§ 77 nr. 7 og § 78 nr. 6 Kontrollutvalgets og revisjonens rett til innsyn i arkiv

Vi viser til brev av 3. desember 2009, hvor det er vedlagt brev fra fylkesrevisoren i
Nordland. I vedlegget reises det to problemstillinger knyttet til kontrollorganers
innsynsrett.

Innsynsretten etter kommuneloven §§ 77 nr. 7 og 78 nr. 6

Den første problemstillingen er om fylkesrevisjonen og kontrollkomiteen (KU) kan
kreve å få generell lesetilgang til alle dokumenter i fylkeskommunens arkivsystem,
også dokumenter som er unntatt offentlighet, eller om kravet må knyttes til en konkret sak eller formål.

Kontrollutvalgets innsynsrett

Kontrollutvalgets innsynsrett hos kommunen eller fylkeskommunen er hjemlet i
kommuneloven § 77 nr. 7 og forskrift 15. juni 2004 (kontrollutvalgsforskriften) § 5.
Kommuneloven § 77 nr. 7 lyder:

Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.

I forarbeidene (Ot. prp. nr. 70 (2002-2003), s. 106) til bestemmelsen fremgår det at:

Bestemmelsen lovfester at kontrollutvalget har en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte. Informasjons- og innsynsretten gjelder opplysninger, redegjørelser eller dokumenter som er nødvendige for at kontrollutvalget kan gjennomføre sine oppgaver. Det er kontrollutvalget som må avgjøre hvilke opplysninger og hvilket materiale som er nødvendig for dets kontroll, og som det dermed er behov for å få tilgang til.

Etter departementets vurdering tar hverken lovens ordlyd eller forarbeidene klart
stilling til rekkevidden av kontrollutvalgets innsynsrett. Det fremgår av § 77 nr. 7 at
kontrollutvalget kan kreve opplysninger mv. som det ”finner nødvendig for å
gjennomføre oppgavene”. Selv om det er kontrollutvalget som må avgjøre hva som er ”nødvendig”, antar departementet at nødvendighetskravet gir uttrykk for en viss
begrensning i rekkevidden av innsynsretten. Etter departementets oppfatning hjemler således bestemmelsen neppe en generell lesetilgang i datasystemet til alle kommunens dokumenter. Departementet mener videre at reelle hensyn taler for en slik forståelse av bestemmelsen. En vilkårlig og altomfattende informasjonsinnhenting fra kommunens eller fylkeskommunens datasystem, uten at det er foretatt en konkret vurdering av behovet for informasjonen, synes ikke nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne ivareta sine oppgaver.

Revisors innsynsrett

Revisors innsynsrett er hjemlet i kommuneloven § 78 nr. 6. Bestemmelsens ordlyd er identisk med § 77 nr. 7, som regulerer kontrollutvalgets innsynsrett. Departementet antar således at heller ikke revisor har krav på en generell lesetilgang i datasystemet til alle kommunens dokumenter.

Innsynsretten etter kontrollutvalgsforskriften § 5 annet ledd

Den andre problemstillingen som reises, er om kontrollkomiteen kan kreve at
komiteens sekretær får generell lesetilgang til dokumenter i fylkesrevisjonens arkivdel, også dokumenter unntatt fra offentlighet, eller om innsynet må knyttes til en spesiell sak eller formål.

Kommuneloven § 77 nr. 7 omhandler kontrollutvalgets innsynsrett hos kommunen eller fylkeskommunen. Bestemmelsen omtaler ikke utvalgets innsynsrett hos revisor særskilt. Kontrollutvalgsforskriften § 5 annet ledd regulerer imidlertid dette forholdet. Bestemmelsen lyder:

Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen.

Det er i forskriftsteksten ikke angitt et nødvendighetskrav slik som for utvalgets
innsynsrett hos kommunen, jf. kommuneloven § 77 nr. 7 og kontrollutvalgsforskriften § 5 første ledd. Imidlertid antar departementet at det ligger en begrensning i innsynsretten i og med at det er revisjonens ”arbeidsdokumenter” som utvalget kan be om adgang til. En slik begrensning i innsynsretten harmonerer neppe med en generell lesetilgang til alle dokumenter i revisjonens arkivdel for kontrollutvalget eller dets sekretariat. Departementet antar således at kontrollutvalgsforskriften § 5 annet ledd ikke hjemler en generell lesetilgang i revisjonens arkivdel for kontrollutvalget. Departementet mener videre at reelle hensyn også taler for en slik forståelse av bestemmelsen, jf. departementets vurdering av lovens § 77 nr. 7.

Departementet vil ellers bemerke at det er kontrollutvalget som organ som har
innsynsrett. Departementet antar imidlertid at i et tilfelle hvor kontrollutvalget har
besluttet å kreve innsyn, kan utvalget overlate til sekretariatet å foreta innsynet på
utvalgets vegne.

Til toppen