§ 2 - Forespørsel vedrørende utlevering av opplysninger

Saksnummer: 1999/5234 E TME/ATV

Dato: 04.05.1999

 

Forespørsel vedrørende utlevering av opplysninger

Vi viser til Deres brev 23 mars 1999 hvor De ber om vår uttalelse om Tilsynsrådet/Advokatbevillingsnemnden har plikt til å etterkomme en advokats forespørsel om utlevering av nærmere bestemte opplysninger.

Offentlighetslovens utgangspunkt er at forvaltningens dokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, og at enhver har rett til å kreve innsyn i det offentlige innhold i en bestemt sak.

Lovens formulering innebærer for det første at plikten til å gi innsyn bare knytter seg til eksisterende dokumenter. Et forvaltningsorgan har m a o ikke plikt til å utarbeide nye dokumenter for å etterkomme en innsynsbegjæring. Tilsynsrådet vil altså ikke ha noen plikt til å utarbeide et dokument med oversikt over hvilke advokater som har fått sin advokatbevilling inndratt/suspendert de siste tre år.

Advokat Einar Blancks anmodning kan imidlertid forstås som en begjæring om innsyn i de enkelte vedtak om inndragning/suspensjon av advokatbevilling. Vi antar at disse vedtakene er arkivert hos Tilsynsrådet, og at det dermed vil være en begjæring om innsyn i eksisterende dokumenter.

Etter offentlighetsloven § 2 andre ledd første punktum må et krav om innsyn gjelde dokumenter «i en bestemt sak». Dette innebærer at den som begjærer innsyn må identifisere den eller de aktuelle sakene nærmere. Forvaltningsorganet kan som hovedregel avvise en begjæring dersom den ikke er tilstrekkelig spesifisert. Hva som i det enkelte tilfellet kan regnes som tilstrekkelig identifisering må avgjøres på bakgrunn av at hensynet bak dette vilkåret er å unngå unødig letearbeid for forvaltningen. Det er derfor klart at det ikke kan begjæres innsyn i et helt arkiv, alle dokumenter arkivert på et spesielt arkivnummer eller alle dokumenter angående en spesiell type saker.

Det er vanskelig å trekke en bestemt veiledende grense om hvor spesifisert en begjæring om innsyn i en spesiell type dokumenter må være for at forvaltningen skal ha plikt til å etterkomme den. Det må foretas en totalvurdering av både periodens lengde, antall dokumenter og de administrative belastningene ved å finne fram, samle og eventuelt utelate taushetsbelagte opplysninger i de aktuelle dokumentene. Vi har ikke tilstrekkelige opplysninger til å avgjøre om advokat Blancks begjæring om innsyn kan anses tilstrekkelig presis til at den måtte etterkommes. Til orientering kan nevnes at Lovavdelingen tidligere har vurdert en begjæring om innsyn i reiseregninger for en bestemt person som tilstrekkelig presis dersom det begjæres innsyn i disse for en kortere periode (noen uker), men at en begjæring om innsyn over flere år ikke har vært tilstrekkelig presis. Det må imidlertid bemerkes at det er knyttet en del administrative kostnader til framfinning og klargjøring av reiseregninger.

Dersom Tilsynsrådet kommer til at begjæringen er tilstrekkelig presis, vil det måtte gis innsyn i dokumentene. Vi kan ikke se at konsesjonsvilkårene setter grenser for utlevering av slike opplysninger. Uansett vil et slikt konsesjonsvilkår måtte vike for loven. Tilsynsrådet vil imidlertid ha plikt til å utelate opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Særlig relevant her vil være forvaltningsloven § 13 første ledd nr 1. Selv om det faktum at en advokatbevilling er inndratt/suspendert ikke i seg selv kan anses som en taushetsbelagt opplysning, vil vi anta at det i begrunnelsen for et slikt vedtak ofte vil kunne forekomme taushetsbelagte opplysninger.

Dersom Tilsynsrådet skulle komme fram til at advokat Blancks begjæring ikke er tilstrekkelig presis, vil rådet likevel i henhold til forvaltningsrettslige prinsipper måtte vurdere om man likevel skal utvise meroffentlighet, jf offentlighetsloven § 2 tredje ledd. Meroffentlighet bør utvises dersom det ikke foreligger et saklig og reelt behov for unntak.