Refusjon av administrasjonsutgifter for avløserlag

Dette rundskrivet erstatter rundskriv M-104/92, og gjelder fra og med 01 .01 .93. Av endringer nevnes særskilt at det er innført frist for søknad om sluttoppgjør.

Godkjente avløserlag kan få refundert dokumenterte utgifter til administrasjon, i henhold til satser m.v. gitt i forskrift om refusjon av avløserutgifter for ferie og fritid, § 4 punkt 2 b.

For at et lag skal regnes som godkjent, må lagets vedtekter være i samsvar med standardvedtekter gitt i rundskriv M-130/89 eller M-29/90. Laget og vedtektene må videre være godkjent i henhold til nevnte forskrift § 2 punkt 2.

Ved brukerskifte gis det bare ett tilskudd i sum for gammel og ny bruker.

Det er bare medlemmer som har innbetalt andelsinnskudd på minst 100 kroner som kan medregnes.

Administrasjonsutgifter knyttet til virksomhet som har som formål å skaffe avløsning slik at medlemmene får regelmessig fritid, avlastning i onnetider og avløsning under sykdom m.v. (jfr. standardvedtekter, § 2, 1. ledd), er i utgangspunktet refunderbare. Administrasjonsutgifter knyttet til maskinformidling refunderes også.

En del utgifter er likevel ikke refunderbare, eller knyttet begrensninger til. Følgende utgifter er ikke refunderbare:

• Lønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger, kjøregodtgjørelse etc. for tillits­valgte
• Gaver til ansatte
• Kontingent til arbeidsgiverforening
• Renteutgifter
• Medlemskontingent i Norske Avløserlag
• Utgifter som er knyttet direkte til avløserne (eks. ansvar-/yrkesskadeforsikring, opplæring av verneombud og arbeidsmiljøutvalg, m.v.).

Følgende utgifter er det knyttet begrensninger til:

• Kjøp av datautstyr

Avløserlag uten arbeidsgiveransvar gis anledning til å anskaffe datautstyr (og få refundert utgiftene) når dette skjer med henblikk på å påta seg arbeidsgiveransvar.

For alle lag er det en forutsetning for å få refundert utgifter ved kjøp av datautstyr at laget har minst 80 medlemmer. Utgiftene kan fordeles over 3 år.

• Utgifter til innkjøp av annet kontorutstyr/inventar ved opprettelse av eget kontor refunderes. Fylkesmannen må likevel ved søknad om refusjon av slike utgifter, vurdere hva som er rimelig å godta av utgifter.

Rutiner vedrørende søknad om refusjon av administrasjonsutgifter

Sluttoppgjør for regnskapsåret 1993

Når årsmøtet i avløserlaget har godkjent regnskapet for 1993, kan søknad om sluttoppgjør sendes kommunen.

Årsmøte i avløserlaget skal iht. standardvedtektene § 8 avholdes innen utgangen av april. Siste frist for søknad om sluttoppgjør blir derfor 31. mai 1994.

Avløserlaget skal bruke søknadsskjema som er vedlagt rundskrivet. Skjemaet skal fylles ut fullstendig.

Lag med arbeidsgiveransvar kan alternativt bruke regnskapsrepport beskrevet i vedlegg 2 i rundskriv M-72/93. Dog skal side 4 av skjemaet vedlagt dette rundskrivet fylles ut og vedlegges.

Det legges for alle lag ved liste over medlemmer med oppgave over årsverktall og størrelsen på refusjonsrammen. Medlemmer som laget krever administrasjonstilskudd for, skal føres under egen konto i regnskapets reskontro med opplysninger om antall årsverk i dyre- og/eller planteproduksjon. For lag med arbeidsgiveransvar gjelder særskilte krav til opplysninger på medlemmenes reskontri.

Kommunen må kontrollere opplysningene fra avløserlaget og eventuelt godkjenne søknaden. Det må spesielt påses at det ikke blir tatt med utgifter som ifølge ovenstående ikke kan refunderes.

Det kan gjennomføres stikkprøvekontroll hos det enkelte avløserlag dersom kommunen finner det nødvendig.

Godkjent søknad sendes til fylkesmannen for utbetaling. Fylkesmannen kan foreta etterkontroll av regnskapet, og kan overprøve kommunens vedtak.

Forskuddsutbetaling for regnskapsåret 1994

Det kan søkes om forskudd når laget er i drift og har løpende utgifter.

Nye avløserlag skal legge fram budsjettet for fylkesmannen for godkjenning så snart laget er etablert. Utgifter til investeringer og drift kan ikke refunderes før fylkesmannen har godkjent laget og budsjettet.

Godkjente avløserlag i drift, kan få utbetalt forskudd ved inngangen til første, andre og tredje kvartal. Forskuddet må ikke overstige henholdsvis 30%, 60% og 90% av beregnet ramme for administrasjonstilskudd.

Første og andre utbetaling baseres på forrige års årsverkberegning for medlemmene. Utbetaling for tredje kvartal baseres på budsjettet for inneværende år, godkjent av årsmøtet. Budsjettet skal være oppdatert med årsverktall for 1994.

Årsverktall for 1994 vil normalt være beregnet, og klar for utsendelse fra departementet i siste del av april måned.

Revisjon

Regnskapet for alle avløserlag skal fra og med regnskapsåret 1993 revideres av registrert- eller statsautorisert revisor.

For lag uten arbeidsgiveransvar kan revisor vurdere behovet for å ta en stikkprøve blant ringer som administreres av laget. Med stikkprøve menes f.eks. avstemming av ringens konto og sjekk mht. fordeling på brukerne.

Kontoplan

For 1993 og 1994 skal alle avløserlag benytte kontoplan gitt i rundskriv M-72/93 om avløserlag som har arbeidsgiveransvar. Lag som ikke har arbeidsgiveransvar for avløserne bruker bare de konti som vedrører lagets drift.

Oppgaver til skattemyndighetene

Landbruksdepartementet/fylkesmannen vil også for 1993 rapportere utbetalt refusjon for hver bruker, uansett om refusjonen er utbetalt til avløserlaget eller til brukeren.

Reaksjon ved brudd på bestemmelser

Brudd på bestemmelsene i dette rundskrivet eller rundskriv M-72/93 kan medføre at administrasjonstilskuddet blir holdt tilbake, avslått eller redusert. Fylkesmannen vurderer omfanget av eventuell reaksjon.

Med hilsen

Saksbehandler: Førstekonsulent Freddy Strømmen



Ønsker du å bestille, send oss en mail eller fax.
Du kan også bestille pr. telefon.
E-post: postmottak@lmd.dep.no
Telf: 22 24 91 61
Faxnr: 22 24 95 55