§§ 3 og 4 - Innsyn i elevlister - forholdet til folkeregisterloven

Saknr. 201009948 EO MHG
Dato: 22.03.2011

 

Innsyn i elevlister – forholdet til folkeregisterloven

Vi viser til brev 31. august 2007 fra Fylkesmannen i Rogaland, hvor det bes om en vurdering av om det er innsynsrett i elevlister etter offentleglova, og om forholdet mellom offentleglova og folkeregisterloven, herunder vilkår fastsatt i medhold av folkeregisterloven.

For spørsmålet om offentleglova gir innsynsrett i elevlister når det ses bort fra forholdet til folkeregisterloven (dvs. i tilfeller der informasjonen om elevene er innhentet fra andre kilder enn folkeregisteret), viser vi til vårt brev 18. juni 2009 til Datatilsynet (snr. 200703385). Dette brevet følger vedlagt.

Elevlistene som saken gjelder, er utarbeidet av Sandnes kommune for den enkelte skole i kommunen. Elevlistene er utarbeidet på grunnlag av informasjon hentet fra folkeregisteret, med grunnlag i en tillatelse fra Sentralkontoret for folkeregisteret.

Den enkelte elevlisten som settes opp på grunnlag av informasjonen som er hentet ut fra folkeregisteret, vil være et saksdokument i offentleglova § 4 sin forstand. Listene er dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett etter offentleglova § 3, jf. vårt brev 18. juni 2009 til Datatilsynet. Også den ubearbeidete informasjonen som er hentet ut fra folkeregisteret og lagret hos kommunen, vil utgjøre ett eller flere saksdokumenter i offentleglova sin forstand. Utarbeidelsen av elevlister er en del av virksomheten til kommunen, og informasjonen som trekkes ut fra folkeregisteret utgjør et grunnlagsdokument i dette arbeidet, jf. offentleglova § 4 annet ledd første punktum. Det mest naturlige er å regne informasjonen som hentes ut ved det enkelte uttrekk, som ett dokument i offentleglovas forstand. 

Etter folkeregisterloven § 13 første ledd første punktum har enhver som i stillings medfør eller i medhold av folkeregisterloven eller bestemmelser gitt i medhold av loven er kjent med opplysninger i folkeregisteret om noens private forhold, taushetsplikt om opplysningene. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger om en persons fulle navn, fødested, fødselsdato og personnummer, adresse og eventuell dødsdato, med mindre slike opplysinger kan røpe et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige, jf. folkeregisterloven § 13 første ledd annet punktum. For opplysninger om sivilstand, ektefelle, barn og foreldre gjelder det derimot taushetsplikt, med mindre skattekontoret har unntatt opplysningene fra taushetsplikt, jf. folkeregisterloven § 13 første ledd tredje punktum.

Uttrekkene fra folkeregisteret som Sandnes kommune får, inneholder kun én type opplysninger som vil være omfattet av taushetsplikt etter folkeregisterloven § 13. Dette gjelder opplysninger om elevenes foresatte. 

Opplysninger om elevenes foresatte vil ikke uten videre være underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Etter forvaltningsloven vil det trolig bare være taushetsplikt for slike opplysninger dersom de er ømtålige eller er egnet til å røpe et taushetsbelagt forhold, f.eks. at en av foreldrene er en kjent kriminell eller at den foresatte ikke er barnets forelder, men en ansatt på en barneverninstitusjon e.l.

I de fleste tilfeller vil opplysningene om elevenes foresatte ikke være sensitive, og de vil være kjent blant en forholdsvis stor krets av personer. Skolenes medarbeidere vil også få tilgang til disse opplysningene på annen måte enn gjennom uttrekk fra folkeregisteret. I praksis vil det dermed være vanskelig å praktisere en absolutt taushetsplikt for opplysninger om foresatte som stammer fra uttrekk fra folkeregisteret. Det er heller ingen berettiget interesse som tilsier at det bør gjelde en absolutt taushetsplikt for slike opplysninger. Vi er på denne bakgrunn tilbøyelige til å anta at det i medhold av folkeregisterloven § 13 ikke kan antas å gjelde noen taushetsplikt for opplysninger om foresatte i elevlister utarbeidet av kommunene på grunnlag av uttrekk fra folkeregisteret, utover det som følger av forvaltningsloven § 13.

I pkt. 3 i vilkårene i tillatelsen som gir Sandnes kommune tilgang til folkeregisteropplysninger, er det fastsatt at det ikke er adgang til å levere ut opplysninger som er hentet ut, til andre offentlige myndigheter, private personer o.l. § 34 første ledd i den nå opphevede forskrift 4. mars 1994 nr. 161 om folkeregistrering inneholdt en bestemmelse om at det kunne knyttes vilkår til en tillatelse om å gi ut opplysninger. Forskriften 1994 er nå erstattet av forskrift 9. november 2007 nr. 1260 om folkeregistrering, hvor en tilsvarende bestemmelse om vilkår ved utlevering av opplysinger fremgår av § 9-2 tredje ledd.

Forskriftshjemlene i folkeregisterloven §§ 14 og 15 omhandler ikke forholdet til offentleglova, og dette er heller ikke omtalt i forarbeidene. Dersom det i medhold av forskrift fastsatt etter disse hjemlene skulle vært anledning til å begrense innsynsretten etter offentleglova ut over det som følger av folkeregisterloven § 13, måtte det ha foreligget klare holdepunkter for dette. I mangel av slike holdepunkter er det etter vårt syn klart at forskriften 1994, forskriften 2007 og eventuelle vilkår gitt i medhold av forskriftene eventuelt må tolkes innskrenkende slik at allmennhetens innsynsrett etter offentleglova hos mottaker av opplysningene ikke begrenses. Det må dermed ses bort fra vilkåret i pkt. 3 ved vurderingen av om det er innsynsrett i elevlistene etter offentleglova.

I pkt. 2 i vilkårene i tillatelsen fremgår det at “de samlede opplysninger” er gradert FORTROLIG etter beskyttelsesinstruksen. Det er kun adgang til å gradere dokumenter som kan unntas fra offentlighet i medhold av offentleglova, jf. beskyttelsesinstruksen § 3. Etter systemet i beskyttelsesinstruksen skal dessuten en gradering knytte seg til et bestemt dokument, se blant annet instruksens §§ 1, 5 og 6. En gradering etter beskyttelsesinstruksen vil ikke i seg selv hindre innsyn i et dokument som er utarbeidet på grunnlag av opplysninger som finnes i det graderte dokumentet.