempel"). 
    Husk å oppgi hvilket land attesten skal brukes i.
  • Dokumenter påført signaturer med stempel fra Statsforvalteren.
  • Utenriksdepartementet kan bekrefte signaturer på dokumenter fra handelskamre.
  • Utenriksdepartementet kan bekrefte signaturer på dokumenter utstedt på utenlandske ambassader/konsulater i Norge og dersom disse skal brukes i Norge.

Utenriksdepartementet kan bekrefte signaturer på dokumenter utstedt på utenlandske ambassader/konsulater i Norge og dersom disse skal brukes i Norge.

Utenriksdepartementet legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er parter i Haag-konvensjonen om Apostille (se eget avsnitt).

Apostille

Det er Statsforvalteren som påfører Apostille-stempel. For mer informasjon om Apostille kontakt http://www.statsforvalteren.no/.

Oppdatert liste over land som er parter i Haag-konvensjonen om Apostille.

Dokumenter som skal brukes i Norden trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.

Mitt dokument må oversettes før det legaliseres. Kan UD gjøre det?
Nei, UD oversetter ingen dokumenter.

Dersom den staten du skal benytte dokumentet i krever at dokumentet oversettes til et annet språk, må det benyttes en statsautorisert oversetter. Oversettelsen (med kopi av det originale dokumentet) må bekreftes av notarius publicus før det kan legaliseres av Utenriksdepartementet eller Fylkesmannen.

Lenke til Translatørportalen.

Kan UD informere om mitt dokument må legaliseres?
Nei, dette må det aktuelle lands ambassade/konsulat svare på.

Praktiske opplysninger om postgang og kontaktinformasjon

Legalisering foretatt av UD er gebyrfritt.

Det er ikke mulig å bestille time hos Legaliseringstjenesten. Midlertidig er det kun mulig å sende inn dokumenter til legalisering per post. 

Dokumenter som sendes per post blir returnert til avsender med A-post. Det er ikke mulig å sende dokumenter til legalisering ved rekommandert post, kun gjennom ordinær postgang. Husk å oppgi hvilket land dokumentet skal benyttes i og legg ved en frankert, adressert returkonvolutt (se adresse under). NB! For å kunne motta dokumentene i retur av Posten, må du ha registrert navn og adresse hos Posten og du må ha satt navn på postkassen.

Det må beregnes opptil ti virkedager før dokumentene mottas i retur. Det må påberegnes lenger tid dersom informasjon om land og kontaktinformasjon mangler. 

Dokumenter som mangler returadresse, ikke blir hentet eller kommer i retur til Utenriksdepartementet per post (adresse ukjent), makuleres etter seks måneder.

Legaliserte dokumenter sendes tilbake per post. Offentlige etater, bedrifter og budtjenester kan velge å hente legaliserte dokumenter i Utenriksdepartementet.

I så tilfelle, må dette fremgå tydelig av følgebrevet. Det må også tydelig fremgå navn på person og foretak som skal hente dokumentene. Ved henting må vedkommende fremlegge gyldig legitimasjon. Det er påbudt med munnbind og engangshansker.

Adresse for henting av legaliserte dokumenter:
Hovedresepsjonen i Utenriksdepartementet, 
7. juniplassen 1,
0251 Oslo.

Oppmøteadresse: 
Kronprinsens gate 10, Oslo.

Åpningstider:
Publikumstjenesten holder stengt inntil videre grunnet koronaviruset. Følg med på nettsiden for endringer i åpningstiden fremover.

Man kan fortsatt sende inn dokumentene per post, men man må regne med at dette kan ta noe lenger tid enn normalt.

Postadresse: 
Utenriksdepartementet 
Legalisering 
Seksjon for konsulære saker 
Postboks 8114-Dep. 
0032 Oslo

E-postlegalisering@mfa.no

Legaliseringstjenesten har ingen telefonservice.

Kart legalisering.