Oppsummeringsbrev 25.08.1999

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Kommunal- og regionaldepartementet

KOSTRA

Oppsummering av spørsmål etter tredje nettverkssamling i KOSTRA for regional statsforvaltning 1999

Til: Regional statsforvaltning, KOSTRA- ansvarlig
Fra : Prosjektledelsen
Dato: 25.08.99

Fylkesmannen i Troms v/Magnar Pedersen:

Vi har mottatt en del spørsmål, og vil for ordens skyld be om svar fra dere på noen av dem:

1. En kommune yter tilskudd til bedrifter som tar inn lærlinger hjemmehørende i kommunen, men der bedriftene kan ligge i andre kommuner. Vi har svart at funksjon 235 må være korrekt. Er det riktig svart?

Svar:

Funksjon 235 eksisterer ikke. Forvaltning av lærlingeordningen er i utgangspunkt en fylkeskommunal oppgave. Det er således fylkeskommunen som har ansvar for å utbetale lærlingetilskudd etter faste satser. Det er ukjent at kommuner overtar dette fylkeskommunale ansvaret og vi antar derfor at det i kommunen som stiller spørsmålet dreier seg om et tilskudd utover det fylkeskommunale tilskuddet for å stimulere bedrifter til å ta inn lærlinger?

Dersom dette er riktig bør tilskuddet bør tilskuddet føres på 325 Tilrettelegging og bistad til næringslivet i og med at det er et frivillig tilskudd, utover de nasjonalt fastsatte tilskuddssatser for lærebedrifter.

2. Den samme kommunen betaler ut lønn til en lærling som er bosatt i kommunen, men arbeider i en annen kommune. Dette gjøres av sosiale grunner, men det dreier seg om lærlingelønn og ikke om "sosialhjelp" eller lignende. Hvilken funksjon skal benyttes?

Svar:

Samme føring som under spørsmål 1.

3. Følgende utgifter kan være aktuelle ved representasjon: Reiseutgifter, bevertning, seminaravgifter, gaver, blomster etc. I forklaringsdelen under artsgruppe 140 står det bl.a. oppført "Representasjon" og "Gaver representasjon". En kommune spør om alt vedr. representasjon skal på art 140. Vi antar at reiseutgifter skal på art 160, bevertning på art 115 og seminaravgifter på art 150, og at det kun er det vi normalt anser som representasjon: Gaver, blomster m.v. som skal på art 140. Er dette riktig? Uansett tror vi det trenges en presisering.

Svar:

Presiseringen fra fylkesmannen i Troms er riktig.

4.I KRDs oppsummeringsbrev av 19.06.98 står det bl.a.:

"Reise- og oppholdsutgifter: Oppgavepliktige reise- og oppholdsutgifter føres på art 160, ikke oppgavepliktige reiseutgifter på art 170. Oppholdsutgifter/hotellregninger som ikke er oppgavepliktige føres på art 150 (kurs/opplæring) eller 120 (annet forbruksm.....)."

En og samme reiseregning kan inneholde bilgodtgjørelse, fergebillett, bompenger, kostgodtgjørelse, natt-tillegg, dekning av hotellregning inkl full pensjon, seminaravgift osv. Er det meningen at regningen må fordeles på mange arter, f.eks. bilgodtgjørelse kr 150,- på art 160, fergebillett kr 15 på art 170 osv. Kommunene reagerte på dette da vi la det fram på siste opplæringsrunde.

Svar:

Kommunene skal fordele enkelte bilag på ulike arter. Dette er nødvendig for å sikre skattemyndighetenes krav om at lønns- og trekkoppgaver skal kunne avstemmes mot en virksomhets "hovedregnskap" som det nevnes i spørsmålet er hovedpoenget at det skilles mellom trekkpliktige ytelser, oppgavepliktige ytelser, og andre utgifter.

Kommentarer:

A. Vi har fått spørsmål om hvorfor mottatte avdrag på formidlingslån skal på funksjon 310, mens kommunens avdrag til Husbanken på formidlingslån skal på funksjon 870. Vi har problemer med å se hvorfor nettoutgiften på funksjon 310 skal påvirkes av hvor mye kommunene mottar i avdrag på slike lån. Hva er begrunnelsen for å "ha det slik"? Uansett bør veiledningen i forsøksforskriften gjøres bedre.

