Sameiet Grefsen Terrassehus

Publisert under: Regjeringen Solberg

Utgiver: Nærings- og fiskeridepartementet

Vi viser til klage datert 27. juni 2014 som er oversendt fra Foretaksregisteret til Nærings- og fiskeridepartementet i brev den 23. juli 2014. Klagen gjelder vedtak fattet av Foretaksregisteret 26. juni 2014 om å registrere melding om nytt styre og ny vedtaksdato for Sameiet Grefsen Terrassehus. Vi beklager den lange saks­behandlingstiden og eventuelle ulemper dette har medført.

Nærings- og fiskeridepartementet er kommet til at klagen ikke kan tas til følge. Den nærmere vurderingen og vedtaket følger nedenfor.

1.           OM SAKEN

1.1        Foretaksregisterets registreringsvedtak

Foretaksregisteret mottok 5. juni 2014 melding om nytt styre og ny vedtektsdato for Sameiet Grefsen Terrassehus. Vedlagt meldingen var protokoll fra sameiermøte avholdt 30. april 2014 og vedtekter for sameiet.

Det fremgår av protokollen punkt 1A og 1C at Jardar Bakke ble valgt som møteleder og at seksjonseierne Per Eric Ståhlbrand og Arve Christensen ble valgt til å signere protokollen fra sameiermøtet. I protokollen siste side fremgår det at den ble undertegnet av Jardar Bakke og Arve Christensen. Videre står følgende:

”Protokollen sendes ut uten signatur av det valgte protokollvitnet Per Eric Ståhlbrand, idet han har meddelt at han ikke finner å kunne undertegne protokollen.”

Av protokollen punkt 1D fremgår det at sameiermøtet traff vedtak om at møtet var lovlig kalt inn og at det var lovlig satt. Videre fremgår det av protokollen punkt 8 hvem som ble valgt som styreleder, styremedlemmer og varamedlemmer, og at det enkelte medlem ble valgt ved akklamasjon eller med flertall av stemmene. Av protokollen punkt 7 fremgår vedtektsendringene som ble besluttet av sameiermøtet, og at vedtektsendringene ble vedtatt med mer enn to tredjedels flertall.

Meldingen ble kontrollert og funnet i orden av Foretaksregisteret, og de nye opplysningene ble registrert 26. juni 2014. Per Eric Ståhlbrand påklaget vedtaket 27. juni 2014. Foretaksregisteret forela klagen for klagemotparten, Sameiet Grefsen Terrassehus, for eventuelle merknader i brev 1. juli 2014 og med svarfrist 15. juli 2014. Klagemotparten har ikke sendt inn tilsvar.

1.2        Grunnlaget for klagen

Klager skriver at protokollen inneholder feil. Som eksempel viser han til at det ikke er tatt inn en protokolltilførsel til sak 6 på årsmøtet som gjelder ”Orientering om sameiets drift”, selv om en av de øvrige sameierne hadde bedt om dette. Videre skriver klager at han var valgt til å undertegne protokollen fra årsmøtet, men at han ikke kunne gjøre det på grunn av feilene i protokollen. Klager anfører at protokollen derfor ikke er undertegnet i henhold til valget på årsmøtet om hvem som skulle undertegne protokollen. Klager gjør også gjeldende at protokollen ikke ble lest opp ved avslutning av møtet, slik at det ikke har vært noen mulighet til å få en korrigering av protokollen. Klager skriver at det må være alvorlig at protokoller godkjennes som inneholder påviselige feil.

2.           RETTSLIG GRUNNLAG 

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering, og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Grunnlaget for kontrollen er de innsendte dokumenter og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, og kan derfor karakteriseres som en formalkontroll. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven §§ 6-1 og 5-2.

Sameiet Grefsen Terrassehus er registrert som et eierseksjonssameie i Foretaksregisteret. Eierseksjonssameier reguleres av lov 23. mai 1997 nr. 31 om eierseksjoner (eierseksjonsloven). Etter eierseksjonsloven § 30 første ledd fattes alle beslutninger av sameiermøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmer, med de unntak som følger av loven eller vedtektene. Etter eierseksjonsloven § 28 andre ledd kan vedtektsendringer vedtas av sameiermøtet med to tredjedels flertall, med mindre strengere krav er fastsatt i loven. Etter eierseksjonsloven § 38 andre ledd velger sameiermøtet styret med vanlig flertall av de avgitte stemmene. Det fremgår også at styreleder velges særskilt. Det er ikke fastsatt strengere flertallskrav for valg av styret i vedtektene til Sameiet Grefsen Terrassehus.

Eierseksjonsloven § 36 andre ledd fastsetter krav til protokoll fra sameiermøtet. Bestemmelsen lyder:

”Det skal under møtelederens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som gjøres av sameiermøtet. Protokollen skal underskrives av møtelederen og minst én sameier som utpekes av sameiermøtet blant de som er til stede. Protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for sameierne.”

Av forarbeidene til eierseksjonsloven, Ot.prp. nr. 33 (1995-1996), fremgår følgende om bestemmelsen:

”Etter annet ledd skal det føres protokoll i sameiermøtet. Protokollen skal føres under møtelederens ansvar, det vil si at møtelederen skal sørge for at protokoll bli ført, og at det er møtelederen som avgjør hva som skal protokolleres. Protokollen skal gi opplysning om hvilke saker som er behandlet, og om hvilke vedtak som er gjort. Det er ikke nødvendig å føre referat av innleggene på sameiermøtet, men det er på den annen side ikke noe i veien for at det føres en fyldig protokoll. En sameier kan etter alminnelige regler kreve relevant protokolltilførsel. Møtelederen skal skrive under protokollen sammen med minst én møtende sameier. Protokollen skal holdes tilgjengelig for sameierne til enhver tid. Det praktiske vil normalt være at protokollen sendes ut til sameierne etter sameiermøtet, og at sameierne ellers etter forespørsel kan få kopier fra protokollen, men verken utsending eller kopiering kan kreves av den enkelte. Bestemmelsene om protokollen svarer til gjeldende rett.”

