Legaliseringer

Veiledning om legaliseringer i Utenriksdepartementet

Legalisering er en formalitet som kan være nødvendig for at et dokument skal få rettsvirkning i utlandet.

Når et dokument legaliseres bekreftes at

  • underskriften på dokumentet er ekte
  • den som har undertegnet er offentlig tjenestemann som er bemyndiget til det (det å ha en statsautorisasjon, f. eks. en statsautorisert translatør, er ikke det samme som å være offentlig tjenestemann)
  • stempelet til den etaten som har utstedt dokumentet er ekte, og stempelet er etatens embetsstempel (rundt stempel med riksvåpen og etatsnavn).

Legalisering innebærer ingen bekreftelse på riktigheten av innholdet i dokumentet.

Ordinær legaliseringsprosess er: Dokumentet notarialbekreftes av notarius publicus (vanligvis tingretten), deretter legaliseres det av Utenriksdepartementet og så av det aktuelle lands ambassade eller konsulat. Hvem som er notarius publicus fremgår av lov om notarius publicus § 1 og forskrift om notarius publicus § 2.  

Eksempel på legalisering

Eksempel 1 Ola og Kari Nordmann skal legge frem en vigselsattest/fødselsattest for brasilianske myndigheter. De må da gjøre følgende:

  1. få legalisert vigselsattesten hos Utenriksdepartementet
  2. få verifisert vigselsattesten ved Brasil sin ambassade i Oslo

Vigselsattesten kan nå fremlegges for brasilianske myndigheter.

Eksempel 2 Styreleder i et norsk foretak har undertegnet på en kontrakt som skal brukes i Kina. De må da gjøre følgende:

  1. få signaturen bekreftet hos notarius publicus
  2. få kontrakten legalisert ved Utenriksdepartementet
  3. få kontrakten verifisert ved Kinas ambassade i Oslo

Kontrakten kan nå forelegges kinesiske myndigheter.  

Hvilke dokumenter kan legaliseres

  • Alle originaldokumenter som er bekreftet av notarius publicus med embetsstempel og signatur eller notarbekreftede kopier
  • Originale utskrifter fra Skattekontorene med embetsstempel
  • Dokumenter påført signaturer med stempel fra Fylkesmannen

I tillegg kan Utenriksdepartementet bekrefte signaturer på dokumenter fra handelskamre og utenlandske ambassader og konsulater i Norge.

Utenriksdepartementet legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er part i apostillekonvensjonen, se nedenfor.

Etter at Utenriksdepartementet har legalisert dokumentet med stempel og signatur, blir det returnert til avsender, som selv må sende/levere dokumentet til den aktuelle ambassade/konsulat for det landet dokumentet skal brukes i. De fleste ambassader/konsulater tar gebyr for denne tjenesten.  

Forenklet legalisering (såkalt "apostille")

For å unngå en lang rekke legaliseringer ble mange land i 1961 enige om å sløyfe kravet om legalisering av utenlandske offentlige dokumenter ("apostille-konvensjonen"). Mellom land som er parter i konvensjonen er det tilstrekkelig at én offentlig instans utpekt av vedkommende land legaliserer dokumentet. I Norge gjøres dette av Fylkesmannen som påfører et spesielt apostille-stempel. Det er da ikke nødvendig å få dette bekreftet av utenlandsk ambassade eller konsulat i Norge. Oppdatert liste over land som er parter i apostillekonvensjonen, les her.

Praktiske opplysninger, ekspedisjon og kontaktinformasjon

Legalisering foretatt av Utenriksdepartementet er gebyrfri.

Dokumenter kan leveres ved personlig oppmøte, de blir da legalisert fortløpende uten avtale. Man kan ikke påregne å få dokumentet tilbake samme dag. Har man mer enn 10 dokumenter som skal legaliseres, kan man bli bedt om å komme tilbake og hente de neste dag.

Anmodning om legalisering mottatt per post blir returnert til avsender med A-post. Ønskes andre forsendelsesmåter kan dette gjøres, dette må den enkelte sørge for selv. Legg alltid ved informasjon om hvilket land dokumentet skal benyttes i og en frankert, adressert returkonvolutt. Det må beregnes opptil 2 uker før dokumentene mottas i retur. Det må påberegnes lenger tid dersom informasjon om land og kontaktinformasjon mangler.  

Oppmøteadresse:
Kronprinsens gate 10, Oslo.
Åpningstid kl. 09.30 – 12.00.
Stengt lørdag, søndag og helligdager.

Stengt fredag 6. mai og fredag 27. mai 2016.

Postadresse:
Utenriksdepartementet
Legalisering
Seksjon for konsulære saker
Postboks 8114-Dep.
0032 Oslo

Telefon: 23 95 02 22
E-post: legalisering@mfa.no