Svar:

Forskriftene er entydige ift. plassering av kommunens utlån: Utgifter (utlån) og avdrag på utlån (formidlingslån) skal føres på funksjon 310 – Boligbygging/utleie/finansiering. Når det gjelder opptak av formidlingslånene i Husbanken stiller forskriftene kommunene fritt (jf. forklaringen under funksjon 870: Bruk av lån og avdrag på lån kan føres på de funksjonene som lånet vedrører.) Riktignok presiseres at dette neppe er hensiktsmessig (anbefales ikke) fordi en føring fordelt på de funksjonene der lånet brukes til finansiering av driftsmidler i neste omgang vil føre til en dobbeltbelastning: I senere år vil funksjonen måtte belastes med både avdrag på lån og med avskrivninger på driftsmidlene. Denne innvendingen gjelder imidlertid ikke for formidlingslån fra Husbanken (som ikke finansierer noen driftsmidler som avskrives). Mange kommuner anser det derfor som hensiktsmessig å føre transaksjonene med Husbanken vedr. formidlingslån på funksjon 310. Dette er det full anledning til.

B. Kommunene reagerer på at prinsippet om rene arter i KOSTRA ikke er fulgt. Artene 070, 230 og 250 gjør bl.a. sitt til at det er vanskelig å hevde at KOSTRA har rene arter. Dette fører til en viss forvirring i kommunene, og vi tror det er nødvendig i veiledningen i forsøksforskriftene å presisere nærmere grensene mellom ulike arter, og også si noe om hvorfor prinsippet om rene arter ikke er fulgt helt ut.

Svar:

Denne kommentaren har kommet tidligere i forbindelse med opplæringsmøter i flere sammenhenger. I innledningen til forklaringen til artsinndeling gis det en begrunnelse for de viktigste unntakene, vedlikeholdslønn (her kan det ved en revisjon også tas med artene 230 – byggtjenester, og 250 – materialer til vedlikehold/nybygg), undervisningsmateriell (105) og transport (170).

Fylkesmannen i Finnmark v/Sissel Mietinen, med oversendelse av følgende notat fra Alta kommune:

1. KOSTRA - Problemnotat vedr. avskrivninger og aktivering i balansen

I Kostra-forskriften dat. 02.11.98 står det bl.a.:

Del 2.0.side 3/4 .: I regnskapsrapporten til staten skal kommunens funksjoner belastes med avskrivninger for å uttrykke forbruk av varige driftsmidler i kommunens virksomhet, og

Avskrivninger ikke er obligatorisk i budsjett og bevilgningsregnskap.

Del.2.1 side 1. Under obligatorisk krav til innhold og spesifikasjon i budsjettet (og bevilgn.regnskapet) står det at sum av belastede avskrivninger skal framgå.

Spørsmål: Er avskrivninger også obligatorisk i budsjettet ?

Under funksjon 860 ser vi at avskrivninger skal føres i regnskapet på utgiftsart 599 med resp. Funksjon og med inntektsart 999 på funksjon 860 som motpost. (Skal det for øvrig være 590? og 990?). Føringen er et nullsumspill kun for driftsregnskapet som er greit nok, men hva slags avskrivninger og alle kommuner bør vel for sammenligningens skyld bruke samme avskrivningsmetode.

Når det gjelder aktivering av varige driftsmidler finner vi følgende i forskriftene:

- Aktiverte verdier på varige driftsmidler (i balansen) bør være gjenstand for avskrivninger. (del 2.0.side 10).

- Ordinære avskrivninger er forbruk av varige driftsmidler……Beløpet er en kalkyle av reduksjonen av driftsmidlets verdi i en periode på bakgrunn av alder slitasje m.v. (del 2.0 side 4).

Når det gjelder beregning av selvkost på vann-og avløpssektoren er vi kjent med at nye retningslinjer sendes ut på høring i disse dager og at H-2095 foreslås lagt til grunn. I H-2095 er 4 avskrivningsmetoder skissert og lineærmetoden ser ut til å være foretrukket. (dette bør i så fall understrekes tydeligere).

I Kostraforskriften H1490 dat.23.12. (del 3.4 side 7) står det aktiverte verdier bør bli gjenstand for avskrivninger og at slike avskrivninger gjennomføres bare i balansen dette for å få et mest mulig korrekt bilde av verdiene av eiendelene. Likevel er det ikke gjort obligatorisk med bokføring av ordinære avskrivninger.

