Ferie- og fritidsordningen. Nye rutiner for elektronisk dokumentasjon

Landbruksdepartementet har vurdert prøveordningen med såkalt elektronisk dokumentasjon:

Prøveordningen med elektronisk dokumentasjon og innsending av søknader via NAM eller direkte til FMLA opphører. Ordningen videreføres som et tilbud til avløserlagene om å sende dokumentasjon i form av diskett og liste til kommunen. Etablerte edb-systemer for avløserordningen revideres.

Vedtaket tilfredsstiller forskriftens krav om at kommunene skal behandle og godkjenne søknaden. Arbeids- og tidsbesparelsen for lag, kommuner og NIT opprettholdes.

Listen skal være datert og underskrevet av saksbehandler i avløserlaget. Listen skal inneholde de samme opplysninger som lagret på disketten. Kommunen skal registrere når liste og diskett er mottatt og behandler og godkjenner dokumentasjon før videresending til FMLA. Kommunen kvitterer for sin godkjenning av listen ved å påføre saksbehandlers signatur og dato.

FMLA oppretter to nye kataloger under U/ETATSYS, henholdsvis AV-LAG\TILNIT og AV-LAG/FRANIT

Filene fra lagene legges ned under AV-LAG\TILNIT. Filene med søknadsdata skal ha følgende opplysninger for hver rekord:

(Det må forventes at resterende deler av hovednummeret (d.e. i tillegg til kommunenunimer også gardsnummer, bruksnummer, festenummer og løpenummer) vil legges inn i søknadsdataene i løpet av året)

Både blanke posisjoner og ledene nuller godtas før dokumentert beløp og antall timer. Filen skal være i ASCII format og legges ned på diskett formatert i MS-DOS. Det skal være en rekord pr linje og hver rekord skal skilles med fast linjeskift. Før diskettene leses inn må de kontrolleres for ev. virus.

Filnavnet bygges opp som beskrevet i rundskriv M-63/94, dvs:
AAXYKKKK.QQQ der:
AA står for avløseråret (eks. 96)
XY står for periode hvor X er nummer på ordinær utbetaling og Y er nummer på ev. restutbetaling. (Første hovedutbetaling gir XY = 10, første restutbetaling gir XY = 11)
KKKK står for kommunenummer. Det skal benyttes samme kommunenummer som det som benyttes i lagets kunstige fødselsnummer
QQQ står for de tre siste siffer i lagets kunstige fødselsnummer

NIT henter filene til avtalt tid og kvitterer for henting over mail eller telefon.

NIT returnerer opplysninger om utbetalt beløp på fil som legges ned under katalogen AV-LAG/FRANIT. Returfila har navn etter lagets kunstige fødselsnummer, hvor det settes punktum foran de tre siste siffer.

Fila med returdata skal ha følgende oppbygning:

Dersom ajourholdet har medført endringer i beregnet maksimal refusjon vil dette gjenspeiles i returdataene. Merk endringene i filnavn for returdata i forhold til søknadsdata.

FMLA leser opplysningene inn på diskett og returnerer informasjon til avløserlagene. Informasjonen kan distribueres elektronisk dersom dette ikke er til hinder for kommunenes behandling og godkjenning av søknadsdata. Slike spesialordninger skal være godkjent av både lag, kommune og fylke. Da listene skal være underskrevet av saksbehandler i henholdsvis lag og kommune, må denne sendes pr. post.

Det vil utvikles egne rutiner for å skrive ut merkelapper som FMLA kan benytte ved retur av utbetalingsopplysningene.

Landbruksdepartementet vil i løpet av våren foreta en kritisk gjennomgang av edb-systemet for avløserordningen. Ny programvare vil være knyttet opp mot Landbruksregisteret og det forutsettes at dagens bruk av manuell saldoliste erstattes av direkte registrering. Etter foreløpig tidsplan skal det nye systemet være tilgjengelig fra første utbetaling i 1997. Inntil nytt system kan tas i bruk videreføres dagens ordning med manuelt ajourhold og bruk av saldoliste.

Med hilsen

Saksbehandler: Tor Erik Jørgensen