Hvordan eldrerådet arbeider

Rådet skal behandle saker og treffe vedtak i møter, jf. kommuneloven § 11-2 første ledd.

Eldre dames hender som skriver på tastatur
Foto: Colourbox

Eldrerådet behandler saker i møter

Når rådet skal behandle saker, så må dermed dette gjøres i et rådsmøte. Rådet kan ikke behandle saker ved at lederen ringer rundt til resten av medlemmene for å innhente deres synspunkter.

Det er lederen for rådet som setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Innkalling til møtet skal sendes til medlemmene med rimelig varsel. Kravet om at innkallingen må være sendt med rimelig varsel betyr at innkallingen skal sendes så tidlig at medlemmene kan innrette seg etter dette tidspunktet eller sørge for at varamedlemmene blir varslet tidsnok til å møte. Medlemmene må bli varslet om møtetidspunktet så tidlig at de får tid til å sette seg inn i sakene før møtet.

Hva kan eldrerådet uttale seg om?

Eldrerådet kan uttale seg som alle saker som gjelder eldre. Rådet skal få forelagt alle saker i kommunen eller fylkeskommunen som gjelder eldre. Rådet kan også ta opp saker på eget initiativ.

Kommunestyret og fylkestinget skal etablere rutiner som sikrer at eldrerådet mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandlingen, at uttalelsene fra rådene har mulighet til å påvirke utfallet av saken. Uttalelsene til rådet skal følge saksdokumentene til det kommunale eller fylkeskommunale organet som avgjør saken endelig.

Eldrerådet har rett til å uttale seg før kommunestyret og fylkestinget setter ned et sekretariat, fastsetter saksbehandlingsreglene og vedtar budsjett for dem. Rådet skal hvert år utarbeide en årsmelding som skal legges frem for kommunestyret eller fylkestinget, som blant annet kan gi oversikt over hvilke saker rådet har arbeidet med det siste året.

Kommunen har etter plan- og bygningsloven et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging. Grupper og interesser som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte. Det er et særlige ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra bl.a. eldre. Medvirkningen skal skje blant annet gjennom råd og uttalelser.

Veilederen for medvirkning i planlegging omtaler prinsipper og har gode eksempler for hvordan medvirkning i kommunale og regionale planprosesser kan skje  

Hvor ofte og hvor skal møter holdes?

Eldrerådet kan ut ifra antall saker vurdere hvor ofte det er behov for møter. Rådet kan f.eks. velge å sette opp en møteplan for året slik at tidspunktet for møtet kan settes god tid i forveien.

Rådet skal ha møte hvis ett av vilkårene under er oppfylt:

  • rådet selv, kommunestyret eller fylkestinget vedtar det.
  • rådets leder mener det er nødvendig.
  • minst 1/3 av medlemmene krever det.

Det er vanlig at møtene holdes i kommunens lokaler. Siden møtene skal være åpne, må møtene holdes et sted hvor andre som ønsker å overvære møtene har mulighet til å komme.

Åpne møter

Møtene til eldrerådet skal være åpne, det betyr at enhver kan være tilstede på møtene. Møteoffentlighet gjør det enklere for f.eks. innbyggerne i kommunen eller media å få oversikt over og følge med på hvilke saker rådet behandler. Personer som kommer for å være til stede på møtet, har ikke rett til å ta ordet i møtet eller forstyrre møtet på noen måte. Siden møtene skal være åpne, skal møtet kunngjøres på en hensiktsmessig måte. Det må dermed legges ut informasjon om hvor og når møtet skal være, f.eks. på kommunens nettside. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal også være tilgjengelige for enhver.

I noen unntakstilfeller skal møtet lukkes, f.eks. dersom rådet skal behandle en sak som inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt. I andre unntakstilfeller kan rådet velge å lukke møtet, f.eks. dersom hensynet til personvern tilsier at møtet bør lukkes. At møtet lukkes betyr at andre personer, ikke får adgang til å være til stedet i møtet. Rådet eller lederen kan bestemme at debatt i rådet for å avgjøre om et møte skal lukkes eller ikke, skal holdes i et lukket møte. Avstemning om møtet skal lukkes, skal holdes i et åpent møte. 

Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til at det kan gjøres opptak av eller overføring lyd eller bilde fra åpne møter.

Når skal eldrerådet motta saker?

Eldrerådet har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder eldre. Slike saker skal kommunestyret, fylkestinget eller andre folkevalgte organer forelegge for rådene. Det er krav til at kommunestyret skal etablere rutiner som sikrer at rådene mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandlingen, at uttalelsene fra rådene har mulighet til å påvirke utfallet av saken.

Dersom eldrerådet bestemmer seg for å komme med en uttalelse til en sak, er det krav til at uttalelsen skal følge saksdokumentene til det kommunale eller fylkeskommunale organet som avgjør saken endelig.

Kommunestyret, fylkestinget, eller et kommunalt organ kan gi en tilbakemelding til rådet om resultatet av saksbehandlingen. Det vil bidra til å styrke dialogen og kontakten mellom rådet og kommunen eller fylkeskommunen, og kan være særlig viktig i større og prinsipielt viktige saker. Dette er imidlertid ikke krav om dette i kommuneloven.

Hvordan behandler eldrerådet saker?

Lederen har ansvar for å sette opp en saksliste for hvert enkelt møte. Leder og sekretær kan samarbeide om å utforme saksdokumenter. Sekretær sender saksdokumentene til rådets medlemmer i god tid før møtet finner sted. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

På møtet går eldrerådet gjennom sakene på sakslisten for møtet. Rådet diskuterer sakene og kan prøve å bli enig om en felles uttalelse. Alle medlemmer kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

Hvordan tar eldrerådet avgjørelser?

For at et eldreråd skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede mens saken diskuteres i rådet og avgitt stemme i den aktuelle saken. At rådet treffer et vedtak, betyr at rådet tar en avgjørelse f.eks. at rådet bestemmer hvilke innspill rådet skal ha til en sak som skal behandles i kommunestyret.

Medlemmer i rådet som er tilstede i møtet har plikt til å stemme når en sak tas opp til avstemning. Det er adgang til å stemme blankt ved valg.

Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene. Møtelederens stemme er avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt. Det er enkelte mindre unntak.

Rådet kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten eller fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

Organisering av arbeidet i eldrerådet

Etter ny kommunelov er det ikke anledning til å etablere en eller flere faste grupper med medlemmer fra eldrerådet for å behandle saker mellom rådsmøter. Det kan utpekes ett eller flere medlemmer som skal være saksansvarlige og som får ansvaret for å sette seg ekstra godt inn i en sak og legge den fram for resten av rådet. Det kan ikke være de samme medlemmene som får denne oppgaven, men må variere fra sak til sak.

Dialog med organisasjoner mv.

Eldrerådet kan innhente organisasjonenes synspunkter og innspill til hvilke saker rådet bør ha fokus på. Hvilke organisasjoner det kan være relevant å ha dialog med, vil avhenge ut i fra hvilket saksfelt det er tale om. Relevante organisasjoner kan f.eks. være pensjonistforeninger, frivillige organisasjoner, organisasjoner for pårørende, pasientorganisasjoner og organisasjoner for andre interessegrupper. Rådet er ikke organisasjonenes direkte talerør, men dialog og samhandling er viktig for å kunne ta felles initiativ dersom det er aktuelt, for eksempel overfor media.

Samarbeid med andre eldreråd og kommunen

Mange fylkeskommunale eldreråd arrangere årlige samlinger for de kommunale eldrerådene i fylket. Det er viktig at rådet er representert for å få informasjon om aktuelle temaer. Samlingene gir også muligheter til å knytte kontakter og utveksle erfaringer med andre råd i kommunen.

Eldrerådet kan invitere personer fra administrasjonen for å gi orienteringer i viktige saker og gi innspill direkte. Dette kan være en måte for rådet å påvirke på, før sakene er ferdig utredet og klare for vedtak i kommunestyret. Møtene bør følges opp med skriftlige innspill fra rådet slik at rådets syn kommer tydelig frem.

Hvordan kan eldrerådsmedlemmer påvirke?

Nær kontakt med politisk ledelse i kommunen eller fylkeskommunen kan øke muligheten for gjennomslag for eldrerådets synspunkter. Eldrerådet kan for eksempel ta initiativ til at det etableres en ordning med faste årlige møter med ordfører eller andre kommunestyremedlemmer i kommunen.

I Oslo kommune har eldrerådet hatt god erfaring med møter mellom det sentrale eldrerådet, bydelseldrerådene og byråd for eldre, helse og arbeid.

Eldrerådet kan gis i oppgave å fordele bevilgninger

Kommunestyret og fylkestinget kan gi rådene i oppgave å fordele bevilgninger. Det innebærer at rådet avgjøre hvordan midler skal bevilges.

Hvordan informere lokalsamfunnet om eldrerådet?

Eldrerådet kan innta en aktiv rolle i å skaffe seg oversikt og ha kontakt med eldre og eldres organisasjoner i kommunen eller fylkeskommunen. Det er en fordel om informasjon om eldrerådet er lett tilgjengelig på kommunenes og fylkeskommunenes nettsider, slik at eldre får informasjon om rådets oppgaver og hvordan de kan kontakte rådet. Informasjon om eldrerådet kan også for eksempel gis i form av brosjyre utlagt på sykehjem, eldresentre eller legekontorer.

Eldrerådet kan velge å arrangere åpne informasjons- og debattmøter for å få direkte innspill fra eldre i kommunen eller fylket. Medlemmene i eldrerådet bør ha oppdatert kunnskap om relevante saker av betydning for eldre i kommunen eller fylket.

Årsmelding

Eldrerådet skal en gang i året utarbeide en årsmelding som skal legges frem for kommunestyret og fylkestinget. Årsmeldingen vil f.eks. kunne inneholde oversikt over medlemmer, mandat og hvilke saker rådet har behandlet i løpet av året som har gått, i tillegg til en oppsummering av rådets uttalelser.