Videre at Kalkulatoriske avskrivninger og renter skal føres i driftsregnskapet, men det er ikke gjort obligatorisk å føre slike kostnader. … Det skal benyttes internposter 39 og 79 og kap. 1899.?? Og videre at Kalkulatoriske avskrivninger skal gi uttrykk for kostnaden ved bruk av driftsmidler. Avskrivningsgrunnlaget bør vurderes ut fra verdien på vedkommende driftsmiddel, som kan være forskjellig fra aktivert anskaffelseskost. Det er derfor ikke nødvendigvis sammenheng mellom ordinære avskrivninger i balansen og kalkulatoriske avskrivninger i driftsregnskapet. Kalkulatoriske renter skal gi uttrykk for … . Konklusjon: Dette er forvirrende..

I Kostraforskriften H1490 dat. 23.12.98 står det at anskaffelseskost (dvs. historisk kostnad) skal legges til grunn. Ihht. H-2095 skal avskrivningsgrunnlaget på VAR-området være fratrukket anleggsbidrag og refusjoner - nettoinvestering.

Vi ser at noe tilsvarende vurderes ifm, omsorgsboliger/institusjonsplasser, jfr. brev av 04.05.99 fra KRD angående Kostra-spørsmål. Her bør en etter vår mening finne føringsmåter i balanseregnskapet som gjør at begge disse to typene kan tilpasses en normalføring vedr.av aktivering og avskrivninger. ( For eksempel at brutto totalinvestering aktiveres i balansen som normalt, men at anleggsbidrag /tilsk. samtidig føres som regnskapsteknisk motpost og blir stående i hele avskrivningsperioden og føres da mot bruttoinvesteringen samtidig med siste avskrivning. Avskrivninger beregnes ut fra bruttoinvvestering minus bokført anleggsbidrag/ref.).

I hht. H-2095 skal for øvrig investeringer inngå i avgiftsgrunnlaget året etter at investeringen er ferdig. Skal det også være slik i Kostra-sammenheng?

Generelt burde vel alle regler ihht. KOSTRA og eventuelt H-2095 m.fl. harmoniseres.

Spørsmål:

1.Hva slags avskrivninger i drifta– lineære, eller andre kalkulatoriske som kommunen selv vurderer som riktigere ? Jfr. også rundskriv H-2095

2.Avskrivninger i balansen – bare bør?

3.Hvis må, hva slags avskrivningsmetode.?

4.Kan avskrivninger innenfor VAR-området samt utbygg. Ifm. Eldresatsingen tilpasses en normal regnskapsføring i balansen?

5.Fra hvilket tidspunkt skal investeringer inn i avskrivningsgrunnlaget?

Svar:

· Vedr. avskrivninger i budsjett og bevilgningsregnskap:

KOSTRA gjør avskrivninger til et obligatorisk element i regnskapsrapportene til SSB og i hovedoversikten (eksternregnskapet). I kommunenes internregnskap (bevilgningsregnskap) står kommunene fritt om de vil synliggjøre kapitalslit eller ei. Tilsvarende gjelder selvsagt budsjettet, i og med at bevilgningsregnskapet skal gjenspeile budsjettet. Dersom en kommune velger å benytte avskrivninger i budsjettet, skal summen av avskrivninger fremgå av budsjettdokumentet. Dette er nødvendig for å kunne analysere utgiftene som er knyttet til finanstransaksjonene ekskl. avskrivninger.

Avskrivninger føres for øvrig på artene 590/990.

Avskrivninger i balansen:

Forskriftene har ikke foretatt endringer i kravene til kommunenes balanseregnskap. Kommunene bør imidlertid selv være interessert i å sikre at aktivering og avskrivninger i balansen samordnes med avskrivningskravene i driftsregnskapet. Dersom dette ikke gjøres vil kommunen til enhver tid måtte operere med to sett av restverdier for alle driftsmidler.