I sameiets vedtekter § 8 står følgende om kravene til protokoll fra sameiermøtet:

”Det skal under møtelederens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som treffes av sameiermøtet.

Protokollen leses opp før møtets avslutning og underskrives av møtelederen og minst en av de tilstedeværende sameierne valgt av sameiermøtet. Protokollen skal holdes tilgjengelig av enhver.”

Det følger av ovennevnte at protokollen fra sameiermøtet i henhold til eierseksjonsloven § 36 andre ledd skal undertegnes av møteleder og minst én annen sameier som er utpekt av sameeiermøtet. Det samme fremgår av vedtektene. Departementet antar at eierseksjonsloven nok ikke er til hinder for at sameiermøtet utpeker flere enn én person til å undertegne protokollen sammen med møteleder, men det vil i så fall gå lengre enn det som følger av loven og vedtektene. I henhold til foretaksregisterloven § 5-1 skal Foretaksregisteret prøve om protokollen er undertegnet i henhold til kravene i eierseksjonsloven § 36 andre ledd.

3.           DEPARTEMENTETS VURDERING

Denne saken gjelder Foretaksregisterets vedtak om å registrere nytt styre og ny vedtektsdato for Sameiet Grefsen Terrassehus. Spørsmålet som departementet skal ta stilling til, er om disse vedtakene er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Eventuelle feil i protokollen som ikke berører disse vedtakene faller utenfor det Foretaksregisteret eller departementet skal kontrollere.

Klager har ikke anført at det hefter feil ved innkallingen til sameiermøtet eller sameiermøtets vedtak om styrevalg og endring av vedtektene. Departementet vil for ordens skyld bemerke at det fremgår av protokollen fra sameiermøtet avholdt 30. april 2014 at møtet var lovlig kalt inn. Det fremgår også at vedtektsendringene ble truffet med to tredjedels flertall. Dette er i samsvar med eierseksjonsloven § 28 andre ledd. Videre fremgår det av protokollen at styre­leder, styremedlemmer og varamedlemmer til styret ble valgt ved akklamasjon eller med et flertall av de avgitte stemmene. For medlemmene som ble valgt ved akklamasjon, fremgår det av protokollen at det ikke var motkandidater, og departementet legger derfor til grunn at disse medlemmene ble enstemmig valgt. Det fremgår også at det var eget valg av styreleder. Styrevalget ble dermed gjennomført i samsvar med eierseksjonsloven § 38 andre ledd.

Klager anfører at protokollen ikke er undertegnet av ham, selv om sameiermøtet hadde fattet vedtak om at klager skulle undertegne protokollen. Det fremgår at protokollen ble undertegnet av den som var valgt som møteleder og av en person som sameiermøtet hadde valgt til å medunderskrive protokollen. Det betyr at protokollen var undertegnet i henhold til kravene i eierseksjonsloven § 36 andre ledd. Protokollen er dermed etter departementets vurdering gyldig etter den kontroll som Foretaksregisteret skal foreta etter foretaksregisterloven § 5-1.

Videre anfører klager at det ikke er tatt inn en protokolltilførsel, selv om en av sameierne hadde bedt om dette. Den aktuelle protokolltilførselen gjelder sak 6 på sameiermøtet om ”Orientering av sameiets drift”. Foretaksregisterets kontroll relaterer seg til de opplysningene som innsender melder til registrering. Protokolltilførselen gjelder ikke sameiermøtets vedtak om styrevalg og vedtektsendringer, og dermed heller ikke registreringen av nytt styre og ny vedtektsdato i Foretaksregisteret. Departementet anser derfor at den påståtte utelatte protokolltilførselen uansett ikke har betydning for Foretaksregisterets registreringsvedtak.

Klager gjør også gjeldende at protokollen ikke ble lest opp ved avslutning av møtet, slik at det ikke har vært noen mulighet til å få en korrigering av protokollen. Departementet bemerker at Foretaksregisterets kontroll av innsendte meldinger er en formalkontroll. Utgangspunktet for denne kontrollen er innsendte dokumenter, i dette tilfellet den innsendte protokollen fra sameiermøtet. Det som står i protokollen legges dermed til grunn for den registreringen som foretas. I dette tilfellet viser protokollen at sameiermøtets vedtak om styrevalg og vedtektsendringer er fattet i samsvar med bestemmelsene i eierseksjonsloven. Videre er protokollen undertegnet i samsvar med loven.

Det følger av det som er sagt ovenfor, at Foretaksregisteret eller Nærings- og fiskeridepartementet verken kan eller skal gå nærmere inn på andre forhold i saken. Hvorvidt protokollen ble lest opp eller ikke før den ble undertegnet, er et bevismessig spørsmål som ligger utenfor Foretaksregisterets og departementets kontroll. Det tilligger en domstol å ta stilling til dette og om sameiermøtet for øvrig ble avholdt i samsvar med eierseksjonsseksjonsloven.

Departementet er etter dette kommet til at de meldte vedtakene er i samsvar med lov og blitt til i samsvar med lov og dermed skal registreres, jf. foretaksregisterloven §§ 5-1 og 6-1.

4.           VEDTAK

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen tas ikke til følge. Foretaksregisterets registreringsvedtak av 26. juni 2014 opprettholdes. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven § 28 tredje ledd.

Vi publiserer rutinemessig alle vedtak på www.nfd.dep.no. Vi ber om at eventuelle synspunkter på dette sendes oss innen 14 dager.