· Avskrivningsprinsipper:

KOSTRA tar utgangspunkt i at eksternregnskapet skal vise finansielle kostnader. Dette betyr at kostnader ved anskaffelse av driftsmidler skal fordeles over driftsmidlenes økonomiske levetid. Det er også derfor at en har valgt lineære avskrivninger fra anskaffelseskost. Kalkulatoriske avskrivninger – som benyttes bl.a. i priskalkulasjoner – kan ta utgangspunkt i andre prinsipper. I og med at de kalkulatoriske kostnadene viser hvilke kostnader som en produsent må legge inn i en priskalkyle for å kunne drive lønnsomt på sikt, er grunnlaget (og siktemålet) for kalkulatoriske prinsipper et annet enn for de finansielle avskrivningene. Ofte vil det derfor være relevant å legge gjenanskaffelsespris til grunn for kalkulatoriske avskrivninger, beregne avskrivninger ut fra teknisk levetid og benytte en saldometode osv. KOSTRA har ikke til hensikt å standardisere kalkulatoriske kostnader, men definerer – på samme måte som regnskapsloven for private virksomheter – kravene til finansielle transaksjoner i eksternregnskapet. Om en kommune ønsker å synliggjøre kalkulatoriske kostnader (renter og avskrivninger), må dette løses i internregnskapet. Disse transaksjonene skal imidlertid ikke inngå i rapporteringen.

  • Vedr. samordning mellom KOSTRAs krav til avskrivninger og forskriftene for avgiftsberegning på VAR-område: Jf. referat fra siste møte i regnskapsgruppen.
  • Tidspunkt for start av avskrivninger: På dette punktet er KOSTRA åpenbart i samsvar med forskriftene innen VAR-sektoren. Avskrivninger startes året etter at anskaffelsen er foretatt/byggeprosjektet avsluttet.

Fylkesmannen i Telemark v/Hogne West Furumo.

2.I Skien kommune har man en maskinforvaltning som betjener flere ulike forskjellige funksjoner. Utgifter / inntekter blir derfor ogsaa foert paa sin respektive funksjon. For aa kunne imoetekomme uforutsette utgifter og nyinvesteringer i maskinparken oensker kommunen og budsjettere med et overskudd paa maskinforvaltningen. Med tanke paa det regnskapsmessige resultatet som dette overskudet evt. vil gi blir spoersmaalet - under hvilken funksjon skal et slikt beloep foeres naar masinforvaltningen i utgangspunktet beroerer flere funksjoner?

Svar:

Vi antar at maskinforvaltningen føres på funksjon 190 – Interne serviceenheter, med inntekter (art 690) fra de virksomhetene som benytter seg av maskinforvaltningen. Det vil ofte være hensiktsmessig å budsjettere med overskudd på slike enheter med sikte på å skaffe avsetninger til senere reinvesteringer. Slike avsetninger (overskudd) må finansieres av de virksomhetene som får tjenester fra den interne serviceenheten. Dette betyr at maskinforvaltningen må fakturere internleveransene til en pris som ligger over de faktiske utgiftene. Overskuddet kan da avsettes på funksjon 190, art 540 eller 550 til et fond som kan brukes til investeringer i maskinparken.

1.Kommunenes betalingsform ovenfor bedriftshelsetjenesten varierer mellom de ulike kommunene. Noen betaler en saakalt kontigent ut i fra bedriftshelsetjenestens vedtatte budsjett. Andre kommuner fører disse utgiftene i form av tilskudd og noen betaler en kombinasjon av kontigent og konkrete ytelser ("kontantbeloep") ved hvert enkeltstaaende konsultasjon ved nevnte tjeneste. At det finnes andre kombinasjoner er ogsaa mulig. Mht. funksjon saa er regnskapsfoeringen ikke et stort problem, men hvilke arter skal benyttes ved de beskrevne eksempler?

Svar:

Det prinsipielle spørsmålet her er om utgifter til bedriftshelsetjenesten defineres som tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon eller tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon. Vi foreslår at bedriftshelsetjenesten ikke ses på som et sluttprodukt, i og med at den ikke retter seg mot sluttbrukere, men heller har karakter av vedlikehold av kommunens egne ressurser.

Alle betalingsformene som beskrives i spørsmålet (kontingenter, tilskudd eller betaling for enkelttjenester) bør føres på art 120 – Andre tjenester.

3. Trenger en avklaring av artene 170 og 210. I oppsumeringsbrev av 19.06.98 står det at operasjonell leasing av transportmidler skal tas ut av 170, mens det i oppsummeringsbrev av 03.04.98 pkt. 22 står det at operasjonell leasing skal føres på 170. Hva er rett? I følge KRD, jfr. samling 19.05.99, skal skoleskyss føres på 170, selv om det er snakk om kjøp av tjeneste. Hvorfor ikke 210?

Svar:

Oppsummeringsbrev av 19.06.98 korrigerer brevet av 03.04.98: Leasing av transportmidler (biler m.m.) skal føres på art 210. Dette gjelder både finansiell leasing (en måte å finansiere anskaffelse av transportmidler på) og operasjonell leasing (langtidsleie, uten at kommunen overtar eierrettigheter/-ansvar).

Ved kjøp av skoleskyss kjøper kommunen en transporttjeneste, ikke selve transportmiddelet. Derfor skal utgifter til virksomheter som driver skoleskyss etter avtale med kommunen (transportselskaper m.m.) føres på art 170 – Transport/drift av transportmidler. Art 210 er uaktuell, i og med at kommunen kjøper tjenesten, ikke bilen. Skoleskyss anses heller ikke som et selvstendig sluttprodukt som leveres brukerne (sluttproduktet i dette tilfelle er undervisningen, med skoleskyss som en nødvendig forutsetning for noen elevers vedkommende). Derfor føres skoleskyssen ikke som kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon.

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/Ragnhild Fjørestad.

Eg oversender problemstilling stilt av Britt Blindheim frå Sula kommune:

"Eg får ikkje alt som står på side 26 i den nye veilederen til å stemme.

KK1 F840 har oppgitt art 800 og 810 som einaste gyldig kombinasjon.

Kva med momskomp. og kompensasjonstilskot for investeringar i skular og omsorgsbustader/institusjonsplassar. Desse statlege tilskota skal etter det eg har forstått førast under F840 med art 700. Jmfr. veilederen side 67 og 82, KRD oppsummering datert 05.05.99 side 6, KRD oppsummering datert 08.07.99 side 6. KK1 F800 har oppgitt art 350 og 750 som einaste gyldig kombinasjon. Men skatteinntekter skal førast på art 870. Jmfr. veileder side 83. Det samme gjelder KK1 F810."

Svar:

Både momskompensasjon, kompensasjonstilskudd for investeringer i skoler og pleie- og omsorgsinstitusjoner m.m., samt skatteinntekter føres som inntekter i driftsregnskapet (kontoklasse 1) og ikke i kontoklasse 0. De aktuelle artene er derfor ulovlige på funksjonene 800 og 840 i kapitalregnskapet.

Flora kommune har kjøpt aksjar i Medisinsk senter a.s, ein minoritetsandel.

Økonomisjefen grunngir aksjekjøpet med fylgjande: Kommunen såg det som eit godt tilbod for innbyggjarane å få samla ulike medisinske tenester i eit bygg (fysioterapi, ergoterapi, legar m.m.). Eg har føreslege funksjon 325 "Tilrettelegging og bistand for næringslivet" eller er ein annan funksjon aktuell?

Svar: Føres på funksjon 320.

Fylkesmannen i Rogaland v/Allan Snahre.

I forskriften heter det om art 490, reserverte bevilgninger/avsetninger, at: Denne arten kan benyttes til budsjettmessige avsetninger og reserve til tilleggsbevilgninger. Arten forutsettes utelukkende brukt i budsjettet…

I oppsummeringsbrevet datert 19.06.98 (lagt inn på ODIN 22.06.98) står det om samme art at: Dette betyr også at kommunene stilles fritt i hvor budsjetterte reserveposter plasseres. Det er således full anledning til eksempelvis å budsjettere avsetninger for lønnsoppgjør på en lønnspost.

Det synes altså som om kommunene kan velge om de vil budsjettere med reserveposter på art 490 eller på en annen art. En kommune i Rogaland har imidlertid registrert at midler som budsjetteres på art 490 ikke kommer med i hovedoversikten for anskaffelse og anvendelse av midler. Dette synes å være korrekt i henhold tilhovedoversiktene som ble lagt ut på ODIN 15.01.99. Spørsmålet kommunen stiller til oss er om ikke midler som budsjetteres på art 490 bør komme med i nevnte hovedoversikt så lenge kommunene faktisk kan budsjettere på arten?

Svar:

KOSTRA definerer i utgangspunktet krav til kommunenes regnskapsrapportering, mens kommunene stilles fritt med hensyn til budsjettoppsett. I og med at det ikke skal regnskapsføres på arter for budsjettreserver (avsetninger for tilleggsbevilgninger) skal art 490 ikke vise posterte beløp i en regnskapsoversikt.

I hovedoversiktene som er lagt ut på ODIN er art 490 likevel tatt med under overføringer, både i driftsregnskap og kapitalregnskap. Dette betyr at kommunene – for egen bruk – kan benytte hovedoversikten også for presentasjon av hovedtallene i budsjettet, uten at budsjettreserver faller